Menggabungkan PDF di Windows paling cepat lewat peramban: buka Gabung PDF, pilih berkasnya dari File Explorer, atur urutannya, lalu unduh hasilnya. Windows sendiri tidak punya fitur bawaan untuk menyatukan PDF, jadi selama ini orang memakai Microsoft Print to PDF, dan cara itu punya kelemahan yang dibahas di bawah.
Kalau berkasnya berisi data yang tidak boleh keluar dari komputer, aplikasi desktop lebih tepat. Untuk pekerjaan yang datang mendesak dan berkasnya tidak sensitif, peramban adalah jalan terpendek. Bagian berikut menjelaskan kedua pilihan itu, langkahnya, dan hal yang perlu diperiksa sebelum hasilnya dikirim.
Kenapa Print to PDF bukan cara yang sama
Microsoft Print to PDF adalah driver printer virtual yang sudah terpasang di Windows. Ia menerima halaman yang dikirim aplikasi, lalu menyimpannya sebagai PDF. Fitur ini sering dipakai untuk menggabungkan karena sejumlah aplikasi bisa mencetak beberapa berkas ke satu printer yang sama.
Masalahnya ada di apa yang terjadi pada isi berkas. Halaman yang lewat jalur cetak berubah menjadi gambar di dalam PDF. Teksnya tidak lagi bisa diblok, tidak bisa dicari, dan tidak bisa disalin. Ukuran berkasnya juga membengkak, karena setiap halaman disimpan sebagai gambar beresolusi tinggi.
Penggabungan lewat Gabung PDF bekerja berbeda. Tool ini menyatukan objek halaman asli dari setiap berkas, bukan mengubahnya menjadi gambar. Karena itu teksnya tetap tajam, tetap bisa dicari, dan ukuran berkasnya tidak membengkak tanpa alasan.
Langkah menggabungkan PDF di Windows
- Kumpulkan seluruh berkas dalam satu folder supaya mudah dipilih. Beri nama dengan pola yang konsisten, misalnya "bab-01.pdf" sampai "bab-05.pdf".
- Buka Gabung PDF di Chrome, Edge, atau Firefox.
- Klik area unggah, lalu pilih berkas pertama dari File Explorer.
- Ulangi sampai seluruh berkas terpilih. Beberapa berkas bisa dipilih sekaligus dengan menahan Ctrl, atau berurutan dengan menahan Shift.
- Periksa daftar berkas di layar. Urutan di daftar adalah urutan hasil.
- Geser berkas kalau urutannya belum benar.
- Klik tombol Gabung PDF, lalu tunggu prosesnya selesai.
- Klik unduh. Chrome dan Edge menyimpan hasilnya di folder Downloads.
Langkah kelima yang paling sering dilewati. Di jendela yang sempit, daftar berkas hanya tampak satu atau dua baris, padahal urutan daftar itulah yang menentukan urutan halaman hasil. Periksa dengan menggulir daftarnya sampai berkas terakhir.
Batasnya mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar. Ukuran berkas 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar.
Kalau jumlah berkasnya lebih dari dua puluh
Batas 20 berkas berlaku per proses, bukan per hari. Kalau berkasnya 30, bagi menjadi dua proses: gabungkan 20 berkas pertama, lalu gabungkan hasilnya dengan 10 berkas sisanya. Hasil penggabungan adalah PDF biasa yang bisa dipakai sebagai masukan untuk proses berikutnya.
Cara ini juga berguna untuk berkas yang totalnya sangat besar. Dengan membagi menjadi dua tahap, kegagalan di tengah jalan hanya mengulang satu bagian, bukan seluruh proses dari awal.
Kalau pekerjaannya seperti ini berulang setiap minggu, aplikasi desktop yang bisa menyimpan resep penggabungan lebih hemat waktu. Peramban unggul untuk pekerjaan sekali jalan.
Berkas dari OneDrive dan folder kerja
Windows menyimpan banyak dokumen di folder OneDrive, dan berkas di folder itu memiliki dua keadaan: tersedia di perangkat, atau hanya ada di server dan baru diunduh saat dibuka. Berkas dengan keadaan kedua bisa gagal dibaca pemilih berkas peramban. Sebelum memilih, klik kanan foldernya di File Explorer, lalu pilih Always keep on this device. Tunggu sampai proses sinkronnya selesai.
Untuk berkas yang diunduh dari email atau aplikasi pesan, periksa folder Downloads. Berkas yang belum diunduh dari lampiran tidak akan muncul di pemilih berkas. Buka lampirannya dulu, simpan ke folder kerja, baru pilih.
