Cara Mengirim Lamaran Lewat Email

Cara mengirim lamaran lewat email yang rapi terdiri dari lima langkah: siapkan berkas lamaran sebagai PDF, tulis badan surel singkat, isi subjek dengan posisi dan nama Anda, lampirkan berkas, lalu periksa semuanya sebelum mengirim. Yang paling sering menentukan adalah langkah terakhir, karena lampiran yang lupa disertakan tidak bisa diperbaiki setelah surel terkirim.

Surel masih menjadi jalur lamaran yang paling banyak dipakai di Indonesia, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah, lowongan yang diumumkan lewat media sosial, dan lamaran yang dikirim ke alamat resmi instansi. Jalur ini juga yang paling mudah salah: salah subjek, lampiran tertukar, atau badan surel yang terlalu panjang. Halaman ini membahas alurnya dari awal sampai terkirim.

Tiga bagian surel punya halaman masing-masing: cara menulis email lamaran kerja untuk badan surelnya, subjek email lamaran kerja untuk baris subjeknya, dan cara melampirkan berkas lamaran di email untuk lampirannya. Halaman ini menyusun ketiganya menjadi satu urutan kerja yang utuh.

Menyiapkan berkas sebelum membuka surel

Selesaikan berkasnya lebih dulu, karena surel yang sudah dibuka akan membuat Anda tergesa-gesa. Empat hal yang perlu siap:

Surat lamaran dalam PDF, satu halaman. Isinya khusus untuk posisi yang dilamar. Panduannya ada di cara menulis surat lamaran kerja.

CV dalam PDF, satu sampai dua halaman. Susun di Pembuat CV jalur ATS supaya teksnya asli dan bisa dibaca mesin pemindai resume.

Dokumen pendukung yang diminta, misalnya ijazah, transkrip, atau portofolio. Kirim hanya yang diminta. Menambahkan berkas yang tidak diminta hanya menambah berat lampiran.

Berkas gabungan kalau lowongannya meminta satu berkas. Urutan yang lazim: surat lamaran, CV, lalu dokumen pendukung. Satukan dengan Gabung PDF.

Setelah seluruh berkas siap, periksa ukurannya terhadap batas yang disebut pengumuman. Lampiran surel umumnya dibatasi sekitar 25 MB, dan sebagian kotak masuk kantor memakai batas yang lebih ketat. Kalau berkas gabungan melewati batas itu, kecilkan dulu sebelum surel dibuka, supaya pengirimannya tidak gagal di tengah.

Beri nama berkas yang menyebut nama Anda dan posisinya, misalnya lamaran-nama-anda-staf-administrasi.pdf. Hindari spasi dan karakter di luar huruf, angka, serta tanda hubung, karena sebagian sistem menolaknya.

Alamat tujuan dan subjek

Alamat tujuan diambil dari pengumuman lowongannya, bukan dari hasil pencarian. Kalau iklannya menyebut alamat surel tertentu, kirim ke alamat itu. Kalau iklannya tidak menyebut alamat, kirim lewat portal atau formulir yang disediakan. Jangan menebak alamat seperti hrd@ atau recruitment@ kalau tidak tercantum, karena surel yang salah alamat tidak akan pernah sampai.

Subjek surel menyebut posisi dan nama Anda, misalnya "Lamaran Staf Administrasi - [Nama Anda]". Dari subjek itu penerimanya sudah tahu surel ini untuk posisi apa dan dari siapa. Pola lengkap dan kesalahan yang dihindari ada di subjek email lamaran kerja.

Kalau pengumumannya meminta format subjek tertentu, ikuti format itu apa adanya. Permintaan seperti "tulis kode lowongan di subjek" adalah cara instansi menyortir surel, dan subjek yang tidak mengikuti format bisa tersaring ke folder yang salah.

Urutan pengiriman yang menghindari kesalahan

Kerjakan surelnya dalam urutan tetap supaya tidak ada bagian yang terlewat. Urutan yang paling aman: lampirkan berkas lebih dulu, lalu tulis subjek, lalu tulis badan surel, lalu periksa, baru kirim.

Lampiran dikerjakan lebih dulu karena ia bagian yang paling merepotkan kalau terlupa. Setelah berkasnya terlampir, menulis subjek dan badan surel menjadi pekerjaan yang tidak bisa mengalihkan perhatian dari lampiran. Kalau Anda menulis dulu baru melampirkan, risiko lupa lebih besar, terutama kalau ada gangguan di tengah pekerjaan.

Isi badan surelnya sendiri tidak dibahas panjang di sini; polanya ada di cara menulis email lamaran kerja. Yang penting untuk alur ini: badan surel menyebut posisi, menyebut lampiran, dan tidak menyalin isi surat lamaran.

Periksa sebelum mengirim dengan membuka lampirannya satu per satu dari jendela surel. Periksa tiga hal: berkas yang benar, urutan yang benar untuk berkas gabungan, dan nama berkas yang rapi. Lampiran yang tertukar adalah kesalahan yang paling sulit dilihat setelah surel terkirim.

Mengirim dan menyimpan salinan

Kirim pada jam kerja di hari kerja. Surel yang masuk pada pagi sampai siang lebih mungkin dibaca pada hari yang sama, sedangkan surel yang dikirim tengah malam tenggelam di antara surel lain. Ini bukan aturan mutlak, tetapi biayanya nol untuk diikuti.

