Cara Follow Up Lamaran Kerja Tanpa Terkesan Menagih

Follow up lamaran kerja dikirim satu kali, setelah waktu tunggu yang wajar lewat, dan isinya singkat: posisi yang dilamar, tanggal pengiriman, serta kesediaan Anda dihubungi. Tujuannya mengingatkan, bukan menagih jawaban. Kalau pengumuman lowongan menyebut jadwal seleksi, tunggu sampai jadwal itu lewat sebelum mengirim pesan apa pun.

Halaman ini membahas kapan pesan itu layak dikirim, lewat saluran apa, apa isinya, dan kapan sebaiknya tidak dikirim sama sekali. Kalau yang Anda butuhkan adalah membaca status lamaran di portal, itu pembahasan yang berbeda dan ada di cara mengecek lamaran sudah dibaca.

Kapan waktu yang tepat

Sumber pertama penentuan waktu adalah pengumuman lowongannya sendiri. Banyak pengumuman mencantumkan rentang waktu seleksi atau kapan pelamar akan dihubungi. Selama rentang itu belum lewat, menunggu adalah tindakan yang paling tepat. Mengirim pesan lebih awal hanya menambah pekerjaan penerima tanpa mempercepat proses.

Kalau pengumuman tidak menyebut apa pun, menunggu sekitar satu sampai dua minggu setelah lamaran dikirim adalah rentang yang wajar. Rentang itu memberi waktu berkas Anda masuk ke antrean, dibaca, dan dipindahkan ke tahap berikutnya. Untuk lamaran yang dikirim lewat pos, tambahkan waktu pengiriman ke dalam hitungan itu, karena berkas baru sampai beberapa hari setelah dikirim.

Hari dan jam pengiriman juga berpengaruh kecil tetapi nyata. Pesan yang masuk pada jam kerja di hari kerja lebih mungkin dibaca pada hari yang sama. Pesan yang dikirim tengah malam atau di akhir pekan tenggelam di antara surel lain dan baru terlihat keesokan harinya.

Satu keadaan yang sering terlewat: kalau lowongannya masih dibuka dan belum melewati tenggat, jangan bertanya apa pun. Perekrut biasanya baru menyortir lamaran setelah tenggat ditutup, sehingga pertanyaan pada masa itu hampir selalu tidak berguna.

Saluran yang tepat

Surel adalah saluran yang paling aman. Balas surel lamaran yang dulu Anda kirim, jangan membuat percakapan baru. Dengan membalas, penerima langsung melihat riwayat pengiriman, berkas yang dilampirkan, dan posisi yang dilamar tanpa harus mencari arsipnya.

Kalau lamaran dikirim lewat portal rekrutmen, periksa apakah portalnya punya fitur pesan. Sebagian portal menyediakannya, sebagian tidak. Kalau tidak ada, jangan mencari alamat surel perekrut di internet lalu mengirim pesan ke sana. Alamat yang ditemukan di luar pengumuman bisa saja bukan alamat yang menangani lamaran Anda.

WhatsApp hanya dipakai kalau jalur itu memang dipakai sejak awal, misalnya lowongan toko atau usaha kecil yang memang membuka pendaftaran lewat WhatsApp. Pesannya mengikuti aturan yang sama: singkat, sekali, dan menyebut posisi serta tanggal kirim.

Telepon hampir selalu salah untuk follow up tahap awal. Panggilan menuntut penerimanya berhenti bekerja dan menjawab saat itu juga. Kalau pengumuman lowongan tidak mencantumkan nomor telepon untuk pelamar, jangan mencari nomor lain dan menelepon.

LinkedIn adalah aplikasi lain yang bisa dipakai untuk melihat aktivitas perekrut, tetapi bukan saluran utama follow up. Mengirim pesan ke perekrut lewat LinkedIn boleh kalau lowongannya memang dipasang di sana, asalkan pesannya sopan dan tidak dikirim berkali-kali.

Isi pesan yang sopan

Panjang pesan follow up cukup tiga sampai empat kalimat. Kerangkanya: sapaan, posisi yang dilamar dan tanggal pengiriman, satu kalimat yang menyatakan Anda masih berminat, lalu kesediaan dihubungi dan terima kasih. Tidak perlu mengulang isi surat lamaran, tidak perlu menceritakan ulang riwayat, dan tidak perlu melampirkan berkas lagi kecuali diminta.

Contoh kerangka yang bisa dipakai: "Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]. Saya [Nama Anda], pelamar posisi [Posisi] yang mengirim berkas pada [tanggal]. Saya ingin memastikan berkas tersebut sudah diterima dan menyampaikan bahwa saya masih berminat mengikuti prosesnya. Saya siap dihubungi pada jam kerja kalau ada informasi lanjutan. Terima kasih." Ganti isi dalam kurung sesuai keadaan Anda, dan jangan menambahkan kalimat lain yang tidak perlu.

Subjek surel yang jelas membantu penerimanya menemukan pesan dengan cepat. Pola yang aman: "Follow up lamaran [Posisi] - [Nama Anda]". Subjek yang hanya berbunyi "Follow up" atau "Menanyakan lamaran" memaksa penerimanya membuka pesan untuk tahu konteksnya.

Nada yang menjaga kesan

Nada yang tepat adalah tenang dan netral. Anda tidak sedang menagih utang, dan perekrut tidak sedang berutang jawaban. Kalimat seperti "saya belum menerima balasan apa pun" menempatkan penerimanya di posisi bersalah. Kalimat "saya ingin memastikan berkas saya sudah diterima" menyampaikan hal yang sama tanpa menuduh.

