Surat lamaran hotel untuk posisi front office dinilai dari tiga hal: kesopanan yang terlihat, ketenangan saat tamu mengeluh, dan kesiapan bekerja dalam shift. Hotel beroperasi sepanjang hari, sehingga posisi front office selalu bekerja bergilir, termasuk malam dan hari raya. Surat yang hanya menyebut "saya suka melayani orang" tidak menunjukkan kesiapan itu.
Halaman ini membahas contoh surat lamaran untuk posisi front office, lalu cara menyesuaikannya untuk posisi lain di hotel seperti housekeeping, bellboy, atau food and beverage. Bagian yang paling menentukan ada di paragraf isi, karena di situlah Anda menyambungkan pengalaman dengan pekerjaan yang dilamar.
Satu catatan tentang bahasa. Hotel sering mencantumkan syarat kemampuan bahasa Inggris atau bahasa asing lain. Tulis kemampuan Anda apa adanya. Kalau Anda hanya bisa bahasa Inggris dasar, tulis "bahasa Inggris pasif" atau "mampu berkomunikasi dasar", bukan "mahir". Perekrut hotel biasanya menguji kemampuan bahasa langsung saat wawancara, dan klaim yang berlebihan akan terlihat dalam beberapa menit.
Apa yang dinilai dari pelamar front office
Kesan pertama tamu terbentuk di meja resepsionis. Karena itu hotel menilai penampilan, cara berbicara, dan kecepatan menangkap kebutuhan tamu. Yang dicari bukan orang yang paling ramah di atas kertas, melainkan orang yang bisa tetap tenang dan sopan ketika tamu kelelahan setelah perjalanan panjang atau kecewa karena kamarnya belum siap.
Penanganan keluhan adalah penilaian kedua. Keluhan tamu tidak bisa ditunda sampai besok. Staf front office perlu mendengarkan, memeriksa apa yang bisa dilakukan sesuai wewenangnya, dan menghubungkan tamu dengan bagian yang berwenang kalau masalahnya di luar wewenangnya. Surat lamaran yang menyebut pengalaman seperti ini menunjukkan bahwa Anda memahami pekerjaannya.
Kesiapan shift adalah penilaian ketiga. Front office bekerja dalam tiga regu, dan regu malam bukan pekerjaan yang semua orang sanggup. Sebut kesediaan Anda secara jelas, termasuk kesediaan bekerja pada hari libur dan hari raya, karena justru saat itulah hotel paling sibuk.
Contoh surat lamaran hotel untuk posisi front office
Berikut contoh yang bisa disesuaikan dengan pengalaman Anda.
Kepada Yth. Manajer Sumber Daya Manusia [Nama hotel] [Kota]
Dengan hormat,
Dari [sumber informasi], saya mendapat kabar bahwa [nama hotel] membuka lowongan front office. Saya menulis surat ini untuk melamar posisi tersebut.
Saya memiliki pengalaman [durasi] sebagai [posisi] di [nama tempat sebelumnya]. Pekerjaan saya meliputi menyambut tamu, menangani proses check-in dan check-out, menerima reservasi melalui telepon, serta mencatat permintaan tamu untuk diteruskan ke bagian terkait. Saya terbiasa bekerja dalam shift dan menyerahkan pekerjaan yang belum selesai kepada regu berikutnya dengan catatan yang jelas.
Saya bersedia bekerja dalam shift, termasuk malam dan hari libur sesuai jadwal. Kemampuan bahasa Inggris saya [tingkat yang sebenarnya], dan saya sedang meningkatkan kemampuan itu. Berkas yang diminta saya lampirkan bersama surat ini.
Saya berharap dapat menjelaskan pengalaman saya lebih lanjut dalam wawancara. Nomor telepon dan email saya tercantum di bawah. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya, [nama]
Perhatikan dua hal di paragraf isi. Pertama, pekerjaan disebut secara konkret: menyambut tamu, check-in, check-out, dan reservasi. Kedua, ada satu kalimat tentang serah terima pekerjaan antarregu. Kalimat itu menunjukkan bahwa Anda pernah bekerja dalam sistem shift, dan itu nilai tambah yang nyata.
Menyesuaikan surat untuk housekeeping dan posisi lain
Housekeeping menonjolkan kerapian dan ketelitian, bukan keramahan di meja depan. Ganti paragraf isi menjadi: membersihkan kamar sesuai standar hotel, memeriksa kelengkapan kamar sebelum tamu masuk, mencatat barang yang perlu diganti, dan melaporkan kerusakan ke bagian teknis.
Food and beverage menonjolkan pelayanan di meja dan kebersihan. Bellboy menonjolkan kecepatan dan kehati-hatian membawa barang tamu. Yang tetap sama di semua posisi itu adalah kesiapan shift dan keramahan terhadap tamu. Yang berubah hanya bukti yang Anda tonjolkan.
Menulis pelayanan tamu dengan peristiwa
Kalimat "saya ramah terhadap tamu" tidak bisa diperiksa. Kalimat "menyambut tamu yang datang pada regu malam dan membantu mencarikan kamar pengganti ketika kamar yang dipesan belum siap" bisa diperiksa, dan di dalamnya ada beberapa hal sekaligus: kerja malam, penyelesaian masalah, dan koordinasi.
