Surat persetujuan adalah pernyataan tertulis bahwa seseorang atau suatu pihak menyetujui hal tertentu. Cara membuat surat persetujuan adalah menyebut dengan jelas siapa yang menyetujui, apa yang disetujui, sampai sejauh mana persetujuan itu berlaku, lalu menandatanganinya. Berkas finalnya bisa dibuat lewat Teks ke PDF supaya tampilannya tetap sama saat dikirim atau dicetak.
Surat ini berbeda dari surat permohonan. Permohonan meminta sesuatu, sedangkan persetujuan menjawab atau memberi. Perbedaannya juga dari surat izin, yang biasanya berisi permintaan izin tidak masuk atau tidak hadir. Surat persetujuan justru keluar dari pihak yang berwenang menyetujui, dan isinya menyatakan bahwa ia tidak keberatan.
Kapan surat persetujuan diperlukan
Surat persetujuan muncul saat pihak lain meminta bukti bahwa sesuatu sudah disetujui. Misalnya orang tua menyetujui anak mengikuti kegiatan sekolah, pemilik properti menyetujui penyewa merenovasi ruangan, atau atasan menyetujui bawahan mengikuti pelatihan di luar jam kerja. Tanpa pernyataan tertulis, persetujuan lisan mudah terlupakan dan sulit dibuktikan.
Surat persetujuan juga dipakai dalam urusan yang melibatkan pihak ketiga. Misalnya, ketika seseorang hendak mengurus sesuatu atas nama orang lain, instansi kadang meminta surat persetujuan dari yang bersangkutan. Pihak ketiga ingin memastikan bahwa tindakan itu memang disetujui, bukan dilakukan tanpa sepengetahuan.
Ada juga persetujuan yang menyangkut data atau hak pribadi. Misalnya persetujuan menggunakan foto atau menyebarkan informasi. Untuk jenis ini, isi persetujuannya harus benar-benar spesifik, karena persetujuan yang terlalu luas bisa disalahgunakan.
Bedanya persetujuan, izin, dan rekomendasi
Persetujuan menyatakan setuju. Izin lebih sering berupa permintaan dari bawahan kepada pihak yang berwenang, misalnya izin tidak masuk kerja. Rekomendasi menyatakan dukungan, bukan persetujuan atas tindakan tertentu.
Persetujuan juga berbeda dari kuasa. Kuasa memberi kewenangan kepada orang lain untuk bertindak. Persetujuan hanya menyatakan tidak keberatan, tanpa memindahkan kewenangan apa pun. Kalau yang Anda butuhkan adalah memberi kewenangan, yang tepat adalah cara membuat surat kuasa.
Ketika permintaan persetujuan ditolak, jawabannya bukan surat persetujuan, melainkan cara membuat surat penolakan. Keduanya sama-sama menjawab permintaan, tetapi arahnya berlawanan.
Isi surat persetujuan
Kop atau identitas pihak yang menyetujui. Untuk persetujuan pribadi, cukup nama dan alamat. Untuk persetujuan dari lembaga, cantumkan nama lembaga, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.
Judul yang menyebut jenis dokumennya, misalnya "Surat Persetujuan". Judul membantu penerima langsung tahu apa yang dihadapinya, terutama kalau berkasnya digabung dengan dokumen lain.
Identitas pihak yang memberi persetujuan dan pihak yang menerima persetujuan. Sebut keduanya dengan lengkap dan sama persis dengan dokumen resminya. Untuk persetujuan orang tua atas nama anak, sebut nama anak yang dimaksud.
Hal yang disetujui, ditulis secara spesifik. Sebut kegiatan, objek, atau tindakannya, lengkap dengan waktu dan tempat bila ada. Persetujuan yang berbunyi "saya menyetujui semuanya" tidak berguna, karena tidak ada yang bisa dipegang.
Batas persetujuan. Sebutkan sampai sejauh mana persetujuan berlaku, dan syarat yang menyertainya bila ada. Misalnya persetujuan merenovasi bagian tertentu saja, atau persetujuan mengikuti kegiatan pada tanggal tertentu.
Bagian penutup memuat tempat, tanggal, tanda tangan, dan nama terang. Kalau ada saksi, tambahkan bagian saksi. Untuk persetujuan dari lembaga, sertakan cap dan jabatan penandatangan.
Langkah membuat surat persetujuan PDF
- Tentukan hal yang disetujui dan siapa yang menyetujuinya.
- Kumpulkan identitas kedua pihak.
- Tulis kop atau identitas pemberi persetujuan.
- Tulis identitas pihak yang menerima persetujuan.
- Uraikan hal yang disetujui secara spesifik.
- Tulis batas dan syarat persetujuannya.
- Tambahkan penutup, tempat, tanggal, dan tanda tangan.
- Ketik isinya di Teks ke PDF, jalankan, lalu unduh PDF-nya.
- Baca ulang hasilnya, periksa nama dan tanggalnya.
- Cetak untuk ditandatangani, atau tempelkan tanda tangan gambar bila diperlukan.
Untuk membubuhkan tanda tangan pada berkas digital, pakai Tanda Tangan PDF. Yang disisipkan berupa gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Bila instansi mensyaratkan tanda tangan basah, cetak berkasnya, tanda tangani, kemudian pindai ulang.
