PDF yang terkunci kata sandi tidak bisa dipisah sebelum kuncinya dibuka. Urutannya harus begitu: buka kunci lewat Buka Kunci PDF, simpan hasilnya, lalu pisah berkas yang sudah terbuka itu lewat Pisah PDF. Membalik urutannya tidak akan berhasil, karena mesin pemisah berhenti membaca berkas yang isinya masih terenkripsi.
Bagian tersulit biasanya bukan membuka kuncinya, melainkan mengetahui sandi yang benar dan mengenali jenis proteksi yang dipasang. Bagian di bawah menjelaskan urutan yang tepat, dua jenis proteksi yang perlu dibedakan, dan apa yang bisa dilakukan kalau sandinya tidak diketahui.
Kenapa urutannya tidak bisa dibalik
PDF yang dilindungi kata sandi menyimpan isinya dalam bentuk terenkripsi. Mesin pemisah perlu membaca daftar halaman dan isi setiap halaman untuk memotongnya di batas yang benar. Tanpa kunci, struktur itu tidak bisa dibaca, dan hasilnya bukan berkas rusak, melainkan pesan galat bahwa berkasnya tidak bisa dibaca.
Membuka kunci lebih dulu mengubah berkasnya menjadi PDF biasa. Setelah itu, berkasnya bisa dibaca mesin pemisah seperti PDF lain. Proteksinya tidak dipindahkan ke hasil pemisahan, dan memang tidak perlu: Anda sudah memutuskan untuk membukanya.
Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: membuka kunci hanya bisa dilakukan kalau sandi yang benar diketahui. Tidak ada cara membuka PDF terenkripsi tanpa sandinya, dan layanan yang mengklaim bisa melakukannya sebaiknya tidak dipercaya.
Dua jenis proteksi yang berperilaku berbeda
PDF mengenal dua jenis kata sandi, dan keduanya terasa berbeda saat berkasnya dibuka.
Kata sandi buka (user password). Berkasnya tidak bisa dibuka sama sekali sebelum sandinya dimasukkan. Ini jenis yang paling sering ditemui pada berkas dari bank, instansi, atau dokumen yang dikirim lewat email. Pemisahan tidak mungkin dikerjakan sebelum jenis ini dibuka.
Kata sandi izin (owner password). Berkasnya bisa dibuka dan dibaca, tetapi beberapa tindakan dibatasi: mencetak, menyalin teks, atau menyunting. Berkas jenis ini sering tidak terasa terkunci karena bisa dibuka tanpa hambatan. Batasannya baru terasa saat mencoba menyalin teks atau mencetak. Pemisahan sendiri termasuk tindakan yang dibatasi, jadi berkasnya tetap perlu dibuka kuncinya lebih dulu.
Keduanya dibuka dengan cara yang sama di halaman Buka Kunci PDF. Bedanya, untuk kata sandi izin, sandinya kadang kosong dan berkasnya bisa langsung diproses tanpa mengisi apa pun.
Langkah memisah PDF yang terkunci
- Buka berkasnya dulu untuk memastikan jenis proteksinya. Kalau berkasnya tidak bisa dibuka sama sekali, proteksinya kata sandi buka. Kalau bisa dibuka tetapi teksnya tidak bisa disalin, proteksinya kata sandi izin.
- Buka Buka Kunci PDF.
- Unggah berkasnya, lalu masukkan sandi yang benar.
- Unduh hasilnya. Berkas ini sudah berupa PDF biasa tanpa proteksi.
- Buka hasilnya sekali lagi, lalu catat nomor halaman tempat setiap bagian dimulai. Catatan ini yang dipakai sebagai batas pemisahan.
- Buka Pisah PDF, lalu unggah berkas yang sudah terbuka.
- Tulis rentang halamannya, misalnya "1-3, 4-8", lalu jalankan prosesnya.
- Unduh ZIP hasilnya, lalu ekstrak untuk mendapatkan setiap PDF.
Langkah pertama sering dilewati, dan akibatnya orang mencoba membuka kunci berkas yang sebenarnya tidak terkunci. Berkas tanpa proteksi tidak perlu dibuka kuncinya, dan memaksakannya hanya membuang satu langkah.
Langkah kelima juga penting. Nomor halaman yang tercetak di lembar sering berbeda dari nomor halaman PDF, karena halaman judul dan kata pengantar biasanya tidak ikut dihitung di penomoran cetak. Batas pemisahan harus memakai nomor halaman PDF yang terlihat di pembaca.
Kalau sandinya tidak diketahui
Ada tiga hal yang bisa dicoba sebelum menyerah pada berkas itu.
Periksa catatan pengirim. Sandi PDF biasanya dikirim lewat jalur berbeda dari berkasnya, misalnya lewat pesan singkat atau disebutkan di badan email. Cari pesan yang menyertai berkasnya, bukan hanya lampirannya.
Coba pola yang umum. Sebagian instansi memakai pola sandi yang bisa ditebak, misalnya tanggal lahir, nomor induk, atau kombinasi nama dan angka tertentu. Kalau Anda tahu instansi pengirimnya, tanyakan polanya.
Minta versi tanpa sandi. Cara paling pasti: hubungi pengirimnya dan minta berkas versi tanpa proteksi. Untuk berkas resmi, permintaan seperti ini biasanya bisa dipenuhi.
Yang tidak akan berhasil: memakai alat yang menjanjikan bisa membuka PDF tanpa sandi. Enkripsi yang benar tidak bisa ditembus dengan cara yang sah, dan layanan seperti itu biasanya hanya menebak sandi lemah atau menipu penggunanya.
