Menandatangani PDF yang dilindungi dikerjakan setelah kuncinya dibuka. Berkas terkunci menolak dibaca dan ditulis, jadi tool penempel tanda tangan tidak bisa menempelkan gambar apa pun sebelum proteksinya dilepas. Urutannya: buka kunci lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, tempel tanda tangannya lewat Tanda Tangan PDF, lalu kunci kembali hasilnya kalau perlu lewat Proteksi PDF.
Satu hal yang perlu dikatakan terus terang: Anda wajib tahu sandi dokumennya. Tool buka kunci hanya melepas lapisan proteksi dari berkas yang sandinya Anda miliki, dan sandi yang salah ditolak dengan pesan "password salah". Tidak ada jalan pintas untuk membuka berkas tanpa sandi. Kalau sandinya tidak diketahui, satu-satunya jalan yang sah adalah meminta berkas versi tanpa kunci dari pemiliknya.
Kenapa berkas terkunci tidak bisa langsung ditandatangani
PDF terkunci menyimpan isinya dalam bentuk terenkripsi. Selama kuncinya terpasang, isi halaman tidak bisa dibaca, dan tool yang perlu membaca halaman tidak bisa bekerja. Penempel tanda tangan perlu membaca halaman untuk mengetahui ukurannya, lalu menuliskan gambar ke posisi yang dipilih. Keduanya tertutup selama berkasnya terkunci.
Buka kunci bekerja dengan cara yang berlawanan. Ia memakai sandi yang Anda masukkan untuk mendekripsi isi berkas, lalu menghasilkan salinan tanpa lapisan proteksi. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Yang dilepas hanya lapisan proteksinya. Hasilnya adalah salinan tanpa kunci yang siap ditandatangani, digabung, atau dicetak.
Kalau berkasnya tidak terkunci
Ada kemungkinan berkas yang Anda kira terkunci ternyata tidak. Kalau berkas yang diunggah ke tool buka kunci tidak terkunci, tool tetap berjalan dan menghasilkan salinan yang sama isinya, tanpa galat. Jadi mencoba membukanya tidak merusak apa pun.
Cara memeriksanya lebih sederhana: coba buka berkasnya di pembaca PDF. Kalau pembaca meminta sandi sebelum menampilkan halaman, berkasnya memang terkunci. Kalau halaman langsung terbuka, berkasnya tidak terkunci, dan Anda bisa langsung menuju tool tanda tangan tanpa langkah buka kunci.
Langkah menandatangani PDF yang dilindungi
- Pastikan Anda memegang sandi dokumennya. Kalau tidak, minta versi tanpa kunci kepada pemilik dokumen lebih dulu.
- Simpan salinan berkas terkunci sebagai cadangan sebelum diproses.
- Buka Buka Kunci PDF, lalu unggah berkasnya.
- Masukkan sandinya, dan jalankan prosesnya. Kalau sandinya benar, hasilnya salinan tanpa kunci.
- Buka hasilnya, dan pastikan seluruh halaman terbaca lengkap.
- Siapkan gambar tanda tangan, sebaiknya PNG berlatar tembus pandang.
- Buka Tanda Tangan PDF, unggah salinan tanpa kunci dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke posisi yang tepat, atur lebarnya, lalu unduh hasilnya.
- Kalau dokumennya perlu dikunci lagi, pasang sandi baru lewat Proteksi PDF setelah tanda tangannya final.
Langkah kedua dan kelima sering dilewati. Menyimpan salinan terkunci berguna kalau ada yang perlu dikerjakan ulang, dan memeriksa hasil buka kunci memastikan tidak ada halaman yang rusak sebelum tanda tangan ditambahkan.
Soal sandi yang salah dan sandi yang lupa
Sandi yang salah ditolak, dan tidak ada cara untuk memaksa masuk. Ini bukan keterbatasan yang bisa diakali dengan menunggu atau mencoba berkali-kali. Tanpa sandi yang benar, isi berkasnya memang tidak bisa dibaca.
Kalau Anda lupa sandinya, hubungi pemilik atau pengirim dokumen. Untuk dokumen yang diterbitkan instansi, biasanya ada saluran untuk meminta berkas ulang. Untuk dokumen milik sendiri, periksa catatan sandi atau pengelola sandi yang biasa dipakai. Menyarankan alat pembobol bukan jalan yang tepat, karena itu melanggar proteksi yang sengaja dipasang.
Perlu diingat juga bahwa PDF bisa membawa dua jenis sandi: sandi pengguna untuk membuka, dan sandi pemilik untuk mengatur izin. Tool di sini memakai satu sandi untuk keduanya, dan izin diatur lewat centang terpisah. Perbedaan keduanya dijelaskan di Keamanan PDF.
