Google Drive tidak punya fitur untuk menggabungkan PDF. Drive adalah tempat menyimpan berkas, bukan editor. Cara yang benar-benar bekerja: buka Gabung PDF di peramban, lalu pilih berkas langsung dari Google Drive lewat pemilih berkas. Hasilnya diunduh ke perangkat, dan bisa diunggah kembali ke Drive setelah selesai.
Ada jalan kedua yang memakai Google Docs: buka setiap PDF dengan Google Docs, salin isinya ke satu dokumen, lalu ekspor sebagai PDF. Jalan itu bekerja untuk berkas yang isinya teks mengalir, tetapi merusak tata letak dokumen yang mengandalkan posisi, seperti formulir, faktur, atau makalah dengan nomor halaman tetap. Perbandingan keduanya ada di bawah.
Kenapa Drive tidak punya tombol gabung
Google Drive dirancang sebagai tempat penyimpanan dan berbagi berkas. Fitur yang ditambahkan ke Drive adalah fitur yang berhubungan dengan penyimpanan, sinkronisasi, dan kolaborasi, bukan pengolahan isi berkas. PDF sendiri dibuka Drive lewat penampil, dan penampil itu hanya bisa membaca, tidak menyunting.
Karena itu, pertanyaan "gabung PDF di Google Drive" sebenarnya punya dua jawaban yang berbeda. Kalau yang dimaksud adalah menggabungkan berkas yang tersimpan di Drive, jawabannya adalah memakai tool penggabung dengan Drive sebagai sumber berkas. Kalau yang dimaksud adalah menggabungkan di dalam Drive tanpa keluar dari Drive, jawabannya: tidak bisa.
Langkah menggabungkan berkas Drive lewat peramban
- Buka Gabung PDF di peramban, di komputer atau di HP.
- Klik area unggah. Pemilih berkas akan menawarkan dua sumber: penyimpanan perangkat atau Google Drive.
- Pilih Google Drive, lalu masuk dengan akun yang memiliki berkasnya. Kalau akunnya sudah aktif di peramban, langkah ini terlewat sendiri.
- Telusuri folder Drive, lalu pilih berkas pertama. Kembali ke pemilih untuk berkas berikutnya.
- Periksa daftar berkas di halaman tool. Urutan di daftar adalah urutan halaman hasil.
- Geser berkas kalau urutannya belum benar.
- Klik tombol Gabung PDF, lalu tunggu prosesnya selesai.
- Klik unduh, lalu unggah hasilnya kembali ke Drive kalau perlu.
Perlu dipahami: memilih berkas dari Drive berarti berkas itu diunduh ke peramban lebih dulu, lalu dikirim ke pemroses. Izin yang diminta hanya izin baca untuk berkas yang dipilih, bukan akses ke seluruh isi Drive.
Langkah lewat Google Docs, dan batasnya
- Unggah PDF ke Drive kalau berkasnya masih di perangkat.
- Klik kanan berkasnya, lalu pilih Open with, kemudian Google Docs.
- Google Docs akan mengubah PDF menjadi dokumen yang bisa disunting. Proses ini memerlukan waktu untuk berkas yang panjang.
- Buka dokumen hasil konversi, pilih seluruh isinya, lalu salin.
- Buat dokumen baru, tempel isinya di sana.
- Ulangi untuk setiap PDF. Setiap kali menempel, tata letaknya menyesuaikan gaya dokumen baru.
- Unduh hasilnya lewat File, Download, PDF Document.
Batasi cara ini untuk berkas yang isinya benar-benar teks mengalir. Tiga hal berikut berubah saat PDF lewat Google Docs.
Tata letak bergeser. Kolom, posisi gambar, dan jarak antar elemen tidak dipertahankan persis. Dokumen yang susunannya penting, seperti faktur atau formulir, akan terlihat berbeda dari aslinya.
Gambar dan tabel besar bisa terpotong. Tabel lebar dan gambar berukuran besar sering keluar dari batas halaman saat dikonversi.
Hasil pindaian tidak bisa dikonversi. PDF hasil pindai berisi gambar, bukan teks. Google Docs akan membukanya sebagai dokumen kosong atau hanya memuat gambarnya saja, dan gambarnya tidak bisa disatukan dengan rapi.
Perbandingan dua jalan
Lewat peramban, urutan halaman ditentukan sebelum proses berjalan, dan hasilnya menyimpan objek halaman asli. Teksnya tetap tajam dan tetap bisa dicari. Jalan ini cocok untuk hampir semua jenis PDF, termasuk hasil pindai dan dokumen dengan tata letak rumit.
Lewat Google Docs, urutannya ditentukan dengan menempel satu dokumen ke dokumen lain, dan hasilnya adalah dokumen baru, bukan gabungan halaman asli. Jalan ini hanya masuk akal kalau isinya perlu disunting sekaligus, misalnya menggabungkan catatan kuliah yang diketik.
