Surat lamaran admin harus membuktikan dua hal yang tidak bisa dibuktikan CV: bahwa berkas yang Anda pegang tidak akan hilang, dan bahwa jadwal yang Anda urus tidak akan bentrok. Posisi administrasi dinilai dari dua hal itu, ditambah kerapian korespondensi. Karena hampir setiap kantor punya posisi ini, pelamarnya banyak, dan surat yang berbunyi "saya teliti, rajin, dan mampu bekerja dalam tim" tenggelam di tumpukan yang sama.
Yang membuat surat lamaran admin menonjol adalah peristiwa. Menyebut jumlah berkas yang Anda catat, cara Anda menamai dokumen, atau rapat yang Anda jadwalkan tanpa bentrok jauh lebih meyakinkan daripada daftar sifat. Perekrut admin membaca untuk mencari tanda bahwa kesalahan kecil tidak akan lolos dari meja Anda.
Halaman ini memberi contoh surat lamaran admin kantor, lalu membahas cara mengisi tiap bagiannya. Posisi yang sering dibuka antara lain staf administrasi, admin operasional, admin gudang, dan sekretaris. Semuanya bertumpu pada bahan yang sama, yaitu pencatatan, penjadwalan, dan korespondensi.
Contoh surat lamaran admin kantor
Berikut contoh yang bisa disesuaikan dengan pengalaman Anda. Bagian dalam tanda kurung siku diisi dengan data Anda sendiri.
Kepada Yth. Manajer Operasional [Nama perusahaan] [Kota]
Dengan hormat,
Lowongan staf administrasi di [nama perusahaan] saya ketahui dari [sumber informasi]. Bersama surat ini saya mengajukan diri untuk posisi tersebut.
Saya berpengalaman [durasi] sebagai staf administrasi di [nama tempat sebelumnya]. Pekerjaan saya meliputi mencatat surat masuk dan keluar, menyimpan dokumen ke dalam folder digital dengan penamaan yang konsisten, menyusun jadwal rapat untuk [jumlah] divisi, dan merekap data operasional bulanan ke dalam lembar kerja.
Saya terbiasa memeriksa kelengkapan dokumen sebelum diteruskan ke bagian keuangan, dan mencatat dokumen yang kurang agar tidak kembali dari proses berikutnya. Saya juga terbiasa menyerahkan pekerjaan yang belum selesai kepada rekan pengganti dengan catatan tertulis.
Fotokopi KTP dan ijazah saya lampirkan bersama surat ini. Saya bersedia mengikuti tes administrasi atau wawancara pada waktu yang Bapak/Ibu tentukan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya, [nama]
Paragraf isi pada contoh itu menyebut empat jenis pekerjaan: surat, arsip digital, jadwal rapat, dan rekap data. Keempatnya adalah pekerjaan admin yang paling sering diminta di deskripsi lowongan. Kalau pengalaman Anda hanya mencakup dua di antaranya, tulis dua yang benar-benar Anda kerjakan.
Menulis pengelolaan berkas lewat cara kerja
Perekrut ingin tahu bagaimana berkas dikelola dari masuk sampai ditemukan kembali. Ada tiga tahap yang bisa Anda sebut: pencatatan, pengelompokan, dan pencarian kembali.
Pencatatan berarti setiap dokumen punya jejak. Di surat lamaran, sebutkan alat yang Anda pakai dan isi catatannya. Contoh kalimat yang bisa dipakai: "Mencatat surat masuk ke buku agenda dengan nomor urut, tanggal terima, dan tujuan divisi, lalu menyerahkan salinannya ke bagian terkait pada hari yang sama." Kalimat itu menyebut alat, isi catatan, dan tenggatnya sekaligus.
Pengelompokan berarti dokumen disusun dengan aturan yang konsisten. Yang perlu Anda sebut di surat adalah dasar pengelompokannya dan siapa yang memakai aturan itu. Contoh: "Menyusun folder digital per divisi dengan nama berkas berpola tanggal, jenis surat, dan nomor urut, sehingga rekan lain bisa menemukan dokumen tanpa bertanya." Kalau aturan itu Anda rancang sendiri dan dipakai orang lain, tulis juga berapa lama aturan itu bertahan.
