Contoh Surat Kuasa Pembayaran

Surat kuasa pembayaran memberi kewenangan kepada orang lain untuk membayar sesuatu atas nama pemberi kuasa, misalnya tagihan, pajak, biaya sekolah, atau cicilan. Yang membedakannya dari surat kuasa lain adalah adanya batas jumlah dan tujuan pembayaran yang jelas. Contoh surat kuasa pembayaran di bawah memuat keduanya, karena tanpa batas jumlah kewenangannya menjadi kabur.

Pembayaran menyangkut uang, jadi instansi penerima biasanya memeriksa surat ini lebih teliti. Surat yang menyebut berapa yang dibayar, untuk apa, dan kepada siapa lebih mudah diterima daripada surat yang hanya menyebut "membayar tagihan".

Artikel ini menyusun contohnya, menyebut batas kewenangan yang perlu ditulis, dan menunjukkan cara menyerahkan berkasnya. Ketentuan tiap instansi berbeda, jadi pastikan prosedurnya sebelum surat dibuat.

Kapan surat ini dipakai

Surat kuasa pembayaran dipakai saat pemberi kuasa tidak bisa membayar sendiri, misalnya karena berada di luar kota, sibuk bekerja, atau sedang sakit. Penerima kuasa bisa keluarga, rekan, atau staf yang dipercaya.

Contoh keperluan yang sering muncul: membayar biaya sekolah atau kuliah, membayar pajak kendaraan atau pajak bumi, membayar tagihan rumah sakit, membayar cicilan, atau menyetor biaya ke instansi tertentu.

Sebagian instansi mengizinkan pembayaran oleh orang lain dengan surat kuasa sederhana. Sebagian lain mensyaratkan formulir resmi atau pemilik hadir. Tanyakan lebih dulu supaya surat yang Anda buat sesuai kebutuhan.

Objek dan batas yang wajib disebut

Objek pembayaran. Sebutkan apa yang dibayar dengan rinci: jenis tagihan, nomor tagihan atau nomor rekening kalau ada, dan periode yang dibayar.

Tujuan pembayaran. Sebutkan siapa yang menerima pembayaran, misalnya nama sekolah, nama bank, atau nama instansi. Jangan hanya menulis "pihak yang berhak menerima".

Batas jumlah. Cantumkan batas maksimal yang boleh dibayarkan. Batas ini melindungi pemberi kuasa dari pembayaran di luar kesepakatan, dan memberi penerima kuasa kejelasan sampai mana kewenangannya.

Cara pembayaran bila perlu. Kalau pembayaran dilakukan lewat transfer, sebutkan bahwa penerima kuasa boleh bertransaksi atas nama pemberi kuasa untuk keperluan itu.

Contoh surat kuasa pembayaran

Surat Kuasa Pembayaran

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap pemberi kuasa] Nomor identitas: [nomor identitas] Alamat: [alamat]

Dengan ini memberi kuasa kepada: Nama: [nama lengkap penerima kuasa] Nomor identitas: [nomor identitas] Hubungan dengan pemberi kuasa: [hubungan]

Untuk melakukan pembayaran [jenis tagihan atau biaya] dengan nomor [nomor tagihan] untuk periode [periode] kepada [nama instansi penerima pembayaran], dengan batas jumlah paling banyak [jumlah yang disepakati]. Kuasa ini hanya berlaku untuk pembayaran tersebut dan tidak untuk urusan lain.

Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat], [tanggal] Pemberi kuasa: [tanda tangan dan nama] Penerima kuasa: [tanda tangan dan nama]

Ganti bagian dalam kurung siku dengan data yang benar. Cantumkan jumlah dalam angka dan, kalau perlu, dalam huruf supaya tidak menimbulkan perbedaan tafsir.

Menyiapkan bukti pendukung

Sertakan salinan tagihan atau surat pemberitahuan yang memuat jumlah dan nomor pembayaran. Bukti ini membantu petugas mencocokkan surat kuasa dengan kewajiban yang dibayar.

Sertakan salinan kartu identitas pemberi dan penerima kuasa. Sebagian instansi meminta yang asli ditunjukkan pada saat pembayaran.

Kalau pembayaran dilakukan lewat transfer, simpan bukti transfer setelah transaksi. Bukti itu menjadi catatan bahwa pembayaran sudah dilakukan, dan berguna kalau ada pertanyaan kemudian.

