Cara Menulis Surat Lamaran Kerja

Cara menulis surat lamaran kerja yang paling aman adalah menyusunnya dalam tiga bagian: pembuka yang menyebut posisi dan sumber lowongan, isi yang menyambungkan dua atau tiga hal dari riwayat Anda dengan kebutuhan lowongan, dan penutup yang menyebut kesediaan dihubungi. Cukup satu halaman, dan isinya tidak menyalin CV.

Yang menentukan bukan kalimat pembukanya, melainkan bagian isinya. Surat yang kuat menyebut hal konkret: apa yang pernah Anda kerjakan, di mana, dan bagaimana hasilnya. Surat yang lemah memakai kalimat yang bisa dipakai untuk posisi apa pun, seperti "saya pribadi yang pekerja keras dan mudah beradaptasi". Dalam tumpukan surat yang dibaca berurutan, yang bertahan di ingatan pembaca adalah yang menyebut hal yang tidak bisa dikatakan semua orang.

Urutan menulis yang disarankan: baca iklan lowongannya, kumpulkan bahan dari CV, pilih dua atau tiga bukti, baru mulai menulis. Menulis kalimat pembuka lebih dulu sering menghasilkan surat yang berputar-putar karena isinya belum ditentukan. Kalau Anda butuh gambaran utuh sebelum menulis, buka contoh surat lamaran kerja; halaman ini membahas cara menyusunnya dari nol.

Menyiapkan bahan sebelum menulis

Baca iklan lowongannya satu kali penuh, lalu catat empat sampai lima hal yang diminta. Yang dicatat bukan hanya nama posisi, tetapi keahlian yang disebut, alat yang dipakai, tanggung jawab yang dijabarkan, dan hasil yang diharapkan. Catatan ini menjadi daftar kebutuhan yang harus dijawab surat Anda.

Setelah itu, buka CV dan tandai pengalaman yang menyentuh kebutuhan tadi. Satu pengalaman bisa menyentuh lebih dari satu kebutuhan. Dari daftar itu, pilih dua atau tiga yang paling dekat. Memilih lebih dari tiga membuat suratnya panjang dan melemahkan bagian yang paling relevan.

Kalau tidak ada pengalaman yang persis sama, cari yang paling dekat. Melamar posisi administrasi tanpa pengalaman administrasi bisa disambungkan dengan pengalaman merapikan data saat menjadi bendahara organisasi. Yang penting bukan jabatannya, melainkan pekerjaan yang pernah Anda lakukan.

Tiga bagian surat dan tugasnya

Pembuka menyebut posisi yang dilamar dan dari mana Anda tahu lowongannya. Satu sampai dua kalimat cukup. Contohnya: "Saya melamar posisi Staf Administrasi yang diumumkan di halaman karier perusahaan Anda pada [tanggal]." Bagian ini bukan tempat menceritakan perjalanan karier. Pembaca ingin tahu posisi apa yang Anda incar sebelum membaca hal lain.

Isi adalah bagian yang menentukan. Setiap paragraf menyambungkan satu hal yang pernah Anda kerjakan dengan satu kebutuhan lowongan. Polanya: sebut pekerjaannya, sebut tempat atau konteksnya, lalu sebut hasilnya. Kalau hasilnya bisa dihitung dengan angka yang benar-benar Anda ketahui, sebutkan. Kalau tidak, sebut perubahan yang terjadi, siapa yang memakai hasil kerja Anda, atau masalah apa yang selesai.

Penutup menyebut kesediaan dihubungi dan terima kasih. Satu atau dua kalimat. Tidak perlu memohon dan tidak perlu mengulang minat yang sudah dinyatakan di pembuka.

Kalimat yang bekerja dan yang tidak

Tiga perbaikan yang paling sering dipakai:

Perbaikannya bukan mengganti kata sifat dengan kata sifat yang lebih bagus, melainkan menggantinya dengan kejadian. Kejadian bisa diperiksa di wawancara, sedangkan kata sifat tidak. Cara yang sama berlaku saat Anda menyebut angka: pakai angka yang bisa Anda pertanggungjawabkan, dan jangan mengarang angka hanya supaya kalimatnya terdengar kuat.

Rumus kalimat isi yang mudah dipakai: kata kerja tindakan, objek pekerjaannya, lalu hasilnya. "Merapikan data pelanggan setiap minggu" adalah kata kerja dan objek. Tambahkan hasilnya: "sehingga tidak ada data ganda yang masuk ke laporan bulanan". Satu kalimat seperti itu lebih berguna daripada tiga kalimat pujian tentang diri sendiri, karena pembaca bisa membayangkan pekerjaan yang Anda lakukan.

Panjang, bentuk, dan tanda tangan

Satu halaman adalah panjang yang cukup untuk hampir semua posisi. Surat yang lebih dari satu halaman biasanya berisi pengulangan atau daftar pengalaman yang tidak semuanya relevan. Kalau isinya padat, tiga sampai empat paragraf sudah cukup: pembuka singkat, satu sampai dua paragraf isi, lalu penutup.

