Menambahkan tanda tangan ke PDF hasil scan dikerjakan dengan menempelkan gambar tanda tangan ke halaman lewat Tanda Tangan PDF. Berkas pindai tidak punya kolom tanda tangan digital, jadi tidak ada yang bisa diketik. Yang bisa dilakukan adalah menempel gambar ke posisi yang Anda tentukan sendiri. Sebelum menempel, rapikan dulu orientasi dan tepi halamannya, karena tanda tangan yang ditempel di atas halaman miring akan ikut terlihat miring.
Perlu dipahami sejak awal bahwa yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu menempel seperti tanda tangan di kertas, tanpa bukti keaslian kriptografis. Untuk banyak keperluan sehari-hari, dokumen bertanda tangan gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, yang dibutuhkan adalah penyedia jasa sertifikasi elektronik, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Berkas pindai juga punya satu sifat yang perlu diingat. Halamannya adalah gambar, bukan teks, dan OCR belum tersedia di sini. Artinya tanda tangan yang sudah menempel menyatu dengan gambar halaman dan tidak bisa dicari sebagai teks, sama seperti goresan di kertas hasil pindai.
Kenapa hasil scan perlu perlakuan berbeda
PDF digital menyimpan teks dan gambar sebagai objek yang terpisah. PDF hasil pindai menyimpan seluruh halaman sebagai satu gambar. Perbedaan ini membuat dua hal berubah. Pertama, tanda tangan tidak bisa diletakkan di kolom yang sudah disediakan, karena kolomnya hanya gambar. Kedua, isi halaman tidak bisa disunting sebagai teks, jadi kesalahan cetak memerlukan pendekatan lain.
Karena halaman pindai adalah gambar, kualitas pindaian sangat menentukan kerapian tanda tangan. Pindaian yang miring, berbayang, atau menyisakan tepi meja membuat tanda tangan di atasnya ikut terlihat tidak rapi, jadi tempelkan setelah pindaian dirapikan. Kalau perlu menambahkan teks seperti nama penanda tangan, urutannya dijelaskan di Cara Mengedit PDF Scan.
Urutan kerja yang benar untuk berkas pindai
- Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau teksnya tersorot, berkas itu sebenarnya PDF digital, bukan hasil pindai.
- Periksa apakah halamannya miring. Kalau miring, tegakkan lewat Putar PDF.
- Pangkas tepi meja, bayangan pemindai, atau area kosong yang berlebihan bila ada.
- Siapkan gambar tanda tangan dalam format PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP, maksimal 25 MB.
- Simpan salinan berkas asli sebelum diproses.
- Buka Tanda Tangan PDF, lalu unggah berkas PDF hasil pindai.
- Unggah gambar tanda tangan.
- Geser tanda tangan ke posisi yang tepat, lalu atur lebarnya dengan penggeser.
- Perbesar pratinjau untuk memeriksa apakah tanda tangan menutupi teks atau garis.
- Jalankan prosesnya, unduh hasilnya, lalu buka kembali untuk memeriksa.
Langkah pertama penting karena banyak orang mengira berkasnya hasil pindai padahal sebenarnya PDF digital. Perbedaannya menentukan cara kerja: PDF digital bisa disunting sebagai teks, hasil pindai tidak.
Merapikan halaman sebelum menempel
Halaman pindai dari pemindai atau kamera ponsel sering datang dengan dua masalah: miring dan bertepi. Kemiringan terjadi kalau kertas tidak diletakkan lurus saat dipindai. Tepi berlebih terjadi kalau kertas tidak mengisi seluruh bidang pindai, sehingga ada bayangan meja di sekelilingnya.
Kemiringan diperbaiki lewat Putar PDF. Putar halamannya sampai tepi kertas sejajar dengan tepi halaman PDF. Kalau kemiringannya kecil, putaran tool ini berlangsung dalam langkah 90 derajat, sehingga memindai ulang dengan kertas yang lebih lurus justru lebih masuk akal. Setelah halaman tegak dan tepinya dipangkas dengan crop, barulah tanda tangan ditempel, supaya tanda tangan sejajar dengan tepi kertas hasil pindai.
Menempelkan tanda tangan dan memilih latar
Gambar tanda tangan yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, maksimal 25 MB. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi. Transparansinya dipertahankan, sehingga tanda tangan menempel di atas gambar halaman tanpa kotak putih. Ini penting pada berkas pindai, karena latar halaman pindai jarang benar-benar putih rata, sehingga kotak putih dari JPG akan terlihat sebagai tambalan.
Kalau gambar tanda tangan Anda berlatar putih, bersihkan latarnya menjadi tembus pandang sebelum diunggah bila tanda tangan akan diletakkan di atas teks, karena latar putih akan menutupi bagian halaman di belakangnya.
Lebarnya diatur dengan penggeser, dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi tanda tangan tidak gepeng. Satu halaman diproses per proses, jadi ulangi untuk setiap halaman yang memerlukan tanda tangan.
Menempatkan tanda tangan di ruang yang tersedia
Pada dokumen hasil pindai, ruang tanda tangan biasanya berupa area kosong di bawah teks penutup, kadang bertuliskan nama terang dan jabatan. Karena halamannya gambar, tidak ada garis bantu digital, jadi Anda menentukan posisinya dengan mata di pratinjau. Perbesar tampilan sebelum menentukan posisi, karena pada berkas pindai tepi teks dan garis tabel bisa tampak kabur, sehingga tanda tangan yang tampak pas di tampilan kecil bisa ternyata menutupi tulisan. Kalau dokumennya akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak: tanda tangan gelap tercetak jelas, sedangkan yang terang atau tipis bisa hilang saat dicetak hitam putih.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital dan tidak bisa diverifikasi otomatis. Keperluan itu harus diselesaikan lewat penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Cara ini juga tidak dipakai kalau halaman pindainya masih terlalu miring atau berbayang. Menempelkan tanda tangan di atas halaman yang belum rapi hanya menambah ketidakrapian. Rapikan atau pindai ulang lebih dulu.
Terakhir, cara ini tidak dipakai kalau yang perlu diubah adalah isi teks halaman pindai. Tanpa OCR, teks di dalam gambar halaman tidak bisa diproses. Untuk memperbaiki isi, halaman perlu dipindai ulang dengan pemindai yang punya pengenalan huruf, atau dokumennya diketik ulang dari sumbernya.
Masalah yang sering terjadi
Tanda tangan terlihat miring mengikuti halaman. Halaman pindainya belum ditegakkan. Putar dulu lewat Putar PDF, lalu tempel tanda tangannya.
Ada kotak putih di sekeliling tanda tangan. Gambar yang dipakai berlatar putih, biasanya JPG. Bersihkan latarnya menjadi tembus pandang, atau pindah ke PNG tembus pandang.
Tanda tangan menutupi teks hasil pindai. Perkecil lebarnya atau geser posisinya ke area kosong. Latar halaman pindai yang berbayang membuat tepi tanda tangan sulit terlihat, jadi periksa dengan memperbesar.
Tanda tangan hanya muncul di satu halaman. Satu proses menangani satu halaman. Ulangi prosesnya untuk halaman lain.
Berkas tidak bisa diproses. Periksa apakah berkasnya terkunci. Kalau terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen hasil pindai biasanya memuat data pribadi lengkap, karena berisi dokumen resmi yang ditandatangani. Bila aturan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses di sini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa disimpan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumen sumbernya masih ada, cara yang lebih rapi adalah menandatangani sumbernya lebih dulu, lalu memindainya. Tanda tangan basah di atas kertas menghasilkan dokumen yang tidak memerlukan penempelan gambar sama sekali.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah PDF hasil scan punya kolom tanda tangan? Tidak. Halamannya berupa gambar, sehingga tidak ada kolom digital yang bisa diisi. Tanda tangan ditempel sebagai gambar di posisi yang Anda tentukan.
Bisakah tanda tangan dicari sebagai teks setelah ditempel? Tidak. OCR belum tersedia, dan tanda tangan yang menempel adalah bagian dari gambar halaman. Ia tidak bisa dicari atau disalin sebagai teks.
Bagaimana kalau hasil pindainya miring sedikit? Putaran di tool berlangsung dalam langkah 90 derajat, jadi kemiringan kecil tidak bisa diperbaiki dengan tepat di sini. Pilihan yang lebih baik adalah memindai ulang dengan kertas yang lebih lurus.
Apakah tanda tangan bisa ditempel di halaman pindai berwarna? Bisa, tetapi tanda tangan berlatar putih akan terlihat sebagai kotak. Gunakan PNG tembus pandang agar hanya goresannya yang terlihat.
Apakah berkas hasil masih bisa dibuka di aplikasi pemindai? Berkas hasil adalah PDF biasa. Ia bisa dibuka di pembaca PDF mana pun.
Menutup dokumen pindai yang sudah ditandatangani
Rapikan halaman pindai lewat Putar PDF, lalu tempelkan tanda tangan lewat Tanda Tangan PDF. Kalau perlu menambahkan teks pada halaman pindai, urutannya ada di Cara Mengedit PDF Scan. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan cara membuat PDF dari hasil pindai dijelaskan di Cara Membuat PDF dari Hasil Scan.