Cara Mengecek Lamaran Sudah Dibaca di Portal dan Surel

Cara mengecek lamaran sudah dibaca bergantung pada jalur pengirimannya. Kalau Anda melamar lewat portal rekrutmen, statusnya biasanya tampil di dasbor akun Anda. Kalau melamar lewat surel, tidak ada tanda resmi bahwa surel Anda dibuka, jadi yang bisa dibaca adalah petunjuk tidak langsung. Artikel ini membahas keduanya, termasuk arti status yang menggantung berhari-hari.

Bedanya dengan follow up perlu ditegaskan sejak awal. Mengecek status adalah tindakan membaca, tidak mengirim apa pun ke perekrut. Follow up lamaran kerja adalah tindakan menulis pesan. Dua pekerjaan itu berbeda, dan mencampurnya membuat Anda mengirim pesan padahal yang dibutuhkan hanya memeriksa layar.

Membaca status di portal rekrutmen

Portal rekrutmen besar biasanya menyediakan halaman riwayat lamaran di akun pelamar. Isinya daftar posisi yang pernah Anda lamar beserta statusnya. Nama statusnya berbeda-beda antar portal, tetapi polanya mirip. Ada status yang berarti berkas diterima, ada yang berarti sedang ditinjau, ada yang berarti lolos ke tahap berikutnya, dan ada yang berarti tidak dilanjutkan.

Status yang paling sering muncul adalah "diterima" atau "terkirim". Artinya berkas Anda berhasil masuk ke sistem. Status ini tidak berarti ada manusia yang sudah membacanya; ia hanya menandakan unggahan berhasil dan formulirnya lengkap. Jangan menganggap status ini sebagai tanda minat.

Status berikutnya adalah "sedang ditinjau" atau "dalam proses". Artinya berkas Anda masuk ke antrean peninjauan. Waktunya bisa berhari-hari sampai beberapa minggu, tergantung jumlah pelamar dan jadwal penyortiran. Status ini juga belum berarti ada keputusan.

Status "lolos" atau "dipanggil" biasanya disertai instruksi lanjutan, misalnya jadwal tes atau wawancara. Kalau status ini muncul, periksa juga kotak masuk surel Anda, karena instruksi lengkap biasanya dikirim lewat surel, bukan hanya ditampilkan di portal.

Status "tidak dilanjutkan" atau "ditutup" berarti proses untuk posisi itu selesai bagi Anda. Tidak ada tindakan lanjutan yang perlu dilakukan selain mencatatnya dan beralih ke lowongan lain.

Keterbatasan yang perlu dipahami

Status di portal tidak selalu diperbarui secara langsung. Sebagian perusahaan memperbarui status di akhir setiap tahap, sehingga status "sedang ditinjau" bisa bertahan lama walaupun prosesnya sebenarnya sudah bergerak. Sebagian lain baru memperbarui saat keputusan akhir keluar. Karena itu, status yang tidak berubah bukan bukti bahwa lamaran Anda terlupakan.

Sebagian portal juga tidak menampilkan status sama sekali. Yang tampil hanya daftar posisi yang pernah dilamar dan tanggal pengirimannya. Kalau portalnya begitu, tidak ada informasi status yang bisa digali dari sana, dan satu-satunya cara mengetahui hasilnya adalah menunggu kabar.

Ada juga portal yang menutup akses ke riwayat lamaran setelah beberapa bulan. Kalau Anda ingin menyimpan catatannya, salin informasi posisi, tanggal kirim, dan status terakhir ke catatan pribadi sebelum aksesnya hilang. Kebiasaan ini juga berguna saat Anda perlu menyusun arsip lamaran.

Tanda di surel yang bisa dibaca

Surel tidak memberi tahu Anda kapan penerimanya membuka pesan. Fitur permintaan tanda terima bacaan ada, tetapi penerimanya bisa menolak, dan banyak sistem kantor memblokirnya secara otomatis. Karena itu, jangan bergantung pada fitur itu untuk mengetahui apakah lamaran Anda dibaca.

Yang bisa dibaca adalah tanda-tanda tidak langsung. Balasan otomatis dari sistem perusahaan menandakan surel Anda sampai dan alamatnya benar. Balasan dari manusia, walaupun hanya satu baris, menandakan pesan Anda sudah masuk ke kotak yang dipantau. Surel yang gagal terkirim, sebaliknya, menandakan alamatnya salah atau kotak penerimanya penuh.

Periksa juga folder spam dan promosi. Surel balasan dari perusahaan kadang masuk ke sana karena alamat pengirimnya belum dikenal. Kalau Anda menemukan balasan di folder itu, tandai sebagai bukan spam supaya balasan berikutnya masuk ke kotak utama.

Alamat surel yang menolak lampiran besar juga meninggalkan jejak. Kalau surel Anda terkirim tetapi lampirannya melewati batas, sistem bisa mengirim pemberitahuan bahwa lampiran tidak diterima. Simpan pesan seperti itu, karena berkas lamaran Anda perlu dikirim ulang dengan ukuran yang lebih kecil.

Kalau lamaran dikirim lewat pos

Lamaran lewat pos tidak punya status digital. Yang bisa Anda lakukan adalah menyimpan bukti pengiriman, misalnya resi atau tanda terima dari jasa pengiriman. Dari resi itu Anda tahu kapan berkas sampai di alamat tujuan.

