Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan

Mengatur halaman PDF dikerjakan dengan memilih tool sesuai bagian yang ingin diubah, bukan memakai tool yang paling sering dipakai. Kelompok Atur PDF berisi delapan tool: Gabung PDF, Pisah PDF, Ekstrak Halaman PDF, Hapus Halaman PDF, Atur Halaman PDF, Putar PDF, Cari Teks di PDF, dan Lampirkan File ke PDF. Tujuh di antaranya menyusun ulang, memilih, atau membuang halaman. Satu tool menyematkan berkas pendukung tanpa menyentuh halaman sama sekali.

Cara memilihnya ditentukan satu pertanyaan sederhana: yang berubah berkasnya atau halamannya? Kalau jumlah berkas berubah, pakai Gabung PDF atau Pisah PDF. Kalau susunan halaman di dalam satu berkas berubah, pakai Ekstrak Halaman PDF, Hapus Halaman PDF, atau Atur Halaman PDF. Kalau hanya orientasi halaman yang salah, pakai Putar PDF.

Dua batas perlu diketahui sejak awal. Berkas hasil pindai diperlakukan sebagai gambar karena OCR belum tersedia, sehingga teks di dalamnya belum bisa dicari. Tanda tangan digital bersertifikat juga belum ada; yang tersedia baru stempel dan tanda tangan visual. Dua batas itu memengaruhi pilihan tool, bukan menghalangi pekerjaan yang paling sering diminta.

Peta pekerjaan: delapan tool dan tugasnya

Gabung PDF menyatukan dua berkas atau lebih menjadi satu dokumen berurutan. Urutan di daftar unggahan adalah urutan hasil, jadi periksa sebelum menjalankan proses. Penggabungan menyatukan objek halaman asli, termasuk teks vektor dan font, sehingga ketajaman huruf tidak turun. Langkah lengkapnya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.

Pisah PDF memecah satu dokumen menjadi beberapa bagian, dan seluruh hasilnya dikemas dalam satu arsip ZIP. Tool ini dipakai ketika setiap bagian punya tujuan berbeda, misalnya lampiran yang harus dikirim ke penerima yang berbeda. Perbedaan mendasarnya dengan pengambilan halaman dibahas di Perbedaan Pisah dan Ekstrak Halaman PDF.

Ekstrak Halaman PDF mengambil beberapa halaman pilihan dan menyusunnya menjadi satu berkas baru. Halaman yang diambil boleh tidak berurutan, misalnya halaman 2, 7, dan 9. Cara memilih halaman tertentu dijelaskan di Cara Mengekstrak Halaman Tertentu dari PDF.

Hapus Halaman PDF membuang lembar yang tidak diperlukan, termasuk halaman kosong hasil pindai atau lembar salah cetak. Nomor halaman yang sudah tercetak di dalam berkas tidak ikut berubah setelah penghapusan, dan hal itu sering membingungkan. Penjelasannya ada di Kenapa Nomor Halaman Bergeser Setelah Dihapus.

Atur Halaman PDF menata ulang urutan halaman tanpa mengubah isinya. Tool ini dipakai ketika halaman sudah lengkap tetapi susunannya salah, misalnya bab yang tertukar setelah penggabungan. Isi, font, dan gambar setiap halaman tetap seperti aslinya. Kasus urutan terbalik dibahas di Cara Mengurutkan Halaman PDF Terbalik.

Putar PDF menegakkan halaman hasil pindai yang miring atau terbalik. Rotasi bisa diterapkan ke semua halaman sekaligus atau hanya ke halaman tertentu, dan nilainya disimpan di metadata dictionary halaman. Karena itu tampilan tetap tegak saat berkas dibuka di aplikasi lain. Langkahnya ada di Cara Memutar Halaman PDF yang Miring.

Konsep dasar sebelum menyentuh tool

Urutan berkas dan urutan halaman adalah dua hal berbeda. Menggabung menyusun berkas, sedangkan menata ulang menyusun halaman di dalam satu berkas. Kesalahan paling awal adalah memakai tool yang benar untuk pekerjaan yang salah, misalnya menggabung ulang dua berkas hanya karena satu halaman perlu dipindah.

