PDF yang terkunci kata sandi tidak bisa digabungkan sebelum kuncinya dibuka. Urutannya harus begitu: buka kunci lewat Buka Kunci PDF, simpan hasilnya, lalu gabungkan berkas yang sudah terbuka itu lewat Gabung PDF. Membalik urutannya tidak akan berhasil, karena mesin penggabung berhenti membaca berkas yang isinya terenkripsi.
Bagian tersulit biasanya bukan membuka kuncinya, melainkan mengetahui sandi yang benar. Bagian di bawah menjelaskan urutan yang tepat, jenis proteksi yang ada, dan apa yang bisa dilakukan kalau sandinya tidak diketahui.
Kenapa urutannya tidak bisa dibalik
PDF yang dilindungi kata sandi menyimpan isinya dalam bentuk terenkripsi. Mesin penggabung membaca struktur halaman dari setiap berkas, dan struktur itu tidak bisa dibaca tanpa kunci. Hasilnya bukan berkas rusak, melainkan pesan galat bahwa berkas tidak bisa dibaca.
Membuka kunci lebih dulu mengubah berkas menjadi PDF biasa. Setelah itu, berkasnya bisa dibaca mesin penggabung seperti PDF lain. Kuncinya tidak bisa dipindahkan ke hasil gabungan, dan memang tidak perlu: Anda sudah memutuskan untuk membukanya.
Satu hal yang perlu dipahami: membuka kunci hanya bisa dilakukan kalau sandi yang benar diketahui. Tidak ada cara membuka PDF terenkripsi tanpa sandinya, dan layanan yang mengklaim bisa melakukannya sebaiknya tidak dipercaya.
Dua jenis proteksi yang perlu dibedakan
PDF mengenal dua jenis kata sandi, dan keduanya berperilaku berbeda.
Kata sandi buka (user password). Berkas tidak bisa dibuka sama sekali sebelum sandinya dimasukkan. Ini jenis yang paling sering ditemui pada berkas dari bank, instansi, atau dokumen yang dikirim lewat email.
Kata sandi izin (owner password). Berkasnya bisa dibuka dan dibaca, tetapi beberapa tindakan dibatasi: mencetak, menyalin teks, atau menyunting. Berkas jenis ini sering tidak terasa terkunci karena bisa dibuka tanpa hambatan, padahal batasannya baru terasa saat mencoba menyalin teks atau mencetak.
Keduanya perlu dibuka dengan cara yang sama di halaman Buka Kunci PDF. Bedanya, untuk kata sandi izin, sandinya kadang kosong dan berkasnya bisa langsung dibuka tanpa mengisi apa pun.
Langkah menggabungkan PDF yang terkunci
- Buka berkasnya dulu untuk memastikan jenis proteksinya. Kalau berkas bisa dibuka tetapi teksnya tidak bisa disalin, proteksinya kata sandi izin.
- Buka Buka Kunci PDF.
- Unggah berkasnya, lalu masukkan sandi yang benar.
- Unduh hasilnya. Berkas ini sudah berupa PDF biasa tanpa proteksi.
- Ulangi untuk berkas lain yang juga terkunci.
- Buka Gabung PDF, lalu unggah seluruh berkas yang sudah terbuka.
- Atur urutannya, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
Langkah pertama sering dilewati, dan akibatnya orang mencoba membuka kunci berkas yang sebenarnya tidak terkunci. Berkas yang tidak terkunci tidak perlu dibuka kuncinya, dan memaksakannya hanya membuang satu langkah.
Kalau sandinya tidak diketahui
Ada tiga kemungkinan yang bisa dicoba sebelum menyerah pada berkas itu.
Periksa catatan pengirim. Sandi PDF biasanya dikirim lewat jalur berbeda dari berkasnya, misalnya lewat pesan singkat atau disebutkan di badan email. Cari pesan yang menyertai berkasnya, bukan hanya lampirannya.
Coba pola yang umum. Sebagian instansi memakai pola sandi yang bisa ditebak, misalnya tanggal lahir, nomor induk, atau kombinasi nama dan angka tertentu. Kalau Anda tahu instansi pengirimnya, tanyakan polanya.
Minta versi tanpa sandi. Cara paling pasti: hubungi pengirimnya dan minta berkas versi tanpa proteksi. Untuk berkas resmi, ini biasanya bisa dipenuhi.
Yang tidak akan berhasil: memakai alat yang menjanjikan bisa membuka PDF tanpa sandi. Enkripsi yang benar tidak bisa ditembus dengan cara yang sah, dan layanan seperti itu biasanya hanya menebak sandi lemah atau menipu penggunanya.
Masalah yang sering terjadi
Berkas ditolak karena masih terkunci. Pastikan langkah buka kunci benar benar selesai dan Anda mengunduh hasilnya. Berkas asli yang belum dibuka kuncinya tidak akan berubah dengan sendirinya.
