Apakah Tanda Tangan Digital Sah?

Apakah tanda tangan digital sah? Jawaban singkatnya: Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mengakui tanda tangan elektronik secara umum. Namun pengakuan umum itu bukan jaminan bahwa setiap bentuk tanda tangan elektronik diterima di setiap keperluan. Keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada aturan terbaru dan kebijakan instansi yang bersangkutan. Karena itu, jawaban yang jujur adalah "bergantung", dan cara paling aman adalah memeriksa syaratnya lebih dulu.

Artikel ini tidak akan memberi nomor pasal atau kutipan aturan, karena aturan bisa berubah dan ringkasan di artikel mana pun berisiko menyesatkan. Yang bisa dilakukan adalah menjelaskan jenis-jenis tanda tangan, menunjukkan di mana pertanyaan keabsahan biasanya muncul, dan mengarahkan Anda memverifikasi ke sumber resmi. Itu jauh lebih berguna daripada janji kepastian yang tidak bisa ditepati.

Tiga jenis yang sering disamakan

Sebelum membahas keabsahan, pisahkan dulu tiga hal yang sering disebut dengan istilah yang sama. Yang pertama adalah tanda tangan gambar, yaitu gambar tanda tangan yang ditempelkan ke halaman dokumen. Yang kedua adalah tanda tangan elektronik dalam arti luas, yang mencakup tanda tangan yang dibuat dengan bantuan sistem. Yang ketiga adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang dibuat dengan sertifikat digital dari penyedia yang terdaftar.

Ketiganya berbeda pada tingkat pembuktian. Tanda tangan gambar tidak membawa bukti keaslian otomatis. Tanda tangan tersertifikasi membawa sertifikat yang bisa diverifikasi sistem lain. Karena tingkat pembuktiannya berbeda, jawaban atas pertanyaan "sah atau tidak" juga bisa berbeda, tergantung jenis mana yang dibicarakan.

Apa yang diakui UU ITE

UU ITE mengakui tanda tangan elektronik secara umum sebagai salah satu bentuk tanda tangan yang sah. Pengakuan ini penting karena memberi landasan bahwa dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik tidak otomatis ditolak hanya karena bentuknya elektronik.

Namun ada dua catatan yang perlu dipegang. Pertama, pengakuan umum bukan berarti semua bentuk diterima tanpa syarat. Ada syarat yang harus dipenuhi, dan syarat itu diatur lebih lanjut dalam aturan turunan. Kedua, aturan bisa diperbarui. Karena itu, jangan mengandalkan hafalan nomor pasal atau kutipan lama. Periksa teks aturan yang berlaku saat ini, dan kalau perlu, tanyakan ke instansi yang berwenang.

Untuk kepastian, arahkan verifikasi ke sumber resmi. Teks undang-undang tersedia di situs resmi pemerintah, dan penjelasan turunannya tersedia di situs kementerian terkait. Untuk urusan yang sifatnya sektoral, seperti perpajakan atau perbankan, aturan instansinya bisa menambahkan syarat sendiri.

Di mana pertanyaan keabsahan biasanya muncul

Pertanyaan keabsahan paling sering muncul di tiga tempat. Yang pertama adalah instansi pemerintah, yang sering punya syarat administrasi khusus untuk dokumen yang mereka terima. Yang kedua adalah bank dan lembaga keuangan, yang biasanya punya kebijakan ketat untuk transaksi dan perjanjian. Yang ketiga adalah perusahaan dan pemberi kerja, yang menetapkan sendiri syarat untuk kontrak dan dokumen kepegawaian.

Di ketiga tempat itu, yang menentukan bukan hanya jenis tanda tangannya, tetapi juga kebijakan penerimanya. Dua instansi bisa memperlakukan dokumen yang sama dengan cara berbeda. Karena itu, bertanya lebih dulu jauh lebih hemat waktu daripada memproses dokumen lalu mengulanginya.

Tanda tangan gambar: batas yang perlu dipahami

Tanda tangan gambar banyak diterima untuk keperluan sehari-hari. Surat internal, dokumen kerja, dan berkas yang pihaknya saling mengenal sering cukup dengan tanda tangan gambar. Tool Tanda Tangan PDF menempelkan jenis tanda tangan ini, dan itu disebutkan apa adanya di halaman tool.

Batasnya ada pada pembuktian. Tanda tangan gambar tidak bisa diverifikasi otomatis. Penerima tidak punya cara memastikan bahwa gambar itu memang ditempel oleh Anda, kecuali dengan mengenali bentuk tanda tangannya atau membandingkannya dengan contoh yang mereka miliki. Tidak ada sertifikat digital yang menempel pada gambar itu.

Karena itu, tanda tangan gambar kurang tepat untuk dokumen yang berpotensi disengketakan atau harus diverifikasi pihak ketiga. Untuk keperluan seperti itu, tanda tangan tersertifikasi lebih tepat, dan itu di luar cakupan tool ini. Perbedaan ketiga jenis tanda tangan dibahas lebih lengkap di Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik.

