Cara melampirkan berkas lamaran di email dimulai dari memastikan berkasnya berformat PDF, bukan foto atau tangkapan layar. Setelah itu, tentukan jumlah lampirannya: satu berkas gabungan kalau lowongannya meminta satu unggahan, atau berkas terpisah kalau portalnya meminta demikian. Beri nama setiap berkas dengan pola yang sama, lalu buka lampirannya satu per satu sebelum mengirim.
Lampiran adalah bagian lamaran yang paling sering bermasalah, dan masalahnya jarang terlihat setelah surel terkirim. Berkas yang terlalu besar gagal terkirim tanpa pesan yang jelas, lampiran yang tertukar tidak kelihatan sampai penerimanya membuka, dan lampiran yang lupa disertakan tidak bisa diperbaiki. Karena itu, hampir seluruh pekerjaan di halaman ini adalah pemeriksaan.
Halaman ini hanya membahas lampiran. Kalau yang Anda cari adalah urutan pekerjaannya, itu ada di cara mengirim lamaran lewat email. Kalau yang Anda cari isi surelnya, itu ada di cara menulis email lamaran kerja.
Format berkas yang aman
Kirim berkas lamaran sebagai PDF. PDF menjaga tampilan yang sama di perangkat mana pun, teksnya bisa dibaca mesin pemindai resume, dan ukurannya bisa diperkecil tanpa mengubah isinya. Berkas pengolah kata seperti DOC dan DOCX bisa bergeser tampilannya di komputer penerima, tergantung font dan versi aplikasi yang tersedia.
Hindari mengirim berkas lamaran sebagai foto atau tangkapan layar. Foto sulit dibaca di layar kecil, tidak bisa disalin penerimanya, dan tidak bisa diproses mesin penyaring. Kalau dokumen Anda hanya ada dalam bentuk kertas, pindai atau foto dokumennya, lalu ubah gambarnya menjadi PDF sebelum dilampirkan.
Satu pengecualian: kalau pengumumannya meminta format tertentu secara tertulis, ikuti permintaan itu. Ketentuan instansi selalu mengalahkan kebiasaan umum.
Satu lampiran atau beberapa
Kalau lowongannya meminta satu berkas, gabungkan surat lamaran, CV, dan dokumen pendukung menjadi satu PDF dengan urutan surat lamaran di depan, CV di tengah, lalu dokumen pendukung. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF sekaligus. Penanda buku setiap berkas selalu dipertahankan, sehingga dokumen yang punya bookmark tetap mudah dinavigasi setelah digabung.
Satu lampiran memindahkan seluruh berkas dalam satu tarikan, sehingga tidak ada bagian yang tertinggal di folder. Karena itu, untuk lamaran lewat surel, satu berkas gabungan adalah pilihan yang lebih aman.
Kalau portal atau pengumumannya meminta berkas terpisah, ikuti permintaan itu. Beri nama setiap berkas dengan pola yang sama, misalnya surat-lamaran-nama-anda.pdf, cv-nama-anda.pdf, dan ijazah-nama-anda.pdf. Nama yang seragam membuat berkas-berkas itu tetap terlihat sebagai satu paket meskipun diunggah ke kolom yang berbeda.
Batas jumlah berkas dalam satu penggabungan mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas pada paket Gratis, dan 20 berkas pada paket Berbayar. Rinciannya ada di harga.
Ukuran lampiran
Batas ukuran yang paling umum untuk lampiran surel adalah sekitar 25 MB, dan sebagian portal memakai batas yang lebih ketat lagi. Yang paling sering melewatinya adalah pindaian ijazah dan portofolio bergambar, karena satu halaman pindai bisa jauh lebih berat daripada satu halaman teks digital.
Periksa ukuran berkas sebelum melampirkan. Kalau melewati batas, perkecil dengan Kompres PDF. Tool itu menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya dengan batas efektif 150 DPI. Lamaran yang berisi banyak foto dan pindaian bisa menyusut jauh, sedangkan lamaran yang isinya hanya teks hampir tidak berubah ukurannya. Teks vektor tetap tajam setelah dikompres.
Cara lain yang lebih cepat: hapus berkas yang sebenarnya tidak diminta. Sertifikat yang tidak berhubungan dan piagam kegiatan lama sering ikut dilampirkan sebagai jaga-jaga, dan menghapusnya lebih mudah daripada memperkecil semuanya.
Nama berkas lampiran
Nama berkas dibaca penerimanya di daftar lampiran, dan sering menjadi satu-satunya penanda isi berkas sebelum dibuka. Nama seperti lamaran.pdf, cv-final.pdf, atau scan001.pdf tidak membantu. Pakai nama yang menyebut nama Anda dan jenis isinya, lalu tambahkan urutannya kalau lampirannya lebih dari satu.
Pola yang aman: lamaran-nama-anda-staf-administrasi.pdf untuk berkas gabungan, atau 01-surat-lamaran-nama-anda.pdf dan 02-cv-nama-anda.pdf untuk berkas terpisah. Awalan angka membuat urutan berkas terlihat bahkan sebelum dibuka.
Pakai huruf kecil dan tanda hubung. Sebagian sistem unggahan mengganti karakter yang tidak dikenal dengan karakter lain, sehingga nama berkas yang Anda susun rapi bisa berubah saat diterima.
