Cara Menulis Email Lamaran Kerja

Cara menulis email lamaran kerja yang benar adalah menahan diri agar tidak menulis panjang. Badan surel cukup tiga sampai empat kalimat, berisi sapaan, posisi yang dilamar, satu kalimat tentang diri Anda, dan penutup yang menyebut lampiran. Semua uraian yang lebih panjang tempatnya di surat lamaran yang dilampirkan, bukan di badan surel.

Banyak pelamar memperlakukan badan surel sebagai tempat menumpahkan segalanya: riwayat lengkap, alasan melamar, dan daftar keahlian. Akibatnya surelnya panjang, dan lampirannya justru tidak dibuka. Padahal tugas badan surel hanya satu, yaitu memberi tahu penerimanya apa isi surel itu dan apa yang dilampirkan, sehingga ia bisa memutuskan kapan membuka lampirannya.

Halaman ini membahas isi badan surel dari sapaan sampai penutup. Alur pengiriman secara keseluruhan, termasuk menyiapkan berkas dan menyimpan salinan, ada di cara mengirim lamaran lewat email. Subjek surel dan lampirannya dibahas terpisah karena keduanya punya aturan sendiri.

Tiga kalimat yang cukup

Kerangka badan surel yang bekerja punya empat bagian pendek:

Sapaan. Satu baris. "Selamat pagi, Bapak/Ibu" atau "Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama]" kalau namanya diketahui.

Posisi dan sumber. Satu kalimat. "Saya [Nama], melamar posisi [Posisi] yang diumumkan di [sumber] pada [tanggal]."

Satu kalimat tentang diri Anda. Bukan riwayat, hanya satu hal yang paling relevan. "Saya memiliki pengalaman menangani arsip dan korespondensi kantor."

Penutup. Satu kalimat yang menyebut lampiran dan kesediaan dihubungi. "Saya lampirkan surat lamaran dan CV dalam satu berkas PDF, dan siap dihubungi pada jam kerja. Terima kasih."

Empat bagian itu muat dalam lima baris. Kalau badan surel Anda lebih panjang dari itu, kemungkinan isinya mengulang lampiran.

Kesalahan yang membuat surel terlalu panjang

Kesalahan pertama adalah menyalin surat lamaran. Kalau surat lamarannya satu halaman, badan surelnya menjadi satu halaman juga, dan penerimanya membaca hal yang sama dua kali. Cukup sebut bahwa surat lamarannya dilampirkan.

Kesalahan kedua adalah menceritakan seluruh riwayat. Daftar pekerjaan, tahun masuk dan keluar, dan nama perusahaan sebelumnya tempatnya di CV. Badan surel bukan ringkasan CV.

Kesalahan ketiga adalah menjelaskan alasan melamar secara panjang. Alasan itu tempatnya di surat lamaran, yang dibaca dengan perhatian penuh. Di badan surel, alasan yang panjang justru mengubur informasi penting, yaitu posisi yang dilamar dan lampirannya.

Kesalahan keempat adalah menambahkan kalimat yang tidak perlu, misalnya permintaan agar segera dibalas atau cerita pribadi. Setiap kalimat tambahan menambah waktu baca tanpa menambah informasi.

Sapaan dan penutup

Sapaan menyesuaikan informasi yang Anda punya. Kalau nama penerimanya tercantum di pengumuman atau halaman perusahaan, pakai namanya. Kalau tidak, "Bapak/Ibu" atau "Tim Rekrutmen" sudah cukup. Jangan menebak nama orang yang tidak Anda yakini, karena nama yang salah lebih buruk daripada sapaan umum.

Untuk surel berbahasa Indonesia, "Selamat pagi/siang" diikuti sapaan adalah pembuka yang wajar. Hindari "Hai" atau "Halo" untuk lamaran resmi, karena terdengar seperti pesan ke teman. Untuk surel berbahasa Inggris, "Dear Hiring Manager," adalah pilihan netral; hindari "To whom it may concern" selama masih ada pilihan yang lebih spesifik.

Penutup memuat tiga hal: lampiran yang disertakan, kesediaan dihubungi, dan terima kasih. Satu kalimat sudah cukup. Tanda tangan memakai nama lengkap, dan boleh ditambahi nomor telepon. Jangan menambahkan kutipan, ajakan, atau tautan yang tidak diminta.

Satu hal yang sering terlewat: sebut jenis lampirannya, bukan hanya jumlahnya. "Saya lampirkan surat lamaran dan CV" lebih membantu daripada "berkas saya lampirkan", karena penerimanya tahu apa yang harus ada di sana. Kalau lampirannya lebih dari satu, sebutkan semuanya secara singkat.

Nada dan pilihan kata

Nada badan surel lebih ringan daripada surat lamaran, karena ia pengantar, bukan dokumen resmi. Tetap sopan, tetapi tidak perlu berbunga-bunga. Kalimat pendek lebih baik daripada kalimat majemuk yang panjang.

