Menandatangani PDF banyak halaman dikerjakan dengan Tanda Tangan PDF, satu halaman per proses. Tool ini menerima dua berkas: dokumen PDF dan gambar tanda tangan. Setelah keduanya masuk, tanda tangan digeser di pratinjau, lebarnya diatur dengan penggeser, lalu hasilnya diunduh. Untuk halaman berikutnya, prosesnya diulang dari hasil unduhan tadi. Karena sifat satu halaman per proses itulah, dokumen yang panjang memerlukan rencana yang lebih tertata daripada dokumen satu halaman.
Yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu menempel di halaman tanpa bukti keaslian kriptografis, dan tidak bisa diverifikasi sistem lain secara otomatis. Untuk banyak keperluan sehari-hari, dokumen bertanda tangan gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, yang tepat adalah penyedia jasa sertifikasi elektronik, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Dokumen banyak halaman biasanya terbagi menjadi dua jenis. Sebagian hanya memerlukan tanda tangan di halaman terakhir, misalnya surat perjanjian yang tanda tangannya cukup sekali. Sebagian lagi memerlukan tanda tangan atau paraf di setiap halaman, misalnya kontrak yang setiap lembarnya harus diparaf agar tidak bisa diganti. Kedua jenis ini menuntut pendekatan yang berbeda.
Tentukan dulu halaman mana yang perlu tanda tangan
Sebelum menyentuh tool, buat daftar halaman yang memerlukan tanda tangan. Buka dokumennya dan periksa dari halaman pertama sampai terakhir. Tandai halaman yang memuat kolom tanda tangan, paraf, atau ruang persetujuan. Daftar ini mencegah dua kesalahan yang sering terjadi: halaman yang terlewat, dan halaman yang justru tidak seharusnya ditandatangani.
Dokumen yang memerlukan tanda tangan di halaman terakhir saja lebih sederhana, satu kali proses sudah cukup. Dokumen yang memerlukan paraf di setiap halaman lebih berat, karena jumlah prosesnya sebanyak jumlah halaman. Kalau halamannya puluhan, pastikan paraf di setiap halaman memang disyaratkan, karena aturan itu biasanya datang dari pihak yang meminta.
Sebagian dokumen juga memerlukan jenis tanda tangan berbeda di halaman berbeda: tanda tangan lengkap di halaman pengesahan, dan paraf singkat di halaman lain. Karena paraf pada dasarnya juga gambar, Anda bisa menyiapkan gambar paraf terpisah dan menempelkannya dengan cara yang sama, seperti dijelaskan di Cara Menambahkan Inisial di PDF.
Menyiapkan gambar tanda tangan
Format gambar yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi, karena transparansinya dipertahankan sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih. JPG selalu membawa latarnya, biasanya putih, dan latar itu menutupi apa pun di belakangnya.
Kalau dokumennya panjang dan tanda tangannya ditempel berulang, siapkan satu gambar tanda tangan yang sama untuk semua halaman agar tampilannya konsisten. Tanda tangan yang berbeda-beda di dokumen resmi bisa mencurigakan.
Kalau paraf diperlukan di setiap halaman, siapkan gambar paraf yang lebih kecil dan sederhana, berupa goresan pendek atau inisial, lalu simpan sebagai PNG tembus pandang agar rapi di atas teks.
Langkah menandatangani banyak halaman
- Buat daftar halaman yang memerlukan tanda tangan, lalu simpan salinan berkas asli sebagai cadangan.
- Siapkan gambar tanda tangan, sebaiknya PNG berlatar tembus pandang.
- Buka Tanda Tangan PDF di peramban.
- Unggah dokumen PDF dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke posisi di halaman pertama yang memerlukan tanda tangan, lalu atur lebarnya.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka kembali hasil unduhan itu sebagai berkas kerja untuk halaman berikutnya.
- Ulangi langkah 4 sampai 6 untuk halaman berikutnya yang memerlukan tanda tangan.
- Setelah semua halaman selesai, buka berkas akhir dan periksa satu per satu halaman yang seharusnya bertanda tangan.
Langkah ketujuh adalah kunci. Setiap kali selesai satu halaman, berkas hasil unduhan menjadi berkas kerja untuk halaman berikutnya. Kalau langkah ini terlewat dan Anda kembali ke berkas asli, tanda tangan halaman sebelumnya akan hilang.
Menjaga agar proses tidak kacau
Karena setiap halaman adalah proses terpisah, ada risiko tanda tangan menumpuk atau hilang. Simpan berkas kerja dengan penamaan yang jelas, misalnya menandai urutan halaman yang sudah selesai, supaya Anda tahu berkas mana yang terakhir benar dan tidak perlu mengulang dari awal.
Periksa satu halaman setiap kali selesai, jangan menumpuk pemeriksaan sampai akhir. Kalau halaman kelima salah posisi dan baru diperiksa setelah halaman kesepuluh, Anda harus mengulang dari halaman kelima.
Jangan mengubah isi dokumen di tengah proses. Setiap perubahan isi setelah tanda tangan terpasang bisa menggeser posisi halaman dan membuat tanda tangan yang sudah menempel tidak lagi sejajar. Kalau ada tanda tangan yang salah posisi, tutup areanya dengan Tip-ex PDF, lalu tempel ulang. Cara menghapus tanda tangan dibahas di Cara Menghapus TTD di PDF.
Kalau dokumennya masih terkunci
Berkas yang terkunci tidak bisa dibaca tool penempel tanda tangan sebelum kuncinya dibuka. Kalau dokumennya terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Setelah terbuka, barulah tanda tangan ditempel halaman per halaman.
Kalau setelah semua tanda tangan terpasang dokumennya perlu dikunci lagi supaya tidak bisa diubah, kunci hasil akhirnya lewat Proteksi PDF. Urutannya penting: tempel semua tanda tangan lebih dulu, baru kunci di akhir. Mengunci lebih dulu akan memblokir proses penempelan berikutnya, dan Anda harus membuka kuncinya lagi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis. Untuk kebutuhan itu, carilah penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Cara ini juga tidak dipakai kalau tanda tangan diperlukan dalam jumlah sangat besar dan berulang, misalnya ratusan dokumen berbeda. Untuk pekerjaan seperti itu, pertimbangkan alat yang mendukung pemrosesan massal, atau minta pihak yang meminta tanda tangan menyediakan alur yang lebih efisien.
Terakhir, cara ini tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Masalah yang sering terjadi
Tanda tangan halaman sebelumnya hilang. Berkas kerja yang dipakai bukan hasil unduhan terakhir, melainkan berkas asli. Mulai lagi dari hasil unduhan terakhir, dan jaga penamaan berkas kerjanya.
Tanda tangan tertinggal di satu halaman. Halaman itu terlewat dari daftar. Periksa kembali daftar halaman satu per satu di berkas akhir.
Tanda tangan menutupi teks. Geser posisinya ke area kosong, atau gunakan PNG tembus pandang agar latar putih tidak menutupi tulisan.
Ukuran tanda tangan tidak seragam antar halaman. Setiap proses mengatur lebarnya sendiri. Gunakan angka lebar yang sama untuk semua halaman agar hasilnya konsisten.
Berkas tidak bisa diproses. Periksa apakah berkasnya terkunci. Kalau terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen banyak halaman yang perlu ditandatangani biasanya dokumen resmi: kontrak, perjanjian, atau berkas kepegawaian. Dokumen seperti itu memuat data pribadi dan data perusahaan. Kalau aturan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantornya, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua halaman bisa ditandatangani dalam sekali proses? Tidak. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Untuk halaman lain, prosesnya diulang dengan berkas hasil unduhan terakhir sebagai berkas kerja.
Bagaimana menjaga agar tanda tangan tidak hilang saat mengulang proses? Jangan kembali ke berkas asli. Setiap selesai satu halaman, jadikan hasil unduhannya berkas kerja untuk halaman berikutnya, dan simpan dengan penamaan yang menandai urutannya.
Apakah tanda tangan di semua halaman harus sama persis? Sebaiknya ya. Gunakan gambar tanda tangan yang sama untuk semua halaman agar tampilannya konsisten.
Bisakah paraf di tiap halaman dibuat lebih kecil dari tanda tangan utama? Bisa. Siapkan gambar paraf terpisah dan atur lebarnya lebih kecil saat menempel. Paraf yang ringkas adalah kebiasaan yang lazim pada dokumen panjang.
Apakah dokumen yang sudah ditandatangani bisa dikunci setelahnya? Bisa. Setelah semua tanda tangan terpasang, kunci hasil akhirnya lewat Proteksi PDF. Mengunci sebelum menempel justru memblokir proses penempelan.
Menutup dokumen panjang dengan rapi
Buat daftar halaman yang memerlukan tanda tangan, tempelkan satu halaman per proses lewat Tanda Tangan PDF, lalu periksa hasil akhirnya sebelum dikirim. Kalau perlu dikunci, gunakan Proteksi PDF di akhir. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.