Memverifikasi tanda tangan digital berarti memeriksa apakah tanda tangan pada dokumen benar-benar dibuat oleh orang yang namanya tercantum, dan apakah isi dokumen belum berubah sejak ditandatangani. Pemeriksaan ini hanya bisa dikerjakan otomatis pada tanda tangan elektronik yang bersertifikat, karena di situlah tersimpan data kriptografis yang bisa diuji. Untuk tanda tangan gambar, yang biasa ditempel ke halaman PDF, tidak ada data seperti itu, sehingga tidak ada yang bisa diverifikasi sistem secara mandiri.
Artikel ini membahas dua hal yang sering tertukar: apa yang bisa diperiksa mesin, dan apa yang hanya bisa dinilai manusia. Tujuannya bukan menakut-nakuti pemakai tanda tangan gambar, melainkan menunjukkan di mana batasnya, supaya Anda tahu kapan perlu meminta jenis tanda tangan lain.
Tiga jenis tanda tangan dan apa yang bisa diverifikasi
Tanda tangan gambar adalah gambar yang ditempelkan ke halaman, sama seperti menempel stiker. Ia tidak membawa sertifikat, tidak menyimpan sidik jari kriptografis, dan tidak mencatat waktu. Penerima tidak punya cara memastikan gambar itu ditempel oleh orang yang mengaku, kecuali dengan mengenali bentuk tanda tangannya atau membandingkannya dengan contoh yang mereka simpan.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi berbeda. Ia dibuat dengan sertifikat digital yang diterbitkan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sertifikat itu mengikat tanda tangan pada identitas penandatangan, dan pembaca PDF yang mendukung bisa menampilkan hasil pemeriksaannya. Kalau isi dokumen berubah setelah ditandatangani, perubahan itu bisa terdeteksi.
Antara keduanya ada tanda tangan elektronik dalam arti luas, yang dibuat dengan bantuan sistem sederhana. Tingkat pembuktiannya bervariasi, tergantung sistem yang dipakai, dan tidak semua di antaranya menyediakan verifikasi mandiri. Perbedaan ketiga jenis ini dijelaskan lebih lengkap di Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik.
Yang diperiksa saat verifikasi berjalan
Verifikasi tanda tangan bersertifikat memeriksa tiga hal utama. Pertama, keaslian sertifikat: apakah sertifikat itu diterbitkan penyedia yang sah, dan apakah masih berlaku saat dokumen ditandatangani. Kedua, integritas isi: apakah ada perubahan pada dokumen setelah tanda tangan dibubuhkan. Ketiga, keterkaitan identitas: apakah sertifikat itu memang milik orang atau organisasi yang tercantum di dokumen.
Kalau ketiganya lolos, pembaca PDF biasanya menampilkan keterangan bahwa tanda tangan valid. Kalau ada yang gagal, keterangannya menyebutkan bagian mana yang bermasalah, misalnya sertifikat kedaluwarsa atau isi dokumen berubah. Keterangan itu berguna, tetapi tidak menjawab semua pertanyaan: ia tidak memastikan bahwa penandatangan punya kewenangan menandatangani dokumen tersebut. Kewenangan adalah soal hukum dan kebijakan, bukan soal teknis.
Cara memeriksa di pembaca PDF
Pembaca PDF yang mendukung tanda tangan bersertifikat biasanya menampilkan panel khusus untuk tanda tangan. Panel itu berisi daftar tanda tangan yang ada di dokumen, status validitasnya, dan nama penandatangan menurut sertifikat. Untuk melihatnya, buka dokumennya di pembaca tersebut, lalu cari menu tanda tangan atau panel informasi dokumen.
Langkah umumnya seperti ini:
- Buka dokumen di pembaca PDF yang mendukung pemeriksaan tanda tangan bersertifikat.
- Temukan panel tanda tangan, biasanya lewat menu atau bilah samping.
- Pilih tanda tangan yang ingin diperiksa.
- Baca status yang ditampilkan: valid, tidak valid, atau tidak diketahui.
- Periksa nama penandatangan dan penerbit sertifikatnya.
- Periksa apakah sertifikat masih berlaku pada tanggal penandatanganan.
- Bila status tidak diketahui, cari tahu penyedia sertifikatnya dan cara memverifikasi kepercayaannya.
Nama menu dan letak panelnya berbeda antar pembaca, jadi langkah di atas bersifat umum. Yang penting adalah memahami bahwa status valid hanya muncul kalau tanda tangannya memang bersertifikat. Pada dokumen dengan tanda tangan gambar, panel itu biasanya kosong atau tidak menampilkan apa pun, karena memang tidak ada data yang bisa diperiksa.
Kalau tanda tangan hanya gambar
Tanda tangan gambar tidak bisa diverifikasi otomatis, dan itu bukan cacat tersembunyi, melainkan sifatnya. Tool Tanda Tangan PDF di situs ini menempelkan jenis tanda tangan ini, dan halaman toolnya menyebutkan batas itu apa adanya. Gambar yang menempel di halaman tidak menyimpan identitas, waktu, atau kunci apa pun.
Yang masih bisa dilakukan adalah pemeriksaan manual. Pertama, kenali bentuk tanda tangannya dan bandingkan dengan contoh yang Anda miliki. Kedua, periksa konteks pengirimannya: apakah berkas datang dari saluran yang wajar dan dari orang yang Anda kenal. Ketiga, cocokkan data lain di dokumen, misalnya nama terang, jabatan, atau cap yang menyertai. Keempat, kalau nilainya besar, konfirmasi langsung ke penandatangan lewat saluran lain.
Pemeriksaan manual ini tidak memberi jaminan sekuat verifikasi kriptografis. Ia bergantung pada ketelitian dan kepercayaan antar pihak, dan itulah alasan tanda tangan gambar lebih cocok untuk dokumen yang peredarannya terbatas. Untuk urusan yang berpotensi disengketakan, yang dibutuhkan adalah tanda tangan bersertifikat.
Cara memperoleh tanda tangan yang bisa diverifikasi
Kalau dokumen Anda memang harus bisa diverifikasi sistem lain, langkahnya bukan mencari cara memverifikasi gambar, melainkan mengganti jenis tanda tangannya. Tanda tangan tersertifikasi hanya bisa dibuat lewat penyedia yang terdaftar sebagai PSrE. Penerbitannya melibatkan verifikasi identitas penandatangan, dan hasilnya membawa sertifikat yang bisa diperiksa.
Sebelum menempuh jalur itu, tanyakan dulu kepada instansi atau penerima dokumen: jenis tanda tangan apa yang mereka terima. Sebagian instansi menerima tanda tangan gambar untuk urusan internal, sebagian mensyaratkan yang bersertifikat. Menanyakan lebih dulu menghindarkan Anda dari membuat sertifikat untuk dokumen yang ternyata tidak memerlukannya, atau sebaliknya.
Kapan verifikasi otomatis tidak relevan
Verifikasi otomatis tidak relevan untuk dokumen yang memang tidak memerlukan pembuktian kuat. Surat internal, berita acara rapat, persetujuan cuti, dan salinan perjanjian antar rekan kerja sering cukup dengan tanda tangan gambar. Penerimanya mengenali pihak yang menandatangani, dan tidak ada sistem yang perlu memeriksa. Memaksakan verifikasi kriptografis pada dokumen seperti itu hanya menambah pekerjaan tanpa menambah manfaat.
Verifikasi otomatis juga tidak relevan untuk dokumen yang sudah dicetak dan ditandatangani basah, lalu dipindai. Di situ yang ada adalah gambar tanda tangan di atas kertas, dan tidak ada data kriptografis yang bisa diperiksa. Untuk dokumen seperti ini, keasliannya dinilai dengan cara lama: mengenali tanda tangan dan memercayai salurannya.
Batas yang perlu diakui
Ada tiga batas yang jujur perlu disebut. Pertama, tidak semua pembaca PDF menampilkan status verifikasi dengan cara yang sama, dan pembaca lama mungkin tidak mendukungnya sama sekali. Kedua, status valid tidak otomatis berarti penandatangan berwenang; ia hanya menunjukkan bahwa sertifikat dan isinya konsisten. Ketiga, verifikasi tidak mendeteksi pemalsuan identitas saat penerbitan sertifikat, karena hal itu bergantung pada proses verifikasi penyedia.
Karena batas itu, verifikasi sebaiknya dipandang sebagai satu lapis pemeriksaan, bukan jawaban tunggal. Untuk keputusan yang berdampak besar, gabungkan hasil verifikasi teknis dengan pemeriksaan administrasi dan konfirmasi kepada pihak yang berwenang.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau dokumennya memuat data pribadi lengkap atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, gunakan aplikasi di komputer sendiri untuk membuka dan memeriksanya. Pada tool di sini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau yang Anda butuhkan adalah memeriksa tanda tangan bersertifikat, gunakan pembaca PDF yang memang mendukung fitur itu, dan bila perlu hubungi penyedia sertifikatnya untuk memastikan kepercayaannya. Jangan mengandalkan tool yang tidak dirancang untuk pemeriksaan kriptografis.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda tangan gambar bisa diverifikasi otomatis? Tidak. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat, waktu, atau kunci kriptografis, sehingga tidak ada data yang bisa diuji sistem. Yang bisa dilakukan hanya pemeriksaan manual dengan mata dan konfirmasi ke penandatangan.
Apa tanda dokumen punya tanda tangan bersertifikat? Biasanya muncul panel tanda tangan di pembaca PDF yang mendukung, berisi status validitas dan nama penandatangan. Kalau panel itu kosong, kemungkinan dokumennya hanya memuat tanda tangan gambar.
Apakah status valid menjamin dokumen sah? Tidak sepenuhnya. Status valid menunjukkan sertifikat dan isi dokumen konsisten, tetapi tidak memastikan penandatangannya berwenang. Kewenangan diperiksa lewat aturan dan kebijakan, bukan lewat pembaca PDF.
Bagaimana kalau pembaca PDF saya tidak menampilkan panel tanda tangan? Kemungkinan pembacanya tidak mendukung fitur itu, atau dokumennya tidak memuat tanda tangan bersertifikat. Coba buka dengan pembaca lain yang mendukung, dan periksa jenis tanda tangannya.
Apakah saya bisa mengubah tanda tangan gambar menjadi bersertifikat? Tidak. Keduanya jenis berbeda. Kalau butuh yang bersertifikat, buat tanda tangan baru lewat penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Menutup pemeriksaan dengan kesimpulan yang jujur
Verifikasi tanda tangan digital bergantung pada jenis tanda tangannya. Yang bersertifikat bisa diperiksa lewat pembaca yang mendukung, sedangkan yang berupa gambar hanya bisa dinilai dengan cara manual. Kalau dokumen Anda memerlukan pembuktian otomatis, arahkan urusannya ke penyedia PSrE, bukan ke penempel gambar. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan topik dokumen secara umum dimulai dari Panduan PDF.