Berkas lamaran CPNS tidak punya satu daftar yang berlaku untuk semua instansi. Ketentuan tiap instansi berbeda, dan daftar berkas yang sah adalah yang tertulis di pengumuman resmi instansi yang Anda lamar. Karena itu, langkah pertama bukan mengunduh templat dari internet, melainkan membuka pengumuman resmi dan mencatat setiap dokumen yang diminta.

Artikel ini tidak memuat daftar syarat, jadwal, formasi, atau tahapan seleksi periode tertentu, karena semuanya bisa berubah dan hanya pengumuman resmi yang mengikat. Yang dibahas di sini adalah pekerjaan yang bisa Anda lakukan setelah pengumuman dibaca: mencatat permintaan, menyiapkan berkas, memindai dengan rapi, dan memastikan unggahannya lolos.

Kenapa daftarnya harus dibaca dari pengumuman resmi

Pengumuman resmi adalah satu-satunya sumber yang mengikat. Isinya memuat dokumen yang diminta, format berkasnya, ukuran maksimalnya, dan cara mengunggahnya. Situs pihak ketiga yang merangkum syarat CPNS bisa saja sudah kedaluwarsa, mencampur ketentuan dua instansi, atau menambahkan syarat yang tidak pernah ada.

Di SSCASN, dokumen yang harus diunggah mengikuti ketentuan yang diinput admin instansi untuk formasi yang dilamar, dan tampil di tab Dokumen. Permen PANRB 6/2024 sendiri tidak memuat daftar dokumen pelamaran, ukuran berkas, SKCK, atau DRH, karena daftar dokumen ditetapkan instansi. Bila daftar di SSCASN berbeda dengan pengumuman instansi, panduan SSCASN meminta peserta melapor ke instansi atau Helpdesk BKN sebelum melanjutkan.

Akibat membaca sumber yang salah bisa serius. Berkas yang tidak lengkap atau tidak sesuai format berisiko tidak lulus seleksi administrasi, walaupun kualifikasi Anda memenuhi, karena dokumen yang tidak memenuhi syarat berarti tidak lulus (Permen PANRB 6/2024 Pasal 28). Karena itu, simpan salinan pengumuman resminya, baik dalam bentuk PDF maupun tangkapan layar, supaya Anda bisa membukanya kembali saat menyiapkan berkas.

Kalau ada bagian pengumuman yang tidak Anda pahami, tanyakan lewat kanal resmi yang disebutkan di pengumuman itu. Jangan bertanya ke grup media sosial, karena jawaban di sana belum tentu benar walaupun disampaikan dengan yakin.

Membuat daftar centang dari pengumuman

Buka pengumuman resminya, lalu salin setiap permintaan berkas ke satu daftar. Tulis apa adanya, termasuk kata-kata seperti "salinan", "legalisasi", "asli", dan "surat keterangan", karena kata-kata itu menentukan bentuk dokumen yang harus Anda siapkan. Kesalahan kecil seperti mengirim salinan padahal yang diminta dokumen dilegalisasi bisa membuat berkas Anda tidak diterima.

Untuk setiap baris, tulis juga format berkas yang diminta, ukuran maksimalnya, dan apakah berkasnya diunggah terpisah atau digabung. Sebagian sistem meminta satu berkas untuk setiap dokumen, sebagian lain meminta semuanya disatukan. Catat juga urutan unggahannya kalau disebutkan.

Setelah daftarnya lengkap, tandai dokumen yang sudah Anda miliki, yang perlu dipindai, yang perlu dilegalisasi, dan yang perlu diurus di instansi lain. Dari tanda itu Anda tahu pekerjaan mana yang paling lama dan harus dikerjakan lebih dulu. Legalisasi dan surat keterangan dari institusi lain biasanya butuh waktu, jadi jangan menunggu sampai mendekati tenggat.

Mengelompokkan berkas

Walaupun daftarnya berbeda tiap pengumuman, berkas yang diminta umumnya jatuh ke beberapa kelompok: dokumen identitas, dokumen pendidikan, dan dokumen pendukung. Pengelompokan ini membantu Anda menyimpan berkas dengan rapi, bukan menggantikan isi pengumuman. Sebagai contoh, panduan SSCASN menyebut Surat Lamaran, Ijazah, Transkrip Nilai, dan Pas Foto, tetapi daftar yang berlaku untuk formasi Anda mengikuti admin instansi.

Dokumen identitas biasanya berupa dokumen resmi yang sudah Anda miliki. Dokumen pendidikan berkaitan dengan ijazah dan transkrip, dan sebagian instansi meminta legalisasi atau terjemahan untuk dokumen tertentu. Dokumen pendukung mencakup surat keterangan dan berkas lain yang disebutkan di pengumuman.

