Berkas lamaran kerja yang lazim diminta ada lima sampai enam: surat lamaran, CV, ijazah atau transkrip, portofolio kalau posisinya membutuhkan, dan dokumen pendukung seperti sertifikat atau surat keterangan. Jumlah pastinya berbeda antar lowongan, dan tidak semua lowongan meminta semuanya. Karena itu langkah pertama selalu membaca pengumuman lowongan untuk tahu daftar yang benar-benar diminta, bukan menyiapkan sebanyak mungkin berkas lalu mengirim semuanya.
Mengirim berkas yang tidak diminta bukan tindakan aman. Berkas tambahan menambah berat lampiran, memperbesar kemungkinan salah urutan, dan kadang membuat penerima harus memilah mana yang relevan. Sebaliknya, kurang satu berkas yang diminta bisa membuat lamaran tidak diproses. Jadi yang dibidik adalah daftar yang tepat, bukan daftar yang panjang.
Dua berkas inti yang hampir selalu diminta
Surat lamaran dan CV adalah dua berkas yang paling sering diminta bersama. Keduanya punya tugas yang berbeda dan tidak saling menggantikan. CV merangkum riwayat pendidikan, pengalaman, dan keahlian Anda. Surat lamaran menyambungkan riwayat itu dengan kebutuhan satu lowongan tertentu, dan menjelaskan mengapa Anda melamar. Perbedaan peran keduanya dibahas di surat lamaran vs CV.
CV dibuat lebih dulu karena isinya dipakai ulang untuk banyak lamaran. Setelah CV selesai, surat lamaran ditulis per lowongan dengan menyesuaikan nama posisi dan nama perusahaan. Surat yang menyebut posisi lain adalah kesalahan yang paling mudah terlihat, jadi periksa bagian pembukanya paling akhir sebelum mengirim.
Kalau Anda belum punya CV, susun di Pembuat CV jalur ATS. Jalur itu memakai format satu kolom dengan teks asli, dan bagian yang dibiarkan kosong tidak ikut tercetak sehingga CV tidak terlihat bolong.
Berkas pendidikan yang diminta
Ijazah dan transkrip adalah dua dokumen pendidikan yang paling sering disebut. Ijazah menunjukkan jenjang yang sudah diselesaikan, sedangkan transkrip menunjukkan mata kuliah dan nilai. Sebagian lowongan meminta keduanya, sebagian hanya salah satunya, dan sebagian meminta transkrip saja untuk pelamar yang ijazahnya belum keluar.
Untuk pelamar yang baru lulus dan ijazahnya belum terbit, surat keterangan lulus sering dipakai sebagai pengganti sementara. Sebutkan keadaan itu apa adanya di surat lamaran kalau memang relevan, dan lampirkan dokumen yang benar-benar Anda miliki. Jangan memalsukan atau mengubah dokumen, karena verifikasi di tahap berikutnya akan menemukannya.
Pindai dokumen pendidikan pada permukaan yang rata dengan pencahayaan yang cukup. Hasil pindai yang miring, gelap, atau terpotong adalah penyebab paling umum berkas ditolak di tahap administrasi. Periksa hasil pindaiannya sebelum digabung: pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke bidang gambar dan tulisan di dalamnya terbaca.
Portofolio dan berkas pendukung
Portofolio diminta untuk posisi yang hasil kerjanya perlu dilihat, misalnya desain, penulisan, fotografi, atau pengembangan perangkat lunak. Kalau posisinya tidak menyebut portofolio, berkas ini biasanya tidak perlu dilampirkan. Portofolio yang relevan berisi beberapa contoh terbaik, bukan seluruh hasil kerja Anda.
Berkas pendukung lain meliputi sertifikat pelatihan, surat keterangan kerja, dan dokumen identitas. Sertifikat yang relevan dengan posisi menambah kekuatan. Sertifikat yang tidak berhubungan cukup disimpan dan tidak dilampirkan. Surat keterangan kerja dipakai kalau lowongan meminta bukti pengalaman, dan biasanya berisi posisi serta masa kerja Anda di tempat sebelumnya.
Kalau portofolio Anda berbentuk banyak halaman gambar, berkasnya cenderung besar. Ukuran portofolio perlu diperiksa lebih awal karena ia penyumbang ukuran terbesar dalam satu paket lamaran. Cara mengecilkannya ada di ukuran berkas lamaran yang aman.
Berkas yang sering disangka wajib padahal tidak
Beberapa berkas sering ikut dilampirkan karena kebiasaan, padahal tidak diminta. Fotokopi kartu identitas, kartu keluarga, dan surat keterangan sehat biasanya baru diminta setelah Anda lolos tahap awal, bukan saat melamar. Hal yang sama berlaku untuk pas foto, yang tidak semua lowongan memintanya di tahap lamaran.
Dokumen yang sudah lama juga sebaiknya tidak dilampirkan tanpa alasan. Sertifikat kursus yang tidak berhubungan dengan posisi, piagam kegiatan lama, dan surat rekomendasi dari pihak yang tidak relevan menambah halaman tanpa menambah nilai. Simpan semuanya di folder terpisah, dan lampirkan hanya yang diminta atau yang benar-benar menguatkan lamaran.
Kalau ragu apakah sebuah berkas diminta, baca ulang pengumumannya. Kalau pengumumannya tetap tidak jelas, tanyakan lewat kanal resmi yang disebutkan. Menambahkan berkas sebagai jaga-jaga lebih berisiko daripada bertanya.