Membuat dan merapikan berkasnya

Buka Teks ke PDF, tempel isi surat, lalu periksa pratinjau sebelum mengunduh. Hasilnya A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul.

Kalau lampirannya berupa foto tagihan atau kartu identitas, pindai dengan JPG ke PDF, lalu satukan dengan suratnya lewat Gabung PDF dengan surat lebih dulu, lalu lampiran.

Cetak dan tanda tangani, atau tempelkan tanda tangan gambar lewat Tanda Tangan PDF bila instansi menerima berkas digital. Untuk pembayaran bernilai besar, banyak instansi tetap meminta tanda tangan basah.

Kalau pembayaran dilakukan di loket

Pembayaran di loket biasanya memerlukan surat kuasa asli, bukan salinan. Bawa surat yang sudah ditandatangani, salinan tagihan, dan identitas asli penerima kuasa. Sebagian loket juga meminta salinan identitas pemberi kuasa.

Antrean di loket sering menjadi tempat pemeriksaan terakhir. Kalau ada satu berkas yang kurang, urusan harus diulang dari awal. Periksa daftar berkas sebelum berangkat, dan simpan salinan digital suratnya di ponsel sebagai cadangan.

Kalau pembayaran dilakukan untuk beberapa tagihan sekaligus, buat rincian per tagihan di dalam surat. Menyebut total tanpa rincian membuat petugas tidak bisa memastikan tagihan mana yang tercakup.

Kalau pembayaran gagal atau ditolak

Kalau petugas menolak surat karena batas jumlah tidak jelas atau nama instansi tidak disebut, perbaiki isinya dan buat surat baru. Jangan menambal surat lama dengan tulisan tangan di loket, karena perubahan itu tidak diketahui pemberi kuasa.

Kalau pembayaran sudah dilakukan tetapi kewajiban masih dianggap belum lunas, simpan bukti pembayaran dan surat kuasanya. Dua dokumen itu yang menjadi dasar penelusuran bersama instansi.

Kesalahan yang sering terjadi

Tidak mencantumkan batas jumlah. Tanpa batas, kewenangan penerima kuasa menjadi tidak jelas, dan instansi bisa menolak suratnya.

Nomor tagihan salah. Cocokkan nomor tagihan dengan surat pemberitahuan. Nomor yang salah membuat pembayaran bisa masuk ke kewajiban orang lain.

Objek pembayaran terlalu umum. "Membayar semua kewajiban" tidak menjelaskan apa pun. Sebut jenis tagihan dan periodenya.

Tidak menyebut instansi penerima pembayaran. Petugas perlu tahu surat ini ditujukan ke siapa. Sebut nama instansinya dengan lengkap.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau instansi menyediakan formulir kuasa sendiri, isi formulir itu. Format resmi selalu yang mengikat.

Kalau pembayaran mensyaratkan kehadiran pemilik, misalnya untuk transaksi yang perlu verifikasi biometrik atau tanda tangan langsung, surat kuasa tidak menyelesaikannya. Ikuti prosedur instansi.

Kalau yang diurus adalah pembayaran bernilai besar yang mengikat, pertimbangkan meminta tinjauan ahli. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat kuasa pembayaran perlu meterai? Tergantung instansi dan besarnya transaksi. Sebagian bank meminta meterai, sebagian tidak. Tanyakan ke instansi sebelum mencetak.

Bolehkah penerima kuasa membayar dengan uangnya sendiri lalu diganti? Itu kesepakatan antara kedua pihak, bukan isi surat kuasa. Surat kuasa hanya menyatakan siapa yang berwenang membayar, bukan dari mana uangnya.

Bagaimana kalau pembayaran dilakukan secara daring? Sebagian layanan daring tidak memerlukan surat kuasa karena akun sudah mewakili pemiliknya. Surat kuasa diperlukan saat transaksi dilakukan di loket atau memakai data pemberi kuasa.

Siapkan satu pembayaran lebih dulu

Pilih satu tagihan yang sedang berjalan, susun suratnya dengan objek, tujuan, dan batas jumlah yang jelas, lalu lampirkan bukti pendukungnya. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk keperluan berikutnya. Kerangka umum surat kuasa ada di cara membuat surat kuasa, contoh untuk dokumen kendaraan ada di contoh surat kuasa pengambilan BPKB, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.