Simpan setiap kelompok di folder terpisah di komputer, dan beri nama berkas yang menyebut isinya. Folder yang rapi membuat Anda bisa menemukan berkas dalam hitungan detik saat sistem unggahan memintanya. Kebiasaan ini juga berguna untuk lamaran lain; cara merapikan arsipnya dibahas di cara menyimpan berkas lamaran.

Memindai dokumen dengan rapi

Dokumen kertas perlu dipindai sebelum diunggah. Hasil pindai yang rapi memiliki pencahayaan yang rata, tidak miring, dan seluruh tepi dokumennya terlihat. Pindai di permukaan yang datar dan pastikan dokumennya tidak terlipat.

Untuk dokumen berukuran kecil, letakkan beberapa dokumen sekaligus di satu lembar pemindaian hanya kalau pengumumannya mengizinkan. Kalau setiap dokumen harus menjadi berkas terpisah, pindai satu per satu lalu simpan sebagai berkas sendiri-sendiri.

Simpan hasil pindai dalam format yang diminta kolom unggah. Panduan SSCASN menyebut format PDF atau JPEG sesuai jenis dokumen. Untuk dokumen yang diminta PDF, simpan hasil pindai sebagai PDF, bukan foto lepas atau tangkapan layar, supaya halamannya rapi dan mudah dibaca verifikator.

Perhatikan juga bahwa berkas hasil pindai menyimpan halaman sebagai gambar, bukan teks yang bisa dicari. Karena OCR belum tersedia, berkas seperti ini diperlakukan sebagai gambar. Kalau pengumuman meminta berkas yang teksnya bisa dicari, pastikan dokumen aslinya memang diterbitkan dalam bentuk digital, bukan hasil pindai.

Menyatukan dan memperkecil berkas

Kalau pengumumannya meminta satu berkas gabungan, satukan dokumennya dengan Gabung PDF. Unggah seluruh PDF, geser urutannya di pratinjau sampai sesuai urutan yang diminta, lalu jalankan prosesnya. Penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan, dan urutan di pratinjau adalah urutan di hasil.

Periksa ukuran berkas gabungannya sebelum diunggah. Pindaian beresolusi tinggi adalah penyumbang ukuran terbesar, dan batas unggahan sistem instansi bisa lebih kecil daripada yang Anda duga. Kalau ukurannya melewati batas, kecilkan dengan Kompres PDF, lalu periksa lagi hasilnya. Proses kompres menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya dengan batas efektif 150 DPI, sehingga teks tetap tajam. Panduan SSCASN menyebut ukuran minimal tiap berkas 80 KB dan membolehkan berkas yang melebihi batas dikecilkan resolusinya selama tulisan tetap terbaca. Pada event Seleksi Sekolah Kedinasan 2026, FAQ SSCASN menyebut file yang melebihi batas ditolak otomatis oleh sistem.

Batas paket di layanan ini berbeda menurut akun yang dipakai: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas; paket Gratis 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas; paket Berbayar pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di harga.

Nama berkas dan urutan unggah

Sistem unggahan instansi biasanya meminta nama berkas yang jelas. Pola yang aman adalah menyebut jenis dokumen, nama Anda, dan nomor pendaftaran kalau ada. Hindari nama seperti scan.pdf atau dokumen1.pdf, karena petugas verifikasi harus membuka satu per satu untuk tahu isinya.

Gunakan tanda hubung sebagai pemisah, dan konsisten dengan huruf kecil semua atau huruf kapital di awal kata. Hindari juga spasi dan simbol lain, karena sebagian sistem menolak nama berkas yang memuatnya.

Kalau pengumuman menyebut urutan unggah, ikuti urutan itu. Kalau tidak, unggah dari dokumen yang paling utama lebih dulu, lalu sisanya mengikuti. Sebelum menekan tombol kirim, periksa kembali bahwa setiap kolom unggahan berisi berkas yang benar, bukan berkas yang tertukar.

Memeriksa sebelum mengirim

Periksa tiga hal terakhir. Pertama, bandingkan berkas yang akan diunggah dengan daftar centang yang Anda buat dari pengumuman; pastikan tidak ada yang tertinggal. Kedua, buka setiap berkas dan pastikan isinya terbaca, tidak terbalik, dan tidak terpotong. Ketiga, periksa ukuran dan formatnya sesuai ketentuan.

Ingat bahwa menurut panduan SSCASN, salah unggah, unggah tertukar, atau berkas tidak terbaca adalah tanggung jawab peserta. Dokumen boleh diunggah ulang sebelum pendaftaran diakhiri, tetapi penggantian dokumen setelah Resume diakhiri tidak bisa dilakukan. Sanggah lewat SSCASN paling lama 3 hari kalender sejak hasil administrasi diumumkan (Permen PANRB 6/2024 Pasal 29), dan menurut panduan SSCASN sanggah bukan untuk memperbaiki kesalahan upload.

