Menambahkan tanda tangan di PDF dikerjakan dengan menempelkan gambar tanda tangan ke halaman lewat Tanda Tangan PDF. Anda mengunggah dua berkas: dokumen PDF dan gambar tanda tangan. Setelah keduanya masuk, tanda tangan digeser di pratinjau sampai posisinya pas, lebarnya diatur dengan penggeser, lalu hasilnya diunduh. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman.
Satu hal perlu dipahami sejak awal. Yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu tidak membawa bukti keaslian kriptografis, dan tidak bisa diverifikasi sistem lain secara otomatis. Untuk banyak keperluan sehari-hari, dokumen bertanda tangan gambar sudah diterima. Untuk dokumen yang mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, yang dibutuhkan adalah penyedia jasa sertifikasi elektronik, dan itu di luar cakupan layanan ini.
Yang perlu disiapkan sebelum mulai
Ada dua bahan yang harus siap. Yang pertama adalah dokumen PDF yang akan ditandatangani. Pastikan isinya sudah final, karena menempelkan tanda tangan sebaiknya dilakukan setelah semua perubahan selesai. Kalau dokumennya masih terkunci, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, karena tool penempel tanda tangan tidak bisa membaca berkas yang masih terkunci.
Yang kedua adalah gambar tanda tangan. Format yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. Dari kelima format itu, PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi. Transparansinya dipertahankan, sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih yang menutupi isi di bawahnya. JPG selalu membawa latarnya, biasanya putih, dan latar itu akan menutupi apa pun di belakangnya.
Kalau Anda belum punya gambar tanda tangan, ada beberapa cara membuatnya. Yang paling sederhana adalah menandatangani kertas putih dengan pena gelap, lalu memotretnya tegak lurus supaya tidak miring. Cara lain adalah memindai kertas itu, atau menggambar tanda tangan langsung di aplikasi gambar. Apa pun caranya, hasilnya lebih rapi kalau latarnya dibersihkan menjadi tembus pandang dan goresannya mengisi sebagian besar bidang gambar.
Langkah menambahkan tanda tangan
- Simpan salinan berkas asli tanpa tanda tangan sebagai cadangan.
- Buka Tanda Tangan PDF di peramban.
- Unggah dokumen PDF yang akan ditandatangani.
- Unggah gambar tanda tangan yang sudah disiapkan.
- Geser tanda tangan di pratinjau ke posisi yang diinginkan.
- Atur lebar tanda tangan dengan penggeser sampai proporsional.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka kembali hasilnya dan periksa posisi tanda tangannya.
Urutan ini sederhana, tetapi ada dua keputusan yang menentukan kerapian hasil: pemilihan gambar dan pengaturan ukuran. Keduanya dibahas di bawah.
Mengatur ukuran dan posisi tanda tangan
Lebar tanda tangan diatur dengan penggeser, dari 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi tanda tangan tidak gepeng berapa pun lebarnya. Kalau tanda tangan Anda tampak gepeng, penyebabnya biasanya gambar aslinya yang memang sudah gepeng, bukan pengaturan di tool.
Untuk dokumen resmi, lebar 40 sampai 60 milimeter biasanya pas. Tanda tangan yang terlalu besar akan keluar dari kolom yang disediakan, sedangkan yang terlalu kecil sulit dibaca. Karena tinggi mengikuti lebar, Anda cukup menentukan satu angka dan bentuk tanda tangan tetap proporsional.
Posisinya digeser langsung di pratinjau. Pastikan tanda tangan berada di kolom yang benar dan tidak menutupi teks penting. Periksa juga tepinya: tanda tangan yang menyentuh garis atau tulisan di sekitarnya terlihat kurang rapi. Kalau dokumennya memerlukan tanda tangan di beberapa halaman, ulangi seluruh proses untuk setiap halaman, karena satu kali proses hanya memasang tanda tangan pada satu halaman.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi. Tanda tangan gambar tidak membawa sertifikat digital, jadi tidak bisa diverifikasi keasliannya secara otomatis. Kalau instansi mensyaratkan jenis tanda tangan itu, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), bukan tool ini.
