Menggabungkan PDF untuk lamaran kerja dilakukan dengan menyatukan surat lamaran, riwayat hidup, dan dokumen pendukung menjadi satu berkas lewat Gabung PDF. Banyak sistem rekrutmen hanya menerima satu berkas unggahan, sehingga berkas yang terpisah harus disatukan lebih dulu sebelum dikirim.
Urutan yang lazim dipakai: surat lamaran di depan, riwayat hidup di tenganya, lalu dokumen pendukung di belakang. Selain urutan, ada tiga hal lain yang menentukan lamaran lolos tahap penyaringan awal: ukuran berkas, nama berkas, dan ketajaman teks di dalamnya.
Susunan berkas yang lazim dipakai
Susunan berikut adalah titik awal yang aman. Sesuaikan kalau lowongannya meminta hal lain.
Surat lamaran. Satu halaman. Letakkan di depan karena penerima perlu tahu posisi yang dilamar sebelum membaca rincian pengalaman.
Riwayat hidup. Satu sampai dua halaman. Ini bagian yang paling sering dibaca lebih dari sekali, jadi letakkannya di halaman yang mudah dibuka.
Dokumen pendukung. Ijazah, transkrip, sertifikat pelatihan, dan portofolio. Letakkan berurutan sesuai tingkat kepentingannya, yang paling relevan lebih dulu.
Berkas tambahan yang diminta. Sebagian lowongan meminta contoh karya, surat rekomendasi, atau formulir yang sudah diisi. Ikuti urutan yang disebutkan di pengumuman.
Kalau pengumumannya menyebut urutan tertentu, ikuti urutan itu. Urutan yang diminta pengumuman selalu mengalahkan susunan yang lazim.
Ukuran berkas dan batas unggahan
Sistem rekrutmen biasanya membatasi ukuran unggahan, dan batas yang paling umum adalah 2 MB sampai 5 MB untuk satu berkas. Karena itu, ukuran berkas hasil gabungan perlu diperiksa sebelum dikirim.
Hasil pindai adalah penyebab paling sering dari berkas yang berat. Satu halaman hasil pindai bisa berukuran 1 MB sampai 2 MB, sedangkan halaman teks digital biasanya di bawah 100 KB. Untuk berkas lamaran yang terdiri dari lima halaman pindai, ukurannya bisa melewati batas dengan mudah.
Perkecil berkas hasil pindai lewat Kompres PDF sebelum digabungkan. Perhatikan juga batas paket tool: 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar.
Langkah menggabungkan berkas lamaran
- Kumpulkan seluruh berkas dalam satu folder dengan nama yang berurutan, misalnya "01-surat-lamaran.pdf", "02-cv.pdf", "03-ijazah.pdf".
- Perkecil berkas hasil pindai lebih dulu kalau ukurannya besar.
- Buka Gabung PDF.
- Pilih seluruh berkas sesuai urutan.
- Periksa daftar dari atas ke bawah. Urutan daftar adalah urutan hasil.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan proses, lalu unduh hasilnya.
- Periksa hasilnya sebelum dikirim.
Nama berkas hasil juga layak dirapikan. Nama seperti "gabungan.pdf" tidak memberi tahu penerima apa isinya. Ganti menjadi sesuatu seperti "lamaran-nama-anda-posisi.pdf" supaya berkasnya mudah dikenali di antara ratusan berkas lain.
Yang perlu diperiksa sebelum dikirim
Jumlah halamannya. Buka berkasnya dan hitung halamannya. Jumlahnya harus sama dengan total halaman seluruh berkas asli. Kalau kurang, biasanya ada berkas yang gagal dibaca.
Urutannya. Pastikan surat lamaran benar-benar di halaman pertama, dan tidak ada halaman yang terbalik atau tersisip dari dokumen lain.
Teksnya bisa dipilih. Coba blok satu kalimat di CV. Kalau teksnya tidak bisa diblok, berarti halaman itu hasil pindai tanpa lapisan teks. Sistem penyaring otomatis membaca teks digital, dan berkas seperti itu bisa gagal terbaca. Solusinya: kirim versi teks digitalnya, bukan hasil pindai.
Ukurannya. Periksa ukuran berkas di pengelola berkas. Kalau di atas batas yang diminta, perkecil lagi.
Namanya. Pastikan nama berkasnya sopan, memuat nama Anda, dan tidak memakai karakter aneh.
Kesalahan yang sering terjadi
Urutan berkasnya terbalik. Pemilih berkas sering menampilkan berkas terbaru di atas. Kalau dipilih dari atas, urutannya bisa terbalik. Periksa daftar di halaman tool sebelum menjalankan.
Berkasnya terlalu besar. Hasil pindai yang tidak dikompres adalah penyebab utamanya. Perkecil dulu, lalu gabungkan.
Ijazah dan transkrip tertukar. Dua dokumen ini mirip sekilas. Periksa halamannya satu per satu setelah digabung.
Ada halaman kosong di antara dokumen. Pemindai sering menghasilkan halaman kosong di akhir berkas. Buang lewat Hapus Halaman PDF sebelum digabungkan.
