Lamaran kerja dikirim sebagai satu berkas PDF yang memuat surat lamaran dan CV, atau dalam beberapa berkas terpisah kalau portalnya meminta demikian. Yang paling sering dipakai adalah Gabung PDF untuk menyatukan berkas lamaran, dan Kompres PDF kalau ukurannya melewati batas portal.
Surat lamaran bukan pengulangan isi CV. Ia menjawab satu pertanyaan yang tidak dijawab CV: kenapa Anda melamar posisi ini, dan kenapa Anda orang yang tepat untuk mengisinya. CV menyebut apa yang pernah Anda kerjakan; surat lamaran menyambungkan riwayat itu dengan kebutuhan lowongan. Karena itu isinya harus berbeda untuk setiap lamaran, sedangkan CV boleh dipakai ulang dengan penyesuaian kecil.
Kelompok panduan ini membahas seluruh perjalanan lamaran: menulis suratnya, menyiapkan berkasnya, menyatukannya, mengirimnya, dan menindaklanjutinya. Urutannya mengikuti urutan pekerjaan yang sebenarnya, dari menulis sampai menunggu jawaban.
Peta pekerjaan: apa saja yang ada di kelompok ini
Bagian terbesar adalah surat lamaran, karena di situ paling banyak yang bisa diperbaiki. Cara menulis surat lamaran kerja membahas strukturnya, contoh surat lamaran kerja memberi gambaran utuh, dan surat lamaran vs CV menjelaskan pembagian tugas keduanya. Ada juga contoh per konteks: fresh graduate, tanpa pengalaman, magang, pindah karier, dan posisi manajerial. Ada pula contoh per bidang: bank, guru, rumah sakit, pabrik, toko, hotel, admin, marketing, dan IT.
Berkas lamaran punya bagiannya sendiri. Berkas apa saja saat melamar kerja menyebut daftar lengkapnya, cara menggabungkan berkas lamaran jadi satu PDF dan cara menggabungkan CV dan ijazah membahas penyatuannya, dan ukuran berkas lamaran yang aman membahas batas ukuran.
Cara mengirim juga menentukan. Ada panduan untuk email, WhatsApp, LinkedIn, Jobstreet, dan pos. Setelah dikirim, ada follow up lamaran dan cara mengecek lamaran sudah dibaca.
Konsep dasar sebelum mengirim lamaran
Surat lamaran punya tiga bagian yang bekerja berurutan. Pembuka menyebut posisi yang dilamar dan dari mana Anda tahu lowongannya. Isi menyambungkan dua atau tiga hal dari riwayat Anda dengan kebutuhan lowongan. Penutup menyebut kesediaan dihubungi dan terima kasih. Panjangnya cukup satu halaman, dan yang paling penting adalah bagian isinya, bukan pembukanya.
Yang membuat surat lamaran lemah adalah isi yang bisa dipakai untuk posisi apa pun. Kalimat seperti "saya adalah pribadi yang pekerja keras dan mudah beradaptasi" tidak menyebut apa pun yang khas. Kalimat yang kuat menyebut hal konkret: apa yang pernah Anda kerjakan, di mana, dan bagaimana hasilnya. Perekrut membaca puluhan surat dalam sehari, dan yang diingat adalah yang menyebut hal yang tidak bisa dikatakan semua orang.
Berkas lamaran yang lazim ada empat sampai enam. Surat lamaran, CV, ijazah atau transkrip, portofolio kalau ada, dan dokumen pendukung seperti sertifikat atau surat keterangan. Yang diminta berbeda-beda antar instansi, jadi langkah pertama selalu membaca pengumuman lowongannya dengan teliti. Jangan menambahkan berkas yang tidak diminta, karena hanya menambah berat lampiran.
Penyatuan berkas menjadi satu PDF membuat lamaran lebih rapi. Satu lampiran lebih sulit terlewat daripada lima lampiran terpisah, dan urutan berkasnya bisa Anda tentukan sendiri. Urutan yang lazim adalah surat lamaran dulu, lalu CV, lalu dokumen pendukung. Kalau portalnya meminta berkas terpisah, ikuti permintaan portalnya.
Ukuran berkas sering menjadi penghalang terakhir. Lampiran surel umumnya dibatasi sekitar 25 MB, dan portal rekrutmen kadang membatasi lebih kecil. Berkas berisi pindaian ijazah dan portofolio bergambar paling sering melewati batas itu. Periksa ukurannya sebelum mengirim, dan perkecil kalau perlu.