Hindari juga nada putus asa, misalnya menyebut bahwa Anda sangat membutuhkan pekerjaan itu. Kejujuran tentang kebutuhan tidak salah, tetapi menekankan kebutuhan di pesan follow up mengalihkan perhatian dari kualifikasi ke keadaan pribadi.

Kesalahan yang sering terjadi

Kesalahan pertama adalah mengirim follow up berkali-kali. Satu pesan sudah cukup. Kalau tidak dijawab, mengirim pesan kedua, ketiga, dan seterusnya tidak mengubah keputusan; ia hanya membuat nama Anda dikenang karena hal yang salah.

Kesalahan kedua adalah mengganti isi lamaran saat follow up. Ada pelamar yang menyisipkan CV versi baru atau menambahkan berkas yang tidak diminta. Kalau memang ada dokumen baru yang relevan, tanyakan dulu apakah boleh dikirim, jangan langsung dilampirkan.

Kesalahan ketiga adalah menghubungi orang yang salah. Pesan follow up dikirim ke alamat atau akun yang tercantum di pengumuman. Mengirim ke direktur, ke staf lain, atau ke beberapa alamat sekaligus membuat pesan Anda terlihat menyebar dan sulit dilacak.

Kesalahan keempat adalah memakai semua saluran sekaligus: surel, WhatsApp, dan pesan portal dalam satu hari. Penerimanya bisa menerima tiga pesan yang isinya sama, dan itu memberi kesan mendesak yang tidak perlu.

Setelah follow up dikirim

Kalau pesan Anda dibalas dengan informasi, jawab secepatnya dan ikuti instruksinya. Kalau balasannya menyebut lamaran sedang diproses, cukup berterima kasih dan tunggu. Kalau balasannya berisi jadwal wawancara, mulailah menyiapkan diri; panduannya ada di Wawancara Kerja.

Kalau tidak ada balasan setelah satu follow up, hentikan. Diam bukan berarti penolakan resmi, tetapi menunggu jawaban yang tidak tentu adalah waktu yang lebih baik dipakai untuk melamar ke tempat lain. Catat saja lamaran itu sebagai "menunggu" dan lanjutkan.

Mencatat tanggal pengiriman, saluran, dan kontak membuat Anda tidak perlu menebak-nebak saat ada kabar yang datang terlambat. Cara merapikan catatan dan berkas lamaran dibahas di cara menyimpan berkas lamaran.

Kapan sebaiknya tidak follow up

Kalau pengumuman menyebut bahwa hanya pelamar terpilih yang akan dihubungi, jangan follow up. Kalimat itu sudah menjawab pertanyaan Anda: tidak ada kabar berarti belum terpilih. Mengirim pesan setelah membaca ketentuan itu menunjukkan Anda tidak membaca pengumumannya dengan teliti.

Kalau proses seleksi masih berjalan sesuai jadwal yang tertulis, jangan follow up. Panitia biasanya mengumumkan hasil setelah seluruh tahap selesai, dan pertanyaan di tengah proses tidak mempercepat apa pun.

Kalau Anda melamar lewat agen atau perantara, ikuti prosedur perantaranya. Alamat dan kontak yang dipakai adalah kontak perantara, bukan instansi tujuan, dan mengirim pesan langsung ke instansi bisa memperlambat proses.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah follow up boleh lebih dari sekali? Satu kali sudah cukup. Kalau follow up pertama tidak dijawab, pesan berikutnya hampir tidak pernah mengubah hasil, dan risikonya lebih besar daripada manfaatnya.

Apakah follow up lewat telepon boleh? Hanya kalau pengumuman meminta pelamar menghubungi nomor tertentu. Di luar itu, telepon dianggap mengganggu karena memaksa penerimanya berhenti bekerja.

Apakah perlu melampirkan CV lagi saat follow up? Tidak, kecuali penerimanya meminta. Berkas lamaran Anda sudah tersimpan sejak pengiriman pertama.

Bagaimana kalau lamaran dikirim lewat pos dan tidak ada alamat surel? Tunggu sesuai waktu yang wajar, lalu hubungi nomor yang tercantum di pengumuman kalau ada. Kalau tidak ada saluran apa pun, tidak ada tindakan lanjutan yang bisa dilakukan.

Apakah follow up bisa merusak peluang saya? Tidak, selama dikirim sekali, sopan, dan pada waktu yang wajar. Yang merusak adalah follow up berulang, nada menuntut, atau pesan yang dikirim ke banyak saluran sekaligus.

Apakah saya perlu memberi tahu kalau sudah menerima tawaran lain? Kalau Anda masih menunggu jawaban dari satu instansi dan sudah menerima tawaran dari instansi lain, memberi tahu dengan sopan adalah tindakan yang baik. Sampaikan singkat, tanpa menuntut jawaban dipercepat.

Satu pesan, satu kesempatan

Follow up yang baik bekerja seperti pengingat, bukan desakan: satu pesan, waktu yang tepat, dan isi yang menyebut posisi serta tanggal kirim. Setelah itu, pekerjaan Anda adalah menyiapkan lamaran berikutnya dan merapikan berkas yang sudah dikirim. Panduan lengkap tahapannya ada di Lamaran Kerja, dan kalau CV Anda perlu diperbarui dulu, kerjakan di Pembuat CV.