Kalau Anda belum pernah bekerja di hotel, ambil pengalaman dari tempat lain yang berhubungan dengan tamu. Pelayanan di restoran, resepsionis klinik, atau penerimaan tamu di acara sekolah semuanya mengandung pekerjaan yang sama. Tulis peran Anda secara spesifik, bukan nama kegiatannya saja.
Menulis penanganan keluhan
Keluhan tamu paling sering berkisar pada kamar yang belum siap, fasilitas yang tidak berfungsi, atau permintaan yang terlambat dipenuhi. Cara Anda menulisnya menentukan apakah perekrut percaya bahwa Anda pernah menanganinya.
Contoh: menerima keluhan tamu tentang pendingin ruangan yang tidak dingin, mencatat nomor kamar dan waktu keluhan, menghubungi bagian teknis, lalu memberi tahu tamu tentang perkiraan waktu perbaikan. Kalimat itu menyebut tindakan berurutan, dan itulah yang dicari.
Kalau masalahnya di luar wewenang Anda, sebut bahwa Anda meneruskannya ke pengawas. Menulis seolah Anda menyelesaikan semuanya sendiri justru membuat ceritanya sulit dipercaya.
Kesiapan shift dan penampilan
Hotel menilai penampilan karena staf front office adalah wajah pertama yang dilihat tamu. Di surat lamaran, cukup tulis kesediaan mengikuti standar penampilan yang berlaku, misalnya seragam, kerapian rambut, dan sepatu kerja. Kalau Anda punya pengalaman memakai seragam kerja sebelumnya, sebutkan.
Kesiapan shift ditulis dengan tegas: bersedia regu malam, bersedia bekerja pada hari raya, bersedia lembur saat okupansi tinggi. Kalau ada batas yang tidak bisa dipenuhi, sampaikan lebih awal. Hotel menyusun jadwal jauh sebelumnya, dan perubahan mendadak lebih merepotkan daripada batas yang jujur.
Melengkapi surat dengan CV yang sesuai
Surat lamaran hotel bekerja berpasangan dengan CV. Untuk posisi front office, letakkan pengalaman pelayanan di urutan paling atas, lalu keahlian bahasa, lalu pendidikan. Untuk housekeeping, letakkan pengalaman yang berhubungan dengan kebersihan dan ketelitian di atas.
CV-nya dibuat di Pembuat CV jalur ATS dengan susunan satu kolom. Susunan itu perlu kalau hotelnya memakai portal rekrutmen, karena mesin pemindai resume membaca teks asli dan menolak berkas hasil pindai. Kalau surat lamaran, CV, dan sertifikat pelatihan perlu dikirim sebagai satu berkas, Gabung PDF menggabungkannya, dan urutannya bisa digeser di pratinjau.
Kesalahan yang sering terjadi di surat lamaran hotel
Kesalahan pertama adalah melebihkan kemampuan bahasa. Tulis tingkat yang sebenarnya, karena hotel biasanya menguji langsung.
Kesalahan kedua adalah menyebut "berpengalaman di dunia perhotelan" tanpa menyebut bagian pekerjaannya. Sebut posisi dan tugasnya.
Kesalahan ketiga adalah melamar posisi front office dengan surat yang menonjolkan pengalaman dapur atau gudang tanpa menjelaskan relevansinya. Sambungkan pengalaman itu dengan pelayanan tamu atau kerja shift.
Kesalahan keempat adalah menulis kesediaan shift secara samar. Perekrut hotel membutuhkan jawaban yang jelas karena jadwal disusun untuk seluruh tim.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah front office harus bisa bahasa Inggris? Ketentuannya berbeda antar hotel, dan banyak hotel mencantumkannya di deskripsi lowongan. Tulis kemampuan Anda apa adanya, lalu sebutkan kalau Anda sedang meningkatkannya.
Apakah pengalaman di restoran bisa dipakai melamar hotel? Bisa, terutama untuk posisi yang berhubungan dengan pelayanan tamu. Sambungkan pengalaman itu dengan pekerjaan yang dilamar, misalnya pelayanan meja dengan pelayanan front office.
Bagaimana kalau saya belum pernah bekerja dalam shift? Sebut pengalaman lain yang menunjukkan Anda bisa bekerja pada jam yang tidak biasa, misalnya kerja lepas pada malam hari atau kegiatan yang berlangsung sampai malam. Lalu nyatakan kesediaan Anda belajar mengikuti jadwal regu.
Apakah surat lamaran hotel perlu menyebut penampilan? Cukup satu kalimat tentang kesediaan mengikuti standar penampilan hotel. Tidak perlu menjelaskan fisik Anda.
Periksa surat sebelum dikirim ke hotel
Baca ulang surat dan pastikan tiga hal: nama hotelnya benar, posisi yang dilamar sesuai pengumuman, dan tingkat bahasa yang Anda tulis sesuai kenyataan. Setelah itu, siapkan CV di Pembuat CV jalur ATS, lalu unduh berkasnya sebagai PDF A4 tanpa watermark. Seluk-beluk penulisan CV-nya ada di CV ATS, urutan berkas lamarannya ada di Lamaran Kerja, dan panduan yang lebih luas ada di Panduan CV dan Karier.