Setelah mengirim, simpan salinannya. Buat folder yang menyebut nama perusahaan dan tanggal pengiriman, lalu simpan berkas yang dikirim di sana. Salinan ini berguna saat lamaran ditindaklanjuti, karena Anda bisa melihat persis apa yang dikirim tanpa mencari di kotak keluar.

Jangan langsung menutup aplikasi setelah menekan tombol kirim. Buka kembali surelnya dari folder terkirim, lalu pastikan lampirannya benar-benar berangkat. Kalau ternyata ada yang salah, kirim ulang dengan permintaan maaf singkat, bukan menghapus surel yang pertama.

Kalau lowongan meminta berkas terpisah

Sebagian pengumuman meminta CV dan dokumen pendukung dikirim sebagai lampiran terpisah, bukan digabung. Ikuti permintaan itu, lalu pastikan jumlah lampirannya sesuai dengan yang disebut pengumuman. Kelebihan atau kekurangan lampiran sama-sama merepotkan penerimanya.

Kalau lowongan meminta berkas dikirim lewat pos, alamat surel biasanya tidak dipakai sama sekali. Kalau lowongan menyediakan portal, unggah lewat portal dan jangan mengirim duplikatnya ke surel. Mengirim berkas ke dua saluran sekaligus membuat penerimanya bingung tentang berkas mana yang harus dibaca.

Kesalahan yang sering terjadi

Lampiran lupa disertakan. Ini kesalahan yang paling sering, dan tidak bisa diperbaiki setelah terkirim. Kalau sadar belum melampirkan, segera kirim surel kedua yang menyebutkan lampirannya, tanpa menghapus yang pertama.

Berkas dikirim sebagai foto atau tangkapan layar. Foto CV sulit dibaca dan tidak bisa diproses mesin pemindai resume. Selalu kirim PDF.

Subjek kosong atau terlalu umum. Subjek kosong membuat surel Anda tenggelam, dan subjek "Lamaran Kerja" memaksa penerimanya membuka satu per satu.

Surel dikirim ke alamat yang ditemukan di internet. Alamat yang tidak tercantum di pengumuman bisa saja bukan alamat yang menangani lamaran. Kirim ke alamat yang disebut pengumuman, atau lewat portal kalau tidak ada alamat.

Ukuran lampiran melewati batas. Berkas yang terlalu berat bisa membuat pengiriman gagal di tengah, dan kegagalannya sering tanpa pesan yang jelas. Periksa ukurannya sebelum mengirim.

Alamat surel salah ketik. Periksa alamatnya satu huruf demi satu huruf. Surel yang salah alamat tidak akan pernah sampai, dan Anda tidak akan tahu.

Kapan email bukan jalur yang tepat

Kalau pengumuman lowongan menyediakan portal rekrutmen, pakai portalnya. Portal menyimpan berkas Anda di sistem yang bisa dibaca tim rekrutmen, sedangkan surel bisa tenggelam atau masuk folder spam. Kirim lewat surel hanya kalau pengumumannya memang meminta.

Kalau lowongannya untuk posisi di toko, restoran, atau usaha kecil yang membuka jalur WhatsApp, ikuti jalur itu. Mengirim surel ke usaha yang tidak memakai surel untuk rekrutmen hanya memperlambat.

Kalau instansinya meminta berkas fisik, kirim berkas fisik. Beberapa instansi masih meminta lamaran dicetak dan dikirim lewat pos atau diserahkan langsung, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah boleh mengirim lamaran lewat email pribadi? Boleh, asalkan alamatnya sopan. Alamat yang memakai nama Anda lebih baik daripada alamat yang memakai nama panggilan atau angka acak. Yang penting bukan penyedianya, melainkan alamatnya terbaca jelas.

Berapa lama sebaiknya menunggu balasan? Kalau pengumumannya menyebut jadwal seleksi, tunggu sampai jadwal itu lewat. Kalau tidak ada jadwal, beri waktu yang wajar sebelum bertanya, dan jangan menunggu tanpa mengerjakan lamaran lain.

Apakah perlu mengirim ulang kalau belum dibalas? Cukup satu kali tindak lanjut, bukan berkali-kali. Tata caranya ada di cara follow up lamaran kerja.

Apakah surel lamaran boleh memakai bahasa Inggris? Ikuti bahasa iklannya. Kalau iklannya berbahasa Indonesia dan perusahaannya lokal, surat berbahasa Indonesia lebih tepat.

Apakah perlu memakai tanda baca berlebihan atau huruf kapital di subjek? Tidak. Huruf kapital semua dan tanda seru membuat surel terlihat seperti penawaran, bukan lamaran. Subjek yang tenang dan jelas lebih dihormati.

Mulai dari berkas yang siap

Seluruh bahan sudah dibahas di halaman masing-masing, dan yang tersisa adalah mengerjakannya berurutan. Susun CV di Pembuat CV, satukan berkas dengan Gabung PDF, lalu kirim mengikuti langkah di atas. Kalau ada berkas yang terlalu berat, Kompres PDF mengecilkannya. Peta lengkap tahapan melamar, termasuk jalur WhatsApp, LinkedIn, dan pos, ada di Lamaran Kerja. Untuk memilih format CV yang aman, buka Panduan CV dan Karier.