Surat rekomendasi kampus adalah surat yang ditulis dosen atau pembimbing akademik untuk mendukung pendaftaran seorang mahasiswa, baik untuk beasiswa, program pertukaran, magang, maupun lanjut studi. Cara membuat surat rekomendasi kampus: pahami tujuan pendaftarannya, sebut hubungan akademik Anda dengan mahasiswa itu, beri penilaian yang disertai contoh, lalu ekspor suratnya menjadi PDF lewat Teks ke PDF.
Yang membedakan rekomendasi kampus dari rekomendasi kerja adalah sudut pandangnya. Dosen menilai kemampuan belajar, cara berpikir, dan sikap akademik, bukan kinerja di kantor. Karena itu, contoh yang dipakai berbeda: hasil tugas akhir, cara mahasiswa menanggapi koreksi, atau cara ia bekerja dalam kelompok mata kuliah.
Tujuan rekomendasi menentukan penekanan
Rekomendasi untuk beasiswa menekankan potensi dan konsistensi belajar. Rekomendasi untuk program pertukaran menekankan kemampuan beradaptasi dan komunikasi lintas budaya. Rekomendasi untuk lanjut studi menekankan kesiapan riset dan kemampuan menulis. Rekomendasi untuk magang menekankan keterampilan praktik dan kedisiplinan.
Tanyakan tujuan itu kepada mahasiswa sebelum mulai menulis. Sebagian program menyediakan formulir berisi pertanyaan yang harus dijawab, misalnya penilaian atas kemampuan tertentu dalam skala tertentu. Kalau formulirnya ada, isi formulir itu. Formulir resmi dari program yang mengikat, dan surat bebas tidak menggantikannya.
Tanyakan juga cara pengirimannya. Sebagian program meminta surat dikirim langsung oleh dosen lewat surel atau sistem pendaftaran, bukan diserahkan bersama berkas mahasiswa. Ketentuan tiap kampus dan program berbeda dan bisa berubah, jadi periksa pengumuman resminya atau tanyakan ke kantor yang menangani pendaftaran.
Bahan yang perlu diminta dari mahasiswa
Minta salinan berkas pendaftarannya: transkrip, daftar prestasi, esai atau proposal, dan salinan formulir pendaftaran. Dari situ Anda bisa menyesuaikan penekanan dengan yang dicari penerima. Surat yang menyebut hal yang tidak diminta tetap sah, tetapi surat yang menyebut hal yang diminta lebih berguna.
Minta juga daftar pencapaian yang menurut mahasiswa paling penting, beserta peran Anda dalam pencapaian itu. Kalau Anda pernah menjadi pembimbing tugas akhirnya, catat judul dan pokok hasilnya. Kalau Anda pernah mengajarnya, catat mata kuliah dan hal yang menonjol dari mahasiswa itu di kelas.
Minta bahan itu lebih awal. Menulis rekomendasi memerlukan waktu untuk mengingat kembali kejadian yang layak disebut. Permintaan yang datang sehari sebelum tenggat biasanya menghasilkan surat yang aman tetapi kosong.
Bagian surat rekomendasi kampus
Identitas pemberi rekomendasi diletakkan di bagian atas: nama, jabatan akademik, program studi, fakultas, universitas, alamat, surel, dan nomor yang bisa dihubungi. Kontak penting karena penerima sering memverifikasi surat.
Tujuan surat menyebut nama program atau beasiswa yang didaftar, nama mahasiswa, nomor induknya bila ada, dan keperluan rekomendasinya. Cantumkan nomor pendaftaran bila ada, supaya surat tidak tertukar dengan berkas pelamar lain.
Bagian hubungan menjelaskan sejak kapan dan dalam kedudukan apa Anda mengenal mahasiswa itu. Apakah sebagai dosen pengampu mata kuliah, pembimbing akademik, atau pembimbing tugas akhir. Lama dan kedekatan hubungan menentukan bobot penilaian Anda.
Bagian penilaian memuat hal yang dinilai, misalnya kemampuan akademik, kemandirian, kemampuan bekerja sama, dan kesiapan menghadapi tugas yang menuntut. Setiap penilaian disertai contoh. Penutup menyatakan rekomendasi dengan tegas, lalu tanda tangan, nama jelas, jabatan akademik, dan cap bila ada.
Menulis penilaian dengan contoh akademik
Penilaian yang kuat bersandar pada kejadian yang bisa dibayangkan pembacanya. "Mahasiswa yang cerdas" adalah penilaian tanpa bukti. "Mengajukan pertanyaan yang mengarahkan diskusi kelas ke pokok persoalan, dan nilai tugasnya konsisten di kelompok atas" adalah penilaian yang bisa dipahami.
Sebutkan konteks kejadiannya. Kalau mahasiswa itu menonjol dalam kerja kelompok, sebut mata kuliah dan tugasnya. Kalau menonjol dalam penelitian, sebut bagian penelitian yang ia kerjakan. Konteks membuat pembaca menilai seberapa besar capaian itu.