Format yang aman: font yang umum tersedia, margin normal, satu kolom. Tidak perlu kop surat, tidak perlu foto, dan tidak perlu bingkai. Simpan suratnya sebagai PDF, bukan foto atau tangkapan layar, karena PDF menjaga tampilan dan teksnya tetap bisa dibaca mesin.

Tanda tangan basah tidak diperlukan untuk lamaran lewat surel atau portal. Cukup nama lengkap di bagian penutup. Kalau instansinya meminta berkas fisik bertanda tangan, ikuti permintaan itu.

Menyesuaikan dengan jenis lowongan

Lowongan di perusahaan besar sering melewati penyaringan otomatis lebih dulu. Pakai istilah yang sama dengan iklannya, dan hindari tata letak yang rumit. Penjelasan soal penyaringan itu ada di CV ATS.

Lowongan di perusahaan kecil sering dibaca langsung oleh orang. Halaman pertama yang kuat dan urutan yang rapi lebih berpengaruh daripada kata kunci. Sementara itu, instansi pemerintah dan perusahaan yang menyediakan templat resmi meminta formatnya diikuti apa adanya. Jangan mengganti susunannya dan jangan menambahkan bagian yang tidak diminta.

Kalau lamaran dikirim lewat surel, surat yang Anda tulis di sini menjadi lampiran, dan surelnya hanya bertugas mengantar. Jangan memindahkan isi surat ke badan surel. Perbandingan peran surat lamaran dengan CV dibahas di surat lamaran vs CV, dan cara menulis badan surelnya ada di cara menulis email lamaran kerja.

Memeriksa surat sebelum dikirim

Periksa enam hal terakhir. Pertama, nama perusahaan dan posisi yang dilamar sudah benar. Kedua, istilah dari iklan muncul di surat Anda. Ketiga, setiap klaim disertai bukti yang bisa diperiksa. Keempat, suratnya muat satu halaman. Kelima, tidak ada salah ketik pada nama, kontak, dan tanggal. Keenam, berkasnya PDF.

Dua kebiasaan mempercepat pemeriksaan. Baca surat dari kalimat terakhir ke kalimat pertama, karena membaca dari belakang memaksa mata berhenti di setiap kalimat. Setelah itu, baca dengan suara; kalimat yang membuat lidah tersandung biasanya juga sulit dibaca perekrut.

Kapan surat lamaran tidak diperlukan

Sebagian portal rekrutmen tidak meminta surat lamaran terpisah, melainkan kolom isian motivasi. Kalau begitu, pindahkan alasan melamar Anda ke kolom itu, dan jangan mengirim surat tambahan lewat saluran lain karena hanya membingungkan penerimanya.

Instansi yang menyediakan templat resmi juga tidak menerima surat dalam bentuk bebas. Isi templatnya apa adanya, dan jangan menambahkan lampiran yang tidak diminta. Di keadaan itu, yang dinilai lebih dulu adalah kelengkapan syarat administrasi, bukan gaya bahasa suratnya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat lamaran harus ditulis tangan? Hanya kalau pengumumannya meminta tulisan tangan. Untuk lamaran lewat surel atau portal, surat yang diketik lebih mudah dibaca dan lebih aman.

Berapa paragraf idealnya? Tiga sampai empat paragraf: satu pembuka, satu sampai dua isi, satu penutup. Jumlah paragraf bukan patokan utama; yang penting setiap paragraf menambah bukti baru.

Bolehkah memakai templat dari internet? Boleh sebagai kerangka, tetapi isinya harus Anda tulis sendiri. Kalimat templat yang dipakai apa adanya akan muncul di banyak lamaran lain, dan pembaca mengenalinya.

Apakah perlu menyebut gaji yang diharapkan? Sebaiknya tidak, kecuali iklannya meminta. Sebutkan gaji pada tahap yang memintanya, bukan di surat lamaran.

Apakah surat lamaran perlu menyebut nama perekrut? Kalau namanya tercantum di iklan atau di halaman perusahaan, sebutkan. Kalau tidak, pakai sapaan umum yang sopan. Jangan menebak nama orang yang tidak Anda yakini.

Mulai dari bahan yang sudah rapi

Kerangka di atas bisa dipakai berulang untuk lowongan yang berbeda, karena yang berganti hanya pilihan buktinya. Setelah suratnya selesai, periksa lagi dua hal: istilah dari iklan sudah terpakai, dan tidak ada klaim tanpa bukti yang tersisa. Kalau perlu gambaran utuh sebelum menulis, bandingkan dengan contoh surat lamaran kerja. Pembuat CV menyusun CV yang mendampinginya, dan Gabung PDF menyatukan keduanya kalau diminta satu berkas. Untuk memahami tempat surat lamaran dalam keseluruhan proses, buka Lamaran Kerja dan Panduan CV dan Karier.