Berkas lamaran pertama biasanya terasa berat bukan karena dokumennya banyak, tetapi karena belum ada kebiasaan. Setelah satu kali dikerjakan, urutannya jadi jelas dan lamaran berikutnya hanya perlu penyesuaian kecil. Karena itu, kerjakan dengan urutan yang tetap: baca lowongannya, catat yang diminta, kumpulkan dokumen, susun CV, pindai, satukan, lalu periksa.
Artikel ini memandu urutan itu untuk pelamar yang belum pernah mengirim lamaran. Semua berkas dibuat sekali, lalu dipakai ulang untuk lamaran berikutnya dengan penyesuaian seperlunya. Jadi pekerjaan hari ini bukan pekerjaan yang harus diulang dari nol setiap kali.
Mulai dari membaca lowongannya
Lowongan yang Anda incar adalah sumber pertama daftar berkas. Baca sampai habis, termasuk bagian syarat dan cara melamar. Di situ tertulis dokumen apa yang diminta, apakah lamaran dikirim lewat surel atau portal, dan apakah ada berkas tambahan seperti portofolio atau surat keterangan.
Catat permintaannya satu per satu di catatan atau dokumen terpisah. Tulis apa adanya, termasuk kata "salinan", "legalisasi", atau "asli", karena kata-kata itu menentukan bentuk dokumen yang perlu Anda siapkan. Setelah catatannya lengkap, tandai mana yang sudah Anda miliki dan mana yang masih perlu diurus.
Kalau lowongannya tidak menyebut daftar berkas secara rinci, siapkan yang lazim: surat lamaran, CV, ijazah atau transkrip, dan dokumen pendukung yang relevan. Jangan menambahkan berkas yang tidak diminta hanya karena orang lain menyebutnya.
Menyiapkan CV lebih dulu
CV adalah dokumen yang paling sering dipakai ulang, jadi kerjakan dengan benar sejak awal. Susun di Pembuat CV jalur ATS. Jalur itu menulis CV dalam satu kolom dengan huruf yang bisa dibaca mesin pemindai resume yang dipakai banyak portal rekrutmen.
Isi bagiannya sesuai keadaan Anda. Pembuat CV menyediakan sebelas bagian, dan bagian yang kosong tidak ikut tercetak. Jadi Anda tidak perlu mengisi pengalaman kerja kalau belum punya; kosongkan saja bagian itu dan isi bagian lain, misalnya pendidikan, keahlian, organisasi, atau proyek. Panduan menyusunnya untuk pelamar baru ada di CV ATS.
Setelah selesai, jalankan pemeriksa otomatis di halaman itu. Pemeriksaannya menilai kontak, ringkasan, pengalaman, hasil terukur, kata kerja tindakan, tanggal, keahlian, pendidikan, jumlah halaman, dan struktur. Temuan di situ menunjukkan bagian mana yang perlu diperbaiki sebelum CV diekspor.
Ekspor CV sebagai PDF A4 210 x 297 mm. Berkas hasil ekspornya bersih dari watermark dan logo, baik di paket Gratis maupun Berbayar. Draf CV tersimpan di akun Anda, dan bisa diunduh sebagai berkas JSON.
Mengumpulkan dokumen pendukung
Kumpulkan dokumen yang diminta dan letakkan di satu tempat, baik fisik maupun digital. Untuk dokumen yang masih berbentuk kertas, siapkan sebelum hari pemindaian supaya pekerjaannya tidak terputus. Periksa juga apakah ada dokumen yang perlu dilegalisasi, karena prosesnya butuh waktu.
Untuk pelamar baru, dokumen yang paling sering diminta adalah ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat pelatihan kalau ada. Kalau pengumumannya meminta surat keterangan tertentu, urus surat itu di institusi yang berwenang. Jangan menebak formatnya; tanyakan langsung ke institusi yang menerbitkannya.
Simpan semua berkas digital di satu folder dengan nama yang jelas, supaya mudah ditemukan saat portal memintanya. Cara merapikan arsipnya dibahas di cara menyimpan berkas lamaran.
Memindai dokumen dengan ponsel
Kalau tidak ada pemindai, kamera ponsel bisa dipakai untuk memindai dokumen. Syaratnya sederhana: pencahayaan rata, dokumen di permukaan datar, dan seluruh tepinya masuk ke bingkai. Hindari bayangan tangan, pantulan lampu, dan sudut pengambilan yang miring.
Gunakan aplikasi pemindai yang bisa memotong tepi dan meratakan perspektif. Setelah dipindai, simpan hasilnya sebagai PDF, bukan foto. Kirim berkas lamaran dalam bentuk PDF, bukan foto atau tangkapan layar, karena PDF lebih mudah dibaca dan lebih rapi saat dicetak.
Periksa hasil pindainya sebelum melanjutkan. Buka berkasnya, pastikan teksnya terbaca, halamannya tidak terbalik, dan tidak ada bagian yang terpotong. Ingat juga bahwa OCR belum tersedia di layanan ini, sehingga halaman hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari. Kalau lowongannya menyaring CV dengan mesin, pastikan CV Anda tetap berupa PDF bertekstur teks.
Menyatukan berkas menjadi satu PDF
Kalau lamarannya lewat surel, satukan seluruh berkas menjadi satu PDF supaya tidak ada lampiran yang terlewat. Urutan yang lazim: surat lamaran di depan, lalu CV, lalu dokumen pendukung. Kalau lowongannya mencantumkan urutan tertentu, ikuti urutan itu.
