Cara menggabungkan berkas lamaran jadi satu PDF dilakukan lewat Gabung PDF. Unggah seluruh berkas, geser urutannya di pratinjau sampai urutannya benar, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya satu berkas PDF dengan penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan. Berkas yang sudah bersatu hanya perlu satu kali diunggah, dan urutan halamannya sudah Anda tentukan sendiri.
Menggabungkan berkas masuk akal ketika lowongannya hanya menyediakan satu kolom unggahan, atau ketika Anda mengirim lamaran lewat surel dan ingin penerimanya membuka semuanya sekaligus. Ada juga keadaan yang menuntut berkas dikirim terpisah, dan bagian akhir artikel ini membahasnya. Kalau yang perlu digabungkan hanya pasangan CV dan ijazah, pembahasannya ada di cara menggabungkan CV dan ijazah jadi satu PDF.
Berkas apa saja yang digabung dan urutannya
Empat bagian berikut yang paling sering ikut dalam satu paket lamaran. Yang diminta berbeda antar lowongan, jadi periksa pengumumannya lebih dulu.
Surat lamaran, satu halaman, di depan karena penerimanya perlu tahu posisi yang dilamar sebelum membaca rincian pengalaman. Panduan menulisnya ada di cara menulis surat lamaran kerja.
CV, satu sampai dua halaman, di posisi kedua. Ini bagian yang paling sering dibaca lebih dari sekali. Susun di Pembuat CV jalur ATS supaya hurufnya tersimpan sebagai teks.
Dokumen pendukung, yaitu ijazah, transkrip, sertifikat, dan surat keterangan. Urutkan dari yang paling relevan dengan posisi yang dilamar, lalu turun ke dokumen pelengkap.
Berkas tambahan yang diminta, misalnya portofolio atau formulir yang sudah diisi. Letakkan di belakang setelah dokumen administratif, dan ikuti urutan yang disebutkan di pengumuman.
Kalau pengumumannya menyebut urutan tertentu, ikuti urutan itu. Sebagian instansi meminta ijazah lebih dulu karena dokumen itu yang diverifikasi pertama kali di bagian administrasi. Permintaan pengumuman selalu mengalahkan urutan yang lazim.
Jangan menambahkan berkas yang tidak diminta, karena berkas tambahan menambah berat lampiran dan memperbesar kemungkinan salah urutan. Daftar berkas yang lazim diminta ada di berkas apa saja saat melamar kerja.
Langkah menggabungkan
- Kumpulkan seluruh berkas dalam satu folder, dan pastikan semuanya sudah berformat PDF.
- Beri nama berkas sumber dengan awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya
01-surat-lamaran.pdfdan02-cv.pdf. - Periksa ukuran setiap berkas. Kalau ada yang besar, kecilkan dulu.
- Buka halaman Gabung PDF, lalu unggah seluruh berkas.
- Periksa daftar di pratinjau. Urutan dari atas ke bawah adalah urutan hasil.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman pertama, halaman terakhir, dan jumlah halamannya.
- Ganti nama berkas hasil dengan pola yang jelas, lalu kirim.
Langkah keenam yang paling sering terlewat. Daftar di pratinjau adalah urutan hasil, bukan urutan berkas yang Anda pilih di pengelola berkas. Berkas yang terakhir dipilih bisa muncul di posisi paling atas, sehingga hasilnya terbalik dari yang Anda bayangkan. Periksa daftar itu dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
Yang dipertahankan dan yang berubah
Gabung PDF mempertahankan penanda buku dari setiap berkas, jadi portofolio yang panjang tetap bisa dinavigasi per bagian. Ukuran halaman juga tidak diubah: lembar A4 tetap A4, dan halaman lanskap tetap seperti aslinya. Setiap halaman dibawa utuh dari berkas sumbernya, jadi huruf dan garisnya tetap tajam dan bisa disorot. Tautan di dalam halaman juga tidak dipotong selama berkasnya tetap berformat PDF.
Satu hal yang berubah adalah nomor halaman. Kalau setiap berkas punya nomor sendiri, hasil gabungan memuat beberapa urutan nomor. Itu wajar. Kalau membingungkan, hapus nomor di salah satu berkas sebelum digabung.
Ukuran berkas setelah digabung
Ukuran hasil gabungan adalah jumlah ukuran seluruh berkas. CV digital berisi teks biasanya kecil, sedangkan pindaian ijazah dan portofolio bergambar justru mendominasi. Bagian bergambarlah yang perlu diperkecil lebih dulu.
Perkecil pindaian dan portofolionya dengan Kompres PDF sebelum digabung, bukan setelahnya. Gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diturunkan sampai batas efektif 150 DPI, lalu struktur berkasnya dirapikan. Bagian yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan bagian yang hanya berisi teks nyaris tidak berubah. Ukuran sebelum dan sesudahnya ditampilkan setelah proses selesai.
Angka 25 MB adalah batas lampiran surel yang paling umum, dan sebagian portal memakai batas yang lebih kecil. Batas paket di layanan ini: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas; paket Gratis 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas; paket Berbayar pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di harga.
Nama berkas hasil gabungan
Nama berkas adalah hal pertama yang dibaca penerimanya sebelum membuka apa pun. Nama seperti gabungan.pdf atau hasil.pdf tidak membantu, karena tidak menyebut siapa pengirimnya dan posisi apa yang dilamar. Sebut ketiganya dalam satu nama, misalnya lamaran-nama-anda-staf-administrasi.pdf. Ganti spasi dengan tanda hubung, dan kalau pengumumannya menetapkan pola penamaan tertentu, ikuti pola itu persis.
Yang perlu diperiksa sebelum dikirim
Buka hasilnya dan lakukan lima pemeriksaan. Pertama, halaman pertama sesuai urutan yang Anda pilih. Kedua, jumlah halamannya sama dengan total halaman seluruh berkas asli. Ketiga, tidak ada halaman yang terbalik atau tersisip dari dokumen lain. Keempat, teks CV bisa disorot dan disalin. Kelima, ukurannya di bawah batas yang diminta.
Kalau ada satu yang tidak lolos, jangan menambal berkas hasilnya. Perbaiki berkas sumber yang bermasalah, lalu ulangi penggabungan dari awal. Itu sebabnya berkas sumber sebaiknya disimpan, bukan dihapus setelah digabung.
Masalah yang sering terjadi
Urutan berkas terbalik. Penyebabnya adalah urutan mengikuti daftar di pratinjau, bukan urutan pemilihan berkas. Periksa dan geser daftarnya sebelum menjalankan proses.
Hasil gabungan terlalu besar. Pindaian yang tidak dikompres adalah penyebab utamanya. Kecilkan dulu bagian yang berat, lalu gabungkan ulang.
Ijazah dan transkrip tertukar. Dua dokumen ini mirip sekilas. Beri nama berkas sumber dengan jelas supaya tidak tertukar sejak awal, lalu periksa halamannya satu per satu setelah digabung.
Ada halaman kosong di antara dokumen. Pemindai sering menghasilkan halaman kosong di akhir berkas. Buang halaman itu dari berkas sumbernya sebelum digabungkan, karena menghapusnya setelah digabung lebih melelahkan.
Berkas terkunci kata sandi atau halaman miring. Sistem penggabungan menolak berkas yang terkunci tanpa pesan yang selalu jelas, dan hasil pindai yang miring tetap miring setelah digabung. Selesaikan keduanya di berkas sumber sebelum disatukan.
Kapan sebaiknya tidak digabung
Kalau portal menyediakan kolom unggahan terpisah untuk CV dan dokumen pendukung, pakai kolom itu. Menggabungkan berkas justru menyulitkan sistem yang memang ingin memisahkan. Hal yang sama berlaku kalau instansi menyediakan templat resmi atau menetapkan format berkas tertentu: ikuti ketentuan itu apa adanya.
Kalau portofolio Anda jauh di atas batas unggahan, mengirimkannya terpisah lebih baik, apalagi kalau lowongannya mengizinkan tautan. Dan kalau instansi meminta berkas cetak, cetak setiap dokumen secara terpisah, bukan sebagai satu berkas gabungan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah urutan berkas bisa diubah setelah digabung? Tidak dari berkas hasilnya. Simpan berkas sumbernya, lalu gabungkan ulang dengan urutan yang benar. Karena itu, jangan menghapus berkas sumber setelah digabung.
Apakah halaman dengan ukuran berbeda boleh disatukan? Boleh. Setiap halaman mempertahankan ukurannya masing-masing, jadi halaman A4 dan halaman lanskap bisa berada dalam satu berkas tanpa dipaksa sama.
Berapa ukuran berkas lamaran yang aman? Ikuti batas yang disebut lowongan, karena portal yang berbeda memakai batas yang berbeda. Kalau tidak ada angka yang disebutkan, jaga berkasnya sekecil mungkin tanpa menurunkan keterbacaan.
Bisakah berkas PDF dan hasil pindai dicampur? Bisa, selama keduanya berformat PDF. Yang perlu dijaga hanya urutannya, karena berkas pindai tidak punya lapisan teks yang bisa dicari.
Apakah hasil gabungan bisa dikirim lewat aplikasi pesan? Bisa, tetapi kirim sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Foto kehilangan lapisan teksnya, sehingga isinya tidak bisa dicari penerimanya.
Apakah boleh menggabungkan berkas yang formatnya bukan PDF? Ubah dulu semuanya menjadi PDF. Gabung PDF menerima berkas PDF, jadi format lain perlu dikonversi lebih dulu supaya hasilnya seragam.
Setelah berkas jadi satu
Setelah berkasnya menjadi satu, sisa pekerjaannya adalah mengirim sesuai jalur yang diminta lowongan. Kalau jalurnya surel, periksa lampirannya dengan daftar di cara melampirkan berkas lamaran di email. Kalau CV-nya belum dibuat, mulai dari Pembuat CV. Aturan penamaan berkas dan batas ukuran yang berlaku di seluruh tahapan ada di Lamaran Kerja, dan topik CV secara umum ada di Panduan CV dan Karier.