Sebutkan juga hal yang masih berkembang, dengan tenang. Kalimat seperti "masih perlu melatih penulisan latar belakang, tetapi drafnya berkembang pesat setelah dua kali revisi" justru memperkuat penilaian sebelumnya. Surat yang seluruhnya berisi pujian sulit dipercaya.
Hindari membandingkan dengan mahasiswa lain tanpa dasar. "Termasuk sepuluh terbaik dari angkatannya" menuntut data yang biasanya tidak ada. Kalau ingin menyebut peringkat, pastikan angkanya benar-benar tercatat dan bisa dipertanggungjawabkan. Kalau tidak, sebut capaian yang konkret tanpa peringkat.
Rekomendasi yang rahasia
Sebagian program meminta surat rekomendasi yang isinya tidak dibaca oleh mahasiswa. Hormati ketentuan itu. Jangan menyerahkan salinan surat kepada mahasiswa bila programnya menyatakan surat bersifat rahasia.
Kalau Anda ingin memberi tahu mahasiswa tentang isi penilaian Anda, sampaikan secara lisan dan terpisah dari suratnya. Yang perlu dihindari adalah surat rahasia yang salinannya beredar, karena itu melanggar kepercayaan program.
Untuk surat yang dikirim lewat surel, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa. Kalau isinya perlu dibatasi, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Langkah membuat surat rekomendasi kampus PDF
- Terima permintaan beserta tujuan dan tenggatnya.
- Minta bahan pendukung dan salinan berkas pendaftarannya.
- Tentukan hal yang ingin ditekankan sesuai tujuan pendaftaran.
- Pilih dua atau tiga contoh akademik yang nyata.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis identitas pemberi rekomendasi dan tujuan surat.
- Tulis hubungan dengan mahasiswa dan lamanya.
- Tulis penilaian dengan contohnya, satu paragraf satu hal.
- Tulis pernyataan rekomendasi, penutup, nama, jabatan, dan kontak.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu baca ulang hasilnya.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan nama program bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Kalau suratnya lebih dari satu halaman, tambahkan nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya halamannya mudah dirujuk.
Panjang dan bentuk
Satu halaman sudah cukup untuk sebagian besar keperluan, asalkan setiap penilaian punya contoh. Kalau program meminta penilaian atas daftar kemampuan tertentu, jawab satu per satu secara singkat daripada menulis paragraf panjang yang melebar ke hal lain.
Tanda tangan basah sering diperlukan untuk rekomendasi kampus. Cetak berkasnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Kalau program menerima tanda tangan gambar, tempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Tanda tangan gambar bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, jadi sesuaikan dengan keperluan program.
Simpan salinan digital surat beserta berkas teks sumbernya. Dosen sering diminta menulis rekomendasi serupa untuk mahasiswa lain, dan kerangka yang sudah ada menghemat waktu tanpa harus menyalin penilaian yang sama persis.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau program menyediakan formulir sendiri, isi formulir itu. Kalau program melarang surat tambahan, jangan melampirkan surat bebas.
Kalau Anda tidak cukup mengenal mahasiswa yang meminta rekomendasi, jangan menulis surat yang seolah-olah mengenalnya. Menolak dengan sopan dan menyarankan dosen lain yang lebih mengenalnya lebih baik daripada mengeluarkan surat yang tidak bisa dipertanggungjawabkan.
Untuk keperluan yang menuntut keterangan resmi dari kampus, misalnya keterangan aktif kuliah atau keterangan lulus, dokumen yang tepat adalah surat keterangan dari bagian akademik, bukan surat rekomendasi. Ketentuan tiap kampus berbeda dan bisa berubah, jadi arahkan mahasiswa ke bagian yang berwenang.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa nama mahasiswa, nomor induknya, dan nama programnya. Periksa setiap penilaian punya contoh. Periksa tidak ada klaim peringkat tanpa data. Periksa tanda tangan dan jabatan akademiknya. Periksa cara pengirimannya sesuai ketentuan program.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang boleh menulis surat rekomendasi kampus? Dosen yang mengenal mahasiswa itu secara akademik, misalnya dosen pengampu, pembimbing akademik, atau pembimbing tugas akhir. Yang penting orang yang benar-benar mengenal, bukan pejabat yang hanya menandatangani.
Apakah surat rekomendasi boleh lebih dari satu halaman? Boleh, tetapi satu halaman biasanya cukup. Yang dinilai kelengkapan contohnya, bukan panjang suratnya.
Bolehkah memakai contoh dari kegiatan non-akademik? Boleh, selama relevan dengan tujuan pendaftarannya. Kegiatan organisasi bisa menunjukkan kemampuan bekerja sama yang tidak terlihat dari nilai.
Apakah surat rekomendasi perlu distempel kampus? Sebagian program memintanya, sebagian tidak. Ikuti ketentuan program, dan periksa pengumuman resminya.
Mulai dari satu permintaan
Ambil satu permintaan rekomendasi yang sedang berjalan, kumpulkan bahannya, lalu susun suratnya dengan urutan di atas. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai kerangka. Uraian jenis surat resmi lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh silo dokumen ada di Panduan Dokumen.