Langkah melampirkan
- Pastikan seluruh berkas sudah final dan berformat PDF.
- Satukan berkasnya dengan Gabung PDF kalau lowongannya meminta satu lampiran.
- Periksa ukuran berkasnya. Kalau melewati batas, kecilkan dengan Kompres PDF.
- Beri nama berkas sesuai pola yang jelas.
- Lampirkan berkasnya lebih dulu, sebelum menulis subjek dan badan surel.
- Buka setiap lampiran dari dalam jendela surel dan periksa isinya.
- Kirim, lalu simpan salinannya di folder lamaran.
Langkah keenam yang paling sering dilewati, dan justru yang paling menentukan. Lampiran yang terlihat di daftar belum tentu berkas yang benar. Membukanya dari jendela surel menunjukkan apa yang benar-benar akan terkirim.
Kesalahan yang sering terjadi
Lampiran lupa disertakan. Kalau kata "lampiran" muncul di badan surel tetapi tidak ada berkas yang terlampir, sebagian aplikasi surel memberi peringatan. Jangan mengandalkan peringatan itu. Periksa daftar lampiran secara sadar sebelum mengirim.
Lampiran tertukar. Berkas ijazah terkirim di tempat CV, atau surat lamaran untuk posisi lain ikut terlampir. Kesalahan ini tidak terlihat dari daftar lampiran kalau namanya tidak jelas. Beri nama setiap berkas dengan jelas, dan buka satu per satu.
Ukuran melewati batas. Berkas yang berat bisa membuat pengiriman gagal di tengah jalan, dan kegagalannya sering tidak disertai pesan yang jelas. Periksa ukurannya sebelum mengirim, bukan setelah ada laporan dari penerimanya.
Berkas dikirim sebagai foto. Foto CV tidak bisa dibaca mesin pemindai resume dan sulit dibaca di layar kecil. Selalu kirim PDF.
Berkas terkunci kata sandi. Sebagian dokumen digital dikirim dalam keadaan terkunci, dan penerimanya tidak bisa membukanya. Kalau sandinya Anda ketahui, buka kuncinya sebelum dilampirkan. Kalau tidak, mintakan versi tanpa kunci kepada penerbit dokumennya.
Setelah lampiran terkirim
Folder terkirim adalah catatan resmi tentang apa yang berangkat, jadi periksa dari sana, bukan dari ingatan. Kalau ada berkas yang salah, kirim ulang dengan subjek yang sama dan keterangan singkat, misalnya "kirim ulang, lampiran lengkap". Jangan menghapus surel pertama, karena penerimanya mungkin sudah membukanya.
Simpan juga berkas sumber sebelum digabung, bukan hanya hasil gabungannya. Kalau nanti ada dokumen yang perlu diganti, Anda cukup menggabungkan ulang dari sumbernya tanpa harus membongkar berkas hasil.
Kapan lampiran bukan jalurnya
Kalau lowongannya meminta berkas dikirim lewat pos, lampirannya berupa berkas cetak, bukan berkas digital. Cetak setiap dokumen secara terpisah sesuai urutan yang diminta, lalu masukkan ke amplop. Ketentuan berkas fisik dibahas di cara menulis surat lamaran lewat pos.
Kalau lowongannya dibuka lewat WhatsApp, berkasnya dikirim sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Mengirim CV sebagai foto membuat teksnya tidak bisa disalin penerimanya.
Kalau lowongannya meminta tautan portofolio, jangan memaksakan lampiran. Pastikan tautannya bisa dibuka tanpa izin khusus, dan cantumkan di badan surel atau di CV.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah boleh melampirkan lebih dari satu berkas? Boleh, kalau lowongannya tidak meminta satu berkas. Batas jumlahnya mengikuti paket, dan yang lebih penting adalah memberi nama setiap berkas dengan jelas.
Apakah lampiran PDF bisa gagal terkirim karena besar? Bisa. Batas lampiran berbeda antar penyedia surel dan portal. Periksa batas yang berlaku di tempat Anda mengirim, lalu kecilkan berkasnya sebelum dicoba lagi.
Bagaimana kalau penerimanya tidak bisa membuka lampiran? Kemungkinan berkasnya terkunci kata sandi atau formatnya tidak didukung. Kirim ulang dalam PDF biasa tanpa kunci.
Apakah lampiran boleh berupa tautan penyimpanan awan? Sebaiknya tidak, kecuali diminta. Penerimanya biasanya mengunduh berkas untuk diarsipkan, dan tautan menambah satu langkah. Kirim berkasnya langsung.
Apakah nama berkas boleh memakai spasi? Sebaiknya tidak. Sebagian sistem unggahan menolak spasi dan menggantinya dengan karakter lain, sehingga nama berkasnya berubah. Pakai tanda hubung.
Lampiran yang siap, surel yang tenang
Berkas yang lampirannya sudah benar adalah berkas yang dikerjakan sebelum surel dibuka, bukan disunting di tengah penulisan surel. Kalau nanti perlu menambah dokumen, lakukan dari berkas sumbernya lalu lampirkan ulang, jangan menambal berkas hasil. Bahan yang dilampirkan disiapkan lebih dulu, dan urutannya dijelaskan di Lamaran Kerja. CV-nya sendiri disusun di Pembuat CV, dengan aturan format di Panduan CV dan Karier.