Menggabungkan PDF yang dikirim lewat email dikerjakan dalam dua tahap: unduh dulu seluruh lampirannya ke perangkat, lalu satukan berkasnya lewat Gabung PDF. Lampiran yang belum diunduh tidak akan muncul di pemilih berkas, jadi langkah pertama bukan pilihan. Setelah berkasnya ada di perangkat, prosesnya sama seperti menggabungkan PDF biasa.
Bagian yang sering membuat orang tersangkut ada di tahap pertama: menemukan semua lampirannya. Satu utas email bisa memuat beberapa kiriman, dan sebagian lampiran tersembunyi di balasan atau di pesan yang diarsipkan. Bagian di bawah membahas cara mengumpulkannya dengan rapi, urutan langkahnya, dan masalah yang sering muncul.
Kenapa lampiran harus diunduh dulu
Lampiran email tinggal di server penyedia email, bukan di perangkat Anda. Tombol unduh memindahkan berkas itu ke penyimpanan perangkat, dan baru setelah itu pemilih berkas di peramban bisa menemukannya. Memilih lampiran langsung dari aplikasi email tidak bisa dilakukan karena pemilih berkas bekerja di tingkat sistem berkas, bukan di dalam kotak surat.
Ada perbedaan perilaku antar penyedia email. Sebagian mengunduh lampiran secara otomatis saat pesan dibuka, sebagian lagi menampilkannya sebagai pratinjau dan baru benar-benar mengunduh saat tombolnya ditekan. Pada aplikasi email di HP, lampiran kadang hanya tersimpan di dalam aplikasi dan tidak muncul di folder Unduhan sampai dibagikan ke penyimpanan.
Karena itu, langkah paling aman selalu sama: buka lampirannya, simpan ke folder kerja, baru pilih dari sana. Berkas yang sudah tersimpan di satu folder juga lebih mudah diperiksa jumlahnya sebelum digabungkan.
Mengumpulkan lampiran dari satu utas
Satu pekerjaan sering datang sebagai beberapa email. Mengumpulkannya butuh sedikit ketelitian, karena lampiran bisa berada di tempat yang tidak terlihat.
Periksa seluruh balasan. Lampiran di balasan tidak selalu muncul di tampilan ringkas. Buka setiap balasan, lalu cari ikon klip kertas atau daftar lampiran di bagian atas atau bawah pesan.
Periksa tab lampiran. Sebagian penyedia email memisahkan lampiran ke tab tersendiri. Kalau daftar lampiran di badan pesan tidak lengkap, periksa tab itu.
Cari berdasarkan pengirim dan subjek. Kalau Anda tahu berkasnya dikirim oleh orang tertentu dengan subjek tertentu, gunakan pencarian dengan kata kunci "has:attachment" atau pencarian nama pengirim. Cara ini menemukan email yang sudah masuk arsip dan tidak terlihat di kotak masuk.
Periksa lampiran yang dikirim lewat tautan. Sebagian pengirim tidak melampirkan berkas, melainkan membagikan tautan penyimpanan awan. Berkasnya perlu diunduh dari tautan itu lebih dulu, dan kadang izin aksesnya harus diminta ke pengirimnya.
Langkah menggabungkan PDF dari email
- Buka setiap email yang memuat lampiran, lalu unduh semuanya ke satu folder khusus, misalnya "gabung-email".
- Beri nama berkas dengan angka di depan sesuai urutan yang diinginkan, misalnya "01-surat.pdf", "02-lampiran.pdf".
- Buka Gabung PDF di peramban, di komputer atau di HP.
- Pilih berkasnya dari folder tadi. Beberapa berkas bisa dipilih sekaligus dengan menahan Ctrl, atau berurutan dengan menahan Shift.
- Periksa daftar berkas di layar. Urutan di daftar adalah urutan halaman hasil, bukan urutan pemilihan di pemilih berkas.
- Geser berkas kalau urutannya belum benar.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas gabungannya.
- Buka hasilnya dan periksa jumlah halaman serta urutan isinya sebelum dikirim atau disimpan.
Langkah kedua terasa sepele tetapi menghemat banyak waktu. Folder yang berisi berkas bernama rapi membuat urutan di pratinjau langsung terbaca, sehingga kesalahan susun terlihat sebelum proses dijalankan.
Sebelum mengirim hasilnya kembali lewat email
Hasil gabungan hampir selalu lebih besar daripada masing-masing berkas asalnya, dan sebagian penyedia email membatasi ukuran lampiran. Periksa ukurannya lebih dulu, lalu sesuaikan dengan cara berikut.
Perkecil berkasnya. Kompres lewat Kompres PDF supaya ukurannya turun tanpa mengubah isi halaman.
