Perbedaan tanda tangan digital dan elektronik sering kabur karena kedua istilah itu dipakai bergantian dalam percakapan sehari-hari. Padahal ada tiga hal berbeda yang perlu dipisahkan: tanda tangan gambar, tanda tangan elektronik, dan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Masing-masing punya cara pembuatan dan tingkat pembuktian yang berbeda, dan salah memilih jenisnya bisa membuat dokumen ditolak instansi.
Artikel ini membahas ketiganya secara berurutan, mulai dari yang paling sederhana. Tujuannya bukan menghakimi bahwa satu jenis lebih baik dari yang lain, melainkan membantu Anda memilih yang tepat untuk keperluan tertentu. Untuk banyak urusan sehari-hari, jenis paling sederhana sudah cukup. Untuk urusan yang menuntut pembuktian, jenis lain yang dibutuhkan.
Tanda tangan gambar
Tanda tangan gambar adalah gambar tanda tangan yang ditempelkan ke halaman dokumen, sama seperti menempel stiker di kertas. Gambar itu bisa berasal dari foto tanda tangan basah, dari pindaian, atau dari gambar yang dibuat di aplikasi. Setelah ditempel, tanda tangan tampak seperti tanda tangan biasa di halaman PDF.
Yang perlu dipahami tentang tanda tangan gambar adalah batasnya. Ia tidak membawa informasi kriptografis apa pun, sehingga tidak bisa dibuktikan keasliannya secara otomatis. Penerima tidak punya cara memastikan bahwa gambar itu memang ditempel oleh Anda, kecuali dengan mengenali bentuk tanda tangannya atau membandingkannya dengan contoh yang mereka miliki. Tidak ada sertifikat digital yang menempel pada gambar itu.
Karena itu, tanda tangan gambar lebih tepat untuk dokumen yang peredarannya terbatas dan pihak penerimanya sudah saling mengenal. Contohnya surat internal, dokumen kerja sehari-hari, atau berkas yang sudah disepakati lewat saluran lain. Untuk dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga, tanda tangan gambar tidak cukup. Tool Tanda Tangan PDF di situs ini menempelkan jenis tanda tangan gambar ini, dan itu disebutkan apa adanya.
Tanda tangan elektronik
Tanda tangan elektronik adalah istilah yang lebih luas. Ia mencakup setiap tanda tangan dalam bentuk elektronik yang dipakai untuk menandai persetujuan atau keaslian dokumen. Tanda tangan gambar bisa dibilang salah satu bentuk tanda tangan elektronik, tetapi dalam percakapan sehari-hari istilah ini sering dipakai untuk tanda tangan yang dibuat dengan bantuan sistem, misalnya mengetik nama di kolom yang disediakan, atau menandatangani di layar sentuh dengan jari.
Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mengakui tanda tangan elektronik secara umum. Namun pengakuan umum itu bukan berarti semua bentuk tanda tangan elektronik diterima di semua keperluan. Syarat dan keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada aturan terbaru dan kebijakan instansi yang bersangkutan. Karena itu, untuk keperluan resmi, verifikasi aturannya ke sumber resmi dan tanyakan langsung ke instansi terkait, jangan mengandalkan ringkasan di artikel mana pun.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi
Tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah jenis yang paling kuat pembuktiannya. Ia dibuat dengan sertifikat digital yang diterbitkan oleh penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sertifikat itu mengikat tanda tangan pada identitas penandatangan, dan keasliannya bisa diverifikasi oleh sistem lain.
Karena ada sertifikat, tanda tangan jenis ini membawa bukti keaslian yang bisa diperiksa. Kalau isi dokumen berubah setelah ditandatangani, perubahan itu bisa terdeteksi. Inilah alasan tanda tangan tersertifikasi dipakai untuk dokumen yang menuntut jaminan integritas dan identitas, misalnya dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga.
Tanda tangan tersertifikasi hanya bisa dibuat lewat penyedia yang terdaftar. Tool di situs ini bukan penyedia seperti itu, dan tidak menerbitkan sertifikat digital. Untuk keperluan yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia PSrE yang resmi.
Membandingkan ketiganya
Mari bandingkan pada empat hal. Pertama, cara pembuatan. Tanda tangan gambar dibuat dengan menempelkan gambar. Tanda tangan elektronik umum dibuat dengan bantuan sistem sederhana. Tanda tangan tersertifikasi dibuat lewat penyedia dengan sertifikat.
Kedua, bukti keaslian. Tanda tangan gambar tidak membawa bukti otomatis. Tanda tangan elektronik umum bervariasi, tergantung sistem yang dipakai. Tanda tangan tersertifikasi membawa sertifikat yang bisa diverifikasi.
Ketiga, kemudahan dipakai ulang. Tanda tangan gambar bisa disalin dan dipakai ulang oleh siapa pun yang memegang gambarnya. Tanda tangan tersertifikasi lebih sulit dipakai ulang karena terikat pada sertifikat dan biasanya dilindungi kata sandi.
Keempat, kecocokan penggunaan. Tanda tangan gambar cocok untuk urusan sehari-hari yang pihaknya saling mengenal. Tanda tangan tersertifikasi cocok untuk dokumen yang menuntut pembuktian. Untuk urusan yang mensyaratkan tanda tangan basah, tidak satu pun dari ketiganya yang bisa menggantikan; dokumen harus dicetak, ditandatangani, lalu dipindai.