Membedakan persetujuan dari dukungan
Persetujuan menyatakan tidak keberatan. Dukungan menyatakan hal yang lebih kuat, yaitu ikut mendorong atau menanggung akibatnya. Orang tua yang menyetujui anak mengikuti kegiatan belum tentu ikut menanggung biayanya, kecuali hal itu disebut. Karena itu, bedakan antara persetujuan atas kegiatan dan kesediaan menanggung kewajiban yang menyertainya.
Kalau pihak yang meminta persetujuan juga mengharapkan dukungan, misalnya bantuan biaya atau penyediaan perlengkapan, hal itu perlu dinyatakan terpisah. Surat yang mencampur persetujuan dan dukungan dalam satu kalimat membuka salah tafsir. Sebut persetujuannya pada satu bagian, lalu kewajiban tambahannya pada bagian lain.
Bedakan juga persetujuan penuh dari persetujuan bersyarat. Persetujuan bersyarat menyebut hal yang harus dipenuhi lebih dulu, misalnya jadwal yang tidak bentrok atau pengawasan yang disediakan. Menyebut syaratnya secara jelas lebih berguna daripada menolak tanpa penjelasan, karena pihak yang meminta tahu apa yang perlu diperbaiki.
Menyampaikan dan menyimpan persetujuan
Surat persetujuan yang sudah ditandatangani sebaiknya diserahkan dalam bentuk PDF. Format ini menjaga tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya. Kirim sebagai lampiran surel atau unggah ke portal yang diminta.
Simpan salinannya. Untuk persetujuan yang menyangkut kegiatan berisiko, misalnya kegiatan luar ruang atau tindakan medis, salinan yang tersimpan berguna saat diperlukan pembuktian. Simpan bersama dokumen pendukungnya, misalnya jadwal kegiatan atau keterangan tertulis dari pihak yang meminta persetujuan.
Kalau persetujuan menyangkut data pribadi, pertimbangkan membatasi penyebarannya. Kirim hanya kepada pihak yang memerlukannya, dan hindari menaruh berkasnya di tempat yang bisa diakses umum.
Kesalahan yang sering terjadi
Persetujuan yang terlalu luas. Kalimat "saya menyetujui apa pun yang diperlukan" membuka tafsir yang tidak terbatas. Sebut hal yang disetujui secara spesifik supaya batasnya jelas.
Identitas yang tidak lengkap. Nama yang ditulis singkat atau alamat yang tidak lengkap menyulitkan pengecekan. Samakan penulisannya dengan dokumen resmi.
Tanggal yang tidak dicantumkan. Tanggal menunjukkan kapan persetujuan diberikan. Tanpa tanggal, sulit menentukan apakah persetujuan masih berlaku saat dipakai.
Tanda tangan yang hilang. Surat persetujuan tanpa tanda tangan tidak membuktikan apa pun. Periksa tanda tangan, nama terang, dan tanggalnya sebelum dikirim.
Berkas yang terkunci. Bila PDF dilindungi kata sandi, pastikan penerima mampu membukanya. Kirimkan kata sandi melalui saluran lain, terpisah dari berkasnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool di sini
Untuk persetujuan yang menyangkut tindakan medis, keuangan, atau perbuatan hukum yang punya akibat besar, mintakan tinjauan ahli lebih dulu. Format dan isi persetujuan untuk hal seperti itu bisa diatur ketentuan khusus, dan kesalahan bisa merugikan pihak yang menyetujui.
Untuk persetujuan yang harus dibuat pejabat berwenang, ajukan prosesnya ke pejabat itu. Tool di sini hanya menyusun berkasnya, bukan mengesahkan isinya.
Untuk persetujuan yang cukup diucapkan, jangan memaksakan dokumen. Persetujuan lisan untuk hal kecil tidak perlu dibuat surat. Dokumen tertulis dipakai ketika ada pihak yang memerlukan bukti.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat persetujuan harus bermaterai? Ketentuan materai bergantung pada keperluan dan kebijakan pihak yang meminta. Untuk keperluan administrasi biasa, biasanya tidak. Tanyakan ke pihak yang meminta berkasnya.
Siapa yang menandatangani surat persetujuan? Pihak yang menyetujui, yaitu orang atau pejabat yang berwenang memberi persetujuan. Kalau persetujuan diberikan atas nama lembaga, yang menandatangani adalah pejabat yang berwenang mewakili lembaga itu.
Bisakah persetujuan dicabut? Persetujuan bisa dicabut, tetapi cara dan akibatnya bergantung pada isi persetujuan dan keperluannya. Kalau persetujuan sudah dipakai pihak lain untuk bertindak, pencabutannya bisa menimbulkan persoalan. Bicarakan dengan ahli sebelum mencabut.
Apakah surat persetujuan perlu saksi? Tidak selalu. Saksi menambah kekuatan pembuktian untuk persetujuan yang penting. Kalau pihak yang meminta mensyaratkan saksi, ikuti permintaan itu.
Apakah boleh dikirim lewat surel? Boleh, selama pihak penerima menerima bentuk digital. Simpan bukti pengirimannya bersama salinan suratnya.
Menutup dengan isi yang spesifik
Sebut pihak, hal yang disetujui, dan batasnya secara spesifik, lalu tanda tangani dan simpan salinannya. Kalau permintaannya justru Anda tolak, gunakan cara membuat surat penolakan. Kalau yang diperlukan adalah kewenangan, buat surat kuasa. Untuk memahami kelompok surat ini secara utuh, mulai dari Surat Resmi.