Cara menggabungkan CV dan ijazah jadi satu PDF dilakukan lewat Gabung PDF. Unggah kedua berkas, geser urutannya di pratinjau sampai CV berada di paling depan, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya satu berkas PDF, dan penanda buku dari kedua dokumen tetap dipertahankan.
Pasangan CV dan ijazah adalah gabungan yang paling sering diminta portal maupun surel. Keduanya punya sifat berkas yang berbeda: CV biasanya berisi teks asli dan berukuran kecil, sedangkan ijazah hampir selalu hasil pindai dengan ukuran besar. Perbedaan itu menentukan urutan pekerjaan yang dibahas di artikel ini.
Artikel ini khusus membahas pasangan CV dan ijazah. Kalau yang perlu Anda gabungkan adalah seluruh berkas lamaran, termasuk surat lamaran dan sertifikat, itu pembahasan yang berbeda dan ada di Lamaran Kerja.
Urutan yang lazim dan alasannya
CV di depan, ijazah di belakang. Alasannya sederhana: pembaca perlu tahu siapa Anda dan posisi yang dilamar sebelum melihat dokumen kelulusan. Halaman pertama yang kuat juga menentukan apakah sisa berkasnya dibuka.
Kalau lowongannya mencantumkan urutan tertentu, ikuti urutan itu. Ada instansi yang menaruh ijazah di depan karena dokumen itu yang diperiksa lebih dulu oleh bagian administrasi. Permintaan lowongan selalu mengalahkan urutan yang lazim.
Kalau ada surat lamaran, letakkan di paling depan, lalu CV, lalu ijazah. Susunan tiga berkas itu adalah pola yang paling umum untuk lamaran lewat surel. Untuk lamaran lewat portal, periksa apakah portalnya meminta berkas terpisah; kalau ya, ikuti portalnya.
Menyiapkan CV sebelum digabung
Pastikan CV Anda sudah dalam bentuk final dan berformat PDF. Kalau CV-nya belum jadi, susun dulu di Pembuat CV jalur ATS. Jalur itu menyusun CV satu kolom dengan teks asli, dan format itu yang dikenali mesin pemindai resume di banyak portal rekrutmen.
Sebelum diekspor, jalankan pemeriksa otomatis di halaman itu. Yang diperiksa antara lain kontak, ringkasan, pengalaman, hasil terukur, kata kerja tindakan, tanggal, keahlian, pendidikan, jumlah halaman, dan struktur. Setelah lolos, ekspor sebagai PDF A4 210 x 297 mm. Ekspornya tidak diberi watermark maupun logo, baik di paket Gratis maupun Berbayar.
Periksa satu hal lagi sebelum digabung: apakah teks CV bisa disorot dan disalin. Kalau bisa, lapisan teksnya utuh dan CV Anda masih terbaca mesin.
Menyiapkan ijazah yang dipindai
Ijazah hampir selalu berbentuk kertas, sehingga perlu dipindai lebih dulu. Pindai di permukaan yang datar dengan pencahayaan yang rata. Pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke bingkai, tidak miring, dan tidak tertutup bayangan.
Kalau tidak ada pemindai, kamera ponsel bisa dipakai dengan bantuan aplikasi pemindai yang memotong tepi dan meratakan perspektif. Simpan hasilnya sebagai PDF, bukan foto. Format itu lebih mudah dibaca, lebih rapi saat dicetak, dan tidak berubah kualitasnya saat dibuka di perangkat lain.
Ada hal yang perlu dipahami soal berkas pindai: halamannya tersimpan sebagai gambar, bukan teks yang bisa dicari. OCR belum tersedia, sehingga berkas seperti ini diperlakukan sebagai gambar. Itu tidak masalah untuk ijazah, karena mesin pemindai resume biasanya membaca CV, bukan ijazah. Yang penting, CV Anda tetap PDF bertekstur teks.
Kalau instansi meminta legalisasi, urus legalisasi sebelum memindai. Hasil pindai dari dokumen yang sudah dilegalisasi akan memuat cap dan tanda tangannya. Kalau legalisasi diurus setelah dipindai, Anda harus memindai ulang.
Menggabungkan keduanya
Langkah-langkahnya:
- Pastikan CV dan ijazah sudah dalam bentuk PDF.
- Periksa ukuran kedua berkas. Kalau ijazahnya besar, kecilkan dulu.
- Buka halaman Gabung PDF.
- Unggah kedua berkas.
- Periksa daftar di pratinjau. Urutan dari atas ke bawah adalah urutan hasil.
- Geser berkas sampai CV berada di posisi pertama.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman pertama serta halaman terakhirnya.
Langkah keenam yang paling sering terlewat. Pemilih berkas kadang menaruh berkas yang terakhir dipilih di posisi paling atas, sehingga urutan yang tampak di daftar tidak sama dengan urutan yang Anda bayangkan. Karena itu, geser dan periksa daftarnya di pratinjau sebelum menjalankan proses.
Gabung PDF mempertahankan penanda buku setiap berkas. Kalau CV Anda punya penanda buku per bagian, penanda itu tetap ada di hasil gabungan. Halaman A4 tetap A4, dan halaman ijazah yang mungkin berbentuk lanskap tetap seperti aslinya, karena penggabungan menyatukan objek halaman asli tanpa mengubah ukurannya.
Ukuran berkas setelah digabung
Ukuran hasil gabungan adalah jumlah ukuran kedua berkas. CV digital berisi teks biasanya kecil, di bawah satu megabita. Pindaian ijazah beresolusi tinggi justru mendominasi, dan itulah bagian yang perlu diperkecil lebih dulu.
Perkecil pindaian ijazahnya dengan Kompres PDF sebelum digabung, bukan setelahnya. Proses kompres menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkasnya. Berkas yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan berkas teks saja nyaris tidak berubah. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai.
Berkas gabungan yang berisi pindaian sering mendekati batas lampiran surel, yang umumnya sekitar 25 MB, dan sebagian portal memasang batas lebih ketat lagi. Periksa batas yang diminta sebelum mengirim. Batas paket di layanan ini juga berlaku: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas; paket Gratis 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas; paket Berbayar pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di harga.
Nama berkas hasil gabungan
Nama berkas membantu perekrut menemukan kembali berkas Anda di antara puluhan kiriman lain. Nama seperti gabungan.pdf atau hasil.pdf tidak membantu. Sertakan nama Anda, posisi yang dilamar, dan jenis isi berkasnya.
Contoh pola yang aman: cv-ijazah-nama-anda-posisi.pdf. Pisahkan kata dengan tanda hubung, dan tinggalkan spasi serta simbol lain, karena sebagian sistem unggahan menolaknya. Jaga juga penggunaan huruf kapital tetap konsisten, karena sebagian sistem menyimpan nama berkas dengan huruf kecil semua.
Yang perlu diperiksa sebelum dikirim
Buka berkas hasilnya dan periksa empat hal. Pertama, halaman pertama harus CV, sesuai urutan yang Anda pilih. Kedua, jumlah halamannya harus sama dengan total halaman CV ditambah halaman ijazah. Ketiga, teks CV harus bisa disorot dan disalin. Keempat, ukuran berkasnya harus di bawah batas yang diminta portal.
Kalau ada yang tidak lolos, perbaiki berkas sumbernya lalu gabungkan ulang. Jangan menyunting berkas hasil gabungan, karena menyunting hasil berarti mengulang pekerjaan yang sudah dilakukan. Simpan CV dan ijazah sumber di folder yang mudah ditemukan supaya penggabungan ulang cepat.
Kapan sebaiknya tidak digabung
Kalau portal menyediakan kolom unggahan terpisah untuk CV dan ijazah, pakai kolom itu. Menggabungkan keduanya justru menyulitkan sistem yang memang ingin memisahkan berkas.
Kalau instansi meminta berkas cetak, cetak keduanya secara terpisah, bukan sebagai satu berkas gabungan yang dijilid. Bagian administrasi biasanya menyusun ulang berkas cetak sesuai urutan arsip mereka sendiri. Ketentuan pengiriman berkas fisik dibahas di cara menulis surat lamaran lewat pos.
Kalau ijazah Anda berukuran sangat besar walaupun sudah dikompres, pertimbangkan mengirimnya sebagai berkas terpisah. Beberapa portal mengizinkan unggahan tambahan, dan itu lebih baik daripada berkas gabungan yang gagal terkirim.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ijazah perlu dilegalisasi sebelum dipindai? Tergantung permintaan lowongannya. Kalau disebutkan, urus legalisasinya lebih dulu, baru pindai. Hasil pindai dari dokumen yang sudah dilegalisasi memuat cap dan tanda tangannya.
Apakah ijazah harus dipindai dalam warna? Ikuti ketentuan lowongannya. Kalau tidak disebutkan, pindai berwarna lebih aman karena cap dan tanda tangannya terlihat jelas. Ukurannya bisa diperkecil setelah itu.
Mengapa hasil gabungan saya urutannya terbalik? Karena urutan mengikuti daftar di pratinjau, bukan urutan pemilihan berkas. Periksa dan geser daftarnya sebelum menjalankan proses.
Apakah teks ijazah bisa dicari setelah digabung? Tidak, kalau ijazahnya hasil pindai. Berkas pindai adalah gambar, bukan teks. Yang penting, teks CV Anda tetap bisa dicari dan disalin.
Bolehkah menambahkan transkrip ke berkas yang sama? Boleh, kalau lowongannya meminta keduanya. Letakkan transkrip setelah ijazah, dan periksa lagi urutannya di pratinjau sebelum digabung.
Apakah tautan di CV tetap berfungsi setelah digabung? Tautan tetap ada selama berkasnya tidak dikonversi menjadi gambar. Periksa tautan portofolio atau profil Anda setelah digabung.
Setelah berkas siap
Simpan hasil gabungannya di folder lamaran bersama salinan berkas sumbernya, lalu pakai untuk lamaran yang sedang dikerjakan. Kalau nanti perlu menambahkan dokumen lain, gabungkan lagi dari berkas sumber yang sama, bukan dari hasil gabungan. Untuk menyusun CV-nya, buka Pembuat CV dan panduan formatnya di CV ATS.