Kesalahpahaman yang sering terjadi
Kesalahpahaman pertama adalah menganggap semua tanda tangan elektronik sama. Padahal tanda tangan gambar dan tanda tangan tersertifikasi berbeda jauh pada tingkat pembuktian. Menempelkan gambar tanda tangan tidak sama dengan membubuhkan tanda tangan tersertifikasi, meskipun keduanya terlihat mirip di layar.
Kesalahpahaman kedua adalah menganggap tanda tangan gambar otomatis tidak sah. Sebenarnya tanda tangan gambar banyak diterima untuk keperluan sehari-hari. Yang perlu diperiksa adalah syarat instansinya, bukan menghakimi jenis tanda tangannya lebih dulu.
Kesalahpahaman ketiga adalah menganggap tool online bisa menerbitkan tanda tangan tersertifikasi. Tidak bisa. Sertifikat digital hanya diterbitkan penyedia PSrE yang terdaftar, dan penerbitannya memerlukan verifikasi identitas penandatangan.
Kesalahpahaman keempat adalah menganggap tanda tangan gambar tidak bisa dipakai sama sekali untuk dokumen resmi. Beberapa instansi menerimanya, dan beberapa mensyaratkan yang lain. Jawabannya bergantung pada instansi, jadi cara paling aman adalah bertanya sebelum memproses.
Cara memilih jenis yang tepat
Mulai dari pertanyaan paling dasar: apa syarat instansi atau penerima dokumennya. Kalau mereka menerima tanda tangan gambar, gunakan yang paling sederhana. Kalau mereka mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia PSrE. Kalau mereka meminta tanda tangan basah, cetak dan pindai.
Kalau tidak ada syarat khusus, pertimbangkan tingkat kepentingan dokumennya. Untuk urusan internal yang pihaknya saling mengenal, tanda tangan gambar sudah memadai. Untuk dokumen yang nilainya besar atau berpotensi disengketakan, tanda tangan tersertifikasi lebih tepat meskipun prosesnya lebih rumit.
Perlu juga dipikirkan soal penyimpanan. Gambar tanda tangan bisa dipakai ulang, jadi simpanlah dengan aman. Tanda tangan tersertifikasi biasanya dilindungi kata sandi dan tidak bisa disalin begitu saja, yang mengurangi risiko penyalahgunaan.
Kapan masing-masing tidak dipakai
Tanda tangan gambar tidak dipakai untuk dokumen yang mensyaratkan verifikasi otomatis atau tanda tangan tersertifikasi. Ia juga tidak dipakai kalau instansi meminta tanda tangan basah.
Tanda tangan tersertifikasi tidak dipakai kalau instansinya justru mensyaratkan tanda tangan basah, karena tanda tangan tersertifikasi tetap bukan tanda tangan di atas kertas. Ia juga berlebihan untuk urusan internal yang sederhana, karena prosesnya lebih panjang dan biasanya berbiaya.
Untuk semua jenis, jangan menandatangani dokumen yang bukan milik Anda atau yang Anda tidak berwenang mewakilinya. Kewenangan menandatangani adalah soal hukum dan kebijakan, bukan soal teknis.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda tangan gambar termasuk tanda tangan elektronik? Secara luas, ya, ia salah satu bentuk tanda tangan elektronik. Namun dalam praktik, istilah tanda tangan elektronik sering dipakai untuk jenis yang dibuat dengan bantuan sistem, dan tanda tangan gambar dipisahkan karena tidak membawa bukti kriptografis.
Mana yang lebih sah di mata hukum? Tidak ada jawaban tunggal. UU ITE mengakui tanda tangan elektronik secara umum, tetapi keabsahan untuk kasus tertentu bergantung pada aturan terbaru dan kebijakan instansi. Untuk kepastian, verifikasi ke sumber resmi.
Apakah tanda tangan tersertifikasi bisa dibuat sendiri? Tidak. Ia diterbitkan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE, dan penerbitannya melibatkan verifikasi identitas. Tool di situs ini bukan penyedia seperti itu.
Kalau instansi tidak menyebut jenis tanda tangan, apa yang dipakai? Tanyakan lebih dulu. Kalau tidak bisa ditanyakan, tanda tangan gambar biasanya diterima untuk urusan sehari-hari, tetapi risikonya ditanggung sendiri kalau ternyata ditolak.
Apakah tanda tangan gambar bisa diubah jadi tersertifikasi? Tidak. Keduanya jenis yang berbeda. Kalau butuh tersertifikasi, buat tanda tangan baru lewat penyedia PSrE.
Menyesuaikan jenis tanda tangan dengan keperluan
Kuncinya adalah bertanya lebih dulu tentang syarat penerimanya, lalu memilih jenis yang paling sederhana yang memenuhi syarat itu. Untuk menempelkan tanda tangan gambar, gunakan Tanda Tangan PDF. Untuk urusan yang lebih luas tentang tanda tangan, mulai dari Tanda Tangan PDF. Untuk pekerjaan dokumen lain, ada Panduan PDF.