Menyiapkan pindaian yang rapi
Pindai semua dokumen pada ukuran yang sama, biasanya A4, dan simpan setiap dokumen sebagai berkas terpisah sebelum digabung. Berkas terpisah memudahkan Anda mengganti satu dokumen yang ternyata salah pindai tanpa mengulang seluruh pekerjaan.
Periksa setiap hasil pindai dengan tiga pertanyaan. Apakah seluruh halaman ada dan urut? Apakah teksnya terbaca tanpa perlu diperbesar? Apakah berkasnya bisa dibuka di perangkat lain? Kalau ada halaman yang terbalik, urutkan dulu sebelum digabung. Menggabungkan berkas yang urutannya masih kacau membuat kesalahannya ikut tersalin ke hasil akhir.
Untuk dokumen yang teksnya perlu bisa disalin mesin, pastikan PDF-nya punya lapisan teks. Buka berkasnya, sorot satu baris, lalu salin. Kalau teksnya bisa disalin, lapisan teksnya ada. Kalau tidak bisa, berkasnya hanya gambar. OCR belum tersedia di tool kami, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar apa adanya.
Menyatukan berkas dan menamainya
Setelah semua berkas siap, susun urutannya. Urutan yang lazim adalah surat lamaran, CV, lalu dokumen pendukung. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF, dan urutannya bisa digeser di pratinjau. Penanda buku setiap berkas selalu dipertahankan, jadi dokumen yang punya bookmark tetap mudah dinavigasi setelah digabung. Batas jumlah berkasnya mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas untuk paket Gratis, dan 20 berkas untuk paket Berbayar.
Kalau portalnya meminta berkas terpisah, ikuti permintaan portal. Sebagian portal memang memisahkan unggahan CV dan dokumen pendukung, dan menggabungkannya justru menyulitkan proses. Periksa juga apakah portalnya meminta surat lamaran, karena sebagian portal menggantinya dengan kolom isian motivasi.
Nama berkas adalah bagian terakhir yang sering diabaikan. Nama seperti lamaran.pdf menyulitkan perekrut yang menerima banyak berkas. Pakai nama yang menyebut nama Anda dan posisi yang dilamar, misalnya Surat-Lamaran-Budi-Santoso-Admin.pdf. Kalau pengumuman menetapkan pola penamaan tertentu, ikuti pola itu persis.
Memeriksa sebelum mengirim
Periksa enam hal terakhir. Pertama, daftar berkasnya sudah cocok dengan yang diminta pengumuman. Kedua, nama perusahaan dan posisi di surat lamaran sudah benar. Ketiga, urutan berkas dalam gabungan sudah sesuai. Keempat, semua halaman terbaca dan tidak ada yang terpotong. Kelima, ukuran berkasnya di bawah batas yang diminta. Keenam, nama berkasnya jelas.
Simpan salinan berkas yang dikirim, beserta catatan kecil berisi tanggal pengiriman dan jalur yang dipakai. Catatan itu berguna ketika ada kabar yang datang terlambat atau ketika Anda perlu menindaklanjuti lamaran.
Kapan daftar ini tidak berlaku
Kalau instansi menyediakan formulir atau templat resmi, pakai templat itu dan ikuti kolomnya. Daftar berkas di artikel ini berlaku untuk lamaran umum, bukan untuk penerimaan yang punya ketentuan sendiri. Instansi seperti itu biasanya menyebutkan dokumen yang harus diunggah beserta format dan ukurannya, dan ketentuan itulah yang mengikat.
Kalau lamaran dikirim lewat perantara, misalnya agen tenaga kerja, ikuti daftar berkas dari perantaranya. Perantara kadang meminta dokumen tambahan yang tidak diminta perusahaan, dan mengirim berkas langsung ke perusahaan bisa memperlambat proses.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua berkas harus digabung jadi satu PDF? Tidak selalu. Untuk lamaran lewat surel, satu PDF lebih rapi dan lebih sulit terlewat. Untuk portal, ikuti permintaan portalnya karena sebagian portal meminta berkas terpisah.
Apakah ijazah dan transkrip wajib dilampirkan? Ikuti pengumuman lowongan. Sebagian lowongan meminta keduanya, sebagian hanya salah satunya, dan sebagian meminta surat keterangan lulus untuk pelamar yang ijazahnya belum terbit.
Apakah sertifikat yang tidak berhubungan perlu dilampirkan? Tidak. Lampirkan sertifikat yang relevan dengan posisi. Sertifikat lain cukup disimpan dan bisa dipakai untuk lamaran yang membutuhkannya.
Bagaimana kalau dokumen saya masih berupa foto? Ubah dulu menjadi PDF dengan ukuran halaman yang sama, lalu periksa keterbacaannya. Mengirim foto atau tangkapan layar sebagai berkas lamaran menyulitkan penerima membacanya.
Apakah perlu melampirkan kartu identitas saat melamar? Biasanya tidak, kecuali pengumuman memintanya. Dokumen identitas umumnya baru diminta setelah pelamar lolos tahap awal.
Menyusun berkas dari yang paling menentukan
Mulai dari dua berkas inti: CV di Pembuat CV dan surat lamaran yang ditulis per lowongan. Setelah keduanya selesai, tambahkan dokumen pendidikan dan pendukung sesuai daftar yang diminta, lalu satukan dengan Gabung PDF. Kalau ukurannya melewati batas, kecilkan dengan Kompres PDF. Gambaran seluruh alurnya ada di Lamaran Kerja.