Tanda tangan massal dokumen bukan soal menekan satu tombol untuk membubuhkan tanda tangan ke ratusan berkas sekaligus. Di layanan ini, satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman lewat Tanda Tangan PDF. Yang bisa dihemat bukan jumlah klik, melainkan persiapan: menyamakan format berkas, menyeragamkan posisi kolom tanda tangan, dan menyusun urutan kerja supaya tidak ada dokumen yang terlewat atau tertukar.
Kalau dokumennya benar-benar berjumlah ratusan dan isinya berbeda-beda, cara yang paling masuk akal bukan mengerjakannya satu per satu di sini, melainkan meminta pihak yang meminta tanda tangan menyediakan alur yang mendukung pemrosesan massal. Artikel ini membahas batas itu dengan jujur, sekaligus menunjukkan cara menyiapkan pekerjaan yang jumlahnya masih terjangkau supaya berjalan lancar.
Pahami dulu batasnya
Ada dua batas yang perlu diketahui sejak awal. Pertama, satu proses menangani satu halaman. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan di beberapa halaman, prosesnya diulang, dan jumlah langkahnya bertambah mengikuti jumlah halaman. Kedua, setiap dokumen yang isinya berbeda harus disiapkan sebagai berkas tersendiri, karena tool ini bekerja pada satu PDF dalam satu waktu.
Batas ini bukan kelemahan yang disembunyikan, melainkan sifat tool yang menempelkan gambar tanda tangan secara presisi. Pekerjaan yang jumlahnya puluhan dokumen satu halaman masih nyaman dikerjakan dengan persiapan yang baik. Pekerjaan yang jumlahnya ratusan dokumen berbeda lebih tepat diserahkan ke sistem yang memang dirancang untuk itu.
Yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk keperluan massal yang menuntut verifikasi otomatis, yang dibutuhkan adalah penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Langkah 1: Seragamkan format berkas
Langkah pertama bukan menyiapkan tanda tangan, melainkan menyiapkan dokumennya. Kalau berkas-berkas yang akan ditandatangani berasal dari sumber berbeda, formatnya bisa tidak seragam: ukuran halaman berbeda, letak kolom tanda tangan berbeda, dan sebagian berkas mungkin terkunci.
Samakan ukuran halamannya lebih dulu. Dokumen dengan ukuran kertas berbeda akan membuat posisi tanda tangan tidak konsisten. Kalau ada berkas yang perlu diseragamkan, atur dulu halamannya. Pekerjaan menyusun dan mengatur halaman dibahas di Mengatur Halaman PDF.
Periksa juga apakah ada berkas yang terkunci. Berkas terkunci tidak bisa dibaca tool penempel tanda tangan sebelum kuncinya dibuka. Buka kuncinya dengan sandi yang benar sebelum masuk ke proses penandatanganan, supaya Anda tidak terhenti di tengah pekerjaan.
Langkah 2: Seragamkan posisi kolom tanda tangan
Kalau berkas-berkasnya dibuat dari templat yang sama, posisi kolom tanda tangannya biasanya sudah sama, dan itu menghemat banyak waktu. Kalau templatnya berbeda, tentukan posisi tanda tangan yang konsisten untuk semua berkas, misalnya jarak tertentu dari tepi bawah halaman atau tepat di bawah nama terang.
Posisi yang seragam membuat hasilnya terlihat rapi dan memudahkan pemeriksaan. Kalau setiap berkas punya posisi tanda tangan yang berbeda, Anda harus menentukan posisi baru di setiap proses, dan risiko salah letak bertambah. Seragamkan sebisa mungkin sebelum mulai.
Kalau dokumennya perlu diberi nomor halaman atau penanda lain sebelum ditandatangani, kerjakan itu lebih dulu. Penanda yang dipasang setelah tanda tangan menempel bisa menggeser tata letak dan membuat posisi tanda tangan terlihat tidak sejajar. Urutan yang benar adalah menyelesaikan semua elemen halaman, lalu memasang tanda tangan di akhir.
Langkah 3: Siapkan satu gambar tanda tangan yang konsisten
Untuk pekerjaan massal, gunakan satu gambar tanda tangan yang sama untuk semua berkas. Tanda tangan yang berbeda-beda antar dokumen bisa menimbulkan kecurigaan, terutama pada berkas resmi. Simpan gambar itu pada ukuran yang cukup besar sejak awal, lalu kecilkan di tool supaya tetap tajam.
Format yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi, karena transparansinya dipertahankan sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih. JPG membawa latar putih yang menutupi apa pun di bawahnya.
Kalau pekerjaannya melibatkan beberapa penandatangan, siapkan satu gambar per orang, dan beri nama berkas yang jelas. Mencampur gambar tanda tangan beberapa orang dalam satu folder tanpa penamaan yang rapi adalah cara cepat menempelkan tanda tangan yang salah ke dokumen yang salah.
