Menambahkan inisial di PDF dikerjakan dengan menempelkan gambar inisial ke halaman lewat Tanda Tangan PDF. Caranya sama dengan menempelkan tanda tangan, hanya saja gambarnya lebih kecil dan posisinya biasanya di sudut halaman. Anda menyiapkan gambar inisial sebagai PNG, lalu menempelkannya di setiap halaman yang memerlukan. Satu kali proses memasang satu gambar pada satu halaman.
Inisial, yang sering juga disebut paraf, berbeda dari tanda tangan lengkap. Paraf biasanya goresan pendek atau huruf awal nama, dipakai untuk menandai bahwa sebuah halaman sudah diperiksa dan tidak diubah. Tanda tangan lengkap dipakai untuk menyatakan persetujuan atau pengesahan. Pada dokumen panjang, paraf di tiap halaman mencegah lembar diganti setelah dokumen ditandatangani.
Yang ditempelkan tool ini adalah gambar inisial, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu tidak membawa bukti keaslian kriptografis, dan tidak bisa diverifikasi sistem lain secara otomatis. Untuk banyak keperluan sehari-hari, paraf gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, jalurnya adalah penyedia jasa sertifikasi elektronik, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Inisial berbeda dari tanda tangan penuh
Tanda tangan penuh dan inisial punya peran yang tidak sama. Tanda tangan penuh mengikat pihak pada seluruh isi dokumen, dan biasanya hanya muncul sekali, di halaman pengesahan atau halaman akhir. Inisial mengikat pihak pada satu halaman tertentu, dan muncul di setiap halaman yang perlu ditandai.
Karena perannya berbeda, ukurannya pun berbeda. Tanda tangan penuh biasanya selebar 40 sampai 60 milimeter pada dokumen resmi. Inisial jauh lebih kecil, sering hanya beberapa sentimeter, dan diletakkan di sudut halaman, di margin, atau di dekat nomor halaman. Inisial yang terlalu besar justru terlihat aneh, seolah ada tanda tangan lengkap di tempat yang tidak seharusnya. Karena itu, inisial sebaiknya dibuat sebagai gambar tersendiri, bukan dengan memperkecil gambar tanda tangan lengkap yang goresannya menjadi terlalu rapat.
Menyiapkan gambar inisial
Gambar inisial bisa dibuat dengan beberapa cara. Cara yang paling sederhana adalah menuliskan inisial Anda di kertas putih dengan pena gelap, lalu memotret atau memindainya. Cara lain adalah menggambar goresan inisial langsung di aplikasi gambar, lalu menyimpannya sebagai PNG.
Format yang diterima tool ini adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. Dari kelima format itu, PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi. Transparansinya dipertahankan, sehingga inisial menempel di atas teks tanpa kotak putih. Ini penting karena inisial biasanya diletakkan di dekat teks atau garis, dan kotak putih akan terlihat menutupi bagian sekitarnya.
Kalau Anda memotret inisial di kertas putih, ambil foto dari atas, tegak lurus, dengan cahaya terang dan merata. Inisial yang mengisi sebagian besar bidang foto memberi hasil paling tajam setelah diperkecil, sedangkan foto yang gelap atau berbayang membuat tepi goresan tidak rapi.
Langkah menambahkan inisial
- Tentukan halaman mana yang memerlukan inisial. Biasanya setiap halaman dokumen, atau halaman tertentu sesuai syarat pihak yang meminta.
- Siapkan gambar inisial sebagai PNG berlatar tembus pandang.
- Simpan salinan berkas asli sebagai cadangan.
- Buka Tanda Tangan PDF di peramban.
- Unggah dokumen PDF dan gambar inisialnya.
- Geser inisial ke posisi yang diinginkan, biasanya sudut halaman atau dekat nomor halaman.
- Atur lebarnya dengan penggeser sampai kecil dan proporsional.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Jadikan hasil unduhan sebagai berkas kerja untuk halaman berikutnya, lalu ulangi langkah 5 sampai 8.
- Setelah semua halaman selesai, buka berkas akhir dan periksa satu per satu halaman yang seharusnya berinisial.
Langkah kesembilan mencegah inisial halaman sebelumnya hilang. Setiap selesai satu halaman, berkas hasil unduhan menjadi berkas kerja untuk halaman berikutnya. Kalau Anda kembali ke berkas asli, inisial yang sudah ditempel akan hilang.
Mengatur ukuran dan posisi inisial
Lebar inisial diatur dengan penggeser, dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi inisial tidak gepeng. Untuk paraf di sudut halaman, lebar 15 sampai 25 milimeter biasanya cukup. Inisial yang lebih besar dari itu cenderung terlihat seperti tanda tangan lengkap.
Posisi inisial sebaiknya konsisten dari halaman ke halaman. Kalau halaman pertama memakai sudut kanan bawah, halaman berikutnya juga sebaiknya sudut kanan bawah, supaya dokumen terlihat tertata dan mudah diperiksa. Tentukan posisi sekali, lalu pakai posisi yang sama untuk semua halaman.
Perlu diperhatikan bahwa posisi digeser relatif terhadap halaman, dan setiap halaman bisa berbeda tata letaknya. Pada halaman yang isinya padat, inisial sebaiknya diletakkan di margin yang tidak tertutup teks. Perbesar pratinjau untuk memastikan inisial tidak menutupi tulisan atau garis tabel.
Menggabungkan inisial dengan tanda tangan penuh
Banyak dokumen memerlukan keduanya: tanda tangan penuh di halaman pengesahan, dan inisial di halaman lain. Urutannya bebas, tetapi tanda tangan penuh sebaiknya ditempel mendekati akhir, setelah inisial selesai, karena tanda tangan penuh biasanya di halaman terakhir dan menjadi penutup pekerjaan.
Kalau dokumennya perlu dikunci setelah semua tanda tangan dan inisial terpasang, gunakan Proteksi PDF di akhir. Mengunci lebih dulu akan memblokir proses penempelan berikutnya, dan Anda harus membuka kuncinya lagi. Urutan lengkap menempel lalu mengunci dibahas di Cara Mengunci PDF Setelah Ditandatangani.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Inisial gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis, jadi keperluan itu harus lewat penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan paraf basah. Beberapa instansi meminta paraf asli di atas kertas. Cetak dokumennya, paraf dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Terakhir, cara ini tidak dipakai kalau dokumennya sangat panjang dan paraf diperlukan di ratusan halaman. Setiap halaman adalah proses terpisah, jadi pekerjaannya menjadi berat. Untuk jumlah sebesar itu, pertimbangkan meminta alur yang lebih efisien dari pihak yang mensyaratkan paraf.
Masalah yang sering terjadi
Inisial terlihat terlalu besar. Perkecil lebarnya. Paraf di sudut halaman biasanya cukup 15 sampai 25 milimeter, bukan 45 milimeter yang merupakan bawaan tool.
Inisial halaman sebelumnya hilang. Berkas kerja yang dipakai bukan hasil unduhan terakhir. Mulai lagi dari hasil unduhan terakhir, dan jaga penamaan berkas kerjanya.
Ada kotak putih di sekitar inisial. Gambar yang dipakai berlatar putih, biasanya JPG. Bersihkan latarnya menjadi tembus pandang, atau pindah ke PNG tembus pandang.
Inisial menutupi teks atau nomor halaman. Geser posisinya ke margin yang kosong. Periksa dengan memperbesar pratinjau, karena inisial kecil mudah terlihat pas padahal menimpa sesuatu.
Posisi inisial tidak konsisten antar halaman. Setiap proses mengatur posisinya sendiri. Tentukan satu posisi dan lebar, lalu pakai angka yang sama untuk semua halaman.
Berkas ditolak saat diunggah. Biasanya berkasnya masih terkunci. Lepas kuncinya lebih dulu dengan sandi yang benar lewat Buka Kunci PDF, lalu ulangi penempelan inisialnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang memerlukan paraf di tiap halaman biasanya dokumen resmi: kontrak, perjanjian, atau berkas yang tidak boleh diubah setelah disahkan. Dokumen seperti itu memuat data pribadi dan data perusahaan. Kalau aturan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantornya, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa disimpan permanen, namun berkas tetap melintas keluar dari perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah inisial harus dibuat dari gambar tanda tangan penuh yang diperkecil? Tidak. Lebih rapi membuat gambar inisial tersendiri yang memang ringkas.
Berapa lebar inisial yang pas untuk sudut halaman? Sekitar 15 sampai 25 milimeter biasanya cukup untuk paraf di sudut atau dekat nomor halaman. Bawaan tool adalah 45 milimeter, dan itu lebih cocok untuk tanda tangan penuh.
Bisakah inisial dan tanda tangan penuh dipakai di dokumen yang sama? Bisa. Inisial ditempel di halaman yang memerlukan paraf, dan tanda tangan penuh di halaman pengesahan. Keduanya memakai tool yang sama.
Apakah inisial bisa dicari sebagai teks setelah ditempel? Tidak. Inisial menempel sebagai gambar, bukan teks. Ia tidak bisa dicari atau disalin sebagai huruf.
Menutup dokumen dengan paraf yang rapi
Siapkan gambar inisial sebagai PNG tembus pandang, lalu tempelkan di setiap halaman yang memerlukan lewat Tanda Tangan PDF. Kalau dokumen panjangnya juga memerlukan tanda tangan penuh di halaman pengesahan, urutannya ada di Cara Menandatangani PDF Banyak Halaman. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.