Memisah per rentang atau per halaman
Setelah kuncinya terbuka, pilihan mode pemisahan menentukan bentuk hasilnya. Dua mode yang tersedia di Pisah PDF berperilaku berbeda.
Per rentang halaman. Anda menentukan batasnya sendiri, misalnya "1-3, 4-8". Hasilnya beberapa berkas, dan jumlahnya sesuai jumlah rentang yang ditulis. Mode ini dipakai kalau bagian-bagian dokumennya sudah diketahui, misalnya laporan yang terdiri dari pendahuluan, isi, dan lampiran.
Per halaman. Setiap halaman menjadi berkas sendiri. Mode ini dipakai kalau dokumennya perlu diproses halaman per halaman, misalnya berkas pindai yang perlu dirapikan satu per satu sebelum digabung lagi.
Hasil keduanya dikemas dalam ZIP berisi PDF terpisah. Setelah diekstrak, berkas-berkas itu bisa digabungkan lagi dengan urutan baru lewat Gabung PDF kalau memang diperlukan.
Satu hal yang berubah setelah pemisahan: tautan internal yang mengarah ke halaman di luar rentang dinonaktifkan. Isi halamannya tetap utuh, hanya tautannya yang tidak lagi bisa diklik.
Merapikan sebelum memisah
Berkas yang baru dibuka kuncinya biasanya masih perlu dirapikan. Dua hal yang paling sering perlu dikerjakan sebelum pemisahan.
Membuang halaman yang tidak perlu. Berkas dari bank biasanya memuat halaman syarat dan ketentuan di bagian akhir. Halaman itu bisa dibuang lewat Hapus Halaman PDF supaya hasil pemisahannya tidak membawa bagian yang tidak dibutuhkan.
Menegakkan halaman yang miring. Hasil pindai yang terkunci lalu dibuka sering masih dalam keadaan menyamping. Tegakkan lewat Putar PDF sebelum dipisah, supaya setiap bagian hasilnya langsung siap dibaca.
Keduanya bisa dikerjakan setelah pemisahan, tetapi mengerjakannya sebelum lebih hemat karena berkasnya masih pendek dan mudah diperiksa.
Masalah yang sering terjadi
Berkas ditolak karena masih terkunci. Pastikan langkah buka kunci benar benar selesai dan Anda mengunduh hasilnya. Berkas asli yang belum dibuka kuncinya tidak akan berubah dengan sendirinya.
Sandi benar tetapi ditolak. Periksa huruf besar-kecilnya. Kata sandi PDF membedakan huruf besar dan kecil. Periksa juga apakah ada spasi yang ikut tersalin di awal atau akhir sandi.
Hasil buka kunci tidak bisa dipisah. Coba perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF. Berkas yang rusak sebagian kadang bisa diselamatkan sebelum dibuka kuncinya.
Rentang halaman menghasilkan berkas kosong. Periksa nomor halaman PDF-nya. Kalau batasnya diambil dari nomor cetak, rentangnya bisa bergeser beberapa halaman. Catat ulang nomor yang terlihat di pembaca PDF.
Hasil ZIP tidak bisa dibuka. Hasil pemisahan berbentuk ZIP, dan berkas PDF di dalamnya baru bisa dibuka setelah diekstrak. Di Windows, klik kanan ZIP lalu pilih Extract All. Di Mac, klik dua kali berkas ZIP-nya.
Setelah dipisah
Hasil pemisahan tidak otomatis terlindungi. Kalau bagian-bagiannya memang perlu dilindungi, tambahkan proteksi baru lewat Proteksi PDF setelah pemisahan selesai.
Kata sandi baru sebaiknya tidak sama dengan sandi lama, terutama kalau sandi lama dikirim lewat jalur yang tidak aman. Untuk berkas yang akan dikirim ke beberapa penerima, pertimbangkan apakah proteksi memang perlu: berkas yang dilindungi sandi yang tidak disampaikan dengan benar justru menyulitkan penerimanya.
Kalau tujuan proteksinya mencegah penyuntingan, bukan mencegah pembacaan, pertimbangkan fitur flatten yang menyatukan isian dan anotasi ke halaman sehingga tidak bisa diubah lagi, tanpa menambah kata sandi yang harus diingat penerima.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas aslinya berubah? Tidak. Buka kunci menghasilkan berkas baru. Berkas asli di perangkat Anda tetap utuh dan tetap terkunci.
Bisakah memisah beberapa berkas terkunci sekaligus? Tidak dalam satu langkah. Setiap berkas perlu dibuka kuncinya lebih dulu, lalu dipisah satu per satu. Satu proses pemisahan hanya menerima satu berkas.
Apakah membuka kunci melanggar aturan? Untuk berkas milik Anda sendiri atau berkas yang Anda berhak aksesinya, membuka kunci adalah hal biasa. Untuk berkas milik orang lain, izin pemiliknya tetap diperlukan.
Apakah sandi saya dicatat? Sandi dikirim bersama permintaan, dipakai untuk membuka berkasnya, lalu selesai. Tidak ada yang disimpan setelah prosesnya berakhir.
Apakah hasil pemisahan bisa dibuka tanpa sandi? Ya, karena berkas masukannya sudah dibuka sebelum dipisah.
Untuk berkas terkunci yang perlu dipecah menjadi beberapa bagian, Buka Kunci PDF adalah langkah pertamanya, dan Pisah PDF langkah keduanya. Kalau urutan yang sama juga diperlukan untuk menggabungkan berkas terkunci, langkahnya dijelaskan di Cara Menggabungkan PDF yang Terkunci.