Langkah 4: Susun urutan kerja
Urutan kerja menentukan apakah pekerjaan massal berjalan lancar atau berantakan. Buat daftar berkas yang akan ditandatangani, lalu kerjakan satu per satu mengikuti daftar itu. Tandai berkas yang sudah selesai supaya tidak ada yang terlewat dan tidak ada yang dikerjakan dua kali.
- Buat daftar semua berkas yang akan ditandatangani, lengkap dengan nama penandatangannya.
- Seragamkan format dan buka kunci berkas yang masih terkunci.
- Siapkan gambar tanda tangan untuk setiap penandatangan, dengan nama berkas yang jelas.
- Simpan salinan berkas asli di folder terpisah sebagai cadangan.
- Kerjakan satu berkas setiap kali: unggah PDF, unggah gambar, geser tanda tangan, atur lebar, jalankan proses.
- Simpan hasilnya dengan penamaan yang konsisten, misalnya menyertakan nama penandatangan dan tanggal.
- Tandai berkas itu selesai di daftar, lalu lanjut ke berkas berikutnya.
- Setelah semua selesai, periksa hasilnya satu per satu sebelum dikirim atau diarsipkan.
Langkah keenam lebih penting daripada yang terlihat. Penamaan yang konsisten memudahkan pencarian kembali dan mencegah berkas tertukar saat semuanya dikumpulkan di satu folder.
Menjaga mutu di tengah pekerjaan berulang
Pekerjaan berulang mudah membuat orang lengah. Ada tiga kebiasaan yang menjaga mutu. Pertama, periksa setiap berkas segera setelah diproses, jangan menumpuk pemeriksaan di akhir. Kalau ada kesalahan di berkas kesepuluh, Anda tahu saat itu juga, bukan setelah berkas kelima puluh selesai.
Kedua, jangan mengubah isi berkas di tengah proses. Setiap perubahan isi bisa menggeser posisi halaman dan membuat tanda tangan yang sudah menempel tidak lagi sejajar. Kalau ada berkas yang isinya harus diperbaiki, keluarkan dari daftar, perbaiki, lalu masukkan kembali.
Ketiga, gunakan angka lebar yang sama untuk semua berkas. Lebar tanda tangan diatur dengan penggeser, dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Menetapkan satu angka untuk seluruh pekerjaan membuat hasilnya konsisten dan memudahkan pemeriksaan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis. Untuk keperluan itu, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Cara ini juga tidak dipakai kalau jumlah dokumennya ratusan dan isinya berbeda-beda. Pekerjaan sebesar itu lebih baik ditangani sistem yang mendukung pemrosesan massal. Memaksakan penempelan satu per satu hanya menghabiskan waktu dan menambah risiko salah letak.
Terakhir, cara ini tidak dipakai bila pihak yang meminta mensyaratkan tanda tangan basah. Untuk itu, dokumen dicetak, ditandatangani dengan pena, lalu dipindai, dan alur gambar digital ini ditinggalkan.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang ditandatangani secara massal biasanya berkas resmi: kontrak, surat keputusan, atau dokumen kepegawaian. Dokumen seperti itu memuat data pribadi dan data perusahaan. Kalau aturan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua dokumen bisa ditandatangani sekaligus? Tidak. Satu proses menangani satu halaman pada satu berkas. Untuk banyak dokumen, pekerjaannya disusun berurutan dengan daftar periksa.
Bagaimana mencegah berkas tertukar? Beri nama berkas yang menyertakan nama penandatangan dan tanggal, simpan dalam folder terpisah per penandatangan, dan tandai setiap berkas yang sudah selesai di daftar.
Apakah tanda tangan di semua dokumen harus sama persis? Sebaiknya ya. Gunakan satu gambar tanda tangan yang sama untuk semua berkas agar tampilannya konsisten.
Berapa lebar tanda tangan yang sebaiknya dipakai? Untuk dokumen resmi, lebar 40 sampai 60 milimeter biasanya pas. Bawaannya 45 milimeter. Tetapkan satu angka dan pakai untuk seluruh pekerjaan.
Bagaimana kalau ada dokumen yang perlu paraf di tiap halaman? Siapkan gambar paraf terpisah, lalu tempelkan satu halaman per proses seperti tanda tangan utama. Hitung jumlah halaman per berkas sebelum mulai supaya urutan kerjanya tidak kacau.
Menutup pekerjaan massal dengan rapi
Seragamkan format, buka kunci berkas yang perlu, siapkan satu gambar tanda tangan per penandatangan, lalu kerjakan mengikuti daftar. Tempelkan tanda tangan lewat Tanda Tangan PDF, dan periksa hasilnya sebelum dikirim. Kalau berkasnya perlu dikunci setelah semua tanda tangan lengkap, gunakan Proteksi PDF. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan pekerjaan menyusun halaman ada di Mengatur Halaman PDF.