Surat lamaran yang menarik HRD bukan surat yang paling panjang atau paling puitis. Yang menarik adalah surat yang dalam beberapa detik pertama sudah menjawab tiga hal: posisi apa yang dilamar, siapa Anda, dan kenapa Anda layak dipertimbangkan. HRD membaca puluhan surat untuk satu lowongan, dan sebagian besar dibaca sekilas sebelum diputuskan masuk daftar pendek atau tidak.
Karena dibaca sekilas, susunan surat menentukan. Paragraf pertama menentukan apakah pembaca melanjutkan ke paragraf kedua. Paragraf kedua menentukan apakah nama Anda dicatat. Paragraf penutup menentukan apakah pembaca merasa Anda serius. Bagian berikut menjelaskan apa yang perlu ada di setiap paragraf dan apa yang sebaiknya dihapus.
Paragraf pertama: jawab posisinya
Paragraf pertama cukup dua atau tiga kalimat: posisi yang dilamar, dari mana Anda tahu lowongannya, dan satu kalimat yang menyebut kecocokan Anda. Contohnya: "Saya melamar posisi Admin Kantor yang diumumkan di situs perusahaan. Saya memiliki pengalaman menangani administrasi penjualan, termasuk pencatatan pesanan dan penagihan."
Perhatikan bahwa contoh itu tidak memakai kalimat pembuka seperti "Sehubungan dengan surat Saudara" atau "Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini". Kalimat seperti itu hanya menunda isi. Pembaca yang sedang membaca cepat akan melewatinya, dan yang tersisa hanyalah kesan bahwa surat Anda tidak berbeda dari surat lain.
Hindari juga membuka dengan pujian terhadap perusahaan. Kalimat "perusahaan Anda adalah perusahaan terkemuka" bisa dipakai untuk perusahaan mana pun, dan karena itu tidak memberi informasi apa-apa. Kalau Anda ingin menyebut perusahaan, sebutkan hal spesifik yang membuat Anda melamar, misalnya produknya, cara kerjanya, atau posisinya.
Paragraf kedua: bukti yang bisa diperiksa
Paragraf kedua adalah bagian yang menentukan. Di sini Anda menyambungkan pengalaman Anda dengan kebutuhan lowongan. Pilih dua hal dari riwayat Anda yang paling dekat dengan pekerjaan yang dilamar, lalu jelaskan masing-masing dengan pola: apa yang dikerjakan, bagaimana caranya, dan hasilnya.
Bedakan klaim dengan bukti. "Saya teliti dan bertanggung jawab" adalah klaim. "Saya memegang pencatatan pesanan harian dan memeriksa ulang selisih stok setiap minggu" adalah bukti. Kalimat pertama bisa ditulis siapa saja; kalimat kedua hanya bisa ditulis orang yang benar-benar mengerjakannya.
Kalau ada angka yang benar, sebutkan. Angka tidak harus besar. Jumlah pesanan yang Anda tangani per hari, jumlah pelanggan yang Anda layani, atau jumlah dokumen yang Anda kelola per minggu sudah memberi gambaran. Yang penting angkanya bisa Anda pertanggungjawabkan di wawancara.
Kalau hasil kerja Anda tidak berbentuk angka, gunakan perubahan. "Sebelumnya laporan dibuat manual dan sering terlambat, setelah saya membuat templatnya, laporan selesai lebih awal" adalah contoh hasil yang konkret tanpa angka. Pembaca bisa membayangkan pekerjaan Anda.
Paragraf penutup: tunjukkan keseriusan
Paragraf penutup menyebut kesediaan dihubungi, terima kasih, dan nama Anda. Cukup tiga kalimat. Jangan menambahkan janji yang tidak bisa Anda tepati, misalnya "saya akan bekerja keras dan tidak akan mengecewakan perusahaan". Janji seperti itu tidak bisa diperiksa dan tidak menambah nilai.
Yang bisa menambah nilai di penutup adalah kesediaan Anda menyesuaikan waktu, atau informasi praktis lain yang relevan, misalnya kesediaan ditempatkan di lokasi tertentu. Sebutkan hanya kalau itu memang ditanyakan atau relevan dengan lowongan. Kalau tidak, penutup yang singkat sudah cukup.
Periksa juga kelengkapan kontak Anda. Nama, nomor telepon, surel, dan tautan profil harus benar dan aktif. Surat yang menarik tetapi nomor teleponnya salah tetap tidak bisa ditindaklanjuti. Periksa ulang ejaannya sebelum mengirim.
Menyesuaikan surat dengan iklan
Sebelum menulis, baca iklan lowongannya dan tandai istilah yang berulang. Istilah yang diulang biasanya menunjukkan hal yang paling penting bagi perusahaan. Pakai istilah yang sama di surat Anda, bukan sinonim yang Anda karang sendiri. Kalau iklan menulis "rekonsiliasi stok", jangan menulis "pengecekan barang".
Sesuaikan juga tingkat formalitasnya. Perusahaan yang iklannya ditulis santai biasanya lebih menghargai surat yang lugas. Perusahaan yang iklannya formal mengharapkan surat yang sopan. Yang tidak berubah adalah kerangkanya: posisi, bukti, penutup.
Kalau lowongannya menyebut syarat khusus, jawab syarat itu di surat. Kalau lowongan meminta kesediaan bekerja shift, sebutkan kesediaan Anda. Kalau meminta kemampuan tertentu, sebut pengalaman Anda yang berhubungan. Menjawab syarat secara langsung membuat pembaca tidak perlu menebak.
Yang membuat surat dilewati
Kalimat yang bisa dipakai untuk semua posisi adalah penyebab utama surat dilewati. Kalimat seperti "saya ingin mengembangkan diri dan berkontribusi" tidak menyebut apa pun yang khas.
Surat yang terlalu panjang juga membuat pembaca berhenti. Satu halaman sudah cukup untuk hampir semua posisi. Kalau surat Anda lebih dari satu halaman, kemungkinan besar ada pengulangan yang bisa dihapus.
Kesalahan penulisan nama perusahaan atau posisi membuat surat terlihat tidak diperiksa. Periksa nama perusahaan dari situs resminya, bukan dari ingatan. Berkas berupa foto atau tangkapan layar juga mengurangi peluang. Kirim surat lamaran dan CV sebagai PDF supaya teksnya bisa dibaca dan disalin. Kalau keduanya dikirim dalam satu berkas, satukan dengan Gabung PDF dan taruh surat lamaran di halaman pertama.
Membaca ulang dengan mata pembaca
Setelah surat selesai, bacalah dari sudut pandang orang yang tidak tahu siapa Anda. Apakah dalam lima detik pertama dia tahu posisi yang dilamar? Apakah setelah membaca paragraf kedua dia punya satu alasan untuk mempertimbangkan Anda?
Cara praktis lain adalah membaca dari kalimat terakhir ke kalimat pertama. Urutan terbalik membuat mata berhenti di tiap kalimat, sehingga salah ketik lebih mudah terlihat. Setelah itu, bacalah dengan suara untuk memeriksa kelancarannya.
Minta satu orang membacanya kalau ada yang bisa diminta. Kalau tidak ada, bandingkan surat Anda dengan iklan lowongannya dan pastikan istilah yang penting sudah muncul.
Menjaga surat tetap jujur
Surat yang menarik bukan surat yang melebih-lebihkan. Klaim yang tidak bisa Anda pertanggungjawabkan akan terlihat di wawancara, dan dampaknya lebih buruk daripada tidak menyebutkannya sejak awal.
Kalau ada bagian dari riwayat Anda yang tampak kurang mendukung, jelaskan dengan tenang. Jeda kerja, nilai yang belum sesuai, atau pengalaman yang belum lengkap bukan hal yang harus disembunyikan. Yang membuat pembaca ragu adalah ketidakjelasan, bukan kekurangannya.
Surat lamaran juga bukan tempat untuk menjelekkan tempat kerja sebelumnya. Bicarakan apa yang Anda cari dan apa yang bisa Anda bawa.
Kapan surat lamaran bukan penentu
Untuk lamaran lewat portal yang menyaring otomatis, CV sering dibaca lebih dulu daripada surat lamaran. Pastikan CV Anda memakai format yang aman dibaca sistem, seperti dijelaskan di CV ATS. Surat lamaran tetap berguna, tetapi jangan mengandalkannya untuk menutupi CV yang tidak rapi.
Untuk posisi yang meminta portofolio, surat lamaran tidak bisa menggantikan karya Anda. Kalau instansi menyediakan templat resmi, ikuti templat itu apa adanya.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa panjang surat lamaran yang ideal? Satu halaman dengan tiga sampai empat paragraf sudah cukup. Yang menentukan bukan panjangnya, melainkan apakah setiap paragraf menambah informasi baru.
Apakah HRD benar-benar membaca surat lamaran? Sebagian membacanya, sebagian hanya melihat sekilas. Karena itu, bagian terpenting diletakkan di paragraf pertama dan kedua.
Apakah surat lamaran perlu memakai salam pembuka panjang? Tidak. Sapaan singkat seperti "Kepada Yth. Tim Rekrutmen" atau "Dear Hiring Manager" sudah cukup. Salam pembuka yang panjang hanya menunda isi surat.
Bolehkah memakai kalimat pembuka yang menarik perhatian? Boleh, selama kalimat itu menyebut hal yang relevan dengan posisi dan bukan sekadar gaya.
Apakah surat lamaran harus selalu disesuaikan untuk setiap lowongan? Ya, setidaknya pada paragraf pertama dan kedua. Paragraf penutup boleh tetap sama. Menyesuaikan dua paragraf itu memakan waktu beberapa menit, dan hasilnya jauh berbeda dari surat yang dipakai ulang.
Mulai dari paragraf kedua
Kalau waktu Anda terbatas, kerjakan paragraf kedua lebih dulu karena di situlah letak penilaiannya. Tulis dua bukti konkret, baru susun pembuka dan penutupnya. Setelah surat selesai, siapkan CV yang sejalan di Pembuat CV dan periksa kesalahan yang perlu dihindari di kesalahan surat lamaran. Panduan dasarnya ada di cara menulis surat lamaran kerja, dan peta lengkapnya di Lamaran Kerja serta Panduan CV dan Karier.