Halaman miring. Hasil pindai sering miring beberapa derajat. Kalau kemiringannya terlihat jelas, tegakkan lewat Putar PDF sebelum digabungkan.
Berkas terkunci. Sebagian ijazah digital dikirim dalam keadaan terkunci kata sandi. Buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF kalau sandinya diketahui. Kalau tidak, minta versi tanpa kunci kepada penerbit dokumennya.
Menyesuaikan dengan sistem rekrutmen
Sebagian sistem rekrutmen besar memakai penyaring otomatis yang membaca teks di dalam berkas. Dua hal yang membantu berkas Anda terbaca dengan baik.
Pertama, pastikan teksnya digital, bukan gambar. Hasil pindai yang belum diproses tidak punya lapisan teks, sehingga isinya tidak terbaca oleh penyaring. Kedua, hindari tata letak yang rumit: kolom ganda, tabel, dan grafik yang berisi informasi penting sering terbaca berantakan oleh penyaring otomatis.
Yang tidak perlu dikhawatirkan: penggabungan tidak menurunkan mutu teks. Penggabungan menyatukan objek halaman asli, bukan mengubahnya menjadi gambar, jadi teks vektor tetap tajam.
Menyesuaikan berkas dengan jenis lowongan
Kebutuhan berkas berbeda menurut jenis lowongannya, dan menyesuaikan susunannya menghemat satu putaran perbaikan.
Lowongan perusahaan besar. Berkasnya melewati penyaring otomatis lebih dulu. Yang paling berpengaruh: teks digital yang bisa dibaca, tata letak sederhana, dan nama berkas yang memuat posisi yang dilamar.
Lowongan perusahaan kecil. Berkasnya sering dibaca langsung oleh orang. Urutan yang rapi dan halaman pertama yang kuat lebih berpengaruh daripada kata kunci.
Lowongan yang meminta portofolio. Portofolio biasanya diletakkan di belakang, setelah dokumen administratif. Kalau portofolionya panjang, pertimbangkan mengirimkannya sebagai berkas terpisah kalau lowongannya mengizinkan.
Lamaran lewat agensi. Agensi sering meminta berkas dalam format tertentu dan tanpa dokumen pendukung. Ikuti permintaannya, karena berkas itu akan diteruskan ke pihak lain.
Menghindari berkas yang gagal terbaca
Sebagian sistem unggahan menolak berkas yang tidak memenuhi syarat teknis. Tiga hal berikut yang paling sering menjadi penyebab.
Berkas terkunci kata sandi. Sistem tidak bisa membuka berkas yang terkunci, dan berkas seperti itu ditolak tanpa pesan yang jelas. Buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF kalau sandinya diketahui.
Berkas rusak sebagian. Berkas yang gagal di tengah unduhan atau tersimpan tidak sempurna bisa ditolak saat dibaca. Perbaiki lewat Perbaiki PDF sebelum digabungkan.
Nama berkas dengan karakter aneh. Sebagian sistem menolak nama berkas yang memuat karakter di luar huruf, angka, dan tanda hubung. Ganti dulu namanya sebelum diunggah.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas lamaran memuat data pribadi lengkap: nomor identitas, alamat, riwayat pendidikan, dan kadang nomor telepon. Untuk berkas sekategori itu, tool online tetap bisa dipakai selama penyedianya jelas soal penyimpanan berkasnya.
Di ngeditpdf.com, untuk tool di kategori ini, berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Berkas dialirkan ke pemroses, hasilnya dikirim balik ke peramban, lalu selesai. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau Anda lebih nyaman memakai aplikasi yang berjalan di komputer sendiri, itu pilihan yang wajar untuk berkas lamaran. Sensor juga bisa dipakai untuk menghapus bagian yang tidak perlu ikut terkirim lewat Sensor PDF.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas lamaran harus benar-benar satu PDF? Ikuti petunjuk lowongannya. Kalau sistemnya hanya menyediakan satu kolom unggahan, berkas harus disatukan. Kalau tersedia kolom terpisah untuk CV dan dokumen pendukung, ikuti pemisahan itu.
Apakah boleh menggabungkan ijazah yang dipindai dengan CV digital? Boleh. Keduanya PDF biasa, dan ukuran halamannya boleh berbeda. Setiap halaman mempertahankan ukurannya masing-masing.
Berapa ukuran berkas lamaran yang aman? Ikuti batas yang disebut lowongan. Kalau tidak disebutkan, jaga di bawah 2 MB. Angka itu batas yang paling umum dipakai.
Apakah penggabungan menghilangkan tautan di CV? Tautan di dalam halaman tetap ada selama berkasnya tidak dikonversi menjadi gambar. Periksa tautannya setelah digabung kalau CV Anda memuat tautan portofolio.
Apakah berkas hasil gabungan bisa dikirim lewat aplikasi pesan? Bisa, tetapi kirim sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Jalur foto mengubah PDF menjadi gambar dan menghilangkan teks digitalnya.
Untuk menyatukan berkas lamaran menjadi satu dokumen, mulai dari Gabung PDF. Kalau ukurannya melewati batas, kecilkan dulu lewat Kompres PDF. Penjelasan soal menyusun urutan berkas ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.