Surat lamaran bahasa Inggris atau cover letter memakai kerangka yang sama dengan versi Indonesia: sebut posisi yang dilamar, tunjukkan bukti yang relevan, lalu tutup dengan kesediaan dihubungi. Yang berbeda adalah pilihan kata, urutan bagian, dan panjang kalimat. Surat yang diterjemahkan kata per kata dari bahasa Indonesia hampir selalu terasa kaku, dan bagian itulah yang paling cepat terlihat oleh perekrut.

Pakai surat berbahasa Inggris ketika iklannya berbahasa Inggris, perusahaannya beroperasi lintas negara, atau posisinya menuntut kemampuan bahasa Inggris sehari-hari. Kalau iklannya berbahasa Indonesia dan perusahaannya lokal, tulis suratnya dalam bahasa Indonesia. Menulis dalam bahasa Inggris pada lamaran yang tidak memintanya tidak menambah nilai, dan setiap kesalahan kata di dalamnya mengurangi kesan rapi.

Struktur surat lamaran bahasa Inggris

Kepala surat memuat nama, kontak, dan tautan profil Anda. Format Inggris lazim menaruh informasi pengirim di bagian atas, diikuti tanggal, lalu informasi penerima. Sapaan "Kepada Yth." tidak dipakai di surat berbahasa Inggris. Sebagai gantinya, tulis "Dear Hiring Manager," kalau nama penerimanya tidak diketahui, atau "Dear Ms. [nama belakang]," dan "Dear Mr. [nama belakang]," kalau namanya diketahui. Hindari "To whom it may concern" selama masih ada pilihan yang lebih spesifik, karena sapaan itu terasa dingin dan mudah terlihat seperti surat yang dikirim ke banyak tempat.

Paragraf pembuka cukup satu atau dua kalimat. Sebut posisi yang dilamar dan dari mana Anda tahu lowongannya. Pola yang lazim: "I am writing to apply for the [posisi] position advertised on [sumber]." Setelah itu, langsung ke bukti. Paragraf pembuka yang berputar-putar tentang perjalanan karier Anda membuat pembaca menunggu terlalu lama untuk tahu posisi apa yang Anda lamar.

Paragraf isi berisi satu atau dua pengalaman yang relevan. Setiap paragraf menyambungkan satu hal yang pernah Anda kerjakan dengan satu kebutuhan di lowongan. Polanya sama seperti surat bahasa Indonesia: kata kerja tindakan, objek pekerjaan, lalu hasil. Kalau ada angka nyata dari pekerjaan Anda, sebutkan. Kalau tidak ada, tulis hasilnya dalam bentuk lain, misalnya diterima, dipakai, atau dipercepat. Jangan mengarang angka hanya supaya kalimatnya terdengar kuat.

Penutup menyebut kesediaan dihubungi dan terima kasih. Satu kalimat cukup, misalnya "Thank you for your time and consideration." Tanda tangan memakai "Sincerely," atau "Best regards," lalu nama Anda. Pilih satu dan pakai konsisten, karena mencampur keduanya dalam satu surat terlihat tidak diperiksa.

Frasa yang berguna dan yang sebaiknya dihindari

Beberapa frasa bekerja baik di surat berbahasa Inggris: "I am writing to apply for...", "I would welcome the opportunity to...", "In my previous role, I...", dan "I would be glad to discuss this further." Frasa seperti ini sopan tanpa berlebihan dan langsung menyebut tindakan.

Sebaliknya, hindari klaim tanpa bukti seperti "I am the best candidate for this position". Hindari juga kalimat bernada memohon, misalnya "I really need this job". Frasa klise seperti "hardworking person" dan "fast learner" tidak salah secara bahasa, tetapi tidak membedakan Anda dari pelamar lain. Gantilah dengan bukti yang bisa diperiksa, misalnya hasil kerja, tanggung jawab yang pernah dipegang, atau masalah yang pernah Anda selesaikan.

Perhatikan juga singkatan dan istilah. "etc." sebaiknya dihindari di surat resmi, dan singkatan bahasa Indonesia seperti "dll." tidak dipakai dalam teks berbahasa Inggris. Kalau Anda menyebut gelar, tuliskan padanannya dengan benar, misalnya "Bachelor's degree in Accounting" untuk sarjana akuntansi. Nama lembaga dan kota tidak perlu diterjemahkan.

Menyesuaikan istilah dengan iklan

Ambil istilah dari iklan lowongannya. Kalau iklan menulis "customer support specialist", jangan menulis "admin". Kalau iklan menulis "data analyst", sebut keahlian analisis data dengan istilah yang sama. Penyamaan istilah membantu pembaca mencocokkan isi surat dengan kebutuhannya, dan pada lamaran lewat portal, istilah yang sama juga membantu penyaringan otomatis. Seluk-beluk penyaringan itu dijelaskan di CV ATS.

Periksa ejaan yang Anda pakai. Bahasa Inggris British dan American punya perbedaan seperti "organise" dan "organize", "programme" dan "program", serta "CV" dan "resume". Pilih satu gaya, lalu pakai di seluruh surat dan CV.

Kesalahan yang paling sering terjadi

Kesalahan pertama adalah terjemahan literal. Kalimat "Saya sangat membutuhkan pekerjaan ini" berubah menjadi "I am very needing this job", dan "Saya orang yang mudah beradaptasi" menjadi "I am a person who is easy to adapt". Keduanya salah secara tata bahasa dan terdengar aneh. Cara menghindarinya sederhana: tulis ulang kalimatnya dalam bahasa Inggris dari idenya, bukan dari susunan kalimat Indonesia.

