Tanda tangan surat perjanjian ditempelkan ke halaman PDF lewat Tanda Tangan PDF. Unggah suratnya, unggah gambar tanda tangan, geser ke kolom yang tersedia, atur lebarnya, lalu unduh. Seluruh proses berjalan di peramban tanpa aplikasi tambahan.
Surat perjanjian adalah dokumen yang mencatat kesepakatan antara dua pihak atau lebih. Karena itu, tanda tangan di dalamnya bukan sekadar penanda, melainkan bagian dari kesepakatan itu sendiri. Artikel ini menjelaskan cara teknis menempelkan tanda tangan dengan rapi. Untuk hal yang menyangkut keabsahan, format yang diwajibkan, dan cara penyampaiannya, periksa kebijakan pihak yang membuat perjanjian, karena praktiknya berbeda antar instansi.
Bentuk surat perjanjian yang sering ditandatangani
Surat perjanjian datang dalam beberapa bentuk. Yang pertama adalah perjanjian kerja sama antara dua perusahaan, biasanya berisi ruang lingkup, jangka waktu, dan kewajiban masing-masing pihak. Yang kedua adalah perjanjian sewa, jual beli, atau pinjam pakai, yang sering memuat nominal dan tanggal. Yang ketiga adalah surat pernyataan atau perjanjian sepihak, yang hanya memerlukan tanda tangan satu pihak.
Bentuk berkasnya juga beragam. Sebagian surat perjanjian sudah dalam bentuk PDF digital dengan lapisan teks yang bisa dicari. Sebagian lain berupa hasil pindai dari kertas. Untuk surat hasil pindai, teksnya adalah gambar, sehingga posisi tanda tangan harus ditentukan sendiri di atas gambar halaman. Tool tanda tangan tetap bisa dipakai untuk keduanya, karena yang ditempelkan adalah gambar, bukan field formulir.
Langkah menandatangani surat perjanjian
- Baca seluruh isi perjanjian sampai selesai, dan pastikan tidak ada bagian yang masih perlu diperbaiki.
- Tentukan halaman yang memerlukan tanda tangan. Sebagian perjanjian memerlukan tanda tangan di tiap halaman, sebagian hanya di halaman akhir.
- Siapkan gambar tanda tangan, dan simpan salinan surat yang belum ditandatangani.
- Buka Tanda Tangan PDF, lalu unggah surat dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan ke kolom yang sesuai, dan atur lebarnya dengan penggeser. Rentangnya 15 sampai 90 mm, dengan bawaan 45 mm.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Untuk halaman lain, ulangi memakai berkas hasil.
- Buka kembali hasil unduhan, dan periksa posisi tanda tangan serta bagian sekitarnya.
Kalau perjanjiannya memerlukan tanda tangan pihak lain juga, jangan mengunci berkasnya lebih dulu. Teruskan salinan yang sama ke pihak berikutnya supaya semua tanda tangan berada di satu berkas. Mengunci sebelum semua pihak menandatangani membuat mereka tidak bisa menambahkan tanda tangannya.
Memilih gambar tanda tangan yang rapi
PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi, karena transparansinya dipertahankan dan tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih. JPG berlatar putih akan menutupi apa pun di bawahnya, jadi kalau tanda tangan diletakkan di area kosong, latar putih itu tidak masalah. Format yang diterima tool adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB.
Pada surat perjanjian, kolom tanda tangan biasanya berupa kotak atau garis yang disediakan. Tanda tangan sebaiknya diletakkan di dalam kotak itu, tidak melewati garisnya. Atur lebar supaya mengisi sebagian besar kotak tanpa keluar batas. Kalau tanda tangan perlu diletakkan tepat di atas garis, gunakan PNG tembus pandang supaya garisnya tetap terlihat.
Urutan yang benar: isi dulu, tanda tangan kemudian
Pekerjaan pada surat perjanjian sebaiknya tidak dimulai dari tanda tangan. Selesaikan dulu seluruh perubahan isi, susunan halaman, dan penomoran. Tanda tangan dipasang mendekati akhir, setelah semuanya final. Alasannya praktis: tanda tangan menempel pada posisi tertentu, dan kalau halaman setelahnya berubah, posisinya bisa bergeser atau tanda tangannya harus dipasang ulang.
Kalau surat perjanjiannya perlu ditandai sebagai salinan atau draf, penanda seperti cap air atau stempel dipasang sebelum tanda tangan, bukan sesudahnya. Urutan lengkapnya: rapikan isi, tambahkan penanda, pasang tanda tangan, lalu kunci kalau perlu. Pekerjaan penanda lain dibahas di Mengedit PDF.