Setelah itu, tidak ada cara memastikan berkas Anda dibuka atau dibaca. Instansi besar biasanya mencatat surat masuk di bagian administrasi, tetapi catatan itu internal dan tidak dibuka untuk pelamar. Kalau pengumuman mencantumkan nomor kontak untuk pelamar, nomor itulah yang boleh dihubungi untuk menanyakan apakah berkas sudah diterima.

Menggabungkan portal, surel, dan catatan

Cara paling andal adalah menyatukan ketiga sumber. Buka riwayat di portal, periksa surel termasuk folder spam, lalu perbarui catatan pribadi Anda. Catatan yang berisi nama perusahaan, posisi, tanggal kirim, dan status terakhir membuat Anda tidak perlu membuka portal satu per satu setiap kali ingin tahu posisi lamaran Anda.

Catatan seperti ini juga membantu saat ada kabar yang datang terlambat. Kalau tiga minggu kemudian ada surel yang menyebut posisi tertentu, Anda bisa langsung mencocokkannya dengan catatan dan tahu kapan lamaran itu dikirim serta apa yang dilampirkan. Tanpa catatan, Anda harus menelusuri riwayat surel yang panjang.

Status yang menggantung lama

Status yang tidak berubah selama beberapa minggu tidak selalu berarti ada masalah. Perekrut bisa sedang menangani banyak posisi sekaligus, atau menunggu anggaran dan persetujuan dari bagian lain. Yang bisa Anda kendalikan adalah lamaran berikutnya, bukan kecepatan proses mereka.

Yang tidak perlu dilakukan adalah memeriksa portal setiap hari. Pola yang lebih tenang: periksa sekali atau dua kali seminggu pada hari kerja, catat perubahannya, lalu lanjutkan kegiatan lain. Portal tidak memberi informasi baru setiap hari, dan memeriksanya terus-menerus hanya menambah kecemasan tanpa menambah pengetahuan.

Kalau statusnya masih menggantung setelah waktu tunggu yang wajar lewat, follow up satu kali adalah tindakan yang masuk akal. Aturannya ada di artikel follow up: satu pesan, sopan, dan tidak menuntut jawaban.

Kapan sebaiknya berhenti menunggu

Berhenti menunggu kalau status di portal sudah menyatakan lamaran tidak dilanjutkan. Itu jawaban yang jelas, dan tidak ada yang perlu ditunggu lagi dari posisi itu.

Berhenti juga kalau lowongan yang Anda lamar sudah lama ditutup dan tidak ada kabar apa pun setelah follow up. Diam dalam jangka waktu yang panjang adalah jawaban, walaupun tidak resmi. Simpan catatannya, dan alihkan waktu Anda ke lamaran yang masih berjalan.

Kalau Anda sudah menerima tawaran dari tempat lain, tidak perlu menunggu sampai semua portal menjawab. Kabari saja instansi yang masih dalam proses dengan sopan, lalu lanjutkan dengan tawaran yang sudah di tangan. Panduan menyiapkan berkas untuk lamaran berikutnya ada di berkas lamaran pertama.

Status bukan penilaian atas diri Anda

Status yang tertulis di portal hanyalah catatan administratif tentang satu lamaran. Ia tidak mengukur kemampuan Anda, dan ia tidak berlaku untuk lamaran berikutnya. Yang bisa Anda bawa ke lamaran berikutnya adalah berkas yang lebih rapi dan surat lamaran yang lebih tepat sasaran.

Kalau lamaran Anda sering berhenti di status yang sama, periksa dulu berkasnya. CV yang tidak terbaca mesin pemindai resume adalah penyebab yang paling sering terlewat, dan panduan memperbaikinya ada di CV ATS. CV-nya bisa disusun ulang di Pembuat CV dengan jalur ATS. Gambaran seluruh tahapan lamaran ada di Lamaran Kerja.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah status "dibaca" berarti lamaran saya dipertimbangkan? Tidak. Status itu hanya menandakan berkas Anda dibuka, bukan bahwa Anda masuk pertimbangan. Keputusan baru terlihat dari status lanjutan atau undangan.

Mengapa status lamaran saya tidak pernah berubah? Sebagian perusahaan baru memperbarui status di akhir tahap, dan sebagian lagi tidak memperbarui sampai keputusan akhir. Status yang diam bukan berarti lamaran Anda terlupakan.

Apakah saya bisa menanyakan status lewat pesan di portal? Kalau portalnya menyediakan fitur pesan, boleh dipakai satu kali dengan pesan singkat. Kalau tidak ada, gunakan surel seperti biasa.

Apakah surel balasan yang masuk ke spam tetap terbaca? Terkadang tidak, karena banyak orang jarang membuka folder itu. Biasakan memeriksa folder spam setelah mengirim lamaran, terutama beberapa hari setelahnya.

Apakah resi pengiriman pos cukup sebagai bukti lamaran diterima? Resi membuktikan berkas sampai di alamat tujuan, bukan bahwa berkasnya dibuka. Untuk memastikan penerimaan, hubungi nomor kontak yang tercantum di pengumuman kalau ada.

Berapa lama sebaiknya saya menunggu sebelum menganggap lamaran selesai? Ikuti jadwal di pengumuman kalau ada. Kalau tidak ada, setelah follow up pertama tidak dijawab, anggap proses itu selesai dan lanjutkan ke lowongan lain.