Nama berkas juga bagian dari lamaran. Nama seperti lamaran.pdf menyulitkan perekrut yang menerima banyak berkas. Nama yang menyebut nama Anda dan posisi yang dilamar lebih mudah ditemukan kembali, dan itu menunjukkan bahwa Anda memperhatikan detail.
Badan surel punya tugas yang berbeda dari surat lamaran. Surat lamaran adalah dokumen resmi yang ikut dilampirkan; badan surel adalah pengantar singkat yang menyebut posisi, satu kalimat tentang diri Anda, dan lampirannya. Menyalin seluruh surat lamaran ke badan surel membuat surelnya panjang dan justru melelahkan dibaca. Cukup tiga atau empat kalimat.
Subjek surel menentukan apakah lamaran Anda dibuka. Subjek yang menyebut posisi dan nama Anda, misalnya "Lamaran Admin Kantor - Budi Santoso", langsung memberi tahu penerimanya apa isi surel itu dan siapa pengirimnya. Subjek yang kosong, atau yang berbunyi "Lamaran Kerja", memaksa penerimanya membuka satu per satu untuk tahu posisi yang dilamar.
Waktu pengiriman juga berpengaruh kecil tetapi nyata. Surel yang dikirim pada jam kerja lebih mungkin dibaca pada hari yang sama daripada surel yang dikirim tengah malam. Untuk lamaran lewat portal, waktu pengiriman biasanya tidak terlalu penting karena sistem yang menyortirnya. Yang lebih penting adalah tidak mengirim terlalu dekat dengan tenggat, karena berkas yang bermasalah masih punya waktu untuk diperbaiki.
Tindak lanjut sebaiknya dilakukan sekali, bukan berkali-kali. Kalau pengumuman lowongannya menyebut waktu tunggu, tunggu sampai waktu itu lewat sebelum bertanya. Kalau tidak ada pengumuman, menunggu sekitar satu sampai dua minggu adalah rentang yang wajar. Pesan tindak lanjut yang sopan menyebut posisi yang dilamar, tanggal pengiriman, dan kesediaan dihubungi, tanpa menuntut jawaban.
Menjaga catatan lamaran membantu ketika ada kabar yang datang terlambat. Catatan sederhana yang berisi nama perusahaan, posisi, tanggal kirim, dan jalur pengiriman sudah cukup. Dari catatan itu Anda bisa tahu lamaran mana yang perlu ditindaklanjuti dan mana yang sudah tidak perlu ditunggu, tanpa harus mencari kembali di riwayat surel.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: melamar lewat surel. Tulis surat lamarannya lebih dulu, lalu siapkan CV dan dokumen pendukungnya. Gabungkan semuanya menjadi satu PDF dengan urutan surat lamaran, CV, lalu dokumen pendukung. Periksa ukurannya, dan perkecil kalau melewati batas lampiran. Tulis badan surelnya singkat: posisi yang dilamar, satu kalimat tentang diri Anda, dan lampirannya. Subjek surel menyebut posisi dan nama Anda. Kirim, lalu simpan salinannya di folder khusus lamaran.
Skenario kedua: melamar lewat portal rekrutmen. Isi formulir portalnya, unggah berkas yang diminta, dan periksa batas ukuran maupun format berkasnya. Portal biasanya meminta CV terpisah, bukan satu berkas gabungan. Periksa juga apakah portalnya meminta surat lamaran, karena sebagian portal tidak memintanya dan isinya bisa dipindahkan ke kolom "pesan" atau "motivasi".
Skenario ketiga: melamar lewat WhatsApp. Jalur ini lazim untuk posisi di toko, restoran, dan usaha kecil. Kirim pesan singkat yang menyebut posisi yang dilamar dan diri Anda dalam dua atau tiga kalimat, lalu kirim berkasnya sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Mengirim CV sebagai foto membuatnya sulit dibaca dan sulit disimpan oleh penerimanya.
Kesalahan umum di kelompok ini
Mengirim surat lamaran yang sama ke semua lowongan. Surat lamaran yang menyebut posisi lain atau nama perusahaan lain adalah kesalahan yang paling sering terjadi, dan paling mudah terlihat. Periksa kembali nama perusahaan dan posisinya sebelum mengirim.
Mengirim CV sebagai foto atau tangkapan layar. Berkas seperti itu sulit dibaca dan tidak bisa diproses mesin pemindai resume. Selalu kirim dalam bentuk PDF, kecuali portalnya meminta format lain.
Mengirim lima lampiran terpisah. Lima lampiran mudah terlewat, dan urutannya bisa kacau. Gabungkan menjadi satu PDF dengan urutan yang jelas. Kalau portalnya meminta berkas terpisah, ikuti portalnya.
Melewati batas ukuran lampiran. Lampiran yang terlalu besar bisa gagal terkirim tanpa pesan yang jelas. Periksa ukuran berkas gabungannya sebelum mengirim, dan perkecil kalau perlu.
Tidak menyimpan salinan lamaran. Menyimpan salinan berguna saat lamaran ditindaklanjuti, karena Anda bisa melihat persis apa yang dikirim. Simpan dalam folder yang menyebut nama perusahaan dan tanggal pengiriman.
Kapan sebaiknya tidak memakai cara ini
Kalau lowongannya meminta berkas fisik, ikuti permintaan itu. Beberapa instansi masih meminta berkas lamaran dicetak dan dikirim lewat pos, atau diserahkan langsung. Permintaan seperti itu harus dipenuhi apa adanya, dan berkasnya disusun rapi sesuai urutan yang diminta.
Kalau portalnya menyediakan templat atau formulir khusus, pakai templat itu. Beberapa portal rekrutmen tidak meminta surat lamaran terpisah, melainkan kolom isian motivasi. Mengirim surat lamaran tambahan lewat saluran lain justru membingungkan penerimanya.
Kalau lamarannya lewat perantara, misalnya agen tenaga kerja, ikuti prosedur perantaranya. Berkas yang diminta bisa berbeda dari lamaran langsung, dan mengirim berkas tambahan ke instansinya bisa memperlambat proses.
Cara memeriksa lamaran sebelum dikirim
Periksa enam hal terakhir. Pertama, nama perusahaan dan posisi yang dilamar sudah benar di surat lamaran. Kedua, seluruh berkas yang diminta sudah lengkap dan tidak ada yang tertukar. Ketiga, urutan berkas dalam PDF gabungan sudah benar. Keempat, ukuran berkasnya di bawah batas yang diminta. Kelima, nama berkasnya menyebut nama Anda dan posisinya. Keenam, alamat surel atau kontak penerimanya sudah benar.
Setelah dikirim, simpan salinannya. Folder yang menyebut nama perusahaan dan tanggal pengiriman membuat Anda bisa menemukan kembali berkas yang dikirim saat lamaran ditindaklanjuti. Kalau ada balasan, catat tanggal dan isinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya surat lamaran dan CV? CV merangkum riwayat, keahlian, dan pendidikan Anda secara lengkap. Surat lamaran menyambungkan riwayat itu dengan kebutuhan satu lowongan tertentu, dan menjelaskan kenapa Anda melamar. CV boleh dipakai ulang dengan penyesuaian kecil; surat lamaran ditulis ulang untuk setiap lamaran.
Apakah surat lamaran harus satu halaman? Satu halaman adalah panjang yang cukup untuk hampir semua posisi. Yang penting adalah isinya menyebut hal konkret, bukan panjangnya. Surat yang panjang tetapi berisi kalimat umum lebih lemah daripada surat pendek yang menyebut dua hal konkret.
Apakah berkas lamaran harus digabung jadi satu PDF? Untuk lamaran lewat surel, menggabungkannya menjadi satu PDF lebih rapi dan lebih sulit terlewat. Untuk portal rekrutmen, ikuti permintaan portalnya, karena sebagian portal meminta berkas terpisah.
Bagaimana kalau ukuran berkasnya melebihi batas? Perkecil berkasnya sebelum dikirim. Pindaian dokumen dan portofolio bergambar adalah penyumbang ukuran terbesar. Periksa juga apakah ada berkas yang sebenarnya tidak diminta, karena menghapusnya lebih mudah daripada memperkecil semuanya.
Apakah boleh mengirim lamaran lewat WhatsApp? Boleh untuk posisi yang memang membuka jalur itu, biasanya di usaha kecil, toko, atau restoran. Kirim berkasnya sebagai dokumen, bukan foto, dan tulis pesan singkat yang menyebut posisi dan diri Anda.
Mulai dari surat lamarannya
Kalau Anda baru mulai, tulis dulu surat lamaran kerja dengan bantuan contoh surat lamaran kerja. Setelah itu siapkan berkasnya dan satukan dengan Gabung PDF. CV-nya dibuat di Pembuat CV, dan panduan menyusunnya ada di CV ATS.