Kesalahan Surat Lamaran yang Sering Terjadi

Kesalahan surat lamaran yang paling merugikan adalah surat yang dipakai ulang untuk banyak lowongan tanpa diperiksa. Nama perusahaan atau posisi yang tertinggal dari lamaran sebelumnya langsung menunjukkan bahwa surat itu tidak ditulis untuk penerimanya. Setelah kesalahan itu, urutan berikutnya adalah klaim tanpa bukti, isi yang mengulang CV, dan panjang yang melewati satu halaman. Sebagian kesalahan bisa diperbaiki dalam hitungan menit sebelum surat dikirim, sebagian lagi butuh ditulis ulang karena masalahnya ada di cara menyusun isi.

Kesalahan yang berasal dari surat yang dipakai ulang

Nama perusahaan yang tertukar menempati urutan pertama. Surat yang menyebut "PT Maju Jaya" padahal dikirim ke perusahaan lain menunjukkan surat itu disalin dari lamaran sebelumnya. Hal yang sama berlaku untuk posisi yang disebut di pembuka tetapi tidak cocok dengan iklan yang sedang dilamar. Periksa dua hal ini paling akhir sebelum menekan tombol kirim.

Nama penerima yang salah juga termasuk kelompok ini. Kalau Anda menulis "Dear Bapak/Ibu" karena tidak tahu namanya, itu masih aman. Yang bermasalah adalah menyebut nama orang yang ternyata bukan perekrut untuk posisi itu, atau menulis nama dengan ejaan yang salah.

Isi yang tidak berubah antar lamaran juga terlihat. Surat yang memuji perusahaan "sebagai perusahaan terkemuka di bidangnya" bisa dikirim ke perusahaan mana pun tanpa satu kata diubah.

Klaim tanpa bukti

Kalimat "saya adalah pribadi yang pekerja keras, teliti, dan mudah beradaptasi" muncul di hampir semua surat, dan tidak satu pun dari kata itu bisa diperiksa. Masalahnya bukan kata-katanya salah, melainkan kata-kata itu berlaku untuk semua orang. Perekrut tidak punya cara membedakan pelamar yang benar-benar teliti dari yang hanya menulis kata teliti.

Gantilah dengan hal yang bisa diperiksa. "Teliti" bisa diganti dengan penjelasan bahwa Anda pernah memeriksa dan merapikan data pelanggan setiap minggu tanpa keluhan. "Mudah beradaptasi" bisa diganti dengan pengalaman mengambil alih pekerjaan yang sebelumnya dipegang orang lain. Kata sifat yang tidak bisa dibuktikan lebih baik dihapus daripada dipertahankan.

Klaim yang lebih berbahaya adalah yang menyentuh angka. Menulis "meningkatkan penjualan 50 persen" tanpa data hanya akan membuka pertanyaan di wawancara. Kalau angkanya tidak bisa Anda pertanggungjawabkan, tulis hasilnya dalam bentuk lain: apa yang berubah, atau masalah apa yang selesai.

Isi yang mengulang CV

Surat lamaran dan CV punya tugas berbeda. CV merangkum riwayat, surat lamaran menyambungkan riwayat itu dengan kebutuhan satu lowongan. Surat yang menyalin seluruh daftar pengalaman kerja dari CV membuat pembaca membaca hal yang sama dua kali.

Buka CV Anda di satu sisi layar, lalu baca suratnya dan tandai kalimat yang isinya sama persis. Kalau lebih dari setengah surat adalah salinan, tulis ulang. Sisakan dua atau tiga hal dari CV yang paling relevan dengan lowongan, lalu jelaskan kaitannya. Perbedaan peran keduanya dijelaskan di surat lamaran vs CV.

Panjang dan bentuk yang salah

Surat yang lebih dari satu halaman biasanya berisi pengulangan. Yang membuat surat panjang bukan banyaknya pengalaman, melainkan keengganan memilih. Pilih dua atau tiga hal yang paling relevan, buang sisanya, dan suratnya akan muat satu halaman.

Kebalikannya juga masalah. Surat dua paragraf yang tidak menyebut satu pun bukti terlihat seperti dikirim karena kewajiban. Ukuran yang aman adalah tiga sampai empat paragraf: pembuka singkat, satu sampai dua paragraf isi, lalu penutup.

Bentuk berkasnya juga termasuk. Mengirim surat sebagai foto atau tangkapan layar membuatnya sulit dibaca dan tidak bisa disalin penerimanya. Kirim sebagai PDF, dan satukan dengan CV kalau lowongannya meminta satu berkas. Urutan penyatuannya dibahas di cara menggabungkan berkas lamaran jadi satu PDF.

Nada yang tidak tepat

Surat yang terlalu formal terasa kaku, dan surat yang terlalu santai terasa kurang sopan. Ukuran yang aman adalah bahasa resmi yang wajar: sapaan sopan, kalimat pendek, tanpa singkatan percakapan.

Menjelekkan tempat kerja sebelumnya adalah kesalahan nada yang paling sering terjadi saat menjelaskan alasan pindah. Kalimat seperti "perusahaan lama saya tidak menghargai karyawan" membuat pembaca membayangkan Anda akan mengucapkan hal serupa tentang tempat barunya nanti. Bicarakan apa yang Anda cari, bukan apa yang Anda hindari. Nada memohon juga sebaiknya dihindari, karena kalimat "saya sangat berharap diterima" membuat posisi Anda terlihat lemah.