Pencarian kembali berarti dokumen bisa ditemukan cepat saat dibutuhkan. Kalau Anda pernah menerima permintaan dokumen dari divisi lain, sebut bagaimana Anda menemukannya. Untuk arsip digital, kemampuan menyatukan beberapa berkas menjadi satu dokumen rapi juga termasuk nilai tambah. Caranya ada di Gabung PDF, dan hasil gabungannya tetap mempertahankan penanda buku setiap berkas.
Menulis penjadwalan dan koordinasi rapat
Pekerjaan menjadwalkan rapat tampak sederhana sampai ada dua divisi yang meminta jam yang sama. Yang dinilai adalah cara Anda mengatur prioritas dan berkomunikasi. Kalimat yang kuat menyebut hal seperti: menyusun jadwal rapat untuk beberapa divisi, memastikan ruang dan perlengkapan siap, menyiapkan daftar hadir, dan menyimpan notulen setelah rapat.
Kalau Anda pernah menangani jadwal orang lain, misalnya jadwal kunjungan, jadwal pengiriman, atau jadwal penggunaan ruang, sebutkan itu sebagai pengalaman penjadwalan. Untuk posisi admin yang mengurus kendaraan operasional atau jadwal teknisi, pengalaman seperti ini bernilai lebih dari sekadar catatan bahwa Anda pernah memakai kalender digital.
Sebutkan juga cara Anda menangani perubahan. Rapat yang batal atau jadwal yang bergeser adalah kejadian biasa, dan yang dinilai adalah apakah semua pihak mendapat kabar. Tulis bahwa Anda memberi tahu peserta dan memperbarui catatan, bukan hanya memindahkan jadwal.
Menulis rekap data dan laporan
Posisi admin hampir selalu berhubungan dengan rekap: absensi, pengeluaran kecil, stok, atau data pelanggan. Tulis jenis data yang Anda rekap, alat yang dipakai, dan siapa yang memakai hasilnya. Contoh: merekap absensi harian [jumlah] karyawan ke dalam lembar kerja, lalu mengirimkan rangkumannya kepada bagian personalia setiap akhir bulan.
Kalau hasil rekap Anda dipakai untuk keputusan, sebutkan. Misalnya catatan stok yang dipakai untuk menentukan pembelian, atau rekap pengeluaran yang dipakai untuk menyusun anggaran bulan berikutnya. Itu menunjukkan bahwa pekerjaan Anda punya tujuan, bukan sekadar mengisi tabel.
Kalau rekapnya perlu dikirim sebagai laporan yang tidak bisa diubah, lembar kerjanya bisa diubah menjadi PDF. Caranya ada di Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS); hasil hitungan akhir sel yang tercetak, bukan rumusnya.
Menyebut perangkat dengan tepat
Surat lamaran tidak perlu memuat daftar panjang perangkat; daftar itu tempatnya di CV. Cukup satu atau dua perangkat yang paling berhubungan dengan lowongan, masing-masing disertai pekerjaan yang Anda selesaikan dengannya. Menulis "menguasai Microsoft Excel" tidak menunjukkan kemampuan. Menulis "membuat tabel rekap dan mengurutkan data penjualan bulanan di Microsoft Excel" memberi gambaran yang jelas sekaligus menyiapkan bahan jawaban kalau ditanya.
Jangan menambahkan perangkat yang belum pernah Anda pakai. Aplikasi akuntansi atau sistem arsip tertentu akan ditanyakan di wawancara, dan jawaban yang kosong membuat seluruh surat kehilangan kepercayaan.
Kalau pengalaman admin Anda masih sedikit
Pengalaman administrasi bisa datang dari pekerjaan lain. Guru yang mencatat absensi, penjaga toko yang menyusun stok, atau bendahara kegiatan yang menyusun laporan semuanya menyentuh pekerjaan admin. Pilih bagian yang berhubungan dengan pencatatan atau penjadwalan, lalu tulis peran dan hasilnya dengan pola yang sama.
