Beasiswa umumnya tidak boleh diterima ganda dari dua sumber pada periode yang sama. Untuk memastikan hal itu, penyelenggara beasiswa meminta pelamar menandatangani surat pernyataan tidak menerima beasiswa atau bantuan pendidikan lain yang setara. Surat ini menyatakan bahwa pelamar tidak sedang menerima beasiswa lain, atau bersedia melepaskan salah satunya bila terbukti menerima dua.
Isi pernyataan ini tidak bisa disamakan dengan surat pernyataan lain. Yang dinyatakan adalah status penerimaan beasiswa, dan datanya harus cocok dengan berkas pendaftaran. Salah menyebut nama program atau periode bisa membuat pernyataan dianggap tidak sesuai.
Artikel ini menyusun contohnya, menyebut data yang perlu diisi, dan menunjukkan cara memeriksa berkasnya sebelum dikirim. Ketentuan tiap penyelenggara beasiswa berbeda, jadi ambil rumusan resminya lebih dulu bila tersedia.
Kapan surat ini diminta
Surat pernyataan ini diminta pada tahap pendaftaran, setelah pelamar dinyatakan lolos seleksi, atau saat pencairan dana. Sebagian penyelenggara memintanya sekali, sebagian meminta ulang setiap periode pencairan.
Alasannya sederhana: dana beasiswa terbatas, dan penerimaan ganda membuat satu orang mengambil jatah yang bisa diberikan kepada orang lain. Karena itu, pelanggaran pernyataan ini biasanya berakibat pada pembatalan beasiswa dan kewajiban mengembalikan dana.
Sebagian kampus meminta pernyataan serupa untuk beasiswa internal. Sebagian lembaga pemerintah meminta pernyataan yang lebih rinci, termasuk daftar beasiswa yang pernah diterima.
Hal yang dinyatakan
Isi pernyataan biasanya memuat tiga hal. Pertama, bahwa pelamar tidak sedang menerima beasiswa lain pada periode yang sama. Kedua, bahwa data yang diberikan dalam pendaftaran benar. Ketiga, kesediaan menanggung akibat bila pernyataan terbukti tidak benar.
Sebagian rumusan menambahkan pernyataan bahwa pelamar tidak akan menerima beasiswa lain selama masa penerimaan, dan akan melaporkan bila ada perubahan status. Bacalah rumusan yang diminta dan pastikan Anda bisa memenuhinya.
Kalau Anda memang sedang menerima beasiswa lain, jangan menandatangani pernyataan ini tanpa memberi tahu penyelenggara. Tanyakan lebih dulu apakah beasiswa yang sedang berjalan termasuk yang dilarang, karena ketentuannya berbeda-beda.
Contoh surat pernyataan tidak menerima beasiswa
Surat Pernyataan
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap] Nomor identitas: [nomor identitas] Nomor induk mahasiswa: [nomor induk] Program studi: [program studi] Perguruan tinggi: [nama perguruan tinggi]
Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa saya tidak sedang menerima dan tidak akan menerima beasiswa atau bantuan pendidikan lain yang setara untuk periode [periode beasiswa] selain beasiswa [nama program beasiswa] yang sedang saya ajukan.
Saya menyatakan bahwa seluruh data yang saya berikan dalam pendaftaran beasiswa ini adalah benar. Apabila di kemudian hari terbukti saya menerima beasiswa lain yang dilarang atau memberikan data yang tidak benar, saya bersedia menerima pembatalan beasiswa dan menanggung segala akibat yang timbul.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
[Tempat], [tanggal] Yang menyatakan: [tanda tangan dan nama]
Ganti bagian dalam kurung siku dengan data yang benar. Cocokkan nama, nomor induk, program studi, dan nama program beasiswa dengan berkas pendaftaran.
Data yang perlu dicocokkan
Nama program beasiswa. Sebut nama programnya dengan tepat, bukan hanya "beasiswa" secara umum. Nama yang keliru membuat pernyataan tidak merujuk pada beasiswa yang benar.
Nomor induk mahasiswa dan program studi. Cocokkan dengan kartu mahasiswa dan berkas pendaftaran. Dua data ini yang menghubungkan pernyataan dengan identitas akademik Anda.
Periode beasiswa. Sebut tahun ajaran atau periode penerimaan yang berlaku. Periode yang salah membuat pernyataan dianggap tidak berlaku untuk seleksi yang sedang berjalan.
Nama perguruan tinggi dan unit. Sebagian rumusan meminta nama fakultas atau program studi lengkap. Isi sesuai yang tercatat.
Membuat dan memeriksa berkasnya
Tempel isi pernyataan ke Teks ke PDF, lalu periksa pratinjau sebelum mengunduh. Halamannya A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt, dan baris judul dibuat dengan awalan tanda pagar. Panjang teks tidak menjadi masalah, karena isi yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis.