Tanda tangan tersertifikasi: pembuktian yang lebih kuat

Tanda tangan elektronik tersertifikasi dibuat dengan sertifikat digital yang diterbitkan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sertifikat itu mengikat tanda tangan pada identitas penandatangan, dan keasliannya bisa diverifikasi sistem lain.

Kalau dokumen berubah setelah ditandatangani, perubahan itu bisa terdeteksi. Inilah alasan tanda tangan tersertifikasi dipakai untuk dokumen yang menuntut jaminan identitas dan integritas. Tanda tangan jenis ini hanya bisa dibuat lewat penyedia yang terdaftar, dan tool di situs ini bukan penyedia seperti itu.

Cara memastikan dokumen Anda diterima

Langkah pertama adalah bertanya. Hubungi instansi atau penerima dokumennya, dan tanyakan syarat tanda tangannya. Sebutkan jenis dokumen dan keperluannya, karena syaratnya bisa berbeda untuk tiap jenis urusan. Catat jawabannya, terutama kalau urusannya akan diulang.

Langkah kedua adalah memeriksa aturan resminya. Kalau urusannya sektoral, cari aturan instansi terkait. Kalau urusannya umum, periksa teks UU ITE yang berlaku dan aturan turunannya di sumber resmi. Jangan mengandalkan ringkasan dari artikel atau unggahan media sosial.

Langkah ketiga adalah menyesuaikan jenis tanda tangan dengan syarat yang ditemukan. Kalau tanda tangan gambar diterima, pakai yang paling sederhana. Kalau tersertifikasi yang diminta, gunakan penyedia PSrE. Kalau tanda tangan basah yang diminta, cetak dan pindai.

Kapan keabsahan bukan soal teknis

Ada kalanya pertanyaan keabsahan bukan soal jenis tanda tangan, melainkan soal kewenangan. Menandatangani dokumen yang bukan milik Anda, atau yang Anda tidak berwenang mewakilinya, tidak menjadi sah hanya karena tanda tangannya tersertifikasi. Kewenangan menandatangani adalah soal hukum dan kebijakan, bukan soal teknis.

Ada juga kalanya masalahnya adalah pemalsuan. Menempelkan tanda tangan orang lain tanpa izin bisa melanggar ketentuan, terlepas dari jenis tanda tangan yang dipakai. Tool apa pun bisa dipakai secara salah, dan tanggung jawabnya ada pada pengguna.

Karena itu, sebelum bertanya "apakah tanda tangan ini sah", tanyakan dulu "apakah saya berwenang menandatangani dokumen ini". Pertanyaan kedua itu lebih mendasar, dan jawabannya tidak bisa dicari di tool mana pun.

Kapan sebaiknya tidak memakai tool online

Kalau dokumennya memuat data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, gunakan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool di situs ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Kalau dokumennya menuntut tanda tangan tersertifikasi atau tanda tangan basah, jangan dipaksakan memakai tanda tangan gambar. Salah jenis tanda tangan menghasilkan penolakan, dan pekerjaannya harus diulang.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah tanda tangan gambar sah secara hukum? Tanda tangan gambar banyak diterima untuk keperluan sehari-hari, dan UU ITE mengakui tanda tangan elektronik secara umum. Namun keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada aturan terbaru dan kebijakan instansi. Untuk kepastian, verifikasi ke sumber resmi.

Apakah saya perlu mencantumkan nomor pasal saat mengirim dokumen? Tidak perlu, dan sebaiknya jangan. Nomor pasal bisa berubah, dan kutipan yang salah justru melemahkan posisi Anda. Cukup pastikan dokumennya memenuhi syarat instansi.

Bagaimana kalau instansi menolak tanda tangan gambar? Tanyakan jenis tanda tangan yang mereka terima, lalu sesuaikan. Kalau mereka mensyaratkan tersertifikasi, gunakan penyedia PSrE. Kalau mereka meminta tanda tangan basah, cetak dan pindai.

Apakah tanda tangan tersertifikasi selalu lebih baik? Tidak selalu. Ia lebih kuat pembuktiannya, tetapi prosesnya lebih panjang dan biasanya berbiaya. Untuk urusan internal yang sederhana, tanda tangan gambar sering sudah cukup.

Apakah aturan tentang tanda tangan elektronik bisa berubah? Bisa. Karena itu, untuk urusan resmi, periksa teks aturan yang berlaku saat ini di sumber resmi, dan tanyakan ke instansi yang berwenang.

Menjawab pertanyaan keabsahan dengan langkah nyata

Jawaban atas "apakah tanda tangan digital sah" bergantung pada jenis tanda tangan, jenis dokumen, dan kebijakan penerimanya. Langkah paling aman adalah bertanya lebih dulu, memeriksa aturan resmi, lalu memilih jenis tanda tangan yang sesuai. Untuk menempelkan tanda tangan gambar, gunakan Tanda Tangan PDF. Untuk memahami jenis-jenisnya, mulai dari Tanda Tangan PDF.