PDF hasil pindai sering berisi banyak dokumen dalam satu berkas, dan cara memisahnya sama dengan PDF biasa: buka Pisah PDF, tulis rentang halaman setiap bagian, lalu unduh hasilnya berupa ZIP. Yang membedakan hanya satu hal, yaitu mencari batas antardokumen. PDF scan umumnya tidak punya lapisan teks, sehingga batasnya harus ditemukan dengan mata, bukan dengan pencarian kata.
Bagian berikut menjelaskan cara menemukan batas itu dengan cepat, cara memisah per dokumen, dan hal yang perlu diperiksa sebelum bagian-bagiannya dibagikan.
Kenapa hasil pemindai jadi satu berkas panjang
Aplikasi pemindai bekerja dengan alur yang sederhana: setiap lembar yang lewat dijadikan satu halaman, lalu seluruh halaman disimpan sebagai satu PDF. Tidak ada langkah otomatis yang memisahkan dokumen di tengah tumpukan. Selama Anda tidak menghentikan pemindaian di antara dokumen, semuanya akan berada di satu berkas.
Akibatnya, satu berkas bisa memuat beberapa jenis dokumen sekaligus: KTP, kartu keluarga, slip gaji, dan surat keterangan dalam satu PDF. Berkas seperti ini sulit dipakai. Penerima harus menggulir untuk menemukan bagian yang dibutuhkannya, dan Anda tidak bisa mengirim hanya satu bagian tanpa mengirim sisanya.
Memisahnya menjadi beberapa berkas menyelesaikan dua hal sekaligus: setiap dokumen bisa dikirim ke penerima yang berbeda, dan ukuran berkas yang dikirim jadi lebih kecil.
Langkah memisah PDF scan
- Buka berkasnya di pembaca PDF. Catat nomor halaman tempat setiap dokumen dimulai dan berakhir.
- Buka Pisah PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu proses pemisahan hanya menerima satu berkas.
- Tulis rentang halaman setiap dokumen, dipisahkan koma. Contoh untuk tiga dokumen: "1-2, 3-5, 6-9".
- Periksa kembali angkanya. Pastikan tidak ada halaman yang terlewat dan tidak ada yang masuk ke dua rentang sekaligus.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas ZIP hasilnya.
- Ekstrak ZIP-nya, lalu ganti nama setiap PDF sesuai isinya, misalnya "ktp.pdf" dan "kartu-keluarga.pdf".
Langkah ketujuh bukan pekerjaan tambahan yang bisa dilewati. Nama berkas hasil pemisahan otomatis biasanya memakai nomor halaman, dan nama seperti "bagian-2.pdf" tidak memberi tahu penerima apa isinya.
Menemukan batas dokumen tanpa lapisan teks
PDF hasil pindai berisi gambar, bukan teks. Fitur pencarian kata tidak bekerja di berkas seperti ini. Tiga cara berikut membantu menemukan batasnya.
Perhatikan halaman yang isinya mulai dari atas. Halaman pertama sebuah dokumen biasanya punya judul atau kop di bagian atas, dan ruang kosong di bawahnya. Halaman lanjutan biasanya langsung dimulai dengan tabel atau paragraf. Perbedaan ini paling mudah terlihat saat menggulir cepat.
Perhatikan ukuran dan orientasi halaman. Sebagian dokumen dipindai dengan orientasi berbeda dari dokumen lain di berkas yang sama. Halaman yang menyamping di tengah berkas biasanya menandakan dokumen baru.
Perhatikan warna dan ketebalan latar. KTP, ijazah, dan surat keterangan sering berbeda warna latar dan tingkat ketebalannya. Perbedaan itu terlihat jelas saat halaman ditampilkan berdampingan dalam mode dua halaman.
Setelah batasnya ditemukan, tulis di kertas atau catatan ponsel sebelum mulai memasukkan rentang. Berkas pindai yang panjang mudah membuat orang lupa nomor halaman yang baru saja dilihat.
Memisah per dokumen atau per halaman
Dua mode di Pisah PDF menghasilkan bentuk yang berbeda, dan pilihannya bergantung pada tujuan berikutnya.
Per rentang halaman. Satu berkas hasil untuk setiap rentang. Mode ini dipakai kalau dokumennya sudah jelas batasnya, misalnya berkas administrasi yang terdiri dari beberapa surat. Hasilnya langsung siap dikirim.
Per halaman. Setiap halaman menjadi berkas sendiri. Mode ini berguna kalau halamannya perlu dirapikan dulu satu per satu, misalnya menegakkan halaman yang miring atau membuang halaman yang gagal pindai. Setelah dirapikan, halaman per halaman itu digabungkan lagi lewat Gabung PDF sesuai urutan yang benar.
Untuk berkas pindai yang isinya sudah rapi, mode per rentang lebih hemat langkah. Untuk berkas yang masih berantakan, mode per halaman memberi kendali lebih besar di setiap lembar.
Merapikan hasil pindai
Hasil pemindai hampir selalu membawa dua masalah yang perlu dibereskan sebelum berkasnya dipakai.
