Tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah tanda tangan yang dibuat dengan sertifikat digital yang diterbitkan oleh penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar. Di Indonesia, penyedia seperti itu disebut Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sertifikat yang diterbitkan mengikat tanda tangan pada identitas penandatangan, sehingga keasliannya bisa diverifikasi oleh sistem lain. Ini yang membedakannya dari tanda tangan gambar biasa, yang sekadar gambar yang ditempelkan ke halaman.

Tool di situs ini, termasuk Tanda Tangan PDF, bukan PSrE dan tidak menerbitkan sertifikat digital. Yang bisa dilakukan tool itu adalah menempelkan gambar tanda tangan. Artikel ini menjelaskan apa itu tanda tangan tersertifikasi, bagaimana ia dibuat, dan kapan Anda membutuhkannya, supaya Anda tidak salah memilih jenis tanda tangan untuk keperluan tertentu.

Definisi dan peran PSrE

PSrE adalah penyedia jasa yang menerbitkan sertifikat elektronik dan menyelenggarakan layanan tanda tangan elektronik. Ia berperan sebagai pihak ketiga yang dipercaya, yang memverifikasi identitas penandatangan sebelum menerbitkan sertifikat. Karena identitas sudah diverifikasi, tanda tangan yang dihasilkan membawa jaminan identitas, bukan sekadar gambar tanda tangan. PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik mewajibkan PSrE memastikan identifikasi awal penanda tangan, lewat penyampaian identitas dan registrasi, sebelum tanda tangan dipakai.

Sertifikat elektronik ibarat kartu identitas digital. Ia berisi kunci kriptografis yang dipasangkan dengan identitas pemiliknya. Saat penandatangan membubuhkan tanda tangan pada dokumen, sistem memakai kunci itu untuk membuat tanda tangan yang terikat pada isi dokumen. Kalau isi dokumen berubah setelahnya, tanda tangan menjadi tidak cocok dan perubahan itu terdeteksi.

Karena perannya sebagai pihak ketiga yang dipercaya, PSrE harus terdaftar dan memenuhi syarat yang ditetapkan otoritas. Untuk keperluan resmi, gunakan penyedia yang terdaftar. Daftar penyedia resmi tersedia di sumber otoritas yang berwenang, dan sebaiknya diperiksa langsung sebelum Anda memilih penyedia.

Dasarnya, PP 71/2019 mewajibkan PSrE Indonesia mendapat pengakuan dari Menteri dengan berinduk pada PSrE induk yang diselenggarakan Menteri, dan menyatakan bahwa daftar pengakuan itu dibuat, dipelihara, dan dipublikasikan oleh Menteri. Peraturan Menteri Kominfo Nomor 11 Tahun 2022 menegaskan bahwa PSrE yang sudah diakui dimasukkan ke dalam daftar PSrE Indonesia yang dipublikasikan di situs web kementerian. Daftar itu tampil di laman PSrE Komdigi, yang membedakan PSrE instansi dan non-instansi serta mencantumkan layanan tiap penyedia, misalnya tanda tangan elektronik dan segel elektronik.

Cara kerja tanda tangan tersertifikasi

Saat Anda menandatangani dokumen dengan sertifikat, sistem menghitung nilai unik dari isi dokumen, lalu mengenkripsi nilai itu dengan kunci pribadi Anda. Hasilnya disimpan bersama dokumen sebagai tanda tangan. Nilai unik itu berubah kalau isi dokumen berubah, jadi tanda tangan sekaligus melindungi keutuhan isi.

Untuk memverifikasi, penerima memakai kunci publik yang terkait dengan sertifikat Anda. Kalau hasil perhitungan cocok, tanda tangan dinyatakan sah. Kalau tidak cocok, artinya dokumen sudah berubah atau tanda tangannya bukan dari Anda. Proses verifikasi ini berjalan otomatis di perangkat lunak yang mendukung.

Dua sifat inilah yang menjadi keunggulan tanda tangan tersertifikasi: jaminan identitas lewat sertifikat, dan jaminan keutuhan lewat keterikatan pada isi dokumen. Tanda tangan gambar tidak punya keduanya. Ia hanya tampilan visual yang menyerupai tanda tangan.

Perbedaan dengan tanda tangan gambar

Tanda tangan gambar adalah gambar yang ditempelkan ke halaman, sama seperti menempel stiker. Ia tidak membawa sertifikat, tidak terikat pada isi dokumen, dan tidak bisa diverifikasi otomatis. Penerima hanya bisa mengenali bentuknya atau membandingkannya dengan contoh yang dimiliki.

