Cara Menulis Surat Lamaran Posisi Manager

Surat lamaran posisi manager dibaca dengan ukuran yang berbeda dari surat lamaran staf. Perekrut tidak hanya mencari orang yang bisa menyelesaikan pekerjaan, tetapi orang yang bisa membuat tim menyelesaikannya. Karena itu, isi suratnya harus menjawab pertanyaan: seberapa besar tanggung jawab yang pernah Anda pegang, dan apa hasilnya bagi tim atau perusahaan.

Kesalahan yang paling sering terjadi adalah surat yang menyebut jabatan tanpa menyebut skala. Menulis "memimpin tim" tanpa menjelaskan berapa orang, apa yang dikerjakan tim itu, dan apa yang berubah tidak memberi pembaca gambaran apa pun. Bagian berikut menjelaskan cara menyampaikan skala itu tanpa membesar-besarkan.

Menyorot kepemimpinan dengan bukti

Bukti kepemimpinan bukan daftar jabatan, melainkan perubahan yang terjadi karena Anda memimpin. Contohnya: tim yang sebelumnya tidak punya jadwal kerja rutin menjadi punya, atau pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan ulang menjadi selesai sekali jalan. Tuliskan perubahan itu sebagai hasil, bukan sebagai tugas.

Sebutkan juga skala tanggung jawab Anda. Berapa orang yang Anda pimpin, berapa besar anggaran yang Anda kelola, berapa banyak proyek yang berjalan bersamaan. Angka-angka ini bukan pamer, melainkan cara pembaca menilai apakah pengalaman Anda sepadan dengan posisi yang dilamar. Kalau angkanya tidak bisa disebutkan karena alasan kerahasiaan, sebutkan skalanya dalam bentuk lain, misalnya jumlah cabang atau jumlah pelanggan yang dilayani.

Kepemimpinan juga terlihat dari cara Anda menangani orang, bukan hanya dari hasil. Kalau Anda pernah melatih karyawan baru, menyusun jadwal kerja, atau menyelesaikan perselisihan antar anggota tim, sebutkan. Hal-hal seperti ini menunjukkan bahwa Anda mengerjakan bagian pekerjaan yang tidak terlihat di angka.

Menjelaskan skala dan hasil tim

Hasil tim lebih kuat daripada hasil pribadi untuk lamaran posisi manager. Kalau tim Anda mencapai target, sebutkan targetnya dan peran Anda di dalamnya. Kalau ada anggota tim yang Anda bantu berkembang, sebutkan tanpa menyebut namanya. Yang penting adalah pembaca bisa melihat bahwa hasil itu terjadi karena ada yang mengatur jalannya.

Tulis hasilnya dengan pola yang sederhana: apa yang dikerjakan, oleh berapa orang, dan apa hasilnya. Contoh: "Saya memimpin tim berisi enam orang yang menangani pengiriman harian. Jumlah keluhan pelanggan tentang keterlambatan turun setelah kami mengubah urutan pemrosesan pesanan." Kalimat itu menyebut skala, tindakan, dan hasil.

Kalau hasilnya tidak bisa dinyatakan dalam angka, gunakan perbandingan sebelum dan sesudah. "Sebelumnya laporan bulanan selesai di akhir minggu kedua, setelah kami membagi tugasnya, laporan selesai lebih awal." Perbandingan seperti ini tetap konkret dan bisa diperiksa.

Menyampaikan keputusan yang pernah diambil

Posisi manager menuntut kemampuan mengambil keputusan, dan surat lamaran bisa menunjukkan itu lewat satu contoh. Pilih satu keputusan yang pernah Anda ambil, lalu jelaskan situasinya, pilihan yang ada, keputusan Anda, dan hasilnya. Cukup satu contoh yang jelas, bukan daftar panjang.

Keputusan yang baik untuk diceritakan bukan keputusan yang mudah. Keputusan tentang mengubah cara kerja tim, menangani proyek yang tertinggal, atau menolak permintaan yang tidak masuk akal menunjukkan bahwa Anda mempertimbangkan dampaknya. Ceritakan juga hal yang Anda pelajari dari keputusan itu kalau ada.

Hindari bercerita tentang konflik pribadi dengan rekan kerja. Fokuskan pada keputusan yang berhubungan dengan pekerjaan dan tim. Kalau situasinya melibatkan orang, jelaskan perannya secara umum tanpa menyebut nama atau hal yang bersifat pribadi.

Menyesuaikan surat dengan level posisinya

Posisi manager ada beberapa tingkat: supervisor, manajer, dan manajer senior. Setiap tingkat menuntut penekanan yang berbeda. Untuk posisi supervisor, tonjolkan kemampuan mengatur pekerjaan harian dan membimbing anggota tim. Untuk posisi manajer, tonjolkan perencanaan, anggaran, dan hasil jangka menengah. Untuk posisi manajer senior, tonjolkan keputusan lintas tim dan perubahan yang Anda bawa.

Baca deskripsi lowongannya untuk mengetahui tingkatnya. Istilah yang dipakai biasanya memberi petunjuk: "memastikan target harian tercapai" menunjuk pada pengawasan operasional, sedangkan "menyusun strategi tiga tahun" menunjuk pada tingkat yang lebih tinggi. Sesuaikan contoh yang Anda pilih dengan tingkat itu.

