Mengirim PDF untuk ditandatangani berarti menyerahkan berkas kepada pihak yang berwenang menandatangani, disertai keterangan yang cukup supaya mereka bisa mengerjakannya tanpa bertanya balik. Pekerjaan ini sering dianggap remeh, padahal separuh masalah tanda tangan muncul bukan di saat menempel, melainkan di saat berkasnya dikirim: isi belum final, halaman yang perlu ditandatangani tidak dijelaskan, atau salurannya membuat berkas tidak sampai utuh.
Di layanan ini, pihak penerima bisa menempelkan tanda tangannya lewat Tanda Tangan PDF. Tool itu menerima dua berkas, yaitu PDF dan gambar tanda tangan, lalu menempelkan gambar itu ke satu halaman per proses. Yang ditempelkan adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, dan itu perlu disampaikan sejak awal kepada penerima supaya tidak ada harapan yang keliru.
Tentukan dulu siapa yang menandatangani dan dengan cara apa
Sebelum berkas dikirim, pastikan siapa yang akan menandatangani. Dokumen satu pihak cukup ditandatangani satu orang, sedangkan perjanjian dua pihak memerlukan tanda tangan dari kedua belah pihak pada salinan yang sama. Menentukan ini di awal mencegah berkas berpindah tangan berkali-kali tanpa arah.
Tentukan juga jenis tanda tangan yang diminta. Kalau penerima menerima tanda tangan gambar, alurnya sederhana dan bisa dikerjakan lewat peramban. Kalau yang diminta tanda tangan elektronik tersertifikasi, berkas tidak bisa diselesaikan dengan menempel gambar, karena tanda tangan itu diterbitkan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Kalau yang diminta tanda tangan basah, berkas harus dicetak dan ditandatangani dengan tangan.
Pertanyaan jenis tanda tangan ini sebaiknya diajukan kepada penerima atau instansi sebelum berkas dikirim. Menanyakan di awal jauh lebih hemat waktu daripada mengirim berkas, menunggu, lalu mengetahui bahwa jenis tanda tangannya tidak sesuai. Perbedaan ketiga jenis tanda tangan itu dibahas lebih lengkap di Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik.
Menyiapkan berkas sebelum dikirim
Isi berkas harus final sebelum dikirim. Setiap perubahan setelah tanda tangan terpasang menuntut proses ulang, karena tanda tangan menempel pada posisi tertentu dan tidak menyesuaikan diri saat halaman di sekitarnya berubah. Periksa ejaan nama, angka, tanggal, dan susunan halaman sampai yakin tidak ada yang perlu diperbaiki lagi.
Periksa juga apakah berkasnya terkunci. PDF yang dilindungi kata sandi tidak bisa dibaca tool penempel tanda tangan sebelum kuncinya dibuka. Kalau berkas yang akan ditandatangani masih terkunci, buka dulu kuncinya dengan sandi yang benar, atau kirimkan sandinya kepada penerima lewat saluran yang aman. Mengirim berkas terkunci tanpa sandi hanya membuat penerima menebak dan menunda pekerjaan.
Kalau berkas terdiri dari beberapa bagian yang harus disatukan, gabungkan dulu sebelum dikirim. Menggabungkan PDF membahas cara menyusun urutan halaman, sehingga penerima menerima satu berkas utuh, bukan beberapa lampiran terpisah yang mudah tertukar. Semakin sedikit berkas yang berpindah, semakin kecil kemungkinan ada bagian yang hilang.
Langkah mengirim PDF untuk ditandatangani
- Pastikan isi dokumen sudah final dan tidak ada perubahan yang tertunda.
- Buka kunci berkas bila terkunci, atau siapkan sandinya untuk penerima.
- Tentukan halaman mana yang memerlukan tanda tangan, dan catat nomornya.
- Siapkan gambar tanda tangan bila Anda yang akan menandatangani lebih dulu.
- Pilih saluran pengiriman yang sesuai dengan kerahasiaan dokumen.
- Sertakan keterangan singkat: halaman yang perlu ditandatangani, jenis tanda tangan yang diterima, dan tenggat waktunya.
- Kirim berkasnya, lalu pastikan penerima mengonfirmasi bahwa berkasnya terbuka dengan baik.
- Setelah ditandatangani, terima kembali berkasnya dan periksa hasilnya.
Langkah keenam sering dilewatkan, padahal keterangan singkat itu menghemat satu putaran tanya jawab. Kalimat seperti "tanda tangan di halaman terakhir, pakai gambar tanda tangan, batas waktunya Jumat" sudah cukup untuk membuat penerima bekerja tanpa ragu.
Memberi petunjuk kepada penerima
Penerima yang belum pernah memakai tool tanda tangan gambar perlu diberi tahu dua hal. Pertama, mereka harus menyiapkan gambar tanda tangannya sendiri, dalam format PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP dengan ukuran maksimal 25 MB. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi, sedangkan JPG membawa latar putih yang menutupi apa pun di bawahnya.
Kedua, beri tahu bahwa satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Kalau dokumennya memerlukan tanda tangan atau paraf di beberapa halaman, penerima perlu mengulang prosesnya untuk setiap halaman. Menyampaikan hal ini di awal mencegah penerima mengira hanya satu halaman yang bertanda tangan padahal halaman lain juga memerlukannya.