Satu hal yang sama di kedua jalan: keduanya memerlukan koneksi internet. Penggabungan di server maupun konversi Google Docs tidak berjalan di perangkat.
Menyiapkan berkas Drive sebelum digabung
Berkas di Drive sering tersebar di beberapa folder, dan sebagian berupa hasil pindai yang belum dirapikan. Dua persiapan berikut menghemat waktu di tahap penggabungan.
Kumpulkan dulu dalam satu folder. Buat folder sementara di Drive, lalu pindahkan seluruh berkas yang akan digabung ke sana. Dengan begitu, pemilih berkas hanya perlu dibuka sekali, dan tidak ada berkas yang terlewat karena tersembunyi di folder lain.
Tegakkan halaman yang miring. Hasil pindai dari aplikasi pemindai HP sering tersimpan dalam keadaan menyamping. Putar dulu lewat Putar PDF sebelum digabungkan, supaya hasil akhirnya tidak bergantian antara tegak dan miring.
Masalah yang sering terjadi
Berkas Drive tidak muncul di pemilih. Periksa akun yang sedang aktif di pemilih berkas. Berkas milik akun lain tidak akan terlihat sebelum akunnya diganti. Periksa juga apakah berkasnya ada di folder bersama yang belum ditambahkan ke Drive Anda.
Izin ditolak saat memilih berkas. Pemilih berkas meminta izin baca untuk berkas yang dipilih. Kalau jendela izinnya ditutup sebelum disetujui, pemilih akan kembali kosong. Ulangi langkahnya, dan setujui izinnya sampai selesai.
Berkas hasil tidak kembali ke Drive. Hasil penggabungan diunduh ke perangkat, bukan disimpan otomatis ke Drive. Buka Drive di peramban, lalu unggah berkas hasilnya secara manual.
Berkas ditolak karena ukurannya. Paket Gratis menerima berkas sampai 30 MB per berkas, paket Berbayar sampai 200 MB. Berkas besar sebaiknya dikecilkan dulu lewat Kompres PDF sebelum digabungkan.
Hasil pindaian jadi kosong setelah dikonversi Docs. Itu batas Google Docs, bukan kerusakan berkas. Untuk PDF hasil pindai, pakai jalan peramban.
Berbagi hasil gabungan lewat Drive
Setelah hasilnya diunggah kembali ke Drive, atur izin berbaginya sebelum mengirim tautan. Secara bawaan, berkas baru di Drive bersifat privat. Kalau penerimanya tidak bisa membuka tautan, penyebab paling umum adalah izinnya belum diubah dari Restricted menjadi Anyone with the link.
Untuk dokumen yang berisi data pribadi, jangan pakai tautan terbuka. Tambahkan alamat email penerimanya lewat tombol Share, lalu pilih akses Viewer. Cara ini membatasi berkasnya hanya untuk orang yang memang dituju.
Perlu diingat juga: berkas yang dibagikan lewat tautan Drive bisa diunduh ulang oleh penerimanya, dan salinan itu tidak bisa ditarik kembali. Kalau isinya sensitif, sensor dulu bagian yang perlu ditutup lewat Sensor PDF sebelum diunggah.
Kapan sebaiknya tidak lewat Drive
Drive cocok untuk berkas yang perlu diakses dari beberapa perangkat. Untuk berkas yang hanya ada di satu komputer dan tidak perlu dibagikan, memilih dari penyimpanan perangkat langsung lebih cepat: tidak ada langkah sinkronisasi yang harus ditunggu.
Untuk dokumen kantor yang belum boleh keluar dari jaringan perusahaan, tool online sebaiknya dihindari sama sekali, termasuk jalur Drive. Kerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ada add-on Drive untuk menggabungkan PDF? Ada beberapa di marketplace, tetapi kualitas dan izin yang dimintanya berbeda-beda. Add-on biasanya meminta akses ke seluruh Drive, bukan hanya berkas yang dipilih. Untuk penggabungan sekali jalan, jalur peramban lebih sedikit meminta izin.
Apakah berkas di Drive saya berubah setelah digabung? Tidak. Tool hanya membaca berkas yang dipilih. Berkas asli di Drive tetap utuh.
Apakah hasilnya bisa langsung disimpan ke Drive? Tidak otomatis. Hasilnya diunduh ke perangkat lebih dulu, lalu diunggah kembali secara manual.
Bisa dipakai dari HP? Bisa. Pemilih berkas di peramban HP juga menawarkan sumber Drive, jadi berkasnya tidak perlu diunduh ke penyimpanan HP lebih dulu.
Apakah ada batas jumlah berkas dari Drive? Batasnya sama dengan berkas biasa: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar per proses.
Untuk berkas yang tersimpan di Drive dan perlu segera disatukan, Gabung PDF mengerjakannya tanpa memindahkan berkasnya ke perangkat lebih dulu. Kalau alur kerja Anda lebih banyak memakai Drive, lihat juga Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan untuk gambaran pekerjaan lain yang bisa dikerjakan dengan cara yang sama.