Menambahkan tanda tangan dan stempel sekaligus di PDF dikerjakan dalam dua langkah yang berurutan, bukan satu. Tanda tangan gambar ditempel lebih dulu lewat Tanda Tangan PDF, lalu stempel teks ditambahkan lewat Stempel PDF. Keduanya tool terpisah, dan urutan ini penting karena stempel hanya bisa ditambahkan setelah halaman selesai ditandatangani.
Perlu dipahami sejak awal bahwa keduanya berbeda jenis. Tanda tangan di sini adalah gambar, yang bisa berasal dari foto atau gambar digital. Stempel di sini adalah teks bertulisan, dengan preset seperti DISETUJUI, LUNAS, ASLI, atau DITOLAK, dan tulisan bebas sampai 60 karakter. Stempel bukan gambar, jadi tidak bisa dipakai untuk menempel tanda tangan, dan tanda tangan tidak bisa dipakai untuk membuat cap bertulisan.
Kenapa dua tool, bukan satu
Tanda tangan dan stempel punya sifat yang berbeda. Tanda tangan adalah gambar yang ukurannya diatur dengan penggeser, dan posisinya digeser di pratinjau. Stempel adalah teks yang ditulis langsung, dan posisinya juga digeser di pratinjau. Karena bentuknya berbeda, keduanya ditangani tool yang berbeda.
Pemisahan ini juga berguna saat salah satu perlu diulang. Kalau stempelnya salah tulis, Anda hanya perlu mengulang proses stempel, tidak perlu menempel ulang tanda tangannya. Kalau tanda tangannya salah posisi, tanda tangan itu dipasang ulang tanpa mengganggu stempel, asalkan stempelnya ditambahkan setelah tanda tangan final.
Urutan yang benar dan alasannya
Urutannya adalah tanda tangan lebih dulu, stempel kemudian. Ada dua alasan. Alasan pertama, stempel sering diletakkan menimpa atau berdekatan dengan tanda tangan, dan posisi itu baru bisa ditentukan setelah tanda tangannya terpasang. Alasan kedua, kalau tanda tangan ditempel belakangan, tanda tangan itu bisa menutupi stempel yang sudah ada.
Urutan ini juga berlaku saat tanda tangan dan stempel berada di area berbeda di halaman yang sama. Mengerjakan tanda tangan lebih dulu membuat posisinya pasti, sehingga stempel bisa diletakkan di sisa ruang yang tersedia tanpa risiko tertutup. Pekerjaan yang terburu-buru biasanya mengerjakan keduanya sekaligus, lalu menemukan tanda tangannya menutupi sebagian stempel.
Langkah menambahkan tanda tangan dan stempel
- Selesaikan seluruh isi dokumen, termasuk susunan halaman dan penomoran. Kedua penanda ini dipasang mendekati akhir.
- Siapkan gambar tanda tangan, sebaiknya PNG berlatar tembus pandang. Format yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan batas 25 MB.
- Siapkan teks stempelnya lebih dulu di catatan terpisah, dan hitung karakternya supaya tidak melewati 60.
- Simpan salinan dokumen yang belum diberi penanda apa pun.
- Buka Tanda Tangan PDF, unggah PDF dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke kolom yang tepat, atur lebarnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka Stempel PDF, unggah berkas hasil langkah sebelumnya.
- Tulis atau pilih teks stempelnya, geser posisinya di pratinjau, lalu jalankan prosesnya.
- Buka kembali hasil akhir, dan periksa kedua penanda di halaman itu.
Langkah ketiga terasa sepele, tetapi menghemat satu putaran. Tanpa perhitungan, teks stempel sering baru terasa kepanjangan setelah diproses, dan berkasnya harus diulang dari versi sebelum stempel.
Meletakkan keduanya di halaman yang sama
Kalau tanda tangan dan stempel berada di halaman yang sama, atur jaraknya supaya keduanya terbaca. Stempel sering diletakkan di sebelah kiri atau di bawah tanda tangan, sejajar dengan nama dan jabatan. Hindari menumpuk stempel tepat di atas tanda tangan, karena goresan tanda tangan bisa menyulitkan pembacaan teks stempel.
Untuk surat resmi, susunan yang umum adalah tanda tangan di kanan, nama dan jabatan di bawahnya, lalu stempel di sebelah kiri tanda tangan. Susunan ini tidak diwajibkan, dan instansi bisa punya kebiasaan masing-masing. Kalau formatnya sudah ditentukan, ikuti format itu. Kalau tidak, letakkan keduanya di area kosong yang tidak menutupi isi surat.
Kalau halaman perlu cap di lebih dari satu tempat
Satu kali proses menangani satu halaman, baik untuk tanda tangan maupun stempel. Kalau satu halaman memerlukan stempel di dua tempat, proses stempel diulang dua kali, memakai berkas hasil sebagai masukan berikutnya. Hal yang sama berlaku untuk tanda tangan di beberapa halaman.
Mengerjakan penanda secara berurutan seperti ini memang menambah langkah, tetapi hasilnya lebih terkendali. Setiap penanda diperiksa sebelum penanda berikutnya ditambahkan, sehingga kesalahan bisa ditangkap lebih awal. Menumpuk banyak penanda dalam satu putaran tanpa pemeriksaan membuat kesalahan sulit dilacak.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau yang diminta adalah cap bergambar, misalnya cap bulat berlogo instansi atau stempel basah hasil pindai. Stempel di sini hanya berisi teks, sampai 60 karakter. Untuk cap bergambar, cap basah di atas kertas cetak masih jadi pilihan, atau cap dibuat di luar lalu ditempelkan sebagai gambar lewat tool tanda tangan.
Cara ini juga tidak dipakai kalau dokumennya memerlukan e-Meterai resmi. Tool di sini bukan sistem e-meterai. Yang bisa dilakukan hanyalah menempelkan gambar meterai, dan itu tidak menghasilkan meterai yang sah dan terverifikasi. Untuk meterai resmi, gunakan sistem e-meterai resmi.
Terakhir, cara ini tidak dipakai untuk dokumen rahasia yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor. Pada tool ini berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Untuk dokumen kepegawaian atau keuangan, aplikasi desktop di komputer sendiri lebih tepat. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kapan stempel teks sudah cukup
Stempel teks cukup untuk menandai status dokumen: disetujui, sudah dibayar, salinan sesuai aslinya, atau ditolak. Status itu yang paling sering dicari penerima saat membuka berkas, dan cap dengan satu atau dua kata sudah menyampaikannya. Stempel teks juga cukup untuk menambahkan keterangan singkat seperti nama unit, tanggal pemeriksaan, atau kode berkas.
Yang tidak bisa dipenuhi stempel teks adalah kebutuhan visual. Untuk itu, cap bergambar atau cap basah diperlukan. Mengetahui batas ini sejak awal menghindarkan dokumen dikembalikan untuk diperbaiki, terutama kalau instansi mensyaratkan bentuk cap tertentu. Kalau ragu, tanyakan dulu apakah cap teks bisa diterima.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa empat hal setelah kedua penanda terpasang. Pertama, tanda tangannya berada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks. Kedua, teks stempelnya utuh tanpa terpotong. Ketiga, keduanya tidak saling menutupi sampai salah satu sulit dibaca. Keempat, dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau dokumennya akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak. Tanda tangan dan stempel berwarna terang bisa hilang saat dicetak hitam putih. Untuk dokumen cetak, gunakan tanda tangan bergaris tegas dan teks stempel yang kontras.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah tanda tangan dan stempel ditambahkan dalam satu tool? Tidak. Tanda tangan memakai Tanda Tangan PDF, dan stempel memakai Stempel PDF. Keduanya dijalankan berurutan.
Bisakah stempel ditambahkan lebih dulu, lalu tanda tangan? Bisa secara teknis, tetapi tidak disarankan. Tanda tangan yang ditempel belakangan bisa menutupi stempel, dan posisinya sulit diperkirakan.
Apakah stempel bisa memakai gambar logo? Tidak. Stempel di sini berisi teks sampai 60 karakter. Untuk cap bergambar belum tersedia.
Apakah tanda tangan dan stempel bisa digeser setelah diunduh? Keduanya menempel sebagai bagian tampilan halaman dan tidak bisa digeser seperti kolom isian. Kalau posisinya salah, prosesnya diulang dari berkas asli.
Apakah dokumen bisa dikunci setelah diberi tanda tangan dan stempel? Bisa. Kunci di akhir, setelah kedua penanda final. Urutannya dibahas di Cara Mengunci PDF Setelah Ditandatangani.
Menutup halaman dengan dua penanda
Selesaikan isi dokumen, tempel tanda tangannya, lalu tambahkan stempel teksnya. Kalau dokumennya perlu dikunci, lakukan setelah kedua penanda final. Gambaran seluruh urusan tanda tangan ada di Tanda Tangan PDF: Menempelkan Gambar Tanda Tangan dan Batasnya, dan pekerjaan penanda lain seperti cap air dibahas di Mengedit PDF.