Halaman miring. Lembar yang masuk pemindai tidak selalu tegak sempurna. Kalau kemiringannya kecil, halaman masih terbaca dan bisa dibiarkan. Kalau kemiringannya sampai terlihat jelas, tegakkan lewat Putar PDF. Rotasi disimpan di metadata halaman, jadi halamannya tampil tegak di semua pembaca PDF.
Halaman kosong dan halaman gagal pindai. Lembar yang terselip atau pemindaian yang terhenti menghasilkan halaman kosong atau halaman gelap. Buang halaman seperti itu lewat Hapus Halaman PDF. Minimal satu halaman harus tersisa, jadi pastikan berkasnya tidak kosong seluruhnya.
Ukuran berkas yang besar. Hasil pindai resolusi tinggi bisa berkuran puluhan MB untuk beberapa halaman saja. Perkecil lewat Kompres PDF setelah pemisahan selesai, supaya setiap bagian yang dikirim punya ukuran yang wajar. Paket Gratis menerima berkas sampai 30 MB per berkas, paket Berbayar sampai 200 MB.
Berkas pindai yang terkunci
Sebagian hasil pindai dari instansi datang dalam keadaan terkunci kata sandi. Berkas seperti ini tidak bisa dipisah sebelum kuncinya dibuka. Urutannya: buka kunci lewat Buka Kunci PDF, simpan hasilnya, lalu pisah berkas yang sudah terbuka itu. Sandinya harus diketahui; tidak ada cara membuka berkas terenkripsi tanpa sandinya.
Kalau yang terkunci hanya sebagian dokumen di dalam satu berkas, seluruh berkasnya tetap perlu dibuka sebelum bisa dipisah. Kunci melekat pada berkas, bukan pada halaman.
Masalah yang sering terjadi
Batas dokumen tertukar. Pada berkas yang halamannya mirip semua, misalnya beberapa lembar formulir yang sama, batasnya mudah tertukar satu halaman. Periksa hasilnya satu per satu setelah pemisahan, dan bandingkan halaman terakhir setiap bagian dengan halaman pertama bagian berikutnya.
Hasil ZIP tidak bisa dibuka. Hasil pemisahan berbentuk ZIP, dan berkas PDF di dalamnya baru bisa dibuka setelah diekstrak. Di Windows, klik kanan ZIP lalu pilih Extract All. Di Mac, klik dua kali berkas ZIP-nya.
Berkas ditolak karena ukurannya. Berkas pindai berukuran besar bisa melewati batas paket. Perkecil dulu lewat Kompres PDF, lalu ulangi pemisahannya.
Hasilnya kosong atau rusak. Biasanya karena berkas aslinya memang rusak. Coba perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF, lalu ulangi.
Rentang di luar jumlah halaman. Kalau berkasnya 9 halaman dan rentangnya ditulis "6-12", halaman yang tidak ada tidak menghasilkan apa pun. Hasilnya hanya berisi halaman yang benar-benar ada di berkas itu.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas pindai berisi KTP, kartu keluarga, atau dokumen identitas sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Bukan karena tool online pasti tidak aman, melainkan karena untuk dokumen sekategori itu tidak ada alasan mengambil risiko yang tidak perlu.
Kalau berkasnya tetap harus diproses lewat peramban, sensor dulu bagian yang sensitif lewat Sensor PDF sebelum berkasnya diunggah. Memisah tidak menghapus apa pun di dalam halaman, termasuk nomor induk dan alamat yang mungkin tidak perlu ikut terkirim.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah bisa menambah lapisan teks ke hasil pindai supaya bisa dicari? ngeditpdf.com belum menyediakan fitur OCR. Tanpa lapisan teks, berkas pindai hanya bisa dibaca dengan mata, dan pencarian kata di dalamnya tidak bekerja.
Apakah pemisahan menurunkan kualitas gambar pindai? Tidak. Pemisahan memindahkan halaman ke berkas lain tanpa menggambar ulang isinya. Ketajaman gambar tetap seperti hasil pemindaian aslinya.
Berapa jumlah berkas hasil yang wajar? Sebanyak dokumen yang ada di dalam berkas aslinya. Kalau hasilnya sampai puluhan bagian, kemungkinan besar berkas aslinya memang perlu dipisah lebih dulu per kelompok besar, baru dipisah lagi per dokumen.
Apakah halaman hasil pemisahan bisa digabung dalam urutan baru? Bisa. Setiap hasil adalah PDF biasa, jadi urutannya bisa disusun ulang lewat Gabung PDF atau Atur Halaman PDF.
Apakah bisa memisah dari HP? Bisa. Seluruh proses berjalan di peramban, jadi tidak perlu memasang aplikasi. Hasil unduhannya masuk ke folder Unduhan.
Untuk berkas pindai yang perlu dibagikan per dokumen, Pisah PDF memotongnya sesuai rentang yang Anda tentukan. Kalau berkasnya perlu dirapikan dulu, langkahnya dibahas di Cara Memisah PDF per Bab, dan gambaran seluruh pekerjaan atur halaman ada di Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan.