Membuat kolom tanda tangan di PDF berarti menyiapkan tempat untuk tanda tangan: sebuah ruang kosong dengan label seperti "Tanda tangan:" atau "Yang bertanda tangan", kadang bergaris, di area yang tidak tertutup teks. Perlu dikatakan terus terang sejak awal: membuat kolom baru bukan fitur tool di katalog ini. Yang bisa dikerjakan di sini adalah menambahkan teks label lewat editor, lalu menempelkan tanda tangan sebagai gambar di ruang yang sudah disediakan.
Jadi ada dua hal yang perlu dipisahkan. Yang pertama adalah membuat struktur kolom, yaitu garis atau kotak resmi yang biasanya sudah ada di berkas formulir. Yang kedua adalah mengisi kolom yang sudah ada dengan tanda tangan. Tool di katalog ini mengerjakan yang kedua, bukan yang pertama. Kalau dokumennya belum punya kolom sama sekali, ruangnya perlu disiapkan dengan cara lain.
Apa arti kolom tanda tangan
Pada dokumen resmi, kolom tanda tangan biasanya berupa area yang sudah disediakan pembuat dokumen. Isinya label nama, jabatan, tanggal, dan ruang kosong di atas atau di sampingnya. Kolom itu bagian dari tata letak dokumen, dibuat saat dokumen disusun, bukan saat ditandatangani.
Pada dokumen yang dibuat sendiri, kolom ini kadang belum ada. Misalnya, Anda mengetik surat di pengolah kata lalu mengekspornya ke PDF, dan lupa menyediakan ruang tanda tangan. Akibatnya, tanda tangan harus diletakkan di tempat yang sempit atau menimpa teks. Di sinilah pertanyaan "bagaimana membuat kolom tanda tangan" muncul.
Membuat kolom baru berarti menambah garis, kotak, atau ruang berlabel ke halaman PDF. Pekerjaan itu memerlukan alat yang bisa menggambar bentuk vektor ke halaman, dan itu bukan bagian dari katalog tool di sini. Menyiapkan struktur kolom paling rapi dikerjakan di sumber dokumennya, sebelum diekspor ke PDF.
Apa yang bisa dan tidak bisa dikerjakan di sini
Yang bisa dikerjakan: menambahkan teks ke halaman lewat Edit PDF, lalu menempelkan gambar tanda tangan lewat Tanda Tangan PDF. Teks itu bisa dipakai sebagai label seperti "Tanda tangan:" atau "Nama terang dan tanda tangan". Tanda tangan gambar diletakkan di ruang di atas atau di samping label tersebut.
Yang tidak bisa dikerjakan: menggambar garis atau kotak resmi secara presisi, membuat kolom formulir yang bisa diklik, atau mengubah tata letak halaman agar ruang baru muncul dan teks di sekitarnya bergeser. Untuk itu, diperlukan aplikasi penyunting PDF atau pengolah kata di komputer.
Kalau yang dibutuhkan adalah kolom formulir digital yang bisa diisi orang lain, itu pekerjaan pembuatan formulir. Katalog ini punya tool untuk mengisi formulir, bukan membuatnya. Perbedaannya dijelaskan di Formulir PDF.
Cara menyiapkan ruang tanda tangan
Kalau dokumen sumbernya masih ada, cara terbaik adalah menambahkan ruang di sana. Buka dokumen di pengolah kata, sisipkan beberapa baris kosong di bagian akhir, tulis label tanda tangan, lalu ekspor ulang ke PDF. Cara ini menghasilkan ruang yang menyatu dengan tata letak, tanpa lapisan tambahan yang bisa bergeser.
Kalau hanya PDF yang tersisa, ruang bisa disiapkan dengan dua langkah di katalog ini. Pertama, kalau ada teks yang perlu dibersihkan, gunakan editor. Kedua, tambahkan teks label di posisi yang diinginkan. Setelah ruang dan label siap, barulah tanda tangan ditempel. Menambahkan teks tidak mengalirkan ulang paragraf, jadi ruang untuk tanda tangan sebaiknya dicari di area yang memang kosong.
Langkah menyiapkan kolom dan menempel tanda tangan
- Tentukan halaman dan lokasi kolom tanda tangan. Biasanya di bagian akhir dokumen, setelah teks penutup.
- Periksa apakah area itu sudah kosong. Kalau ada teks, tentukan apakah perlu dibersihkan atau dipindah.
- Buka Edit PDF, lalu pilih berkasnya di jendela editor.
- Tambahkan teks label seperti "Tanda tangan:" atau "Nama terang dan tanda tangan" di posisi yang diinginkan.