Hindari kalimat yang memohon, misalnya "Saya sangat berharap Bapak/Ibu berkenan menerima lamaran saya". Kalimat itu tidak salah, tetapi membuat posisi Anda terlihat lemah. Ganti dengan pernyataan yang tenang: "Saya melamar posisi ini dan siap menjelaskan pengalaman saya lebih lanjut."

Hindari juga pujian berlebihan untuk perusahaan. Satu kalimat pujian yang menyebut hal spesifik, misalnya program yang Anda kenal, masih wajar. Kalimat yang bisa dipakai untuk perusahaan mana pun hanya menambah panjang tanpa menambah informasi.

Menyesuaikan dengan keadaan

Lamaran yang dikirim atas rujukan seseorang boleh menyebut nama perujuknya di kalimat pertama. Sebutkan nama lengkapnya dan hubungan Anda, misalnya "Saya melamar posisi ini atas informasi dari [Nama], staf di bagian [bagian]." Satu kalimat cukup, dan tidak perlu meminta perujuknya mengirim pesan tambahan.

Kalau Anda melamar posisi yang berbeda dari pengalaman sebelumnya, satu kalimat di badan surel bisa menyebut alasan singkatnya. Uraian lengkapnya tetap di surat lamaran.

Kalau surelnya berbahasa Inggris, panjangnya tetap sama. Yang berubah hanya pilihan kata: sapaan "Dear Hiring Manager," menggantikan "Bapak/Ibu", dan kalimat penutupnya memakai "Thank you for your consideration." Panduan lengkapnya ada di surat lamaran bahasa inggris.

Cara memeriksa sebelum mengirim

Periksa empat hal terakhir pada badan surel. Pertama, nama perusahaan dan posisinya benar dan tidak tertinggal dari draf lama. Kedua, tidak ada kalimat yang menyalin surat lamaran. Ketiga, lampirannya disebut dan benar-benar terlampir. Keempat, tidak ada salah ketik pada nama penerima dan nama Anda sendiri.

Baca badan surelnya dengan suara. Kalau ada kalimat yang membuat Anda menarik napas di tengahnya, kalimat itu terlalu panjang. Pecah atau hapus.

Periksa juga alamat surel tujuan dan subjeknya. Keduanya dibahas di halaman terpisah karena kesalahan di situ membuat surel tidak pernah dibaca, sepanjang apa pun isinya.

Terakhir, baca badan surelnya sekali lagi dari sudut pandang penerimanya. Dalam beberapa detik, apakah ia sudah tahu posisi yang dilamar, siapa pengirimnya, dan apa yang dilampirkan? Kalau salah satu dari tiga hal itu belum terjawab, tambahkan atau perjelas kalimatnya. Tiga hal itulah yang membuat badan surel bekerja.

Kapan email lamaran tidak perlu ditulis

Kalau lamaran dikirim lewat portal rekrutmen, biasanya tidak ada surel. Kolom isian di portal menggantikan badan surel, dan isinya mengikuti pertanyaan yang disediakan. Jangan mengirim surel tambahan ke alamat yang tidak tercantum di pengumuman.

Kalau lowongan meminta berkas dikirim lewat pos, badan surelnya digantikan surat pengantar tercetak. Kalau lowongan dibuka lewat WhatsApp, pesan singkat menggantikan surel, dengan aturan yang sama: pendek, menyebut posisi, dan menyebut lampiran.

Kalau instansinya menyediakan formulir atau templat resmi, ikuti kolomnya. Jangan menambahkan surel pengantar yang tidak diminta.

Pertanyaan yang sering muncul

Berapa kalimat idealnya? Tiga sampai empat kalimat, atau sekitar lima baris. Kalau lebih panjang, periksa apakah ada bagian yang mengulang lampiran.

Apakah badan surel boleh memuat alasan melamar? Satu kalimat pendek boleh. Uraiannya tempatnya di surat lamaran yang dilampirkan.

Apakah perlu menyebut gaji? Tidak, kecuali iklannya meminta. Sebutkan gaji pada tahap yang memintanya.

Bolehkah memakai poin-poin di badan surel? Untuk lamaran, paragraf pendek lebih baik daripada poin-poin. Poin-poin membuat surel terlihat seperti daftar tugas.

Apakah badan surel harus sama untuk setiap lamaran? Tidak. Setiap surel menyebut posisi yang berbeda, jadi minimal dua kalimatnya berubah. Menyalin badan surel yang sama ke banyak lowongan mudah terlihat dari posisi yang tertukar.

Apakah perlu membalas surel lama atau membuat baru? Untuk lamaran baru, buat surel baru dengan subjek yang menyebut posisi dan nama Anda. Membalas percakapan lama membuat konteksnya tercampur.

Lanjut ke subjek dan lampiran

Badan surel yang pendek tetap perlu subjek yang jelas dan lampiran yang benar. Pola subjek ada di subjek email lamaran kerja, dan cara melampirkan berkas dengan benar ada di cara melampirkan berkas lamaran di email. Siapkan CV-nya di Pembuat CV, lalu lihat peta seluruh tahapan melamar di Lamaran Kerja dan Panduan CV dan Karier.