Lampiran surel umumnya dibatasi sekitar 25 MB, dan portal rekrutmen kadang membatasi lebih kecil. Ukuran berkas lamaran yang aman adalah ukuran yang berada di bawah batas itu dengan sisa ruang yang cukup, bukan ukuran yang berada persis di angkanya. Berkas yang pas di batas maksimal mudah gagal terkirim, dan kegagalannya sering tidak disertai pesan yang jelas. Karena itu, periksa ukuran berkas sebelum mengirim, bukan setelah penerimanya mengeluh tidak bisa membuka lampiran.
Batas yang berlaku berbeda di setiap jalur. Surel punya batas lampiran sekitar 25 MB, sedangkan portal rekrutmen bisa meminta lebih kecil. Ada juga portal yang membatasi total unggahan sekaligus. Pengumuman lowongan biasanya menyebut batasnya, jadi angka yang harus Anda patuhi adalah angka yang tertulis di sana, bukan angka umum yang Anda ingat dari pengalaman orang lain.
Apa yang membuat berkas lamaran membengkak
Berkas lamaran yang besar hampir selalu berisi gambar, bukan teks. Pindaian ijazah, transkrip, dan sertifikat menyimpan halaman sebagai gambar beresolusi tinggi. Portofolio yang memuat foto juga menyumbang ukuran besar. Sebaliknya, PDF yang isinya hanya teks, misalnya surat lamaran dan CV hasil ekspor, ukurannya kecil dan jarang menjadi masalah.
Kesalahan yang paling sering menambah ukuran adalah mengirim foto atau tangkapan layar. Satu foto dari kamera ponsel bisa berkali-kali lipat lebih besar daripada halaman pindaian yang sama. Selain besar, berkas seperti itu tidak punya lapisan teks, sehingga tidak bisa disalin dan tidak terbaca mesin penyaring berkas.
Penggabungan berkas juga menambah ukuran total. Menyatukan lima dokumen menjadi satu PDF berarti ukurannya adalah jumlah dari kelimanya. Kalau salah satu dokumen berat, hasil gabungannya ikut berat. Karena itu, periksa berat setiap berkas sebelum digabung, bukan hanya setelah digabung.
Cara memeriksa ukuran sebelum mengirim
Periksa ukuran setiap berkas di pengelola berkas, lalu periksa ukuran hasil gabungan setelah semua berkas disatukan. Urutan ini penting karena berkas yang aman satu per satu bisa melewati batas ketika digabung. Setelah digabung, ukuran yang ditampilkan adalah ukuran yang akan diunggah atau dilampirkan.
Kalau lamaran dikirim lewat surel, perhatikan peringatan dari aplikasi surel ketika lampiran mendekati batas. Peringatan itu sebaiknya tidak diabaikan, karena surel yang gagal terkirim bisa membuat Anda menunggu balasan yang tidak akan pernah datang.
Cara mengecilkan berkas lamaran
Kompres PDF menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya, dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkas. PDF yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF yang isinya hanya teks nyaris tidak berubah. Teks vektor tetap tajam karena yang diubah hanya gambar. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai, jadi Anda bisa memastikan hasilnya benar-benar mengecil sebelum diunduh.
Tiga hal perlu diketahui sebelum menekan tombol kompres. Pertama, urutan pekerjaan yang paling hemat adalah menghapus berkas yang tidak diminta lebih dulu, baru mengecilkan sisanya. Menghapus satu halaman portofolio yang tidak diminta lebih efektif daripada mengecilkan seluruh berkas. Kedua, kompres tidak menambah ketajaman berkas yang memang sudah buram. Kalau hasil pindaiannya tidak terbaca sejak awal, pindai ulang lebih baik daripada dirapikan. Ketiga, kalau berkas tetap melewati batas setelah dikompres, periksa apakah portal menyediakan unggahan terpisah. Mengikuti permintaan portal lebih baik daripada memaksa satu berkas besar.
Kalau lamaran dikirim lewat surel dan ukurannya masih melewati batas, periksa lagi daftar berkas yang diminta. Sering kali ada dokumen yang ikut terlampir padahal tidak diminta. Menghapusnya menyelesaikan masalah tanpa menurunkan kualitas berkas yang benar-benar dinilai.
Batas paket yang perlu diketahui
Batas ukuran berkas di Kompres PDF dan Gabung PDF mengikuti paket yang dipakai. Tanpa akun, batasnya 10 MB per berkas dan 20 pemrosesan per hari. Paket Gratis memberi 30 pemrosesan per hari dengan batas 30 MB per berkas. Paket Berbayar menaikkan batas per berkas menjadi 200 MB dengan pemrosesan tanpa batas jumlah, dan berlaku Rp 39.000 untuk Pass 30 Hari atau Rp 249.000 untuk Pass 365 Hari. Rincian paketnya ada di harga.
Batas jumlah berkas juga berbeda. Gabung PDF menerima maksimal 20 berkas, mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas untuk paket Gratis, dan 20 berkas untuk paket Berbayar. Kalau lamaran Anda memuat lebih banyak dokumen, gabungkan secara bertahap atau periksa kembali apakah semuanya memang diminta.
Ukuran yang aman menurut jalur pengiriman
Untuk surel, jaga agar total lampiran berada di bawah 25 MB dengan sisa ruang. Untuk portal, patuhi angka yang tertulis di pengumuman, meskipun angkanya lebih kecil. Untuk jalur pesan seperti WhatsApp, berkas tetap dikirim sebagai dokumen, dan ukuran yang besar memperlambat pengiriman serta menyulitkan penerima membukanya di ponsel.
Kalau pengumuman tidak menyebut batas ukuran, ukuran di bawah 25 MB adalah titik awal yang wajar. Tetap periksa apakah portalnya menolak berkas yang lebih kecil, karena batas portal tidak selalu diumumkan di halaman lowongan. Cara mengirim lamaran lewat surel dibahas di cara mengirim lamaran lewat email.
Berkas yang tidak perlu dikompres
Tidak semua berkas perlu dikompres. PDF teks saja, misalnya surat lamaran dan CV hasil ekspor, biasanya sudah kecil. Mengompres berkas seperti itu tidak mengubah ukurannya secara berarti. Berkas pindaian yang teksnya sudah tipis juga sebaiknya tidak dikompres berulang kali, karena setiap proses berpotensi menurunkan ketajaman gambar.
Yang lebih penting daripada mengompres berulang adalah memeriksa hasilnya. Buka PDF setelah dikompres, perbesar sampai 100 persen, lalu pastikan teks, tanda tangan, dan cap masih terbaca. Kalau ada bagian yang menjadi kabur, pindai ulang bagian itu atau kirim berkas aslinya kalau ukurannya masih memungkinkan.
Kapan sebaiknya tidak mengirim lewat lampiran
Kalau berkas lamaran Anda jauh melebihi batas dan pengumuman menyediakan portal, gunakan portalnya. Kalau pengumuman hanya menyediakan surel, jangan menggantinya dengan tautan penyimpanan awan kecuali penerimanya meminta. Tautan bisa kedaluwarsa, meminta izin akses, atau dianggap sebagai berkas yang tidak terlampir. Kirim lampiran yang benar-benar melekat pada surel.
Hal yang sama berlaku untuk tautan ke berkas yang bisa diedit. Penerima lamaran biasanya ingin berkas yang bisa langsung dibuka dan disimpan. Kirim PDF, bukan tautan.
Memeriksa berkas sebelum dikirim
Periksa empat hal terakhir. Pertama, ukuran berkas gabungan sudah di bawah batas yang diminta. Kedua, seluruh berkas yang diminta ada dan yang tidak diminta sudah dihapus. Ketiga, teks di dalam PDF masih bisa disorot dan disalin. Keempat, nama berkasnya menyebut nama Anda dan posisi yang dilamar.
Setelah dikirim, simpan salinan berkas yang persis sama. Kalau lamaran ditindaklanjuti, Anda bisa membuka berkas yang sama tanpa harus menyusun ulang. Cara menyusun urutan berkasnya lewat Gabung PDF, dan daftar berkasnya di berkas apa saja saat melamar kerja.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa ukuran berkas lamaran yang aman? Di bawah batas yang tertulis di pengumuman, dengan sisa ruang. Kalau tidak ada angka resmi, di bawah 25 MB adalah titik awal yang wajar untuk lampiran surel.
Mengapa PDF saya tidak mengecil setelah dikompres? Karena isinya hanya teks, bukan gambar. Kompres menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya, dan PDF teks tidak punya gambar seperti itu.
Apakah kompres membuat teks di PDF menjadi kabur? Teks vektor tetap tajam. Yang berubah adalah gambar, dan itu pun hanya gambar yang resolusinya melebihi kebutuhan tampil. Periksa hasilnya dengan memperbesar sampai 100 persen.
Bolehkah mengirim tautan penyimpanan awan daripada lampiran? Hanya kalau penerimanya meminta. Lampiran yang melekat pada surel lebih pasti sampai, sedangkan tautan bisa kedaluwarsa atau meminta izin akses.
Apakah hasil pindai selalu perlu dikompres? Periksa ukurannya lebih dulu. Kalau sudah di bawah batas, tidak perlu. Kalau melewati batas, kompres sekali, lalu periksa keterbacaannya.
Menyesuaikan ukuran tanpa mengorbankan isi
Ukuran berkas adalah syarat teknis, bukan penilaian isi. Selesaikan isi lamaran lebih dulu, lalu sesuaikan ukurannya di akhir. Mulai dari Lamaran Kerja untuk melihat urutan pekerjaannya, satukan berkasnya dengan Gabung PDF, dan kecilkan lewat Kompres PDF kalau perlu. Simpan salinan hasil akhirnya sebelum dikirim.