Kalau Anda belum pernah bekerja, pakai kegiatan yang paling dekat: mengurus administrasi organisasi, mencatat keuangan kegiatan, atau membantu pendataan di lingkungan tempat tinggal. Untuk pelamar pertama, cara menyusun surat lamarannya dibahas di surat lamaran tanpa pengalaman.
Kursus administrasi perkantoran atau komputer bisa melengkapi, asalkan Anda menyebut satu hal yang sudah dipraktikkan. Sertifikat tanpa praktik kurang meyakinkan dibandingkan kemampuan yang bisa Anda jelaskan.
Kesalahan yang sering terjadi di surat lamaran admin
Kesalahan pertama adalah menulis terlalu umum. Kalimat "mengurus administrasi" tidak menjelaskan apa pun. Pecah menjadi pekerjaan yang spesifik: mencatat surat masuk, merekap absensi, menyusun jadwal, atau mengelola inventaris.
Kesalahan kedua adalah menulis sifat tanpa kejadian. "Teliti" bisa ditulis siapa saja; "memeriksa kelengkapan berkas sebelum diteruskan ke bagian keuangan" menunjukkan ketelitian yang bisa diperiksa.
Kesalahan ketiga adalah menyebut pengalaman yang tidak relevan tanpa menghubungkannya. Sebutkan bagian pekerjaan yang berhubungan dengan pencatatan, pengarsipan, atau pelayanan.
Kesalahan keempat adalah menulis surat yang isinya hanya mengulang CV. Surat lamaran admin perlu menambahkan hal yang tidak muat di CV: bagaimana Anda bekerja dan bagaimana Anda menyerahkan pekerjaan kepada orang lain. Kalau isinya sama persis dengan CV, suratnya tidak menambah apa pun.
Kesalahan kelima adalah membiarkan CV-nya sendiri berantakan. Pekerjaan yang dilamar menuntut kerapian dokumen, dan CV yang ejaannya salah atau tanggalnya tidak konsisten memberi kesan yang berlawanan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah posisi admin membutuhkan gelar tertentu? Ketentuannya berbeda antar perusahaan. Ada kantor yang mencantumkan minimal pendidikan di pengumumannya, dan ada yang tidak. Baca syaratnya, lalu putuskan apakah lamaran Anda masih masuk akal untuk dikirim.
Apakah pengalaman di bidang lain bisa dipakai melamar posisi admin? Bisa. Ambil satu bagian pekerjaan yang berhubungan dengan pencatatan atau penjadwalan, lalu jelaskan bagian itu seolah-olah Anda melamar untuk pekerjaan itu. Jangan menceritakan seluruh riwayat Anda.
Apakah perlu menyebut semua perangkat yang saya kuasai? Tidak. Di surat lamaran, cukup satu atau dua perangkat yang paling berhubungan dengan lowongan. Daftar lengkapnya lebih tepat diletakkan di bagian keahlian pada CV.
Apakah kursus administrasi menambah nilai? Bisa menambah, terutama kalau pengalaman kerja Anda masih sedikit. Sebut satu hal yang sudah Anda praktikkan dari kursus itu, karena sertifikat tanpa praktik mudah dipertanyakan di wawancara.
Bagaimana kalau saya pernah menjadi admin di usaha kecil? Tetap tulis, dengan skala yang benar. Sebut jenis pekerjaannya, jumlah dokumen yang Anda tangani, dan bagian yang Anda pegang.
Berkas yang dilampirkan pelamar admin
Selain surat lamaran dan CV, siapkan fotokopi ijazah, fotokopi KTP, dan sertifikat kursus kalau ada. Sebagian kantor meminta transkrip nilai atau surat keterangan pengalaman. Baca pengumumannya dan ikuti daftar yang diminta, karena menambahkan berkas yang tidak diminta hanya menambah berat lampiran.
Kirim semuanya dalam bentuk PDF. CV-nya dikerjakan di Pembuat CV jalur ATS, lalu diperiksa dengan pemeriksa otomatis sebelum diekspor menjadi PDF A4 tanpa watermark. Seluk-beluk formatnya dibahas di CV ATS, berkas lain yang perlu disiapkan ada di Lamaran Kerja, dan gambaran menyeluruhnya ada di Panduan CV dan Karier.