Kesalahan kedua adalah kalimat yang terlalu panjang. Kalimat Indonesia sering memuat beberapa anak kalimat, dan pola itu terbawa saat diterjemahkan. Pecah menjadi kalimat pendek. Satu kalimat, satu ide.

Kesalahan ketiga adalah lupa menyesuaikan nama perusahaan dan posisi. Surat yang menyebut perusahaan lain adalah kesalahan yang paling merugikan karena menunjukkan surat itu dipakai ulang tanpa diperiksa.

Kesalahan keempat adalah menyalin isi CV ke dalam surat. Surat lamaran punya tugas lain, yaitu menyambungkan riwayat Anda dengan kebutuhan lowongan. Perbedaan tugas keduanya dibahas di surat lamaran vs CV.

Kesalahan kelima adalah mengirim lampiran sebagai foto atau tangkapan layar. Kirim berkasnya sebagai PDF supaya teksnya bisa dibaca dan disimpan penerimanya. Kalau surat dan CV diminta dalam satu berkas, satukan lewat Gabung PDF.

Kapan surat berbahasa Inggris tidak diperlukan

Kalau iklannya berbahasa Indonesia, perusahaannya lokal, dan proses wawancaranya berlangsung dalam bahasa Indonesia, tulis suratnya dalam bahasa Indonesia. Instansi pemerintah yang menyediakan templat resmi juga meminta formatnya diikuti apa adanya. Mengirim surat berbahasa Inggris ke perusahaan yang berkomunikasi sehari-hari dalam bahasa Indonesia bisa membuat perekrut ragu tentang alasan Anda melamar.

Pengecualiannya adalah perusahaan Indonesia yang membuka posisi untuk pasar luar negeri atau tim yang bekerja dengan klien asing. Di situ iklannya biasanya memang berbahasa Inggris, dan surat berbahasa Inggris menjadi bagian dari penilaian. Kalau Anda ragu, ikuti bahasa yang dipakai di iklan dan di halaman karier perusahaannya.

Memeriksa sebelum mengirim

Periksa enam hal terakhir. Pertama, nama perusahaan dan posisi sudah benar. Kedua, ejaan konsisten antara British dan American. Ketiga, tidak ada kalimat yang merupakan terjemahan literal. Keempat, suratnya muat satu halaman. Kelima, lampirannya PDF, bukan foto. Keenam, ukuran berkasnya di bawah batas yang diminta.

Kalau ukurannya melewati batas lampiran surel yang umumnya sekitar 25 MB, Kompres PDF mengurangi resolusi gambar yang lebih besar dari ukuran tampilnya, lalu merapikan struktur berkas. Bagian bergambar bisa menyusut jauh, sedangkan bagian teks tetap tajam. CV yang mendampingi surat bisa disiapkan lewat Pembuat CV dengan jalur ATS satu kolom, lalu diekspor sebagai PDF A4 tanpa watermark.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat lamaran bahasa Inggris harus satu halaman? Satu halaman adalah panjang yang cukup untuk hampir semua posisi. Yang menentukan bukan panjangnya, melainkan apakah isinya menyebut bukti yang relevan. Surat dua halaman yang berisi klaim umum lebih lemah daripada surat satu halaman yang menyebut dua pengalaman konkret.

Apakah "Dear Sir/Madam" masih boleh dipakai? Boleh, tetapi sapaan itu terasa umum dan sering dipakai surat yang dikirim ke banyak tempat. Kalau nama penerimanya bisa ditemukan di iklan atau di halaman perusahaan, pakai namanya. Kalau tidak, "Dear Hiring Manager," adalah pilihan yang lebih netral.

Bolehkah menerjemahkan surat bahasa Indonesia dengan alat penerjemah? Boleh untuk membuat draf awal, tetapi hasilnya harus dibaca ulang dan diperbaiki. Alat penerjemah sering menghasilkan kalimat yang benar secara kata tetapi aneh secara susunan. Periksa setiap kalimat, terutama bagian yang memuat istilah pekerjaan dan nama jabatan.

Apakah CV juga harus berbahasa Inggris? Ikuti bahasa iklannya. Kalau suratnya berbahasa Inggris, CV sebaiknya sejalan supaya istilah dan ejaannya konsisten. Kalau iklannya berbahasa Indonesia, tidak perlu memaksakan CV berbahasa Inggris hanya karena ingin terlihat lebih siap.

Apakah perlu mencantumkan kemampuan bahasa Inggris di surat? Kalau posisinya memakai bahasa Inggris sehari-hari, sebutkan dengan bukti, misalnya jenis pekerjaan yang pernah dikerjakan dalam bahasa Inggris. Kalau tidak, cukup cantumkan di bagian bahasa pada CV, dan suratnya fokus pada hal lain yang lebih relevan.

Siapkan surat, lalu CV-nya

Mulai dari kerangka surat di atas, lalu siapkan CV yang mendampinginya di Pembuat CV. Sebelum mengirim, periksa kesalahan yang paling sering terjadi di kesalahan surat lamaran, dan pelajari panduan dasarnya di cara menulis surat lamaran kerja. Peta lengkap topik ini ada di Lamaran Kerja dan Panduan CV dan Karier.