Mengirim lamaran lewat WhatsApp dikerjakan dengan dua langkah: kirim pesan singkat yang menyebut posisi yang dilamar dan siapa Anda, lalu kirim berkas lamaran sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Pesan pertama cukup dua atau tiga kalimat, dan berkasnya berupa PDF yang bisa dibuka penerimanya. WhatsApp adalah aplikasi lain di luar layanan ini.
Jalur ini lazim untuk lowongan di toko, restoran, kafe, bengkel, dan usaha kecil lain yang mengumumkan lowongannya lewat status atau grup. Yang membuat lamaran lewat WhatsApp terlihat buruk bukan aplikasinya, melainkan cara mengirimnya: pesan bertele-tele, berkas berupa foto buram, atau pesan yang dikirim berkali-kali.
Kapan jalur WhatsApp tepat dipakai
Pakai WhatsApp kalau nomor penerimanya memang dicantumkan di pengumuman lowongan. Kalau iklannya meminta lamaran dikirim lewat surel atau portal, ikuti permintaan itu. Mengirim tambahan ke WhatsApp pribadi orang yang tidak mencantumkan nomornya bisa dianggap mengganggu.
Jalur ini juga cocok kalau Anda melamar ke usaha yang belum punya sistem rekrutmen. Di usaha seperti itu, pemilik atau pengelola biasanya membaca pesan sendiri. Sebaliknya, untuk perusahaan besar yang memakai portal, lamaran lewat WhatsApp pribadi sering tidak masuk ke sistem mereka.
Satu hal yang perlu dipahami: WhatsApp tidak punya fitur untuk menyortir lamaran. Pesan Anda bisa tenggelam di antara percakapan lain. Karena itu, nama pengirim dan posisi yang dilamar harus terbaca sejak pesan pertama.
Menyiapkan berkas sebelum membuka chat
Siapkan semua berkas sebelum mulai mengirim pesan. Berkas lamaran yang lazim ada surat lamaran, CV, dan dokumen pendukung seperti ijazah atau sertifikat. Kalau pengumumannya hanya meminta CV, kirim CV saja tanpa menambahkan berkas yang tidak diminta.
Satukan berkasnya menjadi satu PDF kalau pengumumannya tidak melarang. Satu lampiran lebih sulit terlewat daripada beberapa berkas terpisah. Urutan yang lazim adalah surat lamaran dulu, lalu CV, lalu dokumen pendukung. Langkah penyatuannya ada di cara menggabungkan berkas lamaran jadi satu PDF.
Periksa ukuran berkasnya. Lampiran surel umumnya dibatasi sekitar 25 MB, dan WhatsApp punya batas kirim sendiri. Berkas berisi pindaian ijazah dan portofolio bergambar paling sering membengkak. Kalau ukurannya besar, Kompres PDF memperkecil gambar yang lebih besar dari ukuran tampilnya, lalu merapikan struktur berkas. Foto di dalam PDF bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan halaman teks nyaris tidak berubah. Simpan juga berkasnya dengan nama yang menyebut nama Anda dan posisi yang dilamar.
Menulis pesan pertama
Pesan pertama sebaiknya memuat empat hal: sapaan, posisi yang dilamar, sumber Anda tahu lowongannya, dan satu kalimat tentang diri Anda. Contoh susunannya: "Selamat pagi, Pak. Saya Budi, ingin melamar posisi kasir yang diumumkan di status toko. Saya terbiasa menangani kasir dan pencatatan stok. Berikut saya lampirkan CV dan surat lamaran." Empat kalimat seperti ini sudah cukup.
Jangan menyalin seluruh surat lamaran ke dalam chat. Surat lamaran adalah dokumen resmi yang ikut dilampirkan, sedangkan chat adalah pengantar singkat. Pesan panjang di WhatsApp melelahkan dibaca dan sering tidak selesai dibaca sampai akhir.
Hindari juga pesan yang hanya berbunyi "lamar" atau "min, lowongan masih ada?". Pesan seperti itu menuntut penerimanya bertanya balik, dan di tengah banyaknya chat lain, pesan yang tidak lengkap lebih mudah diabaikan. Kalau Anda mengirim ke nomor perusahaan yang dikelola beberapa orang, sebut nama penerimanya kalau ada.
Mengirim berkas sebagai dokumen
Kirim PDF lewat menu dokumen, bukan lewat menu galeri. Berkas yang dikirim sebagai dokumen tampil sebagai berkas yang bisa dibuka dan disimpan penerimanya. Berkas yang dikirim sebagai foto tampil sebagai gambar yang bisa terpotong, buram, dan sulit dibaca.
Kalau Anda hanya punya foto berkas dan tidak punya PDF-nya, ubah dulu fotonya menjadi PDF. Kirim satu berkas, bukan lima foto berurutan, karena lima foto memenuhi layar chat dan memaksa penerimanya menggulir untuk menemukan pesan Anda.
Periksa nama berkas dan jumlah halaman sebelum menekan tombol kirim. Buka PDF-nya di ponsel dan pastikan halaman terakhirnya tidak terpotong. Kirim sekali dengan berkas yang sudah lengkap, bukan berkas setengah jadi yang dikirim ulang.
Urutan dan waktu pengiriman
Kirim pesannya lebih dulu, lalu berkasnya. Kalau berkas dikirim lebih dulu tanpa penjelasan, penerimanya harus membuka berkas untuk tahu siapa yang mengirim dan untuk posisi apa. Setelah pesan dan berkas terkirim, jangan mengirim pesan tambahan yang menanyakan apakah berkasnya sudah dibaca.
Kirim pada jam kerja, misalnya antara pukul 08.00 dan 16.00 pada hari kerja. Pesan yang masuk tengah malam masih bisa dibaca keesokan harinya, tetapi posisinya akan berada di bawah banyak chat lain. Kalau pengumumannya menyebut tenggat, kirim lebih awal supaya kalau ada berkas yang bermasalah, Anda masih punya waktu untuk memperbaikinya.
Tindak lanjut yang sopan
Tunggu sekitar satu sampai dua minggu sebelum menanyakan kabar, kecuali pengumumannya menyebut waktu tunggu. Pesan tindak lanjut cukup satu kali, dan isinya menyebut posisi, tanggal pengiriman, dan kesediaan dihubungi. Pesan tindak lanjut tidak perlu memuat berkas lagi, karena mengirim ulang berkas yang sama bisa membuat penerimanya bingung. Kalau lamaran Anda belum dibalas setelah dua kali mencoba, hentikan. Panduan umumnya ada di cara follow up lamaran kerja.
Kesalahan yang paling sering terjadi
Kesalahan pertama adalah mengirim CV sebagai foto atau tangkapan layar. Berkas seperti itu sulit dibaca dan tidak bisa diproses mesin pemindai resume kalau perusahaannya memakai sistem. Selalu kirim PDF, kecuali pengumumannya meminta format lain.
Kesalahan kedua adalah mengirim voice note panjang. Pesan suara memaksa penerimanya mendengarkan untuk mengetahui isinya, dan itu lebih merepotkan daripada membaca dua kalimat. Kalau ada hal yang perlu dijelaskan panjang, tulis di surat lamaran.
Kesalahan ketiga adalah mengirim pesan ke banyak nomor sekaligus dalam satu chat grup. Lamaran adalah urusan pribadi antara pelamar dan penerima, dan mengirimnya ke grup bisa membuat data pribadi Anda terlihat orang lain.
Kesalahan keempat adalah memakai nama akun yang tidak jelas. Nama akun yang berupa singkatan atau nama toko menyulitkan penerimanya mencocokkan Anda dengan berkas lamaran. Pakai nama asli, dan pastikan nomor yang Anda kirimi memang nomor yang benar.
Kesalahan kelima adalah mengirim ulang berkas berkali-kali karena panik. Satu kali pengiriman yang lengkap lebih baik daripada lima kali pengiriman yang tidak lengkap.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau pengumumannya meminta lamaran lewat surel atau portal, jangan mengirim ke WhatsApp pribadi. Permintaan itu dibuat supaya berkas masuk ke satu tempat dan bisa diproses berurutan. Kalau perusahaan menyediakan formulir khusus atau templat resmi, pakai templat itu. Kalau instansi meminta berkas fisik, susun dan kirim sesuai permintaan.
Kalau nomor yang Anda punya hanya nomor pribadi karyawan yang bukan pengelola rekrutmen, jangan mengirim lamaran ke sana. Karyawan itu tidak punya kewenangan memproses lamaran, dan mengirim ke nomor pribadinya bisa membocorkan data Anda. Setelah mengirim, simpan tangkapan layar percakapan, lalu catat nama perusahaan, posisi, dan tanggal kirim.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah mengirim lamaran lewat WhatsApp kurang sopan dibanding lewat surel? Tidak, selama nomornya dicantumkan di pengumuman dan pesannya ditulis dengan sopan. Yang membuatnya kurang sopan adalah pesan yang terlalu panjang, dikirim di luar jam wajar, atau dikirim berkali-kali tanpa diminta.
Apakah berkas PDF bisa dikirim lewat WhatsApp? Bisa. Kirim lewat menu dokumen supaya berkasnya tampil sebagai berkas yang bisa dibuka dan disimpan. Ukuran berkas besar bisa gagal terkirim, jadi periksa ukurannya lebih dulu dan perkecil kalau perlu.
Berapa lama menunggu balasan sebelum menanyakan kabar? Kalau pengumumannya tidak menyebut waktu tunggu, sekitar satu sampai dua minggu adalah rentang yang wajar. Tanyakan sekali dengan sopan, dan jangan mengirim pesan berulang.
Apakah perlu mengirim surat lamaran kalau hanya diminta CV? Kirim yang diminta saja. Yang penting CV-nya lengkap dan rapi.
Bagaimana kalau penerimanya meminta format Word? Kirim dalam format Word kalau itu yang diminta, meskipun PDF lebih aman dari perubahan tata letak. Simpan dua versi berkas Anda supaya bisa mengirim format yang diminta tanpa mengubah isinya.
Siapkan berkasnya lebih dulu
Kunci lamaran lewat WhatsApp ada di persiapan: berkas yang sudah rapi, pesan yang singkat, dan pengiriman yang sekali jadi. Siapkan CV-nya di Pembuat CV, satukan berkasnya lewat Gabung PDF kalau perlu, lalu periksa ukurannya dengan Kompres PDF. Dua jalur pengiriman lain dibahas di cara mengirim lamaran lewat LinkedIn dan cara mengirim lamaran lewat Jobstreet. Peta lengkapnya ada di Lamaran Kerja.