Menyimpan seluruh berkas dalam satu folder juga mempermudah langkah terakhir: memeriksa hasilnya. Kalau seluruh berkas asli ada di satu tempat, jumlah halamannya bisa dihitung ulang tanpa membuka folder yang berbeda-beda.
Masalah yang sering terjadi
Tombol unggah tidak bereaksi. Periksa peramban yang dipakai. Sebagian aplikasi Windows membuka tautan di peramban dalam aplikasi, misalnya peramban bawaan aplikasi pesan atau aplikasi berita. Peramban jenis ini sering tidak punya izin membaca File Explorer. Salin tautannya, lalu buka di Chrome atau Edge.
Berkas tidak muncul di pemilih berkas. Pemilih berkas di halaman ini hanya menampilkan PDF. Berkas Word perlu dikonversi dulu lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), dan berkas Excel lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Hasil pindai yang tersimpan sebagai JPG diubah lewat JPG ke PDF.
Berkas ditolak karena terkunci. PDF berpassword tidak bisa digabungkan sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu lewat Buka Kunci PDF, simpan hasilnya, lalu gabungkan berkas yang sudah terbuka itu. Sandinya harus diketahui; tidak ada cara membuka berkas terenkripsi tanpa sandinya.
Proses berhenti di tengah. Koneksi yang tidak stabil adalah penyebab paling umum. Coba lagi dengan koneksi yang lebih baik, atau perkecil berkasnya dulu lewat Kompres PDF. Berkas besar di koneksi lambat memang berisiko gagal di tengah unggahan.
Hasil unduhan tidak bisa dibuka. Periksa ukuran berkasnya di File Explorer. Unduhan yang terputus menyisakan berkas berukuran nol. Hapus berkas itu, lalu unduh ulang.
Yang perlu diperiksa setelah digabung
Buka hasilnya di pembaca PDF, lalu periksa jumlah halamannya. Angka itu harus sama dengan total halaman seluruh berkas asli. Kalau kurang, biasanya ada berkas yang gagal dibaca karena terkunci atau rusak.
Periksa juga urutannya di titik sambungan antar berkas. Halaman terakhir berkas pertama harus diikuti halaman pertama berkas kedua. Setelah itu, coba blok satu paragraf di dalam hasilnya. Kalau teksnya bisa diblok, penggabungan berjalan benar. Kalau tidak bisa, kemungkinan berkas aslinya memang hasil pindai, bukan kesalahan penggabungan.
Ukuran berkas juga layak diperiksa kalau penerima menyebut batas tertentu, misalnya 2 MB untuk unggahan lamaran. Hasil gabungan hampir selalu lebih besar dari masing-masing berkas asalnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan internal, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Bukan karena tool online pasti tidak aman, melainkan karena untuk dokumen sekategori itu tidak ada alasan mengambil risiko yang tidak perlu.
Kalau berkasnya tetap harus dikerjakan lewat peramban, sensor dulu bagian yang sensitif lewat Sensor PDF sebelum berkasnya diunggah.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah Windows punya fitur bawaan untuk menggabungkan PDF? Tidak ada fitur khusus untuk itu. Yang tersedia adalah Microsoft Print to PDF, dan cara itu mengubah halaman menjadi gambar. Untuk berkas yang teksnya masih perlu dicari atau disalin, cara itu sebaiknya dihindari.
Apakah hasilnya sama dengan versi Mac? Sama. Yang mengerjakan penggabungan adalah server yang sama, jadi hasilnya tidak berbeda karena sistem operasinya. Perbedaannya hanya di tempat berkas hasilnya disimpan.
Apakah berkasnya tersimpan di server? Untuk tool di kategori ini, berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Berkas dialirkan ke pemroses, hasilnya dikirim balik ke peramban, lalu selesai. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Bisakah menggabungkan PDF dengan ukuran kertas berbeda? Bisa. Setiap halaman mempertahankan ukurannya masing-masing, jadi A4 dan F4 bisa berada di satu berkas. Yang perlu diperiksa adalah tampilannya saat dicetak, karena perbedaan ukuran itu terlihat jelas di kertas.
Apakah urutannya bisa diubah setelah digabung? Bisa, tapi menambah satu langkah. Merapikan urutan setelah digabung berarti membuka hasilnya lagi dan memakai Atur Halaman PDF. Lebih cepat memeriksa urutan sebelum menjalankan prosesnya.
Untuk berkas lamaran, tugas, atau lampiran kerja yang harus segera dikirim, Gabung PDF menyelesaikannya dalam satu kali proses. Kalau pekerjaannya juga mencakup memisah dan mengurutkan halaman, lihat Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan untuk gambaran alurnya.