Cara Menulis Surat Lamaran lewat Pos dan Menyiapkan Berkasnya

Mengirim lamaran lewat pos berarti seluruh berkas dicetak, disusun dalam urutan yang diminta, lalu dikirim ke alamat yang tercantum di pengumuman. Sebelum mencetak apa pun, baca pengumumannya lebih dulu: sebagian instansi meminta berkas cetak, sebagian lain tetap menerima berkas digital. Kalau pengumumannya menyebut berkas fisik, ikuti urutan dan jumlah salinan yang diminta apa adanya.

Artikel ini membahas satu jalur pengiriman saja, yaitu pos. Jalur lain seperti surel, WhatsApp, LinkedIn, dan Jobstreet punya aturan masing-masing dan dibahas di Lamaran Kerja. Yang membuat jalur pos berbeda adalah berkasnya harus berbentuk kertas, alamatnya harus ditulis dengan lengkap, dan bukti pengirimannya berupa resi, bukan tangkapan layar.

Kapan jalur pos dipakai

Instansi tertentu masih meminta berkas cetak karena alasan administrasi. Pengumuman resmi biasanya menyebutkan alamat lengkap, bagian penerima, dan kadang kode posisi di sudut amplop. Ada juga keadaan di mana Anda diminta menyerahkan berkas langsung ke kantor, dan jalur pos dipakai kalau jarak atau waktu tidak memungkinkan.

Jalur ini juga dipakai untuk lamaran yang ingin disertai berkas yang tidak nyaman dikirim digital, misalnya salinan dokumen yang dilegalisasi atau berkas yang diminta bertanda tangan basah. Kalau pengumuman tidak menyebut berkas fisik sama sekali, mengirim lewat pos justru bisa memperlambat lamaran Anda, karena berkas digital biasanya diproses lebih dulu.

Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: pos bukan jalur tercepat. Berkas yang dikirim hari ini baru sampai beberapa hari kemudian, tergantung jarak dan layanan yang dipilih. Karena itu, kirim lebih awal, dan jangan menunggu sampai mendekati tenggat.

Menyiapkan isi berkas sebelum dicetak

Kerjakan seluruh berkas dalam bentuk digital terlebih dulu, baru dicetak. Urutan yang lazim adalah surat lamaran di paling depan, lalu CV, lalu dokumen pendukung seperti ijazah, transkrip, dan sertifikat. Kalau pengumuman menyebut urutan tertentu, urutan pengumuman yang berlaku.

Menyusun semuanya dalam satu PDF sebelum dicetak membuat Anda bisa memeriksa urutan dan kelengkapannya dengan mudah. Caranya ada di cara menggabungkan CV dan ijazah jadi PDF. Setelah urutannya benar, cetak, lalu susun kertasnya mengikuti urutan yang sama.

Periksa kualitas cetaknya sebelum dikirim. Teks yang pudar, halaman yang miring, dan bercak tinta membuat berkas terlihat tidak rapi, walaupun isinya bagus. Cetak satu sisi per lembar, dan gunakan kertas yang cukup tebal supaya tidak tembus.

Untuk dokumen seperti ijazah, cetak salinannya, bukan mengirim aslinya. Kalau pengumuman meminta salinan yang dilegalisasi, urus legalisasi di institusi yang berwenang sebelum mencetak.

Urutan berkas yang lazim dipakai

Surat lamaran selalu di depan. Ia dokumen pertama yang dibaca dan yang menyebut posisi yang dilamar. Setelah itu CV, karena CV memberi gambaran lengkap tentang riwayat Anda. Dokumen pendukung menyusul di belakang: ijazah, transkrip, sertifikat, dan berkas lain yang diminta.

Kalau ada portofolio, letakkan setelah CV atau setelah dokumen pendukung, tergantung mana yang lebih penting untuk posisi itu. Untuk posisi yang karyanya paling menentukan, portofolio bisa diletakkan lebih dekat ke depan. Kalau pengumuman menyebut urutannya, ikuti pengumuman.

Berkas yang tidak diminta sebaiknya tidak disertakan. Menambahkan banyak dokumen membuat amplop lebih tebal, biaya kirim lebih tinggi, dan penerimanya harus memilah lebih banyak kertas. Kirim yang diminta saja, dengan jumlah salinan sesuai ketentuan.

Cara menulis surat lamaran untuk berkas cetak

Isi surat lamaran untuk berkas cetak sama dengan surat lamaran digital. Strukturnya tetap: pembuka menyebut posisi dan sumber lowongan, isi menyambungkan riwayat Anda dengan kebutuhan posisi, penutup menyebut kesediaan dihubungi. Panjangnya cukup satu halaman.

Yang berbeda adalah hal-hal teknisnya. Surat lamaran cetak perlu tanggal yang ditulis lengkap, bukan singkatan, karena dokumen ini menjadi arsip administrasi. Nama dan alamat instansi tujuan ditulis di bagian atas surat. Tanda tangan dibubuhkan dengan pena, bukan tanda tangan digital yang ditempel.

Kalau pengumuman meminta surat lamaran ditulis tangan, ikuti permintaan itu. Tulis dengan huruf yang mudah dibaca, gunakan tinta hitam atau biru tua, dan jangan memakai kertas bergaris dari buku catatan.

Kalau Anda baru pertama kali menyusun surat lamaran, kerjakan versi digitalnya lebih dulu supaya mudah diperiksa dan diperbaiki. Setelah isinya pas, baru cetak dan bubuhkan tanda tangan. Susunan seluruh berkasnya bisa diperiksa lagi lewat panduan di Lamaran Kerja.

