Menggabungkan banyak PDF sekaligus dilakukan dengan memilih seluruh berkas di satu layar, menyusun urutannya, lalu menjalankan satu kali proses. Batas jumlahnya mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas pada paket Gratis, dan 20 berkas pada paket Berbayar dalam satu kali proses. Untuk pekerjaan lima puluh berkas, prosesnya dipecah menjadi beberapa putaran yang hasilnya disatukan lagi.
Dua hal menentukan hasilnya rapi atau tidak: urutan berkas di daftar, dan kelengkapan berkas sebelum digabung. Keduanya bisa diperiksa dalam hitungan menit, dan keduanya jauh lebih murah dikerjakan sebelum tombol gabung ditekan daripada sesudahnya.
Batas paket dan artinya untuk pekerjaan besar
Batas jumlah berkas dihitung per proses, bukan per hari. Menggabungkan sepuluh berkas lalu menggabungkan lagi hasilnya adalah dua proses, dan keduanya dihitung terpisah dari kuota harian. Kuota pemrosesan sendiri dibedakan: 20 pemrosesan per hari tanpa akun, 30 pemrosesan per hari pada paket Gratis, dan pemrosesan tanpa batas jumlah pada paket Berbayar.
Batas ukuran berkas juga berlaku per berkas, bukan total. Satu berkas boleh berukuran sampai 30 MB pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Sepuluh berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap diterima selama setiap berkasnya di bawah batas, meski totalnya 200 MB.
Menyiapkan berkas sebelum digabung
Pekerjaan besar hampir selalu gagal bukan di tahap penggabungan, melainkan di tahap persiapan. Empat hal berikut sebaiknya dibereskan lebih dulu.
Kumpulkan dalam satu folder. Berkas yang tersebar di beberapa folder lebih mudah terlewat saat dipilih. Satu folder juga memudahkan penghitungan jumlah berkas sebelum proses dijalankan.
Beri nama dengan nomor urut. Awali nama berkas dengan nomor dua digit, misalnya "01-surat.pdf" sampai "10-lampiran.pdf". Pemilih berkas biasanya mengurutkan berdasarkan nama, dan nomor dua digit mencegah urutan "10" berada sebelum "2".
Buang halaman yang tidak dibutuhkan. Halaman kosong dan halaman duplikat sebaiknya dihapus lebih dulu lewat Hapus Halaman PDF. Membuangnya setelah digabung berarti harus menghitung ulang nomor halamannya.
Perkecil berkas yang besar. Untuk hasil pindai, ukuran satu berkas bisa puluhan MB. Perkecil dulu lewat Kompres PDF supaya unggahan tidak berjalan terlalu lama.
Langkah menggabungkan banyak berkas
- Hitung jumlah berkas di folder, lalu bandingkan dengan batas paket Anda.
- Buka Gabung PDF di peramban.
- Pilih berkas pertama sampai berkas terakhir. Untuk berkas yang berurutan, klik berkas pertama, tahan Shift, lalu klik berkas terakhir.
- Periksa daftar di layar dari atas ke bawah. Urutan daftar adalah urutan hasil.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan proses, lalu unduh hasilnya.
- Ulangi untuk kelompok berkas berikutnya kalau jumlahnya melebihi batas.
- Gabungkan hasil tiap kelompok menjadi satu berkas akhir.
Strategi untuk lima puluh berkas atau lebih
Kalau berkasnya lima puluh, jangan mencari cara menggabungkan semuanya dalam satu kali proses, karena batas paket tidak mengizinkan. Bagi pekerjaan menjadi kelompok yang masuk akal, misalnya per bulan, per bagian, atau per sepuluh berkas.
Setelah setiap kelompok menjadi satu PDF, kelompok-kelompok itu digabungkan pada putaran kedua. Hasil kelompok pertama berisi puluhan halaman, tetapi dihitung sebagai satu berkas. Dengan cara ini, lima puluh berkas asli bisa diselesaikan dalam beberapa putaran tanpa menyentuh batas jumlah berkas.
Yang perlu diperhatikan pada putaran kedua: jumlah berkas kelompok tidak boleh melebihi batas paket, dan urutan kelompok di daftar harus benar sejak awal. Kalau kelompoknya lebih dari dua puluh, buat lapisan ketiga.
Beri nama hasil setiap kelompok dengan pola yang berurutan, misalnya "bagian-01.pdf", "bagian-02.pdf". Nama itu yang akan tampak di daftar putaran kedua, dan pola seperti itu membuat urutannya mudah diperiksa.
Cara memastikan tidak ada berkas yang tertinggal
Jumlah halaman adalah alat pemeriksaan yang paling cepat. Sebelum digabung, catat jumlah halaman setiap berkas dari pembaca PDF, lalu jumlahkan. Setelah digabung, buka hasilnya dan bandingkan totalnya. Selisih satu halaman berarti ada halaman yang hilang atau justru tersalin dua kali.
Pemeriksaan kedua: buka halaman pertama dan halaman terakhir hasil gabungan. Halaman pertama harus berasal dari berkas pertama, dan halaman terakhir dari berkas terakhir. Dua pemeriksaan ini menangkap sebagian besar kesalahan urutan.
Masalah yang sering terjadi
Proses ditolak karena jumlah berkas. Periksa paket yang sedang dipakai. Tanpa akun 10 berkas, paket Gratis 20 berkas, paket Berbayar 20 berkas. Bagi pekerjaan menjadi beberapa putaran.
Satu berkas gagal dibaca. Biasanya berkasnya terkunci kata sandi atau rusak. Buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF kalau sandinya diketahui, atau perbaiki berkasnya lewat Perbaiki PDF.
Unggahan berjalan sangat lama. Total ukuran berkas menentukan lamanya unggahan. Sepuluh berkas berukuran 20 MB berarti 200 MB yang harus dikirim sebelum prosesnya mulai. Perkecil berkasnya dulu, atau kerjakan dalam kelompok kecil.
Berkas yang salah ikut terpilih. Periksa daftar sebelum menjalankan. Berkas yang salah bisa dibuang dari daftar tanpa memulai ulang seluruh pemilihan.
Urutan hasil kacau. Perbaiki lewat Atur Halaman PDF. Urutan di pratinjau adalah urutan hasil, dan halaman yang tidak disebut akan terbuang, jadi sebutkan seluruh halaman yang ingin dipertahankan.
Menyimpan hasil antara di tengah pekerjaan
Pekerjaan bertahap menghasilkan beberapa berkas antara yang perlu dikelola rapi. Tiga aturan berikut mencegah berkas antara itu tercampur dengan berkas asli atau hasil akhir.
Simpan di folder terpisah. Buat folder khusus untuk hasil setiap putaran, misalnya "hasil-putaran-1", "hasil-putaran-2". Kalau semuanya diletakkan di satu folder bersama berkas asli, pemilih berkas akan menampilkan campuran berkas asli dan berkas hasil, dan mudah salah pilih.
Jangan menimpa berkas asli. Berkas asli adalah sumber untuk mengulang proses kalau urutannya keliru. Kalau berkas asli tertimpa hasil gabungan, satu-satunya pilihan perbaikan adalah menyusun ulang halaman di dalam berkas besar.
Beri nama yang membedakan putaran. Awali nama hasil putaran pertama dengan "bagian-", lalu hasil akhir dengan "gabungan-akhir-". Perbedaan itu kelihatan sepele, tetapi menyelamatkan Anda dari menggabungkan berkas hasil ke dalam dirinya sendiri.
Setelah hasil akhir terbentuk dan diperiksa, berkas antara boleh dihapus. Simpan berkas aslinya sampai dokumennya benar-benar tidak dibutuhkan lagi.
Menghitung waktu yang dibutuhkan
Jumlah halaman tidak menentukan lamanya proses. Yang menentukan adalah total ukuran berkas yang harus diunggah dan diunduh, serta kecepatan koneksi. Sepuluh berkas teks digital berukuran kecil bisa selesai lebih cepat daripada tiga berkas hasil pindai berukuran besar.
Untuk pekerjaan bertahap, waktu totalnya menjadi beberapa kali lipat karena setiap putaran mengunggah dan mengunduh berkas. Karena itu, pekerjaan yang memang besar sebaiknya dijadwalkan saat koneksinya longgar, bukan saat koneksinya sedang dipakai banyak orang.
Kalau koneksinya tidak stabil, kerjakan kelompok yang paling kecil lebih dulu. Kelompok kecil selesai lebih cepat, dan hasilnya bisa menjadi modal untuk putaran berikutnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Untuk arsip kantor berisi data pelanggan, berkas keuangan, atau dokumen yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri lebih tepat. Jumlah berkas yang banyak dengan ukuran besar juga lebih hemat dikerjakan di desktop, karena unggahan berulang memakan waktu.
Kalau berkasnya tetap harus diproses lewat peramban, sensor dulu bagian yang sensitif lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan menutupinya dengan kotak hitam.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah lima puluh berkas digabung dalam sekali proses? Tidak. Batasnya lima, sepuluh, atau dua puluh berkas tergantung paket. Pekerjaan sebesar itu dikerjakan bertahap.
Apakah hasil gabungan bisa digabung lagi? Bisa. Hasil penggabungan adalah PDF biasa, dan bisa menjadi masukan untuk proses berikutnya.
Apakah ada batas total ukuran? Yang dibatasi adalah ukuran per berkas, bukan total. Namun koneksi yang tidak stabil bisa gagal di tengah unggahan kalau totalnya terlalu besar.
Apakah berkasnya tersimpan di server? Untuk tool di kategori ini, berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Berkas dialirkan ke pemroses, hasilnya dikirim balik, lalu selesai. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau urutannya salah, apakah harus mengulang dari awal? Tidak selalu. Hasil yang sudah jadi bisa dirapikan lewat Atur Halaman PDF. Mengulang penggabungan hanya perlu kalau ada berkas yang tertinggal.
Untuk pekerjaan bertahap seperti ini, mulailah dari Gabung PDF. Kalau berkasnya tersebar di beberapa penyimpanan, rapikan dulu pengelompokannya, lalu jalankan penggabungan per kelompok. Penjelasan dasar soal menggabungkan dan menyusun urutan ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.