Kirim lewat tautan penyimpanan awan. Untuk berkas yang besar, unggah ke penyimpanan awan, lalu kirim tautannya. Atur izinnya supaya hanya penerima yang dituju bisa membukanya.
Bagi menjadi beberapa email. Kalau berkasnya harus tetap utuh, pisahkan per bagian lewat Pisah PDF, lalu kirim setiap bagian sebagai lampiran terpisah.
Satu hal yang sering terlewat: nama berkas hasil gabungan. Nama bawaan seperti "gabungan.pdf" tidak memberi tahu penerima apa isinya. Ganti dulu menjadi nama yang deskriptif, misalnya "berkas-lamaran-lengkap.pdf", sebelum dikirim.
Masalah yang sering terjadi
Lampiran tidak muncul di pemilih berkas. Berkasnya belum diunduh, atau tersimpan di dalam aplikasi email. Buka lampirannya, lalu simpan ke folder Unduhan atau folder kerja. Setelah tersimpan, berkasnya akan muncul.
Berkas terunduh dalam keadaan terkunci. Sebagian pengirim melindungi lampirannya dengan kata sandi dan mengirim sandinya lewat jalur berbeda. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF, simpan hasilnya, baru gabungkan. Sandinya harus diketahui; tidak ada cara membuka berkas terenkripsi tanpa sandinya.
Berkas Word atau Excel ikut terunduh. Pemilih berkas di halaman ini hanya menerima PDF. Konversi dulu berkas Word lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) dan berkas Excel lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS).
Lampiran email terpotong atau rusak. Periksa ukuran berkasnya. Unduhan yang terputus menyisakan berkas berukuran nol atau lebih kecil dari aslinya. Unduh ulang lampirannya, lalu coba perbaiki lewat Perbaiki PDF kalau berkasnya tetap tidak bisa dibuka.
Berkas ditolak karena ukuran. Periksa batas paket. Tanpa akun, satu berkas maksimal 10 MB dan satu proses menerima 10 berkas. Paket Gratis menerima 20 berkas, dan paket Berbayar 20 berkas dengan ukuran sampai 200 MB per berkas.
Menyusun urutan sesuai cara orang membaca
Urutan halaman hasil hampir selalu mengikuti urutan lampiran di email, dan itu belum tentu urutan yang enak dibaca. Tiga kebiasaan berikut membantu.
Letakkan surat pengantar di depan. Email pengantar biasanya menyebut susunan berkas yang diharapkan. Ikuti susunan itu, bukan urutan lampiran terlampir di kotak surat.
Kelompokkan berkas sejenis. Dokumen utama di depan, berkas pendukung di tengah, dan lampiran teknis di belakang. Pembaca jadi tahu di bagian mana harus mencari sesuatu.
Periksa ulang setelah digabung. Buka hasilnya, lalu gulir dari halaman pertama ke halaman terakhir. Kesalahan urutan paling mudah terlihat di titik sambungan antar berkas, tempat satu dokumen berakhir dan dokumen berikutnya dimulai.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Untuk dokumen berisi data pribadi lengkap, berkas keuangan, atau dokumen internal yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri lebih tepat. Untuk dokumen sekategori itu tidak ada alasan mengambil risiko yang tidak perlu.
Kalau berkasnya tetap harus diproses lewat peramban, sensor dulu bagian yang sensitif lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan menutupinya, jadi hasilnya aman dibagikan.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah memilih lampiran langsung dari aplikasi email tanpa mengunduh? Tidak. Pemilih berkas bekerja di tingkat sistem berkas, sedangkan lampiran tersimpan di server email. Lampiran perlu diunduh lebih dulu.
Apakah hasil gabungan otomatis terkirim ke pengirim aslinya? Tidak. Hasil penggabungan hanya diunduh ke perangkat Anda. Untuk mengirimkannya, lampirkan kembali ke email baru.
Bagaimana kalau lampirannya dikirim dalam beberapa email terpisah? Unduh semuanya ke satu folder, lalu urutkan namanya. Setelah itu seluruh berkas bisa digabungkan dalam satu proses, selama jumlahnya masih dalam batas paket.
Apakah berkas asli di email berubah setelah digabung? Tidak. Penggabungan hanya membaca berkas yang diunggah. Lampiran di kotak surat Anda tetap utuh.
Apakah hasilnya bisa langsung disimpan ke penyimpanan awan? Tidak otomatis. Hasilnya diunduh ke perangkat lebih dulu, lalu diunggah kembali secara manual kalau diperlukan.
Untuk menyatukan lampiran email menjadi satu dokumen, mulai dari Gabung PDF. Kalau halaman yang dibutuhkan dari lampiran itu hanya sebagian, ambil dulu lewat Ekstrak Halaman PDF supaya berkas yang digabungkan tidak memuat halaman yang tidak perlu.