Menulis alamat di amplop

Amplop adalah bagian yang paling sering dikerjakan terburu-buru, padahal kesalahannya bisa membuat berkas tidak sampai. Tulis alamat tujuan dengan lengkap: nama instansi, bagian atau divisi penerima kalau disebutkan, nama jalan dan nomor, kelurahan atau desa, kecamatan, kota atau kabupaten, provinsi, dan kode pos.

Kalau pengumuman menyebut kode posisi atau kode lowongan, tulis kode itu di sudut kiri atas amplop. Kode ini membantu bagian administrasi mengarahkan berkas ke meja yang tepat. Kalau tidak disebutkan, jangan mengarang kode sendiri.

Tulis alamat pengirim di sudut kiri atas atau di bagian belakang amplop: nama lengkap Anda, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Alamat pengirim berguna kalau kiriman dikembalikan karena alamat tujuan kurang lengkap.

Gunakan pena, bukan pensil, dan tulis dengan huruf yang jelas. Kalau tulisan tangan Anda sulit dibaca, cetak label alamat lalu tempel di amplop.

Mengemas dan memilih layanan kirim

Masukkan berkas ke dalam amplop besar yang cukup, jangan dilipat terlalu banyak sampai kertasnya rusak. Kalau berkasnya tebal, tambahkan karton tipis supaya tidak tertekuk selama pengiriman.

Sebelum menutup amplop, hitung lagi berkasnya. Kesalahan yang paling sering terjadi adalah satu dokumen tertinggal di meja, dan Anda baru menyadarinya setelah amplop dikirim. Periksa juga apakah semua salinan yang diminta sudah lengkap, bukan hanya satu salinan.

Untuk layanan kirim, tanyakan pilihan yang tersedia di kantor pos atau jasa pengiriman. Pilih layanan yang memberi nomor lacak kalau tersedia, karena nomor itu memungkinkan Anda memeriksa apakah kiriman sudah sampai. Simpan resinya sampai Anda yakin lamaran diproses. Kalau berkasnya bernilai tinggi, tanyakan juga layanan yang menyertakan tanda terima, walaupun biasanya lebih mahal.

Setelah dikirim

Simpan resi pengiriman di tempat yang mudah ditemukan, misalnya di folder lamaran bersama salinan digital berkas yang dikirim. Catat tanggal kirim dan perkiraan waktu sampainya. Kalau ada nomor lacak, periksa statusnya beberapa hari kemudian, bukan setiap jam.

Setelah berkas sampai, tidak ada cara memastikan berkas Anda dibuka atau dibaca. Instansi besar mencatat surat masuk secara internal, dan catatan itu tidak dibuka untuk pelamar. Kalau pengumuman menyebut nomor kontak untuk pelamar, nomor itulah yang boleh dihubungi untuk menanyakan apakah berkas sudah diterima. Aturan bertanya yang sopan ada di follow up lamaran kerja.

Kalau kiriman dikembalikan, periksa alasan yang tertulis di amplop. Alamat yang kurang lengkap adalah penyebab yang paling umum. Perbaiki alamatnya, masukkan kembali berkasnya, dan kirim ulang secepatnya.

Kapan sebaiknya tidak memakai jalur pos

Jangan memakai pos kalau pengumuman hanya menyebut pengiriman digital. Mengirim berkas cetak yang tidak diminta menambah pekerjaan penerimanya dan tidak mempercepat apa pun. Ikuti jalur yang tertulis di pengumuman, baik itu portal, surel, maupun pos.

Jangan memakai pos kalau tenggatnya tinggal satu atau dua hari dan jarak tujuan jauh. Berkas yang datang setelah tenggat biasanya tidak diproses, walaupun tanggal pengirimannya lebih awal. Dalam keadaan seperti itu, hubungi instansinya untuk menanyakan apakah berkas digital masih diterima.

Jangan mengirim asli dokumen penting lewat pos. Salinan yang dilegalisasi hampir selalu cukup, dan asli dokumen sebaiknya disimpan sendiri.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat lamaran lewat pos harus ditulis tangan? Hanya kalau pengumuman memintanya. Kalau tidak disebutkan, surat yang dicetak dari komputer dengan tanda tangan basah adalah pilihan yang lazim dan lebih rapi.

Berapa lembar salinan yang harus dikirim? Ikuti jumlah yang tertulis di pengumuman. Kalau tidak disebutkan, satu set lengkap biasanya cukup. Mengirim beberapa set tanpa diminta hanya menambah berat kiriman.

Apakah boleh mengirim berkas asli ijazah lewat pos? Sebaiknya tidak. Kirim salinan, dan urus legalisasi kalau diminta. Dokumen asli lebih aman disimpan sendiri.

Apakah berkas digital perlu disertakan juga? Hanya kalau pengumuman memintanya, misalnya dalam bentuk cakram atau tautan. Kalau tidak diminta, cukup berkas cetak.

Bagaimana kalau alamat di pengumuman tidak lengkap? Jangan menebak. Hubungi kontak yang tercantum di pengumuman untuk memastikan alamatnya, atau kirim ke alamat lengkap instansi dan tulis nama bagian penerimanya sejelas mungkin.

Apakah lamaran lewat pos bisa disusul lewat surel? Bisa, kalau pengumuman membuka jalur surel. Kirim surel singkat yang menyebutkan bahwa berkas cetak sudah dikirim, tanpa mengirim ulang seluruh lampirannya.