Kalau dokumennya terkunci izin, bukan terkunci buka
Ada berkas yang bisa dibuka tanpa sandi, tetapi tindakan tertentu dibatasi: tidak bisa mencetak, tidak bisa menyalin teks, atau tidak bisa mengubah isi. Berkas seperti ini biasanya terkunci oleh sandi pemilik, dan pembaca PDF yang menghormati izin akan menolak tindakan yang dibatasi.
Untuk menandatangani berkas seperti ini, perilakunya bergantung pada pembaca dan pada izin yang dipasang. Kalau berkasnya masih bisa dibuka dan disunting, tanda tangan bisa langsung ditempel. Kalau izin ubah ditolak, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi pemilik yang benar, baru tempel tanda tangannya. Izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi, jadi memegang sandi yang benar tetap syaratnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau Anda tidak memegang sandinya. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka, dan tidak ada tool di sini yang bisa melewatinya. Arahkan permintaan ke pemilik dokumen.
Cara ini juga tidak dipakai kalau dokumennya tidak boleh kehilangan proteksinya sama sekali. Membuka kunci menghasilkan salinan tanpa proteksi, dan salinan itu ada di perangkat Anda selama dikerjakan. Kalau kebijakan instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Pada tool ini berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Terakhir, cara ini tidak dipakai kalau yang dibutuhkan adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan yang ditempel tool ini adalah gambar, dan tidak membawa bukti keaslian kriptografis. Untuk dokumen yang mensyaratkan verifikasi otomatis, diperlukan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.
Mengunci ulang setelah ditandatangani
Kalau dokumen yang sudah ditandatangani perlu dilindungi lagi, kunci hasilnya lewat Proteksi PDF. Tool itu memakai enkripsi AES-256, dengan satu kata sandi minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter. Di samping sandi, ada tiga izin yang bisa diatur: izinkan mencetak, izinkan menyalin teks dan gambar, serta izinkan mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak.
Untuk dokumen yang sudah ditandatangani, izin ubah sebaiknya tetap ditolak. Alasannya sederhana: dokumen yang ditandatangani adalah dokumen yang isinya tidak boleh bergerak lagi. Izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, sedangkan pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi izin adalah lapisan tambahan, bukan pengganti sandi.
Simpan sandi barunya di tempat yang aman, karena sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Kata sandi tidak disimpan di server, jadi tidak ada cara untuk mengambilnya kembali. Urutan lengkap menempel lalu mengunci dibahas di Cara Mengunci PDF Setelah Ditandatangani.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah menandatangani PDF yang terkunci tanpa sandinya? Tidak. Tool buka kunci memerlukan sandi yang benar, dan sandi yang salah ditolak. Tanpa sandi, mintalah berkas versi tanpa kunci dari pemiliknya.
Apa yang terjadi kalau berkas yang saya unggah ternyata tidak terkunci? Tool tetap berjalan dan menghasilkan salinan yang sama isinya, tanpa galat. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah.
Apakah isi dokumen berubah setelah dibuka kuncinya? Tidak. Yang dilepas hanya lapisan proteksinya. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tetap sama seperti sebelumnya.
Bisakah dokumen dikunci lagi setelah ditandatangani? Bisa. Pasang sandi baru lewat Proteksi PDF setelah tanda tangannya final. Sandi lama tidak bisa dipakai ulang, jadi buat sandi baru dan catat di tempat aman.
Apakah tanda tangan gambar bisa diverifikasi otomatis? Tidak. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital. Verifikasi otomatis memerlukan tanda tangan tersertifikasi dan tool pembaca yang mendukungnya.
Kalau saya tidak sengaja membuka kunci dokumen orang lain, apa yang harus dilakukan? Jangan menyebarkan salinan tanpa kunci itu. Simpan hanya selama diperlukan, dan hapus salinannya setelah urusannya selesai. Membuka proteksi tanpa izin pemilik bukan tindakan yang tepat.
Urutan yang aman untuk dokumen terkunci
Buka kuncinya dengan sandi yang benar, tempel tanda tangannya, lalu kunci ulang hasilnya kalau perlu. Untuk pekerjaan keamanan yang menyertainya, lihat Keamanan PDF. Gambaran seluruh urusan tanda tangan ada di Tanda Tangan PDF: Menempelkan Gambar Tanda Tangan dan Batasnya. Kalau dokumennya terkunci izin dan hanya perlu dibaca, tidak ada yang harus dikerjakan, dan membukanya di pembaca PDF sudah cukup.