Surat lamaran singkat tetap kuat kalau setiap kalimatnya menyebut hal konkret. Yang membuat surat panjang bukan isinya, melainkan kalimat pembuka yang berputar-putar, pengulangan isi CV, dan penutup yang berbunga-bunga. Memangkas ketiganya biasanya menyisakan lima sampai tujuh kalimat yang justru lebih meyakinkan daripada satu halaman penuh.
Pembahasan di sini khusus soal panjang dan kepadatan surat lamaran. Kalau Anda belum pernah menyusunnya sama sekali, mulailah dari gambaran umum tahapan lamaran di Lamaran Kerja, lalu kembali ke sini untuk memadatkannya.
Kenapa singkat lebih baik
Perekrut membaca puluhan surat dalam sehari, dan surat dibaca setelah CV, bukan sebelum. Waktu yang tersedia untuk setiap surat pendek. Surat yang intinya baru muncul di paragraf ketiga sering tidak sampai dibaca sampai ke sana.
Surat yang singkat juga memaksa Anda memilih. Ketika ruangnya sempit, kalimat yang tidak menyebut apa pun harus dibuang, dan yang tersisa adalah hal yang paling relevan untuk posisi itu. Itu sebabnya surat pendek yang ditulis dengan sadar lebih kuat daripada surat panjang yang berisi semua hal.
Ada batas bawahnya juga. Surat yang terlalu pendek, misalnya tiga kalimat tanpa isi, terbaca sebagai malas. Panjang yang aman adalah satu halaman, dan kalau bisa kurang dari satu halaman dengan isi yang padat, itu lebih baik.
Berapa panjang yang tepat
Ukuran yang praktis: tiga paragraf, masing-masing dua sampai tiga kalimat. Paragraf pertama menyebut posisi dan sumber lowongan. Paragraf kedua menyambungkan dua hal dari riwayat Anda dengan kebutuhan posisi. Paragraf ketiga menyebut kesediaan dihubungi dan terima kasih.
Kalau posisinya menuntut pengalaman yang panjang, paragraf kedua boleh menjadi tiga atau empat kalimat, tetapi jangan lebih. Kalau Anda pelamar pertama, paragraf kedua bisa menyebut pendidikan, organisasi, atau proyek. Yang penting, dua hal konkret, bukan daftar panjang yang tidak sempat dicerna.
Untuk lamaran lewat surel, ingat bahwa surat lamaran adalah lampiran, sedangkan badan surelnya adalah pengantar singkat. Jangan menyalin seluruh surat lamaran ke badan surel. Cukup tiga atau empat kalimat di badan surel.
Memangkas pembuka
Pembuka yang panjang biasanya berisi sapaan berlapis, pujian untuk perusahaan, dan kalimat tentang diri sendiri yang tidak ada hubungannya dengan posisi. Semua itu bisa dipotong tanpa kehilangan apa pun.
Contoh pembuka yang terlalu panjang: "Sehubungan dengan informasi lowongan yang saya baca di situs perusahaan, dengan ini saya bermaksud mengajukan lamaran untuk posisi yang sedang dibuka. Saya sangat tertarik dengan perusahaan yang bergerak di bidang ini dan yakin dapat memberikan kontribusi terbaik." Kalimat ini bisa dipadatkan menjadi: "Saya melamar posisi [nama posisi] yang dibuka di situs perusahaan, seperti yang saya baca pada [tanggal atau sumber]."
Sapaan tetap ada, tetapi cukup satu baris: "Kepada Yth. [Nama Penerima]" atau "Bapak/Ibu [Nama]". Hindari sapaan bertumpuk seperti "Dengan hormat" sekaligus "Kepada Yth". Pilih salah satu yang sesuai kebiasaan instansinya.
Memangkas isi yang mengulang CV
Kesalahan yang paling sering membuat surat lamaran panjang adalah menyalin isi CV. Riwayat pekerjaan, daftar pendidikan, dan kumpulan keahlian sudah ada di CV, dan mengulanginya di surat lamaran menghabiskan ruang tanpa menambah informasi.
Yang perlu ada di surat lamaran adalah penjelasan, bukan daftar. Pilih dua hal dari riwayat Anda yang paling relevan dengan posisi itu, lalu jelaskan mengapa keduanya berarti. Misalnya, bukan "saya berpengalaman di bidang administrasi selama tiga tahun", melainkan "saya mengurus pencatatan surat masuk selama tiga tahun, dan kebiasaan itu membuat saya teliti pada detail".
Hindari juga daftar keahlian di dalam kalimat. Menyebut lima aplikasi dalam satu baris membuat suratnya terbaca seperti salinan CV. Cukup sebut yang paling penting untuk posisi itu, dan biarkan CV menjelaskan sisanya.
Menghapus kalimat yang bisa dipakai semua orang
Uji sederhana untuk menemukan kalimat yang harus dibuang: kalau kalimat itu bisa dipakai untuk melamar posisi apa pun di perusahaan apa pun, kalimat itu tidak berguna. Contohnya: "saya adalah pribadi yang pekerja keras, disiplin, dan mudah beradaptasi". Kalimat seperti ini benar, tetapi tidak membedakan Anda dari pelamar lain.
Gantinya, sebutkan bukti kecil yang konkret. "Saya menyelesaikan proyek akhir tepat waktu sambil bekerja paruh waktu" menyampaikan disiplin tanpa memakai kata disiplin. Pembaca percaya pada perbuatan, bukan pada kata sifat.