Tabel berikut memetakan pekerjaan ke tool yang tepat sebelum Anda membuka halaman mana pun.

Nama berkas menentukan urutan awal. Sistem mengurutkan berkas mengikuti abjad nama, sehingga scan1.pdf, scan10.pdf, dan scan2.pdf tersusun sebagai scan1, scan10, scan2. Ini bukan kesalahan tool, melainkan urutan abjad yang dipakai sistem berkas. Beri nama dengan angka nol di depan, seperti scan01, atau periksa urutan di daftar unggahan sebelum menjalankan proses.

Berkas yang terkunci kata sandi tidak bisa dibaca tool apa pun sampai kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF, baru kerjakan pengaturan halaman. Sandi yang tidak diketahui tidak bisa dilewati, dan itu memang batas yang benar.

Untuk berkas kategori ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Yang perlu diperhatikan bukan penyimpanan, melainkan koneksi: proses berjalan selama halaman dikirim, jadi koneksi yang terputus di tengah jalan menggagalkan pekerjaan dan harus diulang dari awal.

Batas paket ikut menentukan cara kerja. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan, 10 MB per berkas, dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun menaikkannya menjadi 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.

Alur kerja untuk tiga skenario nyata

Skenario pertama: berkas lamaran kerja. Surat pengantar, CV, ijazah, dan transkrip sudah tersimpan sebagai empat berkas terpisah. Periksa dulu setiap berkas bisa dibuka dan tidak terkunci. Beri nama berkas dengan awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya 1-surat, 2-cv, 3-ijazah, 4-transkrip. Buka Gabung PDF, unggah keempat berkas, periksa urutannya, lalu jalankan. Setelah hasilnya jadi, periksa jumlah halaman dan ukurannya. Kalau hasilnya melewati batas unggahan portal, kecilkan lewat Kompres PDF. Panduan khusus kasus ini ada di Cara Menggabungkan PDF untuk Lamaran Kerja.

Skenario kedua: arsip kantor yang menumpuk. Satu berkas berisi laporan bulanan selama setahun, dan tiap bulan perlu dikirim ke bagian yang berbeda. Buka Pisah PDF, tandai batas antarbulan di pratinjau, lalu jalankan. Hasilnya satu arsip ZIP berisi beberapa berkas. Sebelum memisah, pastikan batas yang ditandai tepat, karena berkas yang sudah terpisah harus digabung lagi kalau batasnya salah. Untuk dokumen yang pemisahannya mengikuti bab, langkahnya ada di Cara Memisah PDF per Bab.

Skenario ketiga: hasil pindai yang berantakan. Tumpukan kuitansi difoto dan dijadikan PDF, tetapi urutannya acak dan beberapa lembar miring. Rapikan orientasi dulu lewat Putar PDF, baru susun ulang urutannya lewat Atur Halaman PDF. Urutan pengerjaan ini penting: memutar halaman setelah susunannya benar jauh lebih mudah diperiksa daripada menata ulang halaman yang masih miring. Kalau ada lembar kosong, buang dulu lewat Hapus Halaman PDF sebelum menata ulang, supaya nomor halaman yang dipakai saat menata tidak meleset.

Kesalahan umum di kelompok ini

Memakai menggabung untuk memindahkan satu halaman. Kalau dua berkas digabung lalu satu halaman dibuang, hasilnya sama dengan menggabung seluruh berkas. Yang lebih hemat langkah adalah mengambil halaman itu lewat ekstrak, atau menata ulang setelah digabung. Membuang halaman yang tidak diperlukan setelah penggabungan justru menambah pekerjaan.

Memisah dokumen yang sebenarnya hanya perlu diekstrak. Pisah menghasilkan banyak berkas, sedangkan ekstrak menghasilkan satu berkas berisi halaman pilihan. Kalau tujuannya mengirim tiga halaman tertentu ke satu penerima, ekstrak adalah pilihan yang benar. Perbandingannya ada di Perbedaan Pisah dan Ekstrak Halaman PDF.