Kalau penyelenggara menyediakan templat resmi, pakai templat itu dan ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) bila templatnya berupa dokumen pengolah kata. Kalau templatnya berupa formulir digital, isi di sistemnya lewat Isi Formulir PDF bila berkasnya memuat kolom isian.
Periksa hasilnya di ponsel untuk memastikan tidak ada baris yang terpotong. Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF sebelum mengirim, karena berkas dari pengolah kata membawa nama penulis dan nama perangkat.
Meterai dan tanda tangan
Sebagian penyelenggara mewajibkan meterai, sebagian tidak. Periksa ketentuannya dan jangan mengikuti kebiasaan orang lain tanpa memastikan.
Kalau meterai diwajibkan, cetak suratnya, tempel meterai pada tempat yang ditentukan, lalu tanda tangani dengan cara yang lazim. Setelah itu pindai hasilnya menjadi PDF yang tajam.
Kalau penyelenggara menerima tanda tangan gambar, tempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami, itu lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau yang diminta tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai PSrE.
Kalau beasiswa berasal dari kampus sendiri
Beasiswa internal kampus kadang memakai rumusan yang lebih singkat, tetapi tetap meminta pernyataan tidak menerima beasiswa lain. Simpan salinan pengumuman internalnya sebagai rujukan, karena ketentuannya bisa berbeda dari beasiswa eksternal.
Sebagian kampus meminta pernyataan ini digabung dengan surat pernyataan keaslian data pendaftaran. Kalau digabung, bacalah seluruh kalimatnya, bukan hanya bagian beasiswa, karena Anda menandatangani semuanya.
Kalau Anda menerima lebih dari satu jenis bantuan, misalnya keringanan biaya kuliah dan beasiswa prestasi, tanyakan apakah keduanya termasuk yang dilarang. Sebagian program membedakan bantuan biaya dari beasiswa penuh.
Kalau pernyataan terbukti tidak benar
Akibat dari pernyataan yang tidak benar berbeda tiap penyelenggara. Sebagian membatalkan beasiswa dan meminta pengembalian dana, sebagian menambahkan sanksi akademik. Ketentuan itu biasanya tertulis di panduan pendaftaran.
Karena itu, jangan menandatangani sebelum Anda yakin dengan status beasiswa Anda. Kalau ragu, ajukan pertanyaan tertulis ke penyelenggara dan simpan jawabannya. Jawaban tertulis melindungi Anda bila ketentuannya ditafsirkan berbeda kemudian.
Kesalahan yang sering terjadi
Nama program beasiswa tidak sesuai berkas pendaftaran. Cocokkan dengan pengumuman atau berkas yang Anda isi.
Periode beasiswa tidak disebut. Tanpa periode, pernyataan tidak jelas berlaku untuk seleksi yang mana.
Menandatangani saat sebenarnya masih menerima beasiswa lain. Tanyakan dulu ke penyelenggara apakah hal itu diperbolehkan, karena akibat pelanggarannya berat.
Mengirim hasil pindai yang gelap. Pemeriksa harus bisa membaca nama dan tanda tangan dengan jelas.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau penyelenggara menyediakan formulir yang harus diisi di sistem, isi di sistem itu. Mengunggah PDF pada sistem yang meminta pengisian langsung tidak diterima.
Kalau Anda sedang menerima beasiswa lain dan belum jelas apakah dilarang, jangan menandatangani apa pun sebelum bertanya. Ajukan pertanyaan tertulis ke penyelenggara.
Kalau yang diminta adalah surat keterangan aktif kuliah, itu dokumen berbeda. Lihat cara membuat surat keterangan aktif kuliah.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah beasiswa dari kampus dan dari pemerintah bisa diterima bersamaan? Ketentuannya berbeda tiap program. Sebagian melarang, sebagian mengizinkan dengan syarat tertentu. Tanyakan ke penyelenggara masing-masing.
Bagaimana kalau saya menerima beasiswa setelah surat ini ditandatangani? Laporkan ke penyelenggara sesuai ketentuan. Sebagian rumusan meminta pelamar melaporkan perubahan status.
Apakah surat ini perlu meterai? Tergantung penyelenggara. Sebagian meminta, sebagian tidak. Baca panduan pendaftarannya.
Ikuti rumusan penyelenggara
Ambil rumusan resmi dari panduan pendaftaran, isi datanya dengan teliti, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim. Kalau perlu berkas akademik lain, susun dan gabungkan dengan rapi. Panduan surat pernyataan secara umum ada di cara membuat surat pernyataan, contoh pernyataan kepegawaian ada di contoh surat pernyataan masih bekerja, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.