Secara hukum, UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik berkekuatan hukum dan berakibat hukum yang sah selama memenuhi syarat, antara lain data pembuatannya terkait hanya kepada penanda tangan dan berada dalam kuasanya, serta perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui. PP 71/2019 mengenal dua bentuk. Tanda tangan tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia dan perangkat pembuat tanda tangan tersertifikasi, sedangkan tanda tangan tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE. Gambar tanda tangan yang sekadar ditempel pada halaman umumnya tidak menyediakan cara untuk mengetahui perubahan sesudah penandatanganan, jadi syarat itu sulit dipenuhi.

Tanda tangan tersertifikasi membawa sertifikat dan terikat pada isi dokumen. Verifikasinya otomatis, dan hasilnya bisa diperiksa tanpa menebak. Karena itu, tanda tangan tersertifikasi lebih tepat untuk dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga.

Perlu dipahami bahwa keduanya bukan pengganti satu sama lain. Untuk urusan internal yang sederhana, tanda tangan gambar sering sudah cukup. Untuk urusan yang menuntut pembuktian, tanda tangan tersertifikasi yang dibutuhkan. Perbandingan lengkap ketiga jenis tanda tangan ada di Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik.

Kapan tanda tangan tersertifikasi dibutuhkan

Tanda tangan tersertifikasi dibutuhkan ketika identitas penandatangan harus bisa dipastikan dan keutuhan dokumen harus bisa dibuktikan. Beberapa contohnya adalah dokumen yang menuntut verifikasi pihak ketiga, dokumen yang berpotensi disengketakan, dan dokumen yang harus tahan lama dalam arsip digital.

Beberapa instansi juga mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi untuk layanan tertentu, dan PP 71/2019 memang membuka kemungkinan itu: kementerian atau lembaga dapat mewajibkan pengguna sistem elektronik memakai sertifikat elektronik dalam transaksi elektronik. Karena syaratnya bisa berbeda antar instansi, tanyakan lebih dulu jenis tanda tangan yang mereka terima. Jawaban dari instansi jauh lebih berguna daripada asumsi berdasarkan jenis dokumennya.

Sebaliknya, untuk urusan internal yang pihaknya saling mengenal, tanda tangan tersertifikasi biasanya berlebihan. Prosesnya lebih panjang dan biasanya berbiaya, sedangkan kebutuhannya tidak menuntut pembuktian sekuat itu.

Cara mendapatkan tanda tangan tersertifikasi

Langkahnya dimulai dari memilih penyedia yang terdaftar sebagai PSrE. Pastikan status pendaftarannya di sumber otoritas yang berwenang, karena hanya penyedia terdaftar yang menerbitkan sertifikat yang diakui.

Setelah memilih penyedia, Anda mendaftar dan menjalani verifikasi identitas. Verifikasi ini penting karena identitas itulah yang nanti terikat pada tanda tangan. Setelah lolos, penyedia menerbitkan sertifikat yang biasanya dilindungi kata sandi atau perangkat khusus.

Dengan sertifikat itu, Anda menandatangani dokumen memakai perangkat lunak atau layanan yang mendukung. Hasilnya dokumen dengan tanda tangan yang bisa diverifikasi. Untuk memverifikasi tanda tangan orang lain, penerima memakai perangkat lunak yang mendukung dan memiliki akses ke kunci publik yang sesuai.

Yang perlu diperhatikan soal keamanan

Kunci pribadi pada sertifikat adalah aset paling sensitif. Kalau kunci itu bocor, orang lain bisa menandatangani atas nama Anda. Karena itu, sertifikat biasanya dilindungi kata sandi, dan kunci pribadinya disimpan di tempat yang aman, kadang di perangkat khusus yang tidak bisa disalin. UU ITE mewajibkan setiap orang yang terlibat dalam tanda tangan elektronik mengamankan tanda tangan yang digunakannya, dan penanda tangan wajib memberi tahu pihak yang mempercayai tanda tangannya, atau pihak pendukung layanan, bila mengetahui data pembuatan tanda tangannya telah dibobol.

Kedua, perhatikan masa berlaku sertifikat. Sertifikat punya masa berlaku, dan setelah kedaluwarsa, tanda tangan yang dibuat sebelumnya bisa jadi sulit diverifikasi kecuali ada layanan seperti preservasi tanda tangan elektronik atau penanda waktu elektronik, yang oleh PP 71/2019 dimasukkan sebagai layanan PSrE. Preservasi dimaksudkan agar tanda tangan masih dapat divalidasi meskipun masa berlaku sertifikatnya habis. Pahami kebijakan penyedia soal ini sebelum memakainya untuk dokumen jangka panjang.

Ketiga, jangan menandatangani dokumen yang Anda tidak berwenang mewakilinya. Sertifikat hanya membuktikan identitas, bukan kewenangan. Menandatangani tanpa kewenangan tetap bisa bermasalah, terlepas dari jenis tanda tangannya.

Kapan tool ini bukan pilihan yang tepat

Kalau yang Anda butuhkan adalah tanda tangan tersertifikasi, tool di situs ini bukan pilihan yang tepat. Tool ini bukan PSrE, tidak menerbitkan sertifikat, dan tanda tangan yang ditempelkannya adalah gambar. Gunakan penyedia PSrE yang terdaftar untuk keperluan itu.

Kalau yang dibutuhkan adalah tanda tangan basah, tool ini juga bukan pilihan. Beberapa instansi mensyaratkan tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai.

Kalau dokumennya memuat data pribadi lengkap dan kebijakan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantor, gunakan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool di situs ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Kesalahpahaman yang sering terjadi

Kesalahpahaman pertama adalah menganggap tool online bisa menerbitkan tanda tangan tersertifikasi. Tidak bisa. Sertifikat hanya diterbitkan PSrE yang terdaftar, dan penerbitannya memerlukan verifikasi identitas.

Kesalahpahaman kedua adalah menganggap tanda tangan tersertifikasi sama dengan tanda tangan gambar yang dijamin. Keduanya berbeda pada sifat dasarnya. Yang satu membawa sertifikat, yang lain hanya tampilan visual.

Kesalahpahaman ketiga adalah menganggap tanda tangan tersertifikasi tidak bisa dibatalkan. Sertifikat bisa dicabut, dan pencabutan itu memengaruhi verifikasi tanda tangan yang dibuat setelahnya. Pahami kebijakan penyedia soal pencabutan.

Kesalahpahaman keempat adalah menganggap semua penyedia sama. Hanya penyedia terdaftar yang menerbitkan sertifikat yang diakui. Periksa status pendaftarannya di sumber resmi. UU ITE sesudah diubah lewat UU 1/2024 juga menyebut PSrE yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum Indonesia dan berdomisili di Indonesia, kecuali bila layanan yang memakai sertifikat elektronik belum tersedia di Indonesia.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah tanda tangan elektronik tersertifikasi tersedia di tool ini? Tidak. Tool ini menempelkan gambar tanda tangan, bukan menerbitkan sertifikat digital. Untuk tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia PSrE yang terdaftar.

Apa itu PSrE? PSrE adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik, yaitu penyedia jasa yang menerbitkan sertifikat elektronik dan menyelenggarakan layanan tanda tangan elektronik. Untuk keperluan resmi, gunakan penyedia yang terdaftar.

Apakah tanda tangan tersertifikasi bisa diverifikasi tanpa jaringan? Tergantung perangkat dan mekanisme yang dipakai. Beberapa perangkat bisa memverifikasi secara luring dengan kunci publik yang tersedia, sedangkan yang lain memerlukan akses ke layanan verifikasi. Tanyakan ke penyedia Anda.

Apakah sertifikat bisa dipakai untuk menandatangani semua jenis dokumen? Secara teknis bisa, tetapi kewenangan dan syarat instansi tetap berlaku. Pastikan Anda berwenang menandatangani dokumen itu, dan pastikan instansinya menerima tanda tangan elektronik.

Bagaimana kalau sertifikat saya hilang atau bocor? Hubungi penyedia segera. Penyedia bisa mencabut sertifikat itu supaya tidak disalahgunakan, karena PP 71/2019 memberi PSrE wewenang memblokir dan mencabut sertifikat elektronik. Pahami prosedurnya sebelum kejadian, bukan sesudahnya.

Memilih tanda tangan sesuai kebutuhan

Pahami dulu apakah kebutuhan Anda menuntut sertifikat digital atau cukup tanda tangan gambar. Kalau cukup gambar, gunakan Tanda Tangan PDF. Kalau menuntut sertifikat, gunakan penyedia PSrE yang terdaftar. Pembahasan kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan daftar penyelenggara bisa berubah, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.