Membuat tanda tangan digital dalam panduan ini berarti menyiapkan gambar tanda tangan dari foto atau pindaian, lalu memakainya untuk menandatangani dokumen PDF. Hasil akhirnya adalah berkas PNG yang bersih dan siap ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Ini berbeda dari membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang diterbitkan penyedia jasa sertifikasi elektronik dan membawa sertifikat digital.
Perbedaan itu penting disebut di depan supaya tidak salah harap. Tanda tangan gambar adalah gambar biasa, sama seperti menempel stiker di kertas. Ia tidak membawa bukti keaslian kriptografis dan tidak bisa diverifikasi otomatis. Tanda tangan tersertifikasi membawa sertifikat yang bisa diperiksa sistem lain. Panduan ini membahas yang pertama, karena itulah yang bisa disiapkan sendiri dengan alat yang ada.
Bahan yang perlu disiapkan
Ada tiga bahan sederhana. Yang pertama adalah kertas putih polos. Warna putih membuat latar mudah dibersihkan nanti, dan kertas bergaris atau bertekstur menyulitkan proses itu. Yang kedua adalah pena gelap, sebaiknya hitam atau biru tua, supaya goresan tanda tangan punya kontras tinggi. Yang ketiga adalah kamera ponsel atau pemindai.
Selain bahan, ada satu syarat lingkungan: pencahayaan yang terang dan merata. Cahaya yang datang dari satu sisi membuat separuh kertas terbayang, dan bayangan itu ikut tersimpan di gambar. Cara paling mudah adalah memotret di dekat jendela pada siang hari, atau memakai lampu yang tersebar rata. Hindari memotret di bawah lampu tunggal yang membuat bayangan tajam.
Membuat gambar dari foto
Langkah pertama adalah menandatangani kertas putih dengan tanda tangan seperti biasa. Ukurannya jangan terlalu kecil, karena tanda tangan yang kecil sulit dibersihkan dan mudah pecah saat diperbesar nanti. Isi sebagian besar bidang kertas supaya detail goresan tertangkap jelas.
Langkah kedua adalah memotret kertas itu tegak lurus dari atas. Kesalahan yang paling sering terjadi adalah memotret dengan sudut miring. Hasilnya tanda tangan terlihat seperti trapesium, dan merapikannya setelah itu memerlukan usaha ekstra. Pegang ponsel sejajar dengan kertas, dan pastikan seluruh tanda tangan masuk ke bingkai tanpa terpotong.
Langkah ketiga adalah memeriksa hasil foto sebelum diproses lebih jauh. Perbesar di layar ponsel dan pastikan goresan tanda tangan tajam, bukan buram. Kalau buram, ulangi pemotretan dengan cahaya lebih terang atau dengan memastikan lensa bersih. Foto yang buram tidak bisa dipertajam kembali dengan baik.
Membersihkan latar menjadi tembus pandang
Inilah langkah yang menentukan kerapian hasil akhir. Foto asli selalu membawa latar putih kertas, dan latar itu perlu dibersihkan supaya tanda tangan bisa menempel di atas teks tanpa menutupinya. Alat yang dipakai adalah aplikasi penyunting gambar sederhana, yang biasanya sudah tersedia di ponsel atau komputer.
Caranya secara umum ada dua. Cara pertama adalah menghapus latar secara manual: pilih area putih di sekitar tanda tangan, lalu hapus sampai yang tersisa hanya goresan tinta. Cara kedua adalah memakai fitur penghapus latar otomatis yang membuang warna seragam di belakang objek. Keduanya menghasilkan berkas dengan area tembus pandang. Periksa hasilnya dengan latar belakang gelap sementara, supaya sisa latar putih yang belum bersih langsung terlihat.
Simpan hasilnya sebagai PNG, bukan JPG. PNG mendukung transparansi per piksel, sedangkan JPG selalu memaksa latar menjadi warna tertentu, biasanya putih. Kalau gambar disimpan sebagai JPG, latar putih yang sudah dihapus akan kembali, dan usaha membersihkan tadi sia-sia.
Membuat gambar dari pindaian
Pemindai memberi hasil yang lebih rapi daripada kamera karena tidak ada distorsi sudut. Kalau Anda punya pemindai, letakkan kertas putih dengan tanda tangan menghadap kaca, lalu pindai pada resolusi yang cukup tinggi. Hasilnya gambar persegi yang langsung tegak, tanpa perlu memotret dari sudut tertentu.
Setelah dipindai, gambar masih berlatar putih. Proses pembersihan latarnya sama seperti pada foto. Beberapa aplikasi pemindai sudah punya mode hitam putih atau mode teks yang membuang latar secara otomatis, dan mode itu bisa dicoba. Namun periksa hasilnya, karena mode agresif kadang memutus goresan tanda tangan yang tipis.