Kalau surat perjanjian perlu cap di samping tanda tangan
Banyak surat perjanjian memerlukan cap instansi di samping tanda tangan. Cap yang bisa ditambahkan di sini adalah cap berisi tulisan lewat Stempel PDF, dengan teks sampai 60 karakter. Cap itu bukan gambar, jadi tidak bisa dipakai untuk menempel tanda tangan, dan tanda tangan tetap ditempel lewat tool tanda tangan.
Urutannya sederhana: tempel tanda tangannya lebih dulu, lalu tambahkan capnya. Kalau perjanjian mensyaratkan cap bergambar seperti cap bulat berlogo, itu belum tersedia di katalog ini, dan cap basah di atas kertas cetak masih jadi pilihan. Pembahasan lengkapnya ada di Cara Menambahkan Tanda Tangan dan Stempel Sekaligus.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara menempelkan gambar tanda tangan tidak dipakai kalau perjanjiannya mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Tanda tangan seperti itu dibuat lewat penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik, dan membawa sertifikat yang bisa diverifikasi sistem lain. Untuk perjanjian bernilai besar atau yang harus tahan sengketa, jenis tanda tangan itu sering diwajibkan.
Cara ini juga tidak dipakai kalau perjanjiannya mensyaratkan tanda tangan basah dan meterai. Beberapa perjanjian memang harus dicetak, ditandatangani, dan diberi meterai basah. Untuk yang memerlukan e-Meterai resmi, gunakan sistem e-meterai resmi, karena tool di sini bukan sistem e-meterai. Yang bisa dilakukan hanyalah menempelkan gambar meterai, dan itu tidak menghasilkan meterai yang terverifikasi.
Terakhir, cara ini tidak dipakai untuk perjanjian rahasia yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor. Pada tool ini berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Untuk perjanjian yang memuat data sensitif, aplikasi desktop di komputer sendiri lebih tepat.
Memeriksa hasil sebelum dikirim ke pihak lain
Periksa empat hal. Pertama, tanda tangannya berada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks perjanjian. Kedua, latarnya tembus pandang atau setidaknya tidak menutupi tulisan di bawahnya. Ketiga, ukurannya proporsional dengan kolom tanda tangan. Keempat, dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau perjanjiannya akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak. Tanda tangan berwarna terang atau tipis bisa hilang saat dicetak hitam putih, jadi gunakan tanda tangan bergaris tegas untuk dokumen yang akan dicetak. Setelah semuanya lolos, barulah berkas dikirim atau diteruskan ke pihak berikutnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah satu surat perjanjian bisa ditandatangani dua pihak dengan cara ini? Bisa, asalkan kedua pihak memakai berkas yang sama. Pihak pertama menempelkan tanda tangannya, lalu berkas diteruskan ke pihak kedua. Jangan mengunci berkas sebelum kedua tanda tangan lengkap.
Apakah tanda tangan gambar bisa dipakai untuk perjanjian yang mengikat? Untuk keperluan sehari-hari, tanda tangan gambar banyak diterima. Untuk perjanjian yang menuntut bukti keaslian yang bisa diverifikasi, tanda tangan tersertifikasi yang diperlukan. Periksa syaratnya ke pihak yang membuat perjanjian sebelum menandatangani.
Bagaimana kalau surat perjanjiannya hasil pindai? Tool tetap bisa dipakai, karena yang ditempelkan adalah gambar tanda tangan di atas halaman. Posisinya ditentukan sendiri di pratinjau. Perlu diingat berkas pindai tidak punya lapisan teks, jadi teksnya tidak bisa dicari.
Apakah tanda tangan bisa digeser setelah berkas diunduh? Tanda tangan menempel sebagai gambar, jadi tidak bisa digeser seperti kolom isian. Kalau posisinya salah, prosesnya diulang dari berkas asli, atau tanda tangan lama ditutup lebih dulu lewat Tip-ex PDF.
Apakah berkas perjanjian saya disimpan di server? Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Yang dicatat hanya hal teknis seperti ukuran berkas, waktu proses, dan jenis tool, tanpa isi dokumen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Menutup perjanjian dengan rapi
Selesaikan isi perjanjian, kumpulkan tanda tangan semua pihak, lalu kunci berkasnya kalau perlu. Untuk urusan tanda tangan secara umum, lihat Tanda Tangan PDF: Menempelkan Gambar Tanda Tangan dan Batasnya. Kalau dokumennya masih terkunci saat akan ditandatangani, buka dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.