Untuk penerima yang baru pertama kali, tautkan panduan singkat tentang alur menandatangani di peramban. Penjelasan langkah demi langkah ada di Cara Menandatangani Dokumen Online, dan untuk dokumen panjang ada di Cara Menandatangani PDF Banyak Halaman.
Saluran pengiriman dan ukuran berkas
Saluran pengiriman sebaiknya dipilih sesuai isi dokumen. Surel praktis untuk berkas biasa, tetapi lampirannya punya batas ukuran. Kalau berkasnya besar karena banyak gambar atau hasil pindai, kompres dulu ukurannya. Cara mengecilkan berkas untuk keperluan kirim dijelaskan di Cara Mengompres PDF Tanpa Mengurangi Kualitas.
Untuk dokumen yang memuat data pribadi atau angka keuangan, pertimbangkan saluran yang lebih terlindungi daripada lampiran surel biasa. Sebagian layanan penyimpanan awan mengizinkan tautan dengan masa berlaku dan kata sandi. Kalau dokumennya sangat sensitif, mengenkripsinya sebelum dikirim adalah langkah tambahan yang masuk akal, meski penerima harus tetap bisa membukanya.
Perlu diingat bahwa berkas yang sudah dikirim tidak bisa ditarik kembali. Kalau salah kirim, yang bisa dilakukan adalah meminta penerima menghapusnya, bukan mencabutnya dari perangkat mereka. Karena itu, periksa alamat tujuan dua kali sebelum menekan tombol kirim, terutama pada dokumen yang memuat data pribadi.
Menerima kembali dan memeriksa hasil
Setelah penerima mengirim balik berkas yang sudah ditandatangani, buka dan periksa empat hal. Pertama, tanda tangannya berada di halaman dan posisi yang benar. Kedua, tanda tangan tidak menutupi teks atau garis penting. Ketiga, ukurannya proporsional dengan kolom yang tersedia. Keempat, berkasnya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau dokumennya memerlukan tanda tangan dari beberapa pihak, kumpulkan semuanya pada salinan yang sama sebelum berkas dikunci. Mengunci berkas sebelum semua tanda tangan lengkap membuat pihak berikutnya tidak bisa menambahkan tanda tangannya. Urutan itu dibahas di Cara Mengunci PDF Setelah Ditandatangani.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital, sehingga tidak bisa diverifikasi keasliannya secara otomatis. Untuk keperluan itu, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE, dan sampaikan jenis tanda tangan itu kepada penerima sejak awal.
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Beberapa instansi memang meminta tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Terakhir, untuk dokumen yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, pertimbangkan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool di sini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Masalah yang sering terjadi
Penerima bingung halaman mana yang harus ditandatangani. Sertakan nomor halaman dan posisinya di keterangan pengiriman. Kalau perlu, sebut ciri ruang tanda tangannya, misalnya di bawah nama terang.
Berkas tidak bisa dibuka penerima. Periksa apakah berkasnya terkunci. Kalau terkunci, kirimkan sandinya lewat saluran terpisah, jangan disatukan dalam surel yang sama.
Tanda tangan hanya muncul di satu halaman. Satu proses menangani satu halaman. Ingatkan penerima untuk mengulang prosesnya di halaman lain.
Berkas terlalu besar untuk dilampirkan. Kecilkan dulu ukurannya, atau gunakan tautan penyimpanan awan dengan masa berlaku.
Hasil kiriman balik berbeda dari yang diharapkan. Buka berkasnya dan periksa posisi tanda tangan. Kalau salah, minta penerima mengulang dari berkas asli yang Anda pegang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perlu mengirim gambar tanda tangan kepada penerima? Hanya kalau Anda meminta penerima menempelkan tanda tangan Anda. Umumnya penerima menempelkan tanda tangannya sendiri, jadi yang dikirim cukup berkas PDF dan keterangannya.
Bagaimana kalau dokumen harus ditandatangani dua pihak? Kirim berkas yang sama secara berurutan. Satu pihak menempelkan tanda tangannya lebih dulu, lalu berkas yang sama diteruskan ke pihak berikutnya. Jangan mengunci berkas sebelum semua tanda tangan lengkap.
Apakah berkas yang dikirim bisa ditarik kembali kalau salah kirim? Tidak. Berkas yang sudah terkirim ada di perangkat penerima. Yang bisa dilakukan adalah meminta penerima menghapusnya, jadi periksa alamat tujuan sebelum mengirim.
Apakah sandi berkas sebaiknya disertakan dalam surel yang sama? Sebaiknya tidak. Kirim sandinya lewat saluran terpisah, misalnya pesan singkat atau telepon, supaya satu kebocoran tidak membuka keduanya sekaligus.
Apakah tanda tangan gambar cukup untuk dokumen resmi? Untuk banyak keperluan sehari-hari cukup, tetapi keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada kebijakan instansi. Tanyakan lebih dulu kepada penerima atau instansi yang berwenang.
Menutup kiriman dengan rapi
Finalkan isi, buka kunci bila perlu, tentukan halaman yang memerlukan tanda tangan, lalu kirim berkasnya dengan keterangan yang jelas. Setelah berkas kembali, periksa posisinya sebelum disimpan atau diteruskan. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.