Gunakan Gabung PDF untuk menyatukannya. Unggah berkasnya, geser urutannya di pratinjau sampai benar, lalu jalankan prosesnya. Penanda buku setiap berkas dipertahankan, dan urutan di pratinjau adalah urutan di hasil. Periksa daftar di pratinjau, jangan mengandalkan urutan pemilihan berkas.
Kalau lamarannya lewat portal, periksa dulu apakah portalnya meminta berkas terpisah atau satu berkas gabungan. Sebagian portal meminta CV terpisah dan tidak menerima berkas gabungan.
Memeriksa ukuran dan nama berkas
Ukuran berkas sering menjadi penghalang terakhir. Lampiran surel umumnya dibatasi sekitar 25 MB, dan portal rekrutmen kadang memasang batas yang lebih ketat. Pindaian beresolusi tinggi adalah penyumbang ukuran terbesar. Kalau berkas gabungannya melewati batas, kecilkan dengan Kompres PDF sebelum dikirim.
Nama berkas juga bagian dari lamaran. Pilih nama yang memuat tiga hal: siapa Anda, posisi yang dilamar, dan jenis isi berkasnya. Contoh pola: lamaran-nama-anda-posisi.pdf. Ganti spasi dengan tanda hubung, dan tinggalkan simbol lain di luar huruf serta angka, karena sebagian sistem unggahan menolak nama berkas yang memuatnya.
Batas paket yang berlaku di layanan ini: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas; paket Gratis 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas; paket Berbayar pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di harga.
Menulis surat lamaran pertama
Surat lamaran bukan pengulangan CV. Ia menjawab pertanyaan yang tidak dijawab CV: kenapa Anda melamar posisi ini. Untuk pelamar pertama, isi yang kuat biasanya menyebut hal konkret dari pendidikan, organisasi, proyek, atau pekerjaan lepas, lalu menyambungkannya dengan kebutuhan posisi.
Cukup satu halaman. Pembuka menyebut posisi dan dari mana Anda tahu lowongannya, isi menyambungkan dua hal dari riwayat Anda dengan kebutuhan lowongan, penutup menyebut kesediaan dihubungi. Hindari kalimat yang bisa dipakai untuk posisi apa pun.
Surat lamaran ditulis ulang untuk setiap lamaran, sedangkan CV boleh dipakai ulang dengan penyesuaian kecil. Perbedaan peran keduanya dibahas lebih lanjut di Lamaran Kerja.
Memeriksa sebelum mengirim
Lakukan pemeriksaan terakhir dengan urutan tetap. Pertama, nama perusahaan dan posisi di surat lamaran sudah benar. Kedua, seluruh berkas yang diminta lengkap dan tidak tertukar. Ketiga, urutan berkas dalam PDF gabungan sudah benar. Keempat, ukurannya di bawah batas. Kelima, nama berkasnya jelas. Keenam, alamat surel atau kolom unggahan sudah benar.
Setelah dikirim, simpan salinannya di folder yang menyebut nama perusahaan dan tanggal pengiriman. Salinan itu berguna saat lamaran ditindaklanjuti, karena Anda bisa melihat persis apa yang dikirim.
Kapan saran ini tidak berlaku
Kalau lowongannya meminta berkas fisik, ikuti permintaan itu. Beberapa instansi masih meminta berkas cetak yang dikirim lewat pos atau diserahkan langsung. Prosedurnya berbeda, dan urutannya dijelaskan di cara menulis surat lamaran lewat pos.
Kalau portalnya menyediakan formulir atau templat sendiri, pakai templat itu. Sebagian portal tidak meminta surat lamaran terpisah, melainkan kolom motivasi. Mengirim surat lamaran tambahan lewat saluran lain justru membingungkan penerimanya.
Kalau lamarannya lewat perantara, ikuti prosedur perantaranya. Berkas yang diminta bisa berbeda dari lamaran langsung, dan mengirim berkas tambahan ke instansi tujuan bisa memperlambat proses.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah pelamar pertama perlu pengalaman kerja di CV? Tidak. Bagian pengalaman bisa dikosongkan, dan bagian kosong tidak ikut tercetak. Isi bagian lain yang Anda punya, misalnya pendidikan, organisasi, proyek, atau keahlian.
Apakah ijazah harus dilegalisasi untuk lamaran pertama? Tergantung permintaan lowongannya. Kalau tidak disebutkan, salinan biasa biasanya cukup. Kalau disebutkan, urus legalisasinya sebelum mendekati tenggat.
Bolehkah memindai dokumen dengan kamera ponsel? Boleh, asalkan hasilnya jelas, tidak miring, dan disimpan sebagai PDF. Hindari mengirim foto dokumen apa adanya, karena sulit dibaca dan sering ditolak.
Apakah berkas harus digabung jadi satu PDF? Untuk lamaran lewat surel, satu PDF lebih rapi dan lebih sulit terlewat. Untuk portal, ikuti permintaan portalnya.
Apakah CV harus dibuat baru untuk setiap lamaran? Tidak perlu dari nol. Simpan drafnya, lalu sesuaikan ringkasan dan urutan keahliannya dengan lowongan yang sedang dilamar.
Berapa lama menyiapkan berkas lamaran pertama? Tergantung kelengkapan dokumen dan legalisasi. Kalau dokumennya sudah ada, satu sampai dua hari cukup untuk memindai, menyusun, dan memeriksa.