Kalau Anda menggambar tanda tangan langsung di aplikasi gambar, langkah pembersihan ini tidak diperlukan. Gambar langsung dibuat di kanvas tembus pandang, lalu disimpan sebagai PNG. Cara ini paling cepat, tetapi hasilnya bergantung pada keahlian menggambar dengan jari atau mouse. Banyak orang merasa tanda tangan yang digambar tangan di kertas lebih mirip aslinya.
Memakai gambar untuk menandatangani PDF
Setelah PNG tembus pandang siap, buka Tanda Tangan PDF. Unggah dokumen PDF yang akan ditandatangani, lalu unggah gambar tanda tangannya. Tool ini menerima PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP dengan ukuran maksimal 25 MB.
Geser tanda tangan di pratinjau ke posisi yang tepat, dan atur lebarnya dengan penggeser. Lebarnya bisa diatur dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Tinggi mengikuti rasio gambar, jadi tanda tangan tidak gepeng. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman, jadi untuk halaman lain ulangi prosesnya.
Sebelum menempel, pastikan dokumennya tidak dalam keadaan terkunci. Berkas yang terkunci menolak dibaca tool penempel sampai sandinya dimasukkan, jadi buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.
Menyimpan gambar tanda tangan dengan aman
Gambar tanda tangan adalah aset yang sensitif. Siapa pun yang memegang gambar itu bisa memakainya untuk menandatangani dokumen lain. Karena itu, simpan gambarnya di tempat yang tidak mudah diakses orang lain, dan jangan mengirimkannya lewat saluran yang tidak aman.
Kalau tanda tangan itu hanya dipakai sesekali, pertimbangkan menghapus salinannya dari ponsel setelah selesai, dan menyimpannya di tempat yang lebih terlindungi. Untuk dokumen yang sangat sensitif, tanda tangan gambar memang punya kelemahan ini: ia bisa dipakai ulang. Tanda tangan tersertifikasi mengurangi risiko itu karena tidak bisa disalin begitu saja, tetapi penerbitannya memerlukan penyedia yang terdaftar.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak bisa diverifikasi otomatis, dan instansi yang mensyaratkan verifikasi akan menolaknya. Untuk keperluan itu, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi meminta tanda tangan basah. Kalau tanda tangan asli di atas kertas yang diminta, cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Membuat PDF dari hasil pindai dijelaskan di Cara Membuat PDF dari Hasil Scan.
Terakhir, jangan membuat gambar tanda tangan orang lain tanpa izin. Membuat dan memakai tanda tangan orang lain tanpa kewenangan bisa melanggar ketentuan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa besar gambar tanda tangan yang sebaiknya disiapkan? Simpan gambar pada ukuran yang cukup besar sejak awal, lalu kecilkan saat ditempelkan. Gambar yang besar masih tajam saat diperkecil, sedangkan gambar kecil akan terlihat pecah kalau diperbesar.
Kenapa PNG lebih baik daripada JPG? PNG menyimpan transparansi per piksel, sehingga latar yang sudah dibersihkan tetap tembus pandang. JPG tidak mendukung transparansi, jadi latarnya selalu ikut terbawa dan menutupi apa pun di bawah tanda tangan.
Apakah tanda tangan hasil foto perlu diperbaiki tepinya? Sebaiknya ya. Tepi yang kasar atau sisa latar yang belum bersih akan terlihat jelas saat tanda tangan diperbesar di halaman. Luangkan waktu membersihkan tepinya sebelum diunggah.
Bisakah tanda tangan dari foto dipakai berulang kali? Bisa, dan di situlah letak risikonya. Simpan gambarnya dengan aman dan jangan biarkan jatuh ke tangan yang tidak berhak.
Apakah gambar tanda tangan bisa dikunci supaya tidak dipakai orang lain? Gambar biasa tidak bisa dikunci. Kalau Anda ingin tanda tangan yang tidak bisa disalin sembarangan, yang dibutuhkan adalah tanda tangan tersertifikasi dari penyedia PSrE.
Menyiapkan tanda tangan sekali, memakainya berkali-kali
Siapkan kertas putih, tanda tangani dengan pena gelap, potret tegak lurus, lalu bersihkan latarnya dan simpan sebagai PNG tembus pandang. Setelah gambar itu siap, menandatangani dokumen apa pun menjadi pekerjaan beberapa menit lewat Tanda Tangan PDF. Pembahasan lengkap kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, sedangkan cara membuat dokumennya sendiri ada di Membuat PDF.