- Atur ukuran dan posisi teks label agar sejajar dengan isi halaman, lalu simpan hasilnya.
- Siapkan gambar tanda tangan dalam format PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP, maksimal 25 MB.
- Buka Tanda Tangan PDF, lalu unggah berkas PDF yang sudah berlabel.
- Unggah gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke ruang di atas atau di samping label, lalu atur lebarnya dengan penggeser.
- Jalankan prosesnya, unduh hasilnya, lalu periksa apakah tanda tangan dan labelnya sudah sejajar.
Kalau dokumennya memerlukan tanda tangan basah, langkah di atas tidak dipakai. Cetak dokumen yang sudah berlabel, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Menempatkan label dan tanda tangan dengan rapi
Label sebaiknya diletakkan sejajar dengan elemen lain di halaman. Kalau dokumen punya margin yang konsisten, letakkan label pada garis margin yang sama dengan teks di atasnya. Perbesar tampilan di editor untuk memastikan posisinya tidak meleset, karena pada dokumen digital teks lama tidak bergerak saat teks baru ditambahkan.
Ruang antara label dan tempat tanda tangan perlu menyisakan tinggi yang cukup untuk goresan tangan. Kalau label dan tanda tangan terlalu berdekatan, tanda tangan akan terlihat menumpuk. Sisakan ruang di atas atau di sebelah label, sesuai kebiasaan dokumen.
Untuk tanda tangan gambar, lebar diatur dengan penggeser dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi tanda tangan tidak gepeng. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi, karena hanya goresannya yang terlihat. JPG berlatar putih akan membawa kotak putih yang menutupi label atau teks di bawahnya. Satu kali proses hanya memasang satu gambar pada satu halaman, jadi ulangi prosesnya untuk setiap halaman yang memerlukan kolom.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya memerlukan kolom formulir yang bisa diisi orang lain. Membuat kolom isian digital memerlukan alat pembuat formulir, dan tool di katalog ini hanya bisa mengisi formulir yang sudah ada, bukan membuatnya.
Cara ini juga tidak dipakai kalau tata letak halaman harus berubah agar ruang baru muncul. Menambah teks dan gambar tidak menggeser teks lama, jadi kalau dokumennya padat, ruang tanda tangan harus dicari di area yang memang kosong atau disiapkan ulang di sumber dokumennya.
Terakhir, cara ini tidak dipakai untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis, sehingga keperluan seperti itu harus lewat penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Masalah yang sering terjadi
Teks label menimpa teks lama. Area yang dipilih tidak benar-benar kosong. Pindahkan label ke area kosong, atau bersihkan dulu bagian yang akan dipakai.
Label dan tanda tangan tidak sejajar. Atur ulang posisinya dengan memperbesar pratinjau. Pada dokumen yang marginnya tidak rata, jadikan tepi teks terdekat sebagai patokan.
Tanda tangan menutupi label. Geser tanda tangan sedikit ke atas atau ke samping, dan kecilkan lebarnya bila perlu.
Label hanya muncul di satu halaman. Satu proses menangani satu halaman. Ulangi untuk halaman lain yang memerlukan kolom.
Berkas tidak bisa disunting karena terkunci. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang memerlukan kolom tanda tangan biasanya bersifat resmi dan memuat data pribadi. Kalau aturan kantor melarang berkas keluar dari jaringannya, gunakan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa disimpan di penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tool di sini bisa membuat kolom tanda tangan baru? Tidak. Membuat kolom baru memerlukan alat yang bisa menggambar bentuk ke halaman. Yang bisa dilakukan di sini adalah menambahkan teks label lewat editor, lalu menempelkan tanda tangan sebagai gambar.
Bagaimana kalau dokumen saya belum punya ruang tanda tangan? Siapkan ruangnya di sumber dokumen bila masih ada. Kalau hanya PDF yang tersisa, tambahkan label lewat editor dan cari area kosong yang bisa dipakai.
Apakah garis kolom tanda tangan bisa dibuat di sini? Menggambar garis atau kotak resmi secara presisi bukan fitur katalog ini. Untuk itu, gunakan pengolah kata atau aplikasi penyunting PDF di komputer.
Menyiapkan kolom dengan jujur
Siapkan ruang tanda tangan di sumber dokumen bila memungkinkan. Kalau hanya PDF yang tersisa, tambahkan label lewat Edit PDF, lalu tempelkan tanda tangannya lewat Tanda Tangan PDF. Ingat bahwa membuat kolom baru bukan fitur katalog ini, dan menggambar garis resmi memerlukan aplikasi penyunting PDF di komputer. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik penyuntingan dokumen ada di Mengedit PDF.