Setelah semua terkirim, simpan salinan berkas yang diunggah beserta pengumumannya di satu folder. Kalau di kemudian hari ada pertanyaan tentang berkas yang Anda kirim, Anda bisa membukanya kembali tanpa harus mencari. Simpan juga bukti pengiriman atau tangkapan layar konfirmasi kalau sistem menyediakannya. Di SSCASN, setelah pendaftaran diakhiri Anda dapat mencetak Kartu Pendaftaran SSCASN, bukti resmi selesai mendaftar.

Kapan saran ini tidak berlaku

Kalau pengumuman resmi meminta sesuatu yang berbeda dari kebiasaan umum, pengumuman itu yang berlaku. Misalnya, kalau instansi meminta berkas dalam format tertentu, jumlah salinan tertentu, atau cara pengiriman tertentu, ikuti permintaannya walaupun terasa tidak praktis. Kepatuhan pada ketentuan adalah bagian dari penilaian administrasi.

Kalau pengumuman menunjuk perantara atau lembaga tertentu untuk mengurus pendaftaran, ikuti prosedur yang tertulis di pengumuman itu. Untuk CASN, pelamaran daring dilakukan melalui SSCASN (Permen PANRB 6/2024 Pasal 25), dan salah unggah atau berkas yang tidak terbaca adalah tanggung jawab peserta.

Kalau pengumumannya belum terbit, jangan menyiapkan berkas berdasarkan dugaan. Per 25 Oktober 2026, portal SSCASN memuat dua event aktif, yaitu Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 dan Seleksi CASN Sekolah Rakyat 2026, tanpa event CPNS umum yang aktif, dan syarat tiap seleksi diumumkan instansi pada periodenya. Tunggu pengumuman resminya, lalu kerjakan berdasarkan isinya. Menyiapkan dokumen yang salah hanya membuang waktu dan biaya, terutama untuk legalisasi dan terjemahan.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah daftar berkas CPNS sama untuk semua instansi? Tidak. Setiap instansi menetapkan ketentuannya sendiri, dan daftar yang berlaku adalah yang tertulis di pengumuman resmi instansi yang Anda lamar.

Dari mana saya tahu format dan ukuran berkas yang diminta? Dari pengumuman resmi dan dari tab Dokumen formasi di sistem unggahan instansinya, yang mengikuti ketentuan yang diinput admin instansi. Kalau ada perbedaan antara keduanya, lapor ke instansi atau Helpdesk BKN lewat kanal resmi sebelum melanjutkan.

Apakah dokumen harus dilegalisasi? Tergantung ketentuan instansinya. Baca pengumuman dengan teliti, dan kalau disebutkan, urus legalisasinya lebih awal karena butuh waktu.

Apakah berkas pindai boleh berupa foto? Tergantung format yang diminta kolom unggah. Panduan SSCASN menyebut PDF atau JPEG sesuai jenis dokumen. Kalau kolomnya meminta PDF, ubah hasil pindai atau foto menjadi PDF dulu, dan pastikan tidak miring, tidak terpotong, serta terbaca jelas.

Bagaimana kalau ukuran berkas melebihi batas unggahan? Kecilkan dengan Kompres PDF, lalu periksa lagi. Pastikan teks dokumennya masih terbaca setelah dikompres.

Apakah data pribadi saya aman saat mengunggah berkas? Unggah hanya lewat kanal resmi yang disebutkan di pengumuman. Jangan mengunggah dokumen ke layanan yang tidak dikenal, dan simpan salinan berkas di perangkat sendiri. Ketentuan layanan ini soal data ada di kebijakan privasi.

Urutan kerja yang aman

Kerjakan dengan urutan ini: baca pengumuman resmi, buat daftar centang, kumpulkan dokumen, pindai, susun dan kecilkan berkasnya, lalu unggah lewat kanal resmi. Setelah terkirim, simpan salinannya dan catat tanggalnya. Gambaran seluruh tahapan lamaran ada di Lamaran Kerja.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • Buku Panduan Pendaftaran SSCASN (versi 1.1): menyatakan dokumen yang diunggah mengikuti ketentuan yang diinput admin instansi, salah unggah menjadi tanggung jawab peserta, dan Kartu Pendaftaran SSCASN dapat dicetak setelah pendaftaran diakhiri.
  • FAQ SSCASN: menyebut file yang melebihi batas ditolak otomatis pada event Seleksi Sekolah Kedinasan 2026, dengan angka yang berlaku untuk event itu saja.
  • Portal SSCASN BKN: memuat dua event aktif pada 25 Oktober 2026, yaitu Seleksi Sekolah Kedinasan 2026 dan Seleksi CASN Sekolah Rakyat 2026.
  • Peraturan Menteri PANRB Nomor 6 Tahun 2024 (JDIH BPK): Pasal 28 menyatakan dokumen yang tidak memenuhi syarat berarti tidak lulus seleksi administrasi, dan Pasal 29 menetapkan sanggah paling lama 3 hari kalender.