Kalau Anda melamar dari posisi staf ke posisi supervisor, tunjukkan pengalaman memimpin tanpa jabatan formal. Memimpin proyek kecil, mengoordinasi beberapa orang, atau menjadi tempat bertanya anggota tim adalah bukti yang bisa dipakai.

Menghindari klaim kosong

Klaim seperti "saya pemimpin yang tegas namun bijaksana" tidak bisa diperiksa. Gantilah dengan bukti. Kalau Anda ingin menunjukkan ketegasan, ceritakan keputusan sulit yang Anda ambil dan alasannya. Kalau Anda ingin menunjukkan kedekatan dengan tim, ceritakan cara Anda menyelesaikan masalah anggota tim.

Hindari juga mengklaim hasil yang sebenarnya dikerjakan orang lain. Kalau tim Anda mencapai target, sebutkan peran Anda dengan jujur. Perekrut yang berpengalaman bisa membedakan pemimpin yang benar-benar mengerjakan bagiannya dari yang hanya menempel pada hasil tim.

Jangan menyebut angka yang tidak bisa Anda pertanggungjawabkan. Angka yang salah akan terlihat saat wawancara, dan dampaknya lebih buruk daripada tidak menyebut angka sama sekali. Kalau datanya tidak tersedia, gunakan perbandingan atau perubahan yang bisa Anda jelaskan.

Menyiapkan CV untuk posisi manager

CV untuk posisi manager sebaiknya menaruh pengalaman kerja dan pencapaian di bagian atas. Ringkasannya menyebut level posisi yang dilamar dan skala tanggung jawab Anda. Uraian pengalaman disusun dengan pola hasil, bukan daftar tugas.

Pemeriksa otomatis di Pembuat CV memeriksa hal-hal yang sering terlewat: kontak, panjang ringkasan, peran utama, uraian berisi hasil terukur, kata kerja tindakan, kelengkapan tanggal, dan jumlah halaman. Jalur ATS mencetak teks asli satu kolom, sehingga isinya lebih aman dibaca sistem penyaring. Penjelasannya ada di CV ATS. Kalau surat dan CV diminta dalam satu berkas, satukan keduanya dengan Gabung PDF dan taruh surat lamaran di halaman pertama.

Kalau melamar dari dalam perusahaan

Melamar posisi manager dari dalam perusahaan punya keuntungan dan tantangan sendiri. Keuntungannya, Anda sudah tahu cara kerja tim dan masalah yang perlu diselesaikan. Tantangannya, pembaca sudah mengenal Anda dan mungkin sudah punya kesan sebelumnya.

Manfaatkan keuntungan itu dengan menyebut hal yang hanya bisa diketahui orang dalam: masalah apa yang belum terselesaikan, dan bagaimana Anda berencana menanganinya. Jangan mengkritik atasan atau rekan kerja saat ini. Sampaikan juga bahwa Anda sudah berbicara dengan atasan langsung Anda tentang niat melamar, karena perekrut internal biasanya memeriksa hal ini.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau posisi manager mensyaratkan pengalaman memimpin dalam jumlah tertentu dan Anda belum memenuhinya, lamaran Anda kemungkinan besar tersaring di tahap awal. Periksa syarat itu dengan jujur, lalu pertimbangkan posisi supervisor sebagai langkah berikutnya.

Kalau instansi menyediakan templat resmi, ikuti templatnya. Ketentuan tiap instansi berbeda dan diumumkan lewat pengumuman resminya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah pengalaman memimpin tanpa jabatan formal bisa dipakai? Bisa. Memimpin proyek, mengoordinasi beberapa orang, atau membimbing anggota baru adalah pengalaman yang bisa diceritakan. Yang penting adalah menyebut apa yang Anda kerjakan dan hasilnya.

Berapa banyak contoh yang sebaiknya dicantumkan? Satu sampai dua contoh yang jelas lebih baik daripada lima contoh yang singkat. Pilih contoh yang paling dekat dengan kebutuhan lowongan.

Apakah perlu menyebut angka dari pekerjaan sebelumnya? Sebutkan kalau angkanya benar dan tidak melanggar kerahasiaan perusahaan. Kalau tidak bisa, gunakan perbandingan sebelum dan sesudah.

Bagaimana kalau saya melamar posisi manager di bidang yang berbeda? Soroti kepemimpinan dan cara Anda mengambil keputusan, karena dua hal itu berlaku di banyak bidang. Sambungkan juga pengetahuan Anda tentang bidang baru.

Apakah surat lamaran manager boleh lebih dari satu halaman? Sebaiknya tetap satu halaman. Untuk posisi manajerial, isi surat yang padat dan konkret lebih dihargai daripada surat panjang yang mengulang CV.

Susun buktinya, lalu tulis suratnya

Mulai dari daftar pencapaian dan skala tanggung jawab Anda, lalu pilih dua yang paling relevan dengan lowongan. Siapkan CV-nya di Pembuat CV dan periksa hasilnya sebelum dikirim. Untuk dasar penulisannya, baca cara menulis surat lamaran kerja, dan untuk konteks pindah bidang, baca cara menulis surat lamaran pindah karier. Peta lengkapnya ada di Panduan CV dan Karier.