Memadatkan penutup
Penutup yang panjang biasanya mengulang kesediaan dihubungi beberapa kali, menambahkan janji yang tidak bisa dibuktikan, dan menutup dengan kalimat yang berbunga-bunga. Semua itu bisa dipadatkan menjadi dua kalimat.
Contoh penutup yang cukup: "Saya siap dihubungi pada jam kerja kalau ada informasi lanjutan. Terima kasih atas perhatiannya." Kalau Anda melamar lewat surel, tambahkan satu kalimat yang menyebut lampirannya.
Mengganti kalimat panjang dengan kalimat pendek
Setelah isinya dipangkas, periksa bentuk kalimatnya. Kalimat yang menumpuk beberapa gagasan dalam satu tarikan napas membuat surat terasa berat. Pecah menjadi dua kalimat, atau buang gagasan yang tidak penting.
Perhatikan juga kata-kata yang bisa dipotong tanpa mengubah arti: "sangat", "sekali", "benar-benar", "pada dasarnya", "sebenarnya", dan "untuk dapat". Kalau kata-kata itu muncul di setiap kalimat, suratnya terasa berputar.
Nada yang tetap sopan
Memadatkan surat bukan berarti membuatnya kering atau tidak sopan. Sapaan tetap ada, terima kasih tetap ada, dan bahasa formalnya tetap dijaga. Yang dibuang adalah basa-basi yang tidak menambah isi, bukan kesopanan.
Hindari juga nada menuntut yang kadang muncul saat kalimat dipendekkan. "Saya tunggu kabar dari Bapak/Ibu" terasa menuntut. "Saya siap dihubungi kalau ada informasi lanjutan" menyampaikan hal yang sama dengan nada yang lebih tenang.
Menyesuaikan surat untuk setiap lamaran
Surat lamaran singkat tetap ditulis ulang untuk setiap lamaran. Yang berubah terutama paragraf kedua: pilih dua hal dari riwayat Anda yang paling cocok dengan kebutuhan posisi itu. Paragraf pertama dan ketiga bisa dipakai berulang dengan penyesuaian nama posisi dan perusahaan.
Periksa juga nama perusahaan dan posisinya setiap kali. Kesalahan yang paling sering terjadi dan paling mudah terlihat adalah mengirim surat yang masih menyebut perusahaan atau posisi lain. Sebelum mengirim, baca ulang suratnya dari atas ke bawah satu kali dengan mata yang segar.
Kalau CV Anda dibuat sekali untuk banyak lamaran, pastikan versi ATS-nya tetap rapi dan bisa dibaca mesin. Susun di Pembuat CV jalur ATS, dan periksa hasilnya dengan pemeriksa otomatis sebelum diekspor. Panduan lengkap formatnya ada di CV ATS.
Kapan surat singkat tidak cocok
Ada keadaan yang menuntut surat lebih panjang. Lamaran untuk posisi yang menuntut penjelasan teknis, misalnya posisi riset atau posisi yang meminta pernyataan minat khusus, kadang perlu satu halaman penuh dengan argumen yang runtut. Kalau pengumumannya meminta surat lamaran dengan isi tertentu, ikuti permintaan itu walaupun lebih panjang.
Instansi yang meminta surat lamaran ditulis tangan juga biasanya mengharapkan surat yang lebih lengkap. Dalam keadaan itu, panjangnya mengikuti kebiasaan resmi instansinya, bukan aturan tiga paragraf di artikel ini.
Kalau lamaran lewat portal tidak meminta surat lamaran, jangan memaksakan mengirimnya lewat saluran lain. Isi yang biasanya ada di surat lamaran bisa dipindahkan ke kolom motivasi kalau portalnya menyediakannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa kalimat yang ideal untuk surat lamaran singkat? Sekitar lima sampai tujuh kalimat dalam tiga paragraf. Yang penting bukan jumlahnya, melainkan apakah setiap kalimat menyebut hal konkret.
Apakah surat lamaran singkat tetap sopan? Sopan, selama sapaan, bahasa formal, dan terima kasih tetap ada. Yang dipotong adalah basa-basi, bukan kesopanan.
Bolehkah surat lamaran hanya satu paragraf? Boleh kalau posisinya sederhana dan portalnya hanya menyediakan kolom pendek. Untuk lamaran resmi lewat surel atau pos, tiga paragraf lebih pantas.
Apakah surat lamaran singkat bisa dipakai untuk semua lamaran? Kerangkanya bisa dipakai berulang, tetapi isi paragraf kedua harus disesuaikan dengan posisi yang dilamar.
Bagaimana kalau saya punya banyak pengalaman yang relevan? Pilih dua yang paling dekat dengan kebutuhan posisi, lalu biarkan CV menjelaskan sisanya. Surat lamaran bukan tempat mendaftar semua pencapaian.
Apakah surat yang pendek membuat saya terlihat kurang serius? Tidak, selama isinya konkret dan sesuai posisi. Yang membuat pelamar terlihat kurang serius adalah surat yang berisi kalimat umum, panjang atau pendek.
Mulai dari dua hal yang konkret
Sebelum menulis, tentukan dua hal dari riwayat Anda yang paling cocok dengan posisi itu. Setelah keduanya ada, surat lamaran singkat bisa disusun dalam beberapa menit: satu paragraf pembuka, satu paragraf isi, satu paragraf penutup. Simpan versi terakhirnya di folder lamaran bersama CV dan dokumen pendukung, lalu siapkan lamaran berikutnya dengan penyesuaian kecil. Untuk merapikan berkasnya, buka cara menyimpan berkas lamaran.