Menghapus halaman sebelum memeriksa nomor yang tercetak di dalam berkas. Nomor halaman yang tercetak sebagai bagian gambar halaman tetap ikut halaman itu. Menghapus halaman 3 membuat halaman berikutnya bergeser posisinya, tetapi angka yang tercetak di badannya tidak berubah. Kalau dokumen akan dikirim dalam keadaan bernomor rapi, tambahkan penomoran baru setelah semua pengaturan selesai.

Menata ulang halaman sebelum semua berkas digabung. Atur Halaman PDF bekerja pada satu berkas. Kalau halaman yang ingin disusun masih tersebar di beberapa berkas, gabungkan dulu, baru tata ulang. Mengatur urutan di masing-masing berkas lalu menggabungkannya justru menghasilkan dua kali pekerjaan.

Kapan sebaiknya tidak memakai tool online

Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Aturan ini berlaku untuk seluruh kelompok Atur PDF, termasuk tool yang tampaknya hanya mengubah urutan halaman. Mengubah urutan halaman tetap berarti berkasnya keluar dari perangkat.

Berkas yang sangat besar juga lebih hemat dikerjakan secara lokal. Batas paket Berbayar adalah 200 MB per berkas, dan berkas sebesar itu lebih sering gagal di tengah unggahan kalau koneksi tidak stabil. Untuk arsip besar yang dikerjakan berulang, aplikasi desktop lebih hemat waktu.

Kalau pekerjaannya hanya membuka satu berkas untuk dibaca, tidak ada tool yang perlu dipakai. Mengunduh berkas dan membukanya di pembaca PDF sudah cukup. Tool pengaturan halaman dipakai ketika ada sesuatu yang memang perlu diubah, bukan sekadar dilihat.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah urutan berkas bisa diperbaiki setelah digabung? Bisa. Buka hasil gabungannya di Atur Halaman PDF dan tentukan urutan halaman yang benar. Cara ini lebih lambat daripada memeriksa urutan sebelum menjalankan proses, karena hasil gabungan harus dibuka dan ditata ulang.

Bisakah memisah hanya beberapa halaman tanpa memecah seluruh dokumen? Bisa, tetapi tool yang tepat bukan Pisah PDF melainkan Ekstrak Halaman PDF. Ekstrak mengambil halaman pilihan dan menyusunnya menjadi satu berkas, sedangkan Pisah memecah seluruh dokumen menjadi banyak berkas.

Apakah menghapus halaman mengubah nomor halaman yang sudah dicetak? Tidak. Halaman yang tersisa mempertahankan isinya apa adanya, termasuk angka yang tercetak di dalamnya. Penomoran baru perlu ditambahkan setelah pengaturan selesai, dan caranya ada di Cara Menghapus Beberapa Halaman PDF Sekaligus.

Bisakah menyematkan lampiran setelah dokumen dilindungi kata sandi? Sebaiknya lampiran disematkan sebelum proteksi dipasang. Setelah berkas dikunci, proses penyuntingan memerlukan sandi, dan urutan yang lebih sederhana adalah melampirkan dulu, baru melindungi hasil akhirnya.

Kenapa hasil gabungan saya jadi lebih besar? Penggabungan menyatukan objek halaman asli, termasuk gambar dan font yang tersemat. Kalau dua berkas membawa font yang sama, hasilnya bisa memuat dua salinan font itu. Ukuran yang paling menentukan adalah gambar di dalamnya, bukan jumlah halamannya. Penjelasan lengkapnya ada di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.

Mulai dari tool yang paling sesuai

Kalau urutan berkas yang perlu disatukan, buka Gabung PDF dan unggah berkasnya. Urutan di daftar menjadi urutan hasil, jadi periksa sekali lagi sebelum proses dijalankan. Untuk pekerjaan lain di kelompok ini, Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan adalah halaman induk yang merangkum seluruh alurnya.