Sandi benar tetapi ditolak. Periksa huruf besar-kecilnya. Kata sandi PDF membedakan huruf besar dan kecil. Periksa juga apakah ada spasi yang ikut tersalin di awal atau akhir sandi.
Hasil buka kunci tidak bisa dibuka. Coba perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF. Berkas yang rusak sebagian kadang bisa diselamatkan sebelum dibuka kuncinya.
Berkas hasil buka kunci jadi lebih besar. Ini normal untuk sebagian berkas. Membuka proteksi menghilangkan lapisan enkripsi, dan ukurannya bisa sedikit berbeda. Kalau ukurannya jadi masalah, perkecil lewat Kompres PDF setelah digabung.
Sebagian berkas terkunci, sebagian tidak. Buka kunci hanya untuk yang perlu. Menggabungkan berkas yang tidak terkunci dengan yang sudah dibuka kuncinya tidak menimbulkan masalah.
Setelah digabung
Hasil penggabungan tidak otomatis terlindungi. Kalau berkas gabungannya memang perlu dilindungi, tambahkan proteksi baru lewat Proteksi PDF setelah penggabungan selesai.
Kata sandi baru sebaiknya tidak sama dengan sandi lama, terutama kalau sandi lama dikirim lewat jalur yang tidak aman. Untuk berkas yang akan dikirim ke beberapa penerima, pertimbangkan apakah proteksi memang perlu: berkas yang dilindungi sandi yang tidak disampaikan dengan benar justru menyulitkan penerimanya.
Kalau tujuan proteksinya mencegah penyuntingan, bukan mencegah pembacaan, pertimbangkan Flatten PDF. Flatten menyatukan isian dan anotasi ke halaman sehingga tidak bisa diubah lagi, tanpa menambah kata sandi yang harus diingat penerima.
Berkas dari bank dan instansi
Berkas dari bank, asuransi, dan instansi pemerintah sering datang dalam keadaan terkunci, dan sandinya dikirim dengan pola yang berbeda-beda. Tiga pola berikut paling sering ditemui.
Sandi dikirim di badan email. Kalimatnya biasanya berbunyi "sandi berkas: ..." dan diletakkan di bagian bawah email, terpisah dari lampirannya. Cari kata "sandi", "password", atau "kata kunci" di badan email.
Sandi dari data pribadi. Sebagian instansi memakai kombinasi tanggal lahir, nomor rekening, atau nomor induk. Polanya biasanya dijelaskan di email yang sama. Kalau tidak dijelaskan, hubungi layanan pelanggannya.
Sandi dikirim lewat jalur berbeda. Cara ini paling aman dan paling sering membingungkan: berkasnya lewat email, sandinya lewat pesan singkat. Periksa pesan singkat dan notifikasi aplikasi kalau sandi tidak ditemukan di email.
Kalau berkasnya akan digabung dengan berkas lain dan tidak ada alasan untuk mempertahankan proteksinya, buka kuncinya sekali saja dan simpan versi tanpa proteksi di tempat yang aman.
Merapikan sebelum menggabungkan
Berkas yang baru dibuka kuncinya biasanya masih perlu dirapikan sebelum digabung. Dua hal yang paling sering perlu dikerjakan.
Membuang halaman yang tidak perlu. Berkas dari bank biasanya memuat halaman syarat dan ketentuan di bagian akhir. Halaman itu bisa dibuang lewat Hapus Halaman PDF supaya hasil gabungannya tidak menebal tanpa alasan.
Memperbaiki halaman yang miring. Hasil pindai yang terkunci lalu dibuka sering masih dalam keadaan menyamping. Tegakkan lewat Putar PDF sebelum digabungkan.
Keduanya bisa dikerjakan setelah penggabungan, tetapi mengerjakannya sebelum lebih hemat karena berkasnya masih pendek dan mudah diperiksa.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas aslinya berubah? Tidak. Buka kunci menghasilkan berkas baru. Berkas asli di perangkat Anda tetap utuh dan tetap terkunci.
Bisakah menggabungkan beberapa berkas terkunci sekaligus? Tidak dalam satu langkah. Setiap berkas perlu dibuka kuncinya lebih dulu, lalu semuanya digabungkan setelahnya.
Apakah membuka kunci melanggar aturan? Untuk berkas milik Anda sendiri atau berkas yang Anda berhak aksesinya, membuka kunci adalah hal biasa. Untuk berkas milik orang lain, izin pemiliknya tetap diperlukan.
Apakah sandi saya dicatat? Sandi dikirim bersama permintaan, dipakai untuk membuka berkasnya, lalu selesai. Tidak ada yang disimpan setelah prosesnya berakhir.
Bisakah hasil gabungan dibuka tanpa sandi? Ya, karena seluruh berkas masukannya sudah dibuka sebelum digabungkan.