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Beberapa instansi memang meminta tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Cara membuat PDF dari hasil pindai dijelaskan di Cara Membuat PDF dari Hasil Scan.
Terakhir, untuk dokumen yang memuat data pribadi lengkap, pertimbangkan memakai aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kesalahan yang sering terjadi
Memakai JPG berlatar putih di atas teks. Ini kesalahan paling sering. Latar putih JPG menutupi tulisan di bawahnya. Kalau tanda tangan akan diletakkan di area kosong, latar putih tidak masalah. Kalau akan diletakkan di atas teks atau garis, gunakan PNG tembus pandang.
Menempelkan tanda tangan sebelum isi dokumen final. Kalau ada angka atau kalimat yang perlu diperbaiki setelah tanda tangan terpasang, tanda tangannya ikut terpengaruh. Selesaikan seluruh isi dan susunan halaman, baru pasang tanda tangan di akhir.
Memperbesar gambar tanda tangan yang kecil. Gambar kecil yang diperbesar akan terlihat pecah. Simpan gambar pada ukuran yang cukup besar sejak awal, lalu kecilkan di tool. Kamera ponsel dengan pencahayaan terang sudah cukup untuk menghasilkan gambar tanda tangan yang tajam.
Menganggap tanda tangan gambar sama dengan tanda tangan tersertifikasi. Periksa syarat instansi sebelum memproses, bukan setelah dokumen dikirim, supaya tidak perlu mengulang pekerjaan.
Cara memeriksa hasil sebelum dikirim
Setelah mengunduh, buka kembali berkasnya dan periksa empat hal. Pertama, tanda tangan berada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks penting. Kedua, latarnya tembus pandang atau setidaknya tidak menutupi tulisan di bawahnya. Ketiga, ukurannya proporsional dengan kolom tanda tangan. Keempat, dokumennya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau dokumen akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak. Tanda tangan berwarna gelap akan tercetak jelas, tetapi tanda tangan berwarna terang atau tipis bisa hilang saat dicetak hitam putih. Untuk dokumen cetak, gunakan tanda tangan bergaris tegas.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa lebar tanda tangan yang ideal? Tidak ada angka mutlak, tetapi 40 sampai 60 milimeter biasanya pas untuk dokumen resmi. Bawaannya 45 milimeter. Sesuaikan dengan besar kolom tanda tangan di dokumen, dan pastikan tidak keluar dari kotak yang tersedia.
Apakah tanda tangan bisa digeser setelah berkas diunduh? Tanda tangan menempel ke halaman sebagai gambar, jadi tidak bisa digeser seperti kolom isian. Kalau posisinya salah, prosesnya diulang dari berkas asli. Karena itu periksa posisinya di pratinjau sebelum mengunduh.
Bisakah saya menempelkan tanda tangan orang lain? Secara teknis bisa, tetapi jangan dilakukan tanpa izin. Menempelkan tanda tangan orang lain tanpa kewenangan bisa melanggar ketentuan. Gunakan tool ini hanya untuk tanda tangan Anda sendiri atau yang Anda berwenang mewakilinya.
Apakah berkas saya disimpan di server? Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Yang dicatat hanya hal teknis seperti ukuran berkas dan waktu proses, tanpa isi dokumen. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Apakah gambar tanda tangan saya bisa dipakai orang lain kalau bocor? Ya, gambar tanda tangan bisa dipakai ulang oleh siapa pun yang memegangnya. Simpan gambarnya di tempat yang aman, dan hapus salinannya kalau sudah tidak diperlukan.
Menutup dokumen dengan tanda tangan yang rapi
Mulai dari dokumen yang ingin ditandatangani, lalu siapkan gambar tanda tangan PNG tembus pandang, dan tempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Urutan pekerjaan yang benar adalah menyelesaikan isi terlebih dahulu, menempelkan tanda tangan mendekati akhir, lalu memeriksa hasilnya sebelum dikirim. Gambaran kelompok ini ada di Tanda Tangan PDF, dan pekerjaan tampilan dokumen lain ada di Mengedit PDF.