Kesalahan kecil yang mudah lolos

Salah ketik nama perusahaan, nama penerima, atau nomor telepon adalah kesalahan kecil yang berdampak besar. Periksa ejaan nama perusahaan dari situs resminya, bukan dari ingatan. Lampiran yang lupa disertakan juga tidak bisa diperbaiki setelah surel terkirim, dan kalimat "lampiran menyusul" hampir selalu dibaca sebagai kelalaian. Buka lampirannya satu per satu sebelum menekan tombol kirim.

Tanggal yang tertinggal dari draf lama, atau format tanggal yang tidak konsisten, juga termasuk. Kalau Anda memakai templat dari internet, ganti seluruh isiannya, termasuk nama dan alamat yang masih tertinggal.

Cara memeriksa surat dalam lima menit

Bacalah surat Anda dari kalimat terakhir ke kalimat pertama. Urutan terbalik memaksa mata berhenti di tiap kalimat, sehingga kalimat janggal dan salah ketik lebih mudah terlihat.

Kedua, bandingkan surat dengan iklan lowongan. Tandai istilah di iklan yang juga muncul di surat Anda. Kalau tidak ada satu pun istilah yang sama, kemungkinan surat Anda terlalu umum. Penyamaan istilah ini juga membantu pada lamaran lewat portal yang menyaring berkas otomatis, seperti dijelaskan di CV ATS.

Ketiga, minta satu orang membacanya. Pembaca yang tidak tahu konteks lamaran Anda akan lebih cepat menemukan kalimat yang membingungkan. Kalau tidak ada yang bisa diminta, jalankan pemeriksa otomatis di pembuat CV untuk memeriksa bagian CV Anda.

Kapan yang tampak seperti kesalahan sebenarnya bukan

Jeda kerja yang dijelaskan dengan jujur bukan kesalahan. Menganggur karena merawat keluarga, menyelesaikan pendidikan, atau mencari arah karier adalah hal yang wajar. Yang menjadi masalah adalah jeda yang tidak dijelaskan sama sekali.

Pindah kerja beberapa kali dalam waktu singkat juga tidak otomatis salah. Yang perlu Anda siapkan adalah penjelasan singkat dan positif untuk setiap perpindahan. Hal yang sama berlaku untuk melamar posisi yang berbeda dari pengalaman sebelumnya. Penjelasannya ada di cara menulis surat lamaran pindah karier.

Tulisan yang sederhana juga bukan kesalahan. Yang membuat surat lemah adalah isinya yang tidak spesifik, bukan gaya bahasanya.

Memperbaiki lebih cepat daripada menulis dari nol

Kalau surat Anda memuat dua atau tiga kesalahan di atas, menulis ulang lebih cepat daripada menambal kalimat per kalimat. Mulai dari kerangka yang bersih: pembuka yang menyebut posisi, dua paragraf bukti, lalu penutup. Panduan menyusunnya ada di cara menulis surat lamaran kerja.

Siapkan CV yang sejalan lewat Pembuat CV, lalu satukan berkasnya dengan Gabung PDF kalau lowongan meminta satu berkas. Kalau ukurannya melewati batas lampiran, Kompres PDF bisa mengecilkannya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat lamaran yang sama boleh dikirim ke dua lowongan di perusahaan yang sama? Boleh, tetapi setiap surat tetap harus menyebut posisi yang dilamar secara spesifik. Mengirim satu surat yang menyebut dua posisi sekaligus membuat perekrut ragu posisi mana yang Anda incar. Tulis surat terpisah untuk setiap posisi.

Bagaimana kalau saya tidak tahu nama perekrutnya? Pakai sapaan umum yang sopan, misalnya "Kepada Yth. Tim Rekrutmen" atau "Dear Hiring Manager" untuk surat berbahasa Inggris. Jangan menebak nama orang yang tidak Anda yakini.

Apakah kesalahan kecil seperti salah ketik bisa membuat lamaran langsung gugur? Tidak selalu, tetapi salah ketik pada nama perusahaan atau nama penerima memberi kesan bahwa suratnya tidak diperiksa. Perbaikannya murah, jadi tidak ada alasan membiarkannya. Untuk kesalahan lain, nilainya tergantung seberapa besar pengaruhnya pada isi.

Apakah surat lamaran harus ditandatangani? Untuk lamaran yang dikirim lewat surel atau portal, tanda tangan basah tidak diperlukan. Cukup nama lengkap di bagian penutup. Kalau instansinya meminta berkas fisik dengan tanda tangan, ikuti permintaan itu.

Apakah boleh memakai contoh surat dari internet? Boleh sebagai gambaran struktur, tetapi isinya harus Anda ganti seluruhnya. Kalimat contoh yang dipakai apa adanya akan muncul di banyak lamaran lain. Ambil kerangkanya, tulis isinya sendiri.

Mulai dari versi yang bersih

Cara tercepat menghindari kesalahan di atas adalah menulis surat baru untuk setiap lamaran, bukan menyunting surat lama. Siapkan CV-nya di Pembuat CV, lalu periksa kembali daftar kesalahan ini sebelum